Compliance & Integrität

01 Grundsatz & Geltungsbereich

OnlineBilanz bekennt sich zu einem rechtskonformen, integren und transparenten Geschäftsverhalten. Diese Compliance-Erklärung beschreibt die organisatorischen und berufsrechtlichen Maßnahmen, mit denen wir die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben — insbesondere des StBerG, GwG, HinSchG, GoBD und der DSGVO — sicherstellen.

Sie gilt für alle Vorstandsmitglieder, Mitarbeitenden, freien Mitarbeitenden und kooperierenden Berufsträger der OnlineBilanz AG i.G. sowie für alle über onlinebilanz.de erbrachten Dienstleistungen.

02 Compliance-Organisation

Die Compliance-Funktion ist organisatorisch unmittelbar dem Vorstand unterstellt. Sie ruht auf vier Säulen:

03 Berufsrechtliche Bindung § 3 StBerG · RDG

Steuer- und Rechtsberatung im Sinne des § 3 StBerG bzw. RDG wird ausschließlich durch zugelassene Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte erbracht. Die Berufsträger unterliegen der Aufsicht ihrer jeweiligen Kammer und sind in den nachstehenden berufsrechtlichen Regelwerken gebunden:

• Steuerberatungsgesetz (StBerG) sowie DVStB
• Berufsordnung der Steuerberater (BOStB) · StBVV
• Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) · BORA · RVG
• Wirtschaftsprüferordnung (WPO) · Berufssatzung der WPK

04 Verschwiegenheit § 57 StBerG · § 203 StGB

Alle an der Mandatsbearbeitung Beteiligten sind zu strikter Verschwiegenheit verpflichtet — auch über das Ende eines Mandats hinaus. Die Verpflichtung erstreckt sich auf sämtliche im Rahmen der Tätigkeit bekannt gewordenen Tatsachen.

05 Geldwäscheprävention §§ 2, 4 GwG

Steuerberater zählen gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG zu den Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz. OnlineBilanz unterstützt die kooperierenden Berufsträger bei der Erfüllung ihrer Pflichten und unterhält ein eigenes risikobasiertes Präventionssystem.

• Risikoanalyse nach § 5 GwG — jährlich aktualisiert
• Identifizierung von Mandanten und wirtschaftlich Berechtigten (KYC)
• Fortlaufendes Monitoring der Geschäftsbeziehung
• Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach § 8 GwG (5 Jahre)
• Verdachtsmeldungen an die FIU über das Portal goAML

06 Hinweisgeberschutz HinSchG

Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz wurde eine interne Meldestelle eingerichtet. Hinweise werden vertraulich behandelt und nur den Personen zugänglich gemacht, die mit der Bearbeitung betraut sind.

07 Interessenkonflikte § 6 BOStB

Vor jeder Mandatsannahme prüfen wir mögliche Interessenkollisionen. Bei widerstreitenden Interessen wird das Mandat abgelehnt oder — bei späterem Auftreten — niedergelegt. Persönliche Beziehungen, Beteiligungen oder Geschenke sind anzeigepflichtig.

• Pflicht zur Vorabprüfung jedes neuen Mandats
• Anzeigepflicht für Beteiligungen, Nebentätigkeiten und Zuwendungen > 50 €
• Mandatsniederlegung bei nicht heilbarer Kollision

08 Anti-Korruption

OnlineBilanz duldet keinerlei Form von Bestechung oder Bestechlichkeit — weder im Geschäftsverkehr mit Privaten noch gegenüber Amtsträgern. Zuwendungen sind transparent zu dokumentieren und unterliegen festen Wertgrenzen.

09 GoBD & Aufbewahrung § 147 AO · GoBD

Die Verarbeitung steuerrelevanter Daten erfolgt GoBD-konform. Belege und Buchführungsdaten werden unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar archiviert.

10 Datenschutz & IT-Sicherheit DSGVO · BDSG

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach DSGVO und BDSG. Technische und organisatorische Maßnahmen entsprechen dem aktuellen Stand der Technik.

• Datenschutzbeauftragter bestellt — erreichbar unter datenschutz@onlinebilanz.de
• Verschlüsselung in transit (TLS 1.3) und at rest (AES-256)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Mitarbeitenden- und Mandantenkonten
• Auftragsverarbeitungsverträge mit allen externen Dienstleistern (Art. 28 DSGVO)
• Hosting ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland

11 Qualitätssicherung

Jeder durch KI-Assistenz vorbereitete Jahresabschluss wird durch einen zugelassenen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer geprüft und unterzeichnet. Das Vier-Augen-Prinzip gilt verbindlich.

• Vier-Augen-Prinzip bei jedem Abschluss
• Stichprobenkontrollen der KI-Vorschläge durch Berufsträger
• Versionierter Audit-Trail aller Eingaben und Änderungen
• Externe Qualitätskontrolle nach § 57a WPO bzw. Kammerprüfung

12 Schulung & Awareness

Alle Mitarbeitenden absolvieren beim Onboarding eine Compliance-Grundschulung. Ergänzend werden zielgruppenspezifische Trainings durchgeführt.

13 Prüfung & Reporting

Die Wirksamkeit des Compliance-Management-Systems wird jährlich überprüft. Der Vorstand lässt hierüber quartalsweise berichten; bei akuten Vorfällen unverzüglich.

• Quartalsberichte an den Vorstand
• Jährlicher Compliance-Bericht an den Aufsichtsrat (nach Etablierung)
• Externe Audits durch Kammern und Wirtschaftsprüfer
• Ad-hoc-Reporting bei meldepflichtigen Vorfällen

14 Verstöße melden

Wer Kenntnis von einem möglichen Compliance-Verstoß erlangt, ist aufgerufen, diesen zu melden. Sämtliche Hinweise werden vertraulich behandelt und durch den Vorstand bearbeitet.