OnlineBilanz›Blog›Kontieren: Belege richtig kontieren in der Buchhaltung der GmbH

Kontieren: Belege richtig kontieren in der Buchhaltung der GmbH

Veröffentlicht: 15.10.2026Aktualisiert: 15.10.2026Lesezeit: ca. 12 Minuten

Was heißt kontieren?

Unter Kontierung versteht man die Zuordnung eines Belegs zu den Konten der Finanzbuchhaltung. Wer kontieren will, beantwortet am Beleg drei Fragen: Was ist wirtschaftlich passiert? Welche Konten werden dadurch berührt, und zwar im Soll und im Haben? Welche umsatzsteuerlichen und innerbetrieblichen Zusatzinformationen gehören dazu? Das Ergebnis ist ein vollständig bestimmter Buchungssatz. Die eigentliche Buchung, also die Erfassung im Buchführungssystem, ist danach nur noch die technische Umsetzung.

Für die GmbH ist das keine Formalie. Sie ist als Formkaufmann nach § 13 Abs. 3 GmbHG in Verbindung mit § 238 HGB buchführungspflichtig. Steuerlich gilt diese Pflicht über § 140 AO auch gegenüber dem Finanzamt. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann (§ 145 Abs. 1 AO). Die Kontierung ist das Bindeglied zwischen Beleg und Buchung und damit der Punkt, an dem diese Nachvollziehbarkeit entsteht oder verloren geht.

Welche Konten zur Verfügung stehen, ergibt sich aus dem verwendeten Kontenrahmen. In der Praxis sind das meist die DATEV-Standardkontenrahmen SKR 03 oder SKR 04. Aufbau und Logik der Kontenrahmen werden im Beitrag Kontenrahmen: Aufbau von SKR 03 und SKR 04 für die GmbH erläutert. Hier geht es allein um den Arbeitsschritt der Zuordnung.

Belege kontieren in sechs Arbeitsschritten

Unabhängig davon, ob auf Papier oder digital gearbeitet wird, folgt das Kontieren von Belegen einer festen Reihenfolge. Wer sie einhält, vermeidet die meisten Fehler bereits im Ansatz.

1. Beleg prüfen

Zuerst wird geprüft, ob der Beleg überhaupt buchungsfähig ist und ob er zur GmbH gehört. Die Prüfung umfasst mehrere Punkte. Die Rechnung muss an die Gesellschaft adressiert sein und nicht an den Geschäftsführer persönlich. Die Leistung muss betrieblich veranlasst sein. Rechnerisch muss der Beleg stimmen. Er darf außerdem noch nicht gebucht worden sein. Bei Eingangsrechnungen kommt die umsatzsteuerliche Prüfung hinzu: Ein Vorsteuerabzug setzt nach § 15 UStG eine Rechnung mit den Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG voraus. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto genügen die reduzierten Angaben nach § 33 UStDV. Seit 2025 muss jede inländische GmbH E-Rechnungen empfangen können. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz der maßgebliche Beleg und nicht eine mitgelieferte Sichtdarstellung.

2. Geschäftsvorfall bestimmen

Danach wird der Vorgang inhaltlich eingeordnet. Es kann sich um laufenden Aufwand handeln, um die Anschaffung eines Vermögensgegenstands, um einen Erlös, eine Anzahlung, eine Gutschrift oder einen reinen Zahlungsvorgang. Diese Einordnung ist der fachlich anspruchsvollste Teil des Kontierens. Ein Bürostuhl ist kein Bürobedarf, sondern ein Wirtschaftsgut des Anlagevermögens. Er kann je nach Wert als geringwertiges Wirtschaftsgut bis 800 Euro netto sofort abgeschrieben, im Sammelposten erfasst oder regulär aktiviert und abgeschrieben werden. Auch die Periode gehört zur Einordnung: Betrifft eine im Dezember bezahlte Leistung ganz oder teilweise das Folgejahr, ist ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten nach § 250 HGB zu bilden.

3. Soll- und Habenkonto festlegen

Aus dem Geschäftsvorfall ergeben sich die Konten. Jeder Buchungssatz berührt mindestens ein Konto im Soll und eines im Haben, und die Summen beider Seiten müssen übereinstimmen. Bei Zahlungsvorgängen ist das Gegenkonto meist Bank oder Kasse. Werden Rechnungen bei Eingang gebucht und erst später bezahlt, tritt an diese Stelle das Kreditoren- oder Debitorenkonto. In DATEV-Systemen sind das Personenkonten, die auf die Sammelkonten für Verbindlichkeiten und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen verdichtet werden.

4. Steuerschlüssel zuordnen

Der Steuerschlüssel steuert, ob und in welcher Höhe das System aus dem Bruttobetrag automatisch Vorsteuer oder Umsatzsteuer herausrechnet und auf die zugehörigen Steuerkonten bucht. Viele Konten der Standardkontenrahmen sind Automatikkonten mit fest hinterlegtem Steuersatz. Auf ihnen darf kein zusätzlicher Schlüssel gesetzt werden, sonst wird die Steuer doppelt erfasst. Auf allen anderen Konten muss der Schlüssel zum Beleg passen: 19 % oder 7 % Vorsteuer, steuerfreie Umsätze, innergemeinschaftlicher Erwerb oder Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG. Die konkreten Schlüsselnummern unterscheiden sich je nach Software. Maßgeblich ist die Dokumentation des eingesetzten Programms.

5. Kostenstelle und Zusatzinformationen ergänzen

Arbeitet die GmbH mit einer Kosten- und Leistungsrechnung, wird der Aufwand zusätzlich einer Kostenstelle zugeordnet, etwa Vertrieb, Verwaltung oder einem Projekt. Gesetzlich vorgeschrieben ist die Kostenstelle nicht. Für Deckungsbeitragsrechnungen, Projektcontrolling oder die Abrechnung von Fördermitteln ist sie aber oft unverzichtbar. Hinzu kommen Belegnummer, Belegdatum, Leistungszeitraum und ein aussagekräftiger Buchungstext.

6. Kontierung dokumentieren und freigeben

Zum Schluss wird die Zuordnung festgehalten. Das geschieht als Kontierungsvermerk auf dem Papierbeleg oder als digital mit dem Beleg verknüpfter Buchungssatz. Wo Kontieren und Buchen personell getrennt sind, folgt eine Freigabe. Erst danach wird gebucht.

Kontierungsstempel und digitale Kontierung

Bei Papierbelegen wird die Kontierung klassisch mit einem Kontierungsstempel auf dem Beleg vermerkt. Der Stempel enthält Felder für Soll- und Habenkonto, Betrag, Steuerschlüssel, Kostenstelle, Belegnummer, Buchungsdatum und das Kürzel der kontierenden bzw. buchenden Person. Ergänzend sind oft Felder für „sachlich richtig“, „rechnerisch richtig“ und „gebucht“ vorgesehen. Ein Stempel ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Er sorgt aber dafür, dass alle relevanten Angaben einheitlich und vollständig erfasst werden.

Heute überwiegt die digitale Kontierung. Der Beleg wird gescannt oder als Datei übernommen. Die Kontierung wird im Buchführungs- oder Belegverwaltungssystem erfasst und dort dauerhaft mit dem Belegbild bzw. dem Datensatz verknüpft. Häufig macht die Software anhand von Lieferant, Rechnungstext und früheren Buchungen einen Kontierungsvorschlag. Solche Vorschläge, auch KI-gestützte, ersetzen die Prüfung nicht. Verantwortlich für die richtige Zuordnung bleibt die buchführende Gesellschaft.

Werden Papierbelege nach dem Scannen vernichtet (ersetzendes Scannen), muss die Kontierung vor oder unmittelbar nach dem Scanvorgang so erfasst werden, dass sie eindeutig dem digitalisierten Beleg zugeordnet bleibt. Der Ablauf gehört in die Verfahrensdokumentation.

GoBD-Anforderungen an die Kontierung

Das BMF-Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) konkretisiert, was die Abgabenordnung und das HGB von der Buchführung verlangen. Es ist in seiner jeweils aktuellen Fassung zu beachten. Für die Kontierung sind vor allem folgende Grundsätze relevant:

Die GoBD verlangen ausdrücklich, dass die Belegfunktion erfüllt ist. Zu einem Beleg müssen die Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium (etwa die Belegnummer) und zum Buchungsdatum festgehalten werden, sofern sie sich nicht aus dem System selbst ergeben. Ob das per Stempel, per Datensatz oder per Verknüpfung geschieht, ist frei. Entscheidend ist, dass ein Betriebsprüfer jeden Beleg seiner Buchung eindeutig zuordnen kann und umgekehrt.

Kontierungsrichtlinie für die GmbH

Eine Kontierungsrichtlinie ist eine interne Arbeitsanweisung. Sie legt fest, wie wiederkehrende Geschäftsvorfälle im Unternehmen einheitlich kontiert werden. Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht. Sie ist aber ein naheliegender Bestandteil der Verfahrensdokumentation, die die GoBD für jedes DV-gestützte Buchführungssystem erwarten. Sinnvoll ist sie vor allem dann, wenn mehrere Personen kontieren, wenn Teile der Buchhaltung ausgelagert sind oder wenn die GmbH wächst.

Typische Inhalte einer Kontierungsrichtlinie sind:

• Kontenzuordnung: Zuordnung häufiger Belegarten zu festen Konten, etwa Software-Abonnements, Telefon, Reisekosten, Bewirtung, Fortbildung oder Fremdleistungen.
• Wertgrenzen: Abgrenzung von Aufwand und Anlagevermögen, Handhabung geringwertiger Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto und des Sammelpostens für 250,01 bis 1.000 Euro, sowie ein unternehmenseinheitlich ausgeübtes Wahlrecht.
• Umsatzsteuer: Steuerschlüssel für Standardfälle, Behandlung ausländischer Eingangsrechnungen, Vorgehen bei fehlerhaften Rechnungen.
• Kostenstellen: Kostenstellenplan und Regeln, wann welche Kostenstelle anzusprechen ist.
• Periodenabgrenzung: Ab welchem Betrag Rechnungsabgrenzungsposten gebildet werden. Dabei sind die handelsrechtlichen Vorgaben einzuhalten, eine Wesentlichkeitsgrenze ersetzt sie nicht.
• Zuständigkeiten und Freigaben: Wer kontiert, wer gibt frei und ab welchem Betrag ist eine zweite Freigabe erforderlich.

Praxisbeispiel: drei Belege einer GmbH kontieren

Die Muster Digital GmbH bilanziert nach SKR 03, ist zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt und unterliegt der Regelbesteuerung. Im März liegen drei Belege vor. Die Konten sind nach DATEV-Standardkontenrahmen angegeben, die SKR-04-Entsprechung steht jeweils in Klammern. Zur besseren Nachvollziehbarkeit werden die Steuerbeträge in den Tabellen gesondert ausgewiesen. Bei Verwendung von Automatikkonten oder Steuerschlüsseln rechnet die Software sie aus dem Bruttobetrag selbst heraus.

Beleg 1: Büromaterial, per Bank bezahlt

Rechnung eines Bürofachhandels über Druckerpapier, Ordner und Toner: 200,00 Euro netto zuzüglich 38,00 Euro Umsatzsteuer, insgesamt 238,00 Euro. Die Rechnung enthält alle Pflichtangaben. Es handelt sich um Verbrauchsmaterial und damit um laufenden Aufwand. Eine Aktivierung kommt nicht in Betracht. Als Kostenstelle wird Verwaltung gewählt.

Beleg 2: Geschäftliche Bewirtung

Restaurantrechnung über die Bewirtung eines Kunden: 300,00 Euro netto zuzüglich 57,00 Euro Umsatzsteuer, insgesamt 357,00 Euro, per Bankkarte bezahlt. Die Rechnung ist maschinell erstellt. Auf dem Beleg bzw. in der digitalen Belegnotiz sind Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen festgehalten. Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG, der über § 8 Abs. 1 KStG auch für die GmbH gilt, sind 70 % der angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgabe abziehbar. Die restlichen 30 % sind steuerlich nicht abziehbar und werden außerbilanziell hinzugerechnet. Die Vorsteuer ist bei angemessenen und ordnungsgemäß nachgewiesenen Bewirtungskosten in voller Höhe abziehbar. Kostenstelle: Vertrieb. Vereinfachend ist hier ein einheitlicher Steuersatz von 19 % unterstellt; seit 01.01.2026 unterliegen Speisen im Restaurant dem ermäßigten Satz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG), Getränke weiterhin 19 %.

Handelsrechtlich ist der gesamte Nettobetrag von 300,00 Euro Aufwand. Die Aufteilung auf zwei Konten dient allein dazu, die steuerliche Hinzurechnung bei der Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuerermittlung sicher abbilden zu können.

Beleg 3: Ausgangsrechnung

Die GmbH stellt einem inländischen Unternehmenskunden eine Beratungsleistung in Rechnung: 5.000,00 Euro netto zuzüglich 950,00 Euro Umsatzsteuer, insgesamt 5.950,00 Euro, zahlbar in 14 Tagen. Die Forderung wird bei Rechnungsstellung erfasst. In der Praxis wird statt des Sammelkontos das Debitorenkonto des Kunden angesprochen.

Da das Erlöskonto ein Automatikkonto ist, wird in der Erfassung der Bruttobetrag von 5.950,00 Euro gegen das Erlöskonto gebucht, ohne zusätzlichen Steuerschlüssel. Die Aufteilung auf Erlös und Umsatzsteuer erfolgt automatisch. Geht die Zahlung ein, lautet die Buchung Bank an Debitor über 5.950,00 Euro. Ein Steuerschlüssel ist dabei nicht mehr erforderlich, weil die Umsatzsteuer bereits bei Rechnungsstellung erfasst wurde (Sollversteuerung).

Typische Fehler beim Kontieren

Fehler bei der Kontierung bleiben im laufenden Jahr oft unbemerkt. Sie zeigen sich erst bei der Umsatzsteuer-Verprobung, beim Jahresabschluss oder in der Betriebsprüfung. Besonders häufig sind:

Erkannte Fehler werden nicht durch Überschreiben korrigiert, sondern durch Storno und Neubuchung oder durch eine Umbuchung mit eigenem Beleg. Nur so bleibt die Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO gewahrt. Ist bereits eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben, kann eine berichtigte Voranmeldung erforderlich sein.

Fazit

Kontieren ist der Arbeitsschritt, an dem aus einem Beleg ein Buchungssatz wird. Er umfasst die Prüfung des Belegs, die Bestimmung des Geschäftsvorfalls und der Periode, die Festlegung von Soll- und Habenkonto, den passenden Steuerschlüssel und gegebenenfalls eine Kostenstelle. Ob die Kontierung per Kontierungsstempel oder digital festgehalten wird, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass sie nach den GoBD vollständig, zeitgerecht und für Dritte nachvollziehbar ist und elektronische Originale unverändert bleiben. Eine schriftliche Kontierungsrichtlinie schafft Einheitlichkeit, besonders wenn mehrere Personen Belege kontieren oder Software-Vorschläge genutzt werden. Sorgfältig kontierte Belege sind zugleich die Grundlage für einen belastbaren Jahresabschluss der GmbH.

Wie aus der laufenden Buchhaltung ein Jahresabschlussentwurf entsteht, lässt sich in der Demo von OnlineBilanz nachvollziehen.

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen nur die nach dem Steuerberatungsgesetz dazu befugten Personen und Gesellschaften, insbesondere Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Stellen Sie den Abschluss selbst fest, stellen wir Software sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Beauftragen Sie Prüfung und Freigabe, erbringt ein namentlich benannter Steuerberater sämtliche Vorbehaltsaufgaben in eigener beruflicher Verantwortung. Stand der Rechtslage: 10/2026.