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Mehrarbeit und Überstunden: Vergütung, Steuer und Sozialversicherung für Arbeitgeber

Veröffentlicht: 15.10.2026Aktualisiert: 15.10.2026Lesezeit: ca. 10 Minuten

Mehrarbeit und Überstunden: Begriffe

Im Alltag werden „Mehrarbeit“ und „Überstunden“ meist gleichbedeutend verwendet. Arbeitsrechtlich ist eine Trennung sinnvoll, weil an die beiden Begriffe unterschiedliche Rechtsfolgen anknüpfen.

Ein Beispiel zeigt den Unterschied. Eine Teilzeitkraft mit vereinbarten 25 Wochenstunden arbeitet in einer Woche 30 Stunden, verteilt auf fünf Tage zu je sechs Stunden. Sie leistet damit fünf Überstunden, aber keine Mehrarbeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes. Umgekehrt kann eine Vollzeitkraft an einem einzelnen Tag zehn Stunden arbeiten. Sie leistet dann zwei Stunden Mehrarbeit. Werden diese in derselben Woche ausgeglichen, entstehen keine Überstunden.

Gesetzliche Grenzen nach dem Arbeitszeitgesetz

Nach § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. Werktage sind Montag bis Samstag. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Daraus ergibt sich eine durchschnittliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden pro Woche. Abweichungen sind nur in den Grenzen des § 7 ArbZG möglich, insbesondere auf tarifvertraglicher Grundlage. Hinzu kommen die Ruhepausen nach § 4 ArbZG und die Ruhezeit von grundsätzlich elf Stunden nach § 5 ArbZG.

Zur Anordnung von Überstunden ist der Arbeitgeber nur berechtigt, wenn eine entsprechende Grundlage besteht. Das kann eine Klausel im Arbeitsvertrag, ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung sein. Allein aus dem allgemeinen Weisungsrecht lässt sich eine Pflicht zu Überstunden nur in Not- und Ausnahmefällen ableiten. Besteht ein Betriebsrat, hat er bei der vorübergehenden Verlängerung der betriebsüblichen Arbeitszeit ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG.

Mehrarbeit und Vergütung: Anspruch und Abgeltungsklauseln

Grundlage des Vergütungsanspruchs

Ein allgemeines Gesetz, das Überstunden ausdrücklich vergütet oder einen Zuschlag vorschreibt, gibt es nicht. Ob und in welcher Höhe Überstunden zu bezahlen sind, ergibt sich vorrangig aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Fehlt eine Regelung, greift § 612 BGB. Danach gilt eine Vergütung als stillschweigend vereinbart, wenn die Dienstleistung den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts besteht eine solche objektive Vergütungserwartung im Regelfall. Sie kann aber fehlen, etwa bei Diensten höherer Art oder bei deutlich herausgehobener Vergütung.

Der Arbeitnehmer muss im Streitfall darlegen, dass er Überstunden geleistet hat. Außerdem muss er darlegen, dass der Arbeitgeber diese angeordnet, gebilligt oder zumindest geduldet hat oder dass sie zur Erledigung der Arbeit notwendig waren. Das BAG hat 2022 bestätigt, dass die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung an dieser Verteilung der Darlegungslast nichts ändert. Eine lückenlose Zeiterfassung erleichtert dem Arbeitnehmer den Nachweis aber faktisch.

Pauschalabgeltungsklauseln

Formularklauseln wie „Mit dem Gehalt sind sämtliche Überstunden abgegolten“ sind nach der Rechtsprechung des BAG in der Regel unwirksam. Sie verstoßen gegen das Transparenzgebot des § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB, weil der Arbeitnehmer bei Vertragsschluss nicht erkennen kann, welche Arbeitsleistung er für das Gehalt maximal schuldet. Ist die Klausel unwirksam, sind alle Überstunden nach § 612 BGB zu vergüten.

Wirksam kann eine Klausel sein, die die Abgeltung auf eine bestimmte Zahl von Stunden begrenzt, zum Beispiel „bis zu zehn Überstunden im Monat“. Darüber hinausgehende Stunden sind dann gesondert zu vergüten. Unabhängig davon muss der gesetzliche Mindestlohn für jede geleistete Arbeitsstunde gewahrt bleiben. Das gilt auch für pauschal abgegoltene Stunden.

Ausschlussfristen und Verjährung

Vergütungsansprüche für Überstunden verjähren nach § 195 BGB in drei Jahren. Häufig enthalten Arbeits- oder Tarifverträge kürzere Ausschlussfristen. Vertragliche Ausschlussklauseln müssen den Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn ausnehmen. Sonst sind sie insoweit unwirksam (§ 3 MiLoG).

Freizeitausgleich: Überstunden abbauen

Statt Überstunden auszuzahlen, können sie durch bezahlte Freistellung ausgeglichen werden. Dafür braucht es eine Rechtsgrundlage, etwa eine vertragliche oder tarifliche Regelung, eine Betriebsvereinbarung oder eine Vereinbarung im Einzelfall. Ein bereits entstandener Zahlungsanspruch lässt sich ohne eine solche Grundlage nicht einseitig in Freizeit umwandeln. Ob Zuschläge ebenfalls in Freizeit ausgeglichen werden, zum Beispiel mit 1,25 Stunden Freizeit je Überstunde, richtet sich nach der getroffenen Regelung.

Wird Freizeitausgleich gewährt, läuft das Gehalt während der Freistellung normal weiter. Lohnsteuer und Beiträge fallen dann auf das reguläre Monatsentgelt an. Eine gesonderte Abrechnung der Überstunden entfällt. Wer Überstunden systematisch über ein Zeitkonto erfasst und ausgleicht, findet die Gestaltung, die Führung und die gesetzlichen Grenzen im Beitrag Arbeitszeitkonto: gesetzliche Regelung, Führung und Muster. Die bilanzielle Behandlung nicht ausgeglichener Stunden zum Abschlussstichtag ist nicht Gegenstand dieses Beitrags.

Überstundenzuschlag: Steuer und Sozialversicherung

Lohnsteuer

Die Grundvergütung für Überstunden ist ebenso Arbeitslohn im Sinne des § 19 EStG wie ein vertraglicher oder tariflicher Überstundenzuschlag. Beide sind in voller Höhe lohnsteuerpflichtig. Einen steuerfreien Überstundenzuschlag kennt das geltende Recht nicht. Politisch angekündigte Vorhaben, Zuschläge für Mehrarbeit steuerlich zu begünstigen, wirken sich erst aus, wenn sie gesetzlich umgesetzt sind. Maßgeblich ist stets die zum Zahlungszeitpunkt geltende Rechtslage.

Überstundenvergütungen, die laufend mit dem Monatsgehalt ausgezahlt werden, sind laufender Arbeitslohn. Nachzahlungen, die Lohnzahlungszeiträume eines bereits abgelaufenen Kalenderjahres betreffen, sind lohnsteuerlich als sonstige Bezüge zu behandeln.

Ausnahme: Zuschläge nach § 3b EStG

Steuerfrei sind nach § 3b EStG nur Zuschläge, die neben dem Grundlohn für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit gezahlt werden. Dabei gelten Höchstsätze, bezogen auf den Grundlohn:

Für die Berechnung der Steuerfreiheit wird der Grundlohn höchstens mit 50 Euro je Stunde angesetzt. Fällt eine Überstunde in die Nacht oder auf einen Sonntag, ist aufzuteilen. Der Überstundenzuschlag bleibt steuerpflichtig. Der Nacht- oder Sonntagszuschlag ist im Rahmen des § 3b EStG steuerfrei. Ein pauschal gezahlter „Überstundenzuschlag“, der nicht an konkrete Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsstunden anknüpft, ist nicht begünstigt.

Sozialversicherung

Überstundenvergütungen und Überstundenzuschläge sind Arbeitsentgelt nach § 14 SGB IV und in allen Zweigen der Sozialversicherung beitragspflichtig, soweit die Beitragsbemessungsgrenzen nicht überschritten sind. Steuerfreie Zuschläge nach § 3b EStG sind nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV nur beitragsfrei, soweit der zugrunde liegende Grundlohn 25 Euro je Stunde nicht übersteigt. Übersteigt der Grundlohn diesen Betrag, kann ein Zuschlag steuerfrei, aber teilweise beitragspflichtig sein.

Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit aufzeichnen, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgeht. Außerdem hat er ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit nach § 7 Abs. 7 ArbZG eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Über diese besondere Pflicht hinaus hat das BAG mit Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ein System einführen müssen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der gesamten Arbeitszeit erfasst werden. Die Entscheidung setzt das Urteil des EuGH vom 14.05.2019 (C-55/18) um. Eine bestimmte Form schreibt die Rechtsprechung derzeit nicht vor. Für geringfügig Beschäftigte und für Beschäftigte in den in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen gelten zusätzlich die Aufzeichnungspflichten des § 17 MiLoG.

Gesellschafter-Geschäftsführer: vGA-Risiko

Der Bundesfinanzhof sieht in Überstundenvergütungen an Gesellschafter-Geschäftsführer in ständiger Rechtsprechung regelmäßig eine verdeckte Gewinnausschüttung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 KStG. Dahinter steht folgende Überlegung: Von einem Geschäftsführer erwartet ein ordentlicher und gewissenhafter Geschäftsleiter, dass er sich bei Bedarf auch außerhalb der üblichen Arbeitszeit für die Gesellschaft einsetzt. Eine Vergütung für einzelne Stunden passt nicht zur Organstellung. Gleiches gilt nach der BFH-Rechtsprechung, unter anderem dem Urteil vom 14.07.2004 (I R 111/03), für Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge. Diese sind beim Gesellschafter-Geschäftsführer ebenfalls regelmäßig eine vGA. Die Steuerfreiheit nach § 3b EStG geht damit verloren.

Ausnahmen hat der BFH nur in eng begrenzten Fällen anerkannt. Ein Beispiel ist eine Gestaltung, bei der vergleichbare Geschäftsführer oder leitende Angestellte ohne Gesellschafterstellung im selben Unternehmen dieselben Zuschläge erhalten (betriebsinterner Fremdvergleich). Die Gestaltung muss dann auch tatsächlich so durchgeführt werden. Für beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer gelten zusätzlich die formellen Anforderungen an klare, im Voraus getroffene Vereinbarungen.

Praxisbeispiel einer GmbH

Die Muster GmbH beschäftigt eine Projektleiterin mit 40 Wochenstunden und einem Monatsgehalt von 4.160 Euro. Der Arbeitsvertrag sieht für Überstunden einen Zuschlag von 25 % vor und für Sonntagsarbeit einen Zuschlag von 50 %. Beide Zuschläge werden nicht nebeneinander gezahlt. Für Sonntagsstunden gilt also nur der Sonntagszuschlag. Eine Pauschalabgeltung ist nicht vereinbart.

Der Stundenlohn ergibt sich aus 4.160 Euro geteilt durch 173,33 Stunden (40 Stunden × 13 / 3). Das sind 24,00 Euro. Im Abrechnungsmonat leistet die Projektleiterin auf Anordnung zehn Überstunden: sechs an Werktagen und vier an einem Sonntag.

Der Sonntagszuschlag ist steuerfrei, weil er 50 % des Grundlohns nicht übersteigt und der Grundlohn unter 50 Euro je Stunde liegt. Er ist auch beitragsfrei, weil der Grundlohn 25 Euro je Stunde nicht übersteigt. Auf 276 Euro fallen Lohnsteuer, gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer sowie die Sozialversicherungsbeiträge an. Die Vergütung ist laufender Personalaufwand. Eine Aktivierung kommt nicht in Betracht. Vereinfacht wird gebucht:

Abwandlung: Ist die Projektleiterin zugleich Gesellschafter-Geschäftsführerin, sind die 324 Euro einschließlich des Sonntagszuschlags regelmäßig als vGA zu beurteilen. Handelsrechtlich bleibt es beim Aufwand. Steuerlich werden die 324 Euro dem Einkommen der GmbH außerbilanziell hinzugerechnet. Bei der Gesellschafterin sind sie als Kapitalertrag zu erfassen. Die Steuerfreiheit des Sonntagszuschlags entfällt.

Fazit zur Mehrarbeit

Bei Mehrarbeit und Überstunden sind arbeitsrechtliche, lohnsteuerliche und körperschaftsteuerliche Fragen zu unterscheiden. Mehrarbeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes betrifft die Höchstgrenzen und die Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG. Überstunden betreffen die Vergütung. Diese richtet sich nach Vertrag oder Tarifvertrag, ergänzend nach § 612 BGB. Pauschalabgeltungen sind nur bei transparenter Begrenzung wirksam. Vergütung und Überstundenzuschläge sind voll lohnsteuer- und beitragspflichtig. Begünstigt sind allein Zuschläge für tatsächliche Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit nach § 3b EStG. Beim Freizeitausgleich entfällt eine gesonderte Abrechnung, er braucht aber eine Rechtsgrundlage. Für Gesellschafter-Geschäftsführer gilt: Überstundenvergütungen und Zuschläge führen regelmäßig zu einer verdeckten Gewinnausschüttung und sollten daher grundsätzlich nicht vereinbart werden.

Hinweis: Wie Personalaufwand im Jahresabschluss erfasst wird, lässt sich in der Demo nachvollziehen.

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen nur die nach dem Steuerberatungsgesetz dazu befugten Personen und Gesellschaften, insbesondere Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Stellen Sie den Abschluss selbst fest, stellen wir Software sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Beauftragen Sie Prüfung und Freigabe, erbringt ein namentlich benannter Steuerberater sämtliche Vorbehaltsaufgaben in eigener beruflicher Verantwortung. Stand der Rechtslage: 10/2026.