Compliance & Integrität.

OnlineBilanz bekennt sich zu rechtskonformem, integrem und transparentem Geschäftsverhalten. Diese Erklärung erläutert organisatorische und berufsrechtliche Anforderungen — insbesondere StBerG, GwG, HinSchG, GoBD, DSGVO und der EU-KI-Verordnung.

Sie gilt verbindlich für alle Vorstandsmitglieder, Mitarbeitenden, freien Mitarbeitenden und kooperierenden Berufsträger sowie für alle über onlinebilanz.de erbrachten Dienstleistungen. Verstöße sind kein Kavaliersdelikt und werden arbeitsrechtlich verfolgt.

Steuer- und Rechtsberatung im Sinne des § 3 StBerG bzw. RDG wird ausschließlich durch zugelassene Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte erbracht. Diese unterliegen der Aufsicht ihrer jeweiligen Kammer und sind an folgende Regelwerke gebunden:

• Steuerberatungsgesetz (StBerG) sowie DVStB
• Berufsordnung der Steuerberater (BOStB) und StBVV
• Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), BORA und RVG
• Wirtschaftsprüferordnung (WPO) und Berufssatzung der WPK

Alle an der Mandatsbearbeitung Beteiligten sind zu strikter Verschwiegenheit verpflichtet — auch über das Ende eines Mandats und des Arbeitsverhältnisses hinaus. Die Pflicht erstreckt sich auf sämtliche im Rahmen der Tätigkeit bekannt gewordenen Tatsachen.

Steuerberater zählen nach § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG zu den Verpflichteten. OnlineBilanz unterstützt die kooperierenden Berufsträger bei der Erfüllung ihrer Pflichten ; die Pflichten der jeweils verpflichteten Stelle bleiben bestehen.

• Die jeweils geldwäscherechtlich verpflichtete Stelle verantwortet ihre erforderliche Risikoanalyse.
• Eine erforderliche Identifizierung und Prüfung wirtschaftlich Berechtigter erfolgt im Rahmen des konkreten Mandats durch die zuständige verpflichtete Stelle.
• Die zuständige verpflichtete Stelle beurteilt erforderliche laufende Kontrollen der Geschäftsbeziehung.
• Aufzeichnung und Aufbewahrung nach § 8 GwG über fünf Jahre
• Erforderliche Verdachtsmeldungen sind Aufgabe der zuständigen verpflichteten Stelle. Gesetzliche Informationsverbote sind dabei zu beachten.

Für allgemeine Hinweise können Sie die angegebenen Kontaktwege nutzen. Zuständige externe Meldestellen bieten eigene Meldewege. Vermeiden Sie die Übermittlung unnötiger vertraulicher Mandantendaten.

Vor jeder Mandatsannahme prüfen wir mögliche Interessenkollisionen. Bei widerstreitenden Interessen wird das Mandat abgelehnt oder — bei späterem Auftreten — niedergelegt. Persönliche Beziehungen, Beteiligungen und Zuwendungen sind anzeigepflichtig.

• Mögliche Interessenkonflikte sind vor der Mandatsannahme mit dem zuständigen Berufsträger zu klären.
• Beteiligungen, Nebentätigkeiten und Zuwendungen sind bei der Beurteilung möglicher Interessenkonflikte zu berücksichtigen.
• Mandatsniederlegung bei nicht heilbarer Kollision — auch wenn wirtschaftlich nachteilig
• Trennung von Beratung und Prüfung, wo berufsrechtlich geboten

Wir dulden keinerlei Form von Bestechung oder Bestechlichkeit — weder im Geschäftsverkehr mit Privaten noch gegenüber Amtsträgern. Zuwendungen sind anhand der anwendbaren gesetzlichen und vertraglichen Regeln zu beurteilen.

Steuerrelevante Unterlagen müssen entsprechend den einschlägigen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten aufbewahrt werden. Ein Portal-Upload allein belegt keine vollständige GoBD-Konformität des betrieblichen Verfahrens.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach DSGVO und BDSG. Die vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen sind anhand der Vertragsunterlagen und ihres Geltungsbereichs zu prüfen.

• Datenschutzbeauftragter bestellt — erreichbar unter datenschutz@onlinebilanz.de
• Verbindungen zum Portal werden verschlüsselt. Weitere Schutzmaßnahmen und deren Geltungsbereich sind in den Datenschutzinformationen beschrieben.
• Verwenden Sie ein individuelles, sicheres Passwort und die für Ihr jeweiliges Konto angebotenen zusätzlichen Schutzmöglichkeiten.
• Für eingesetzte Auftragsverarbeiter sind die jeweiligen Vertragsbedingungen und Datenschutzinformationen maßgeblich.
• Verarbeitungsorte und eingesetzte Dienstleister — Einzelheiten und Schutzmaßnahmen laut Datenschutzerklärung
• Meldung von Datenschutzvorfällen innerhalb von 72 Stunden nach Art. 33 DSGVO

Die KI unterstützt festgelegte Arbeitsschritte mit aufbereiteten Kontextinformationen. Ihre Ergebnisse sind Vorschläge und erfordern eine Prüfung; steuerliche Einzelfallentscheidungen trifft der beauftragte Berufsträger.

• KI-Ergebnisse sind als Vorschläge zu behandeln und vor Verwendung zu prüfen.
• Für eine Einreichung über unseren Service ist eine fachliche Prüfung und Freigabe erforderlich.
• Prüfen Sie die vorgeschlagenen Positionen anhand der zugrunde liegenden Belege und des konkreten Sachverhalts.
• KI-Verarbeitung: Eingesetzte Anbieter und Bedingungen zur Datennutzung sind in den Datenschutzinformationen beschrieben. Die Verarbeitung einer Anfrage ist von einem Modelltraining zu unterscheiden.
• Für steuerliche Regeln und Einzelfallbeurteilungen ist eine fachliche Prüfung erforderlich.
• Die fachliche Verantwortung im Mandat trägt der beauftragte Berufsträger.

Ein KI-gestützter Entwurf ersetzt weder die fachliche Prüfung im beauftragten Einreichungsservice noch gesellschaftsrechtlich erforderliche Beschlüsse zur Feststellung des Jahresabschlusses.

• Fachliche Prüfung vor einer beauftragten Einreichung
• Die im konkreten Auftrag erforderliche fachliche Prüfung ist mit dem beauftragten Berufsträger abzustimmen.
• Dokumentierte Freigaben und Bearbeitungsschritte unterstützen die Nachvollziehbarkeit des jeweiligen Vorgangs.
• Prüfen Sie vor der Freigabe die zu übermittelnden Angaben. Fachliche Prüfung und technische Schnittstellenprüfung haben unterschiedliche Aufgaben.
• Eine berufsrechtliche Qualitätskontrolle bezieht sich auf die jeweils geprüfte Berufspraxis und den dort festgelegten Umfang; daraus folgt keine pauschale Zertifizierung der Plattform.

Welche Schulungen erforderlich sind, richtet sich nach Tätigkeit und Verantwortung. Eine Vertraulichkeitsverpflichtung ersetzt keine fachliche Unterweisung.

Prüfberichte und Maßnahmen sind auf ihren jeweiligen Zeitraum und Umfang zu beziehen. Vorhandene Unterlagen können Sie über unseren allgemeinen Kontakt anfragen.

• Berichtsumfang und Zuständigkeit anhand der vorhandenen Unterlagen klären
• Berichte und Nachweise sind auf ihren konkreten Zeitraum, Empfänger und Prüfungsumfang zu beziehen.
• Externe Prüfungen sind anhand des jeweiligen Prüfberichts und seines Geltungsbereichs zu beurteilen.
• Ad-hoc-Reporting bei meldepflichtigen Vorfällen — ohne Verzögerung
• Offene Maßnahmen sind mit Zuständigkeit und Bearbeitungsstand zu dokumentieren.

Beim Einsatz von Dienstleistern sind Verantwortlichkeiten, Vertragsgrundlagen und gegebenenfalls Auftragsverarbeitung für den konkreten Einsatz zu klären.

• Bei Auftragsverarbeitung ist eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich
• Verarbeitungsorte und mögliche Unterauftragnehmer sind bei der Auswahl von Dienstleistern zu berücksichtigen.
• Verschwiegenheitsverpflichtung für freie Mitarbeitende und Partner
• Kündigungsrechte richten sich nach den tatsächlich vereinbarten Vertragsbedingungen und gesetzlichen Vorschriften.
• Keine Weitergabe von Mandantendaten an Dritte ohne Rechtsgrundlage und Information