OnlineBilanz›Blog›Rücklastschrift buchen: Gebühren, Forderung und Umsatzsteuer

Rücklastschrift buchen: Gebühren, Forderung und Umsatzsteuer

Veröffentlicht: 15.10.2026Aktualisiert: 15.10.2026Lesezeit: ca. 9 Minuten

Gründe für eine Rücklastschrift

Eine Rücklastschrift entsteht, wenn die Bank des Zahlungspflichtigen eine Lastschrift nicht einlöst oder einen bereits eingezogenen Betrag zurückbucht. Für den Zahlungsempfänger zeigt sich dies auf dem Kontoauszug als Belastung, häufig mit dem Vermerk „Lastschrift zurückgebucht“ oder „Rücklastschrift“ und einem Rückgabegrund. Die Grundlagen von SEPA-Mandat, Gläubiger-ID und Vorabankündigung werden hier vorausgesetzt; im Mittelpunkt steht die Situation nach der Rückgabe.

In der Praxis lassen sich drei Hauptgruppen unterscheiden:

• Mangelnde Deckung: Das Konto des Kunden weist keine ausreichende Deckung auf, die Zahlstelle löst die Lastschrift nicht ein.
• Widerspruch des Zahlers: Bei der SEPA-Basislastschrift kann der Zahler binnen acht Wochen nach Belastung ohne Angabe von Gründen die Erstattung von seiner Bank verlangen (§ 675x BGB). Bei einer nicht autorisierten Belastung, etwa ohne wirksames Mandat, verlängert sich die Frist auf bis zu 13 Monate. Bei der SEPA-Firmenlastschrift besteht nach Einlösung kein solches Erstattungsrecht; eine Rückgabe ist dort im Wesentlichen nur vor der Einlösung möglich.
• Kontobezogene Gründe: Das Konto ist erloschen, die IBAN ist fehlerhaft, das Mandat liegt der Zahlerbank (bei Firmenlastschriften) nicht vor oder wurde widerrufen.

Die Banken übermitteln den Grund standardisiert als ISO-Rückgabecode. Er ist für die Folgeschritte maßgeblich, weil sich danach richtet, ob ein erneuter Einzug sinnvoll ist und ob Kosten weiterbelastet werden können.

Rechtsfolge: Die Forderung besteht fort

Die Gutschrift aus einem Lastschrifteinzug bringt die Forderung zunächst zum Erlöschen. Diese Erfüllungswirkung steht jedoch unter dem Vorbehalt, dass die Lastschrift nicht zurückgegeben wird. Kommt es zur Rücklastschrift, entfällt die Erfüllung. Die Kaufpreis- oder Vergütungsforderung lebt in ihrem ursprünglichen Umfang wieder auf, einschließlich der darin enthaltenen Umsatzsteuer.

Das gilt auch beim Widerspruch des Kunden. Der Widerspruch betrifft nur das Verhältnis zwischen Kunde und seiner Bank. Ob die Forderung gegenüber dem Gläubiger berechtigt ist, bleibt davon unberührt. Ein Kunde, der eine berechtigte Forderung per Widerspruch zurückholt, schuldet den Betrag weiterhin.

Rücklastschrift buchen: Forderung und Bank

Die Buchung der Rücklastschrift kehrt den Zahlungseingang um. Wurde der Einzug zuvor mit „Bank an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ gebucht, lautet die Rückbuchung „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an Bank“ in Höhe des zurückgebuchten Bruttobetrags. Wer mit Debitorenkonten arbeitet, bucht auf das Personenkonto des betreffenden Kunden. So wird die Rechnung in der Offene-Posten-Liste wieder als offen geführt und kann gemahnt werden.

Banken belasten Rücklastschrift und Gebühren teilweise in einem Betrag, teilweise getrennt. Für eine saubere Buchhaltung ist der Gesamtbetrag aufzuteilen: Der Lastschriftbetrag geht auf die Forderung, die Gebühr auf ein Aufwandskonto. Eine zusammengefasste Buchung auf das Debitorenkonto vermischt Hauptforderung und Kosten. Das erschwert den Abgleich mit der Rechnung und die spätere Weiterbelastung.

Bei Sammellastschriften ist darauf zu achten, dass die Rückgabe dem einzelnen Kunden zugeordnet wird. Grundlage ist die Mandatsreferenz oder die End-to-End-Referenz, die im Kontoauszug bzw. im Rückgabedatensatz mitgeliefert wird.

Rücklastschrift-Gebühren buchen

Die Kosten einer Rücklastschrift setzen sich typischerweise aus zwei Bestandteilen zusammen: dem Entgelt der eigenen Bank für die Bearbeitung der Rückgabe und einem Rückgabeentgelt der Zahlstelle, also der Bank des Kunden, das an den Zahlungsempfänger durchgereicht wird. Die Höhe ergibt sich aus dem jeweiligen Preis- und Leistungsverzeichnis. Allgemeingültige Beträge gibt es nicht.

Buchhalterisch handelt es sich um Nebenkosten des Geldverkehrs (SKR03 4970, SKR04 6855). Umsätze im Zahlungsverkehr sind nach § 4 Nr. 8 UStG umsatzsteuerfrei. Die Gebühren enthalten daher keine Umsatzsteuer, ein Vorsteuerabzug scheidet aus.

Steuerlich sind die Gebühren als Betriebsausgaben abziehbar, und zwar unabhängig davon, ob sie später vom Kunden ersetzt werden. Der Ersatz führt dann zu einem gegenläufigen Ertrag.

Weiterbelastung der Kosten und Umsatzsteuer

Ob die Rücklastschrift-Kosten dem Kunden in Rechnung gestellt werden dürfen, ist eine zivilrechtliche Frage. Anspruchsgrundlage ist in der Regel ein Schadensersatzanspruch wegen Pflichtverletzung nach § 280 BGB. Wer ein Lastschriftmandat erteilt, ist verpflichtet, für ausreichende Deckung zu sorgen und Änderungen der Bankverbindung mitzuteilen. Verletzt der Kunde diese Pflicht, kann der Gläubiger die tatsächlich entstandenen Bankgebühren als Schaden verlangen.

Grenzen ergeben sich in mehreren Konstellationen:

• Fehler auf Gläubigerseite: Fehlt ein wirksames Mandat oder wurde ein falscher Betrag oder ohne Vorabankündigung eingezogen, besteht regelmäßig kein Ersatzanspruch.
• Widerspruch: Widerspricht der Kunde trotz berechtigter Forderung, kann darin eine Pflichtverletzung liegen. War die Forderung bestritten oder unberechtigt, scheidet ein Anspruch aus. Hier ist eine Einzelfallprüfung erforderlich.
• Pauschalen: Eine pauschale Rücklastschriftgebühr in AGB ist nur wirksam, wenn sie den nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden nicht übersteigt und dem Kunden der Nachweis eines geringeren Schadens offensteht (§ 309 Nr. 5 BGB; im B2B-Verkehr über die Inhaltskontrolle nach § 307 BGB mittelbar zu beachten). Eigener Bearbeitungsaufwand des Gläubigers ist nach der Rechtsprechung des BGH grundsätzlich nicht ersatzfähig.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Für die Umsatzsteuer gilt: Echter Schadensersatz ist kein Entgelt für eine Leistung und damit nach § 1 UStG nicht steuerbar. Der Gläubiger erbringt mit der Rücklastschrift keine Leistung an den Kunden, er macht lediglich einen ihm entstandenen Schaden geltend. Die weiterbelasteten Rücklastschrift-Kosten werden daher ohne Umsatzsteuer berechnet. Ein Umsatzsteuerausweis wäre unrichtig und würde nach § 14c UStG zur Steuerschuld führen, ohne dass der Kunde daraus einen Vorsteuerabzug hätte.

Umsatzsteuer auf die ursprüngliche Forderung

Die Umsatzsteuer aus der ursprünglichen Rechnung bleibt von der Rücklastschrift unberührt. Bei der Regelbesteuerung (Soll-Versteuerung) entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Der Zahlungsvorgang spielt dafür keine Rolle. Die Rückgabe der Lastschrift ändert die Bemessungsgrundlage nicht.

Eine Korrektur kommt erst in Betracht, wenn das Entgelt uneinbringlich wird (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Das ist etwa der Fall bei Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Kunden, bei erfolgloser Vollstreckung oder wenn der Kunde die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert. Eine einzelne Rücklastschrift wegen fehlender Deckung begründet für sich genommen noch keine Uneinbringlichkeit. Wird nach einer Korrektur doch noch gezahlt, ist die Umsatzsteuer erneut zu berichtigen.

Für Unternehmen mit Ist-Versteuerung nach § 20 UStG entsteht die Steuer erst mit Vereinnahmung des Entgelts. Wie eine nachträglich zurückgegebene Lastschrift in diesem Fall zeitlich zu behandeln ist, sollte im Einzelfall geprüft werden.

Praxisbeispiel einer GmbH

Die Muster GmbH (Soll-Versteuerin, SKR03) liefert Ware an einen Geschäftskunden und stellt 1.000,00 Euro zuzüglich 190,00 Euro Umsatzsteuer in Rechnung. Der Kunde hat ein SEPA-Mandat erteilt. Der Einzug über 1.190,00 Euro wird zunächst gutgeschrieben, wenige Tage später aber mit dem Code AM04 (keine Deckung) zurückgegeben. Die Bank belastet im Beispiel zusätzlich 8,00 Euro Gebühren. Die Muster GmbH stellt dem Kunden diese 8,00 Euro als Schadensersatz in Rechnung, der Kunde überweist anschließend 1.198,00 Euro.

Ergebnis: Der Erlös von 1.000,00 Euro und die Umsatzsteuer von 190,00 Euro bleiben unverändert. Aufwand und Ertrag aus den Gebühren gleichen sich mit je 8,00 Euro aus. Die Forderung ist nach Buchung 6 ausgeglichen.

Variante – Insolvenz des Kunden: Zahlt der Kunde nicht und wird das Insolvenzverfahren eröffnet, ist die Forderung uneinbringlich. Die Umsatzsteuer wird um 190,00 Euro berichtigt (Soll Umsatzsteuer, Haben Forderungen). Die verbleibenden 1.000,00 Euro werden als Forderungsverlust abgeschrieben (Soll Forderungsverluste, Haben Forderungen). Die nicht steuerbare Schadensersatzforderung über 8,00 Euro wird ohne Umsatzsteuerkorrektur ausgebucht. Gehen später noch Zahlungen aus der Insolvenzquote ein, ist die Umsatzsteuer anteilig erneut zu erfassen.

Mahnung und Forderungsmanagement

Nach einer Rücklastschrift ist die Forderung offen und muss aktiv verfolgt werden. Der weitere Ablauf hängt vom Rückgabegrund ab. Bei fehlender Deckung ist ein erneuter Einzug auf Grundlage des bestehenden Mandats grundsätzlich möglich, setzt aber eine erneute Vorabankündigung voraus. Nach einem Widerspruch oder bei erloschenem Konto ist ein automatischer Neueinzug nicht sachgerecht. Hier sollte der Kunde angeschrieben und zur Überweisung aufgefordert werden.

Für Verzugsfolgen gelten die allgemeinen Regeln. Nach § 286 BGB kommt der Schuldner durch Mahnung in Verzug, bei Entgeltforderungen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (gegenüber Verbrauchern nur bei entsprechendem Hinweis in der Rechnung). Ab Verzug fallen Verzugszinsen nach § 288 BGB an. Sie betragen im B2B-Verkehr neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Verbrauchern fünf Prozentpunkte. Gegenüber Unternehmern kann zusätzlich die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB verlangt werden, die auf Kosten der Rechtsverfolgung anzurechnen ist. Verzugszinsen und Pauschale sind ebenfalls nicht umsatzsteuerbar.

Ein strukturiertes Vorgehen mit Zahlungserinnerung, Mahnstufen und gegebenenfalls gerichtlichem Mahnverfahren ist im Beitrag Mahnung schreiben im B2B-Forderungsmanagement ausführlich dargestellt.

Rücklastschriften im Jahresabschluss

Zum Bilanzstichtag sind Forderungen aus zurückgegebenen Lastschriften wie alle Forderungen einzeln zu bewerten. Nach dem Niederstwertprinzip (§ 253 Abs. 4 HGB) ist eine Forderung mit erkennbarem Ausfallrisiko durch eine Einzelwertberichtigung auf den niedrigeren beizulegenden Wert abzuschreiben. Die Wertberichtigung bezieht sich auf den Nettobetrag. Die Umsatzsteuer darf erst bei Uneinbringlichkeit korrigiert werden.

Erkenntnisse, die zwischen Stichtag und Aufstellung des Abschlusses gewonnen werden, sind nach dem Wertaufhellungsprinzip (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB) zu berücksichtigen, wenn sie Verhältnisse zum Stichtag betreffen. Wiederholte Rücklastschriften desselben Kunden oder die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens kurz nach dem Stichtag können solche Erkenntnisse sein.

In der Abschlussarbeit empfiehlt sich ein Abgleich der Offene-Posten-Liste mit den Rücklastschriften des Jahres. Dabei zeigt sich, ob Rückbuchungen und Gebühren getrennt erfasst sind, ob noch Beträge auf Verrechnungs- oder Klärungskonten stehen und ob Forderungen mit Ausfallrisiko zutreffend bewertet sind.

Fazit

Eine Rücklastschrift macht die Zahlung rückgängig, nicht das Geschäft. Die Forderung lebt in voller Höhe wieder auf und wird mit „Forderungen an Bank“ erneut eingebucht. Die Umsatzsteuer bleibt unverändert, bis die Forderung tatsächlich uneinbringlich ist. Bankgebühren für die Rücklastschrift sind Nebenkosten des Geldverkehrs ohne Vorsteuer. Werden sie dem Kunden als Schadensersatz weiterbelastet, geschieht das ohne Umsatzsteuer und nur in Höhe des tatsächlichen Schadens. Entscheidend für das weitere Vorgehen ist der Rückgabegrund. Er bestimmt, ob neu eingezogen, gemahnt oder die Forderung wertberichtigt wird.

Wer seinen Jahresabschluss selbst erstellen möchte, kann den Ablauf in OnlineBilanz in der Demo ansehen; die Kosten lassen sich im Kostenrechner ermitteln.

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen nur die nach dem Steuerberatungsgesetz dazu befugten Personen und Gesellschaften, insbesondere Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Stellen Sie den Abschluss selbst fest, stellen wir Software sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Beauftragen Sie Prüfung und Freigabe, erbringt ein namentlich benannter Steuerberater sämtliche Vorbehaltsaufgaben in eigener beruflicher Verantwortung. Stand der Rechtslage: 10/2026.