Allgemeine Geschäfts­bedingungen

00Präambel

Mit OnlineBilanz.de möchten wir Unternehmer:innen, Selbst­ständigen und kleinen Unternehmen eine moderne, KI-gestützte Unter­stützung bei der Finanz­buchhaltung, Gewinn­ermittlung und Erstellung von Jahres­abschlüssen bieten. Unsere Software ersetzt keine individuelle Steuer­beratung, sondern soll diese effizienter, transparenter und zugänglicher machen.

Die nachfolgenden Allgemeinen Geschäfts­bedingungen regeln die rechtlichen Rahmen­bedingungen der Zusammen­arbeit zwischen Ihnen („Kunde“) und uns, der OnlineBilanz („Anbieter“). Wir haben diese Bedingungen so verständlich und praxis­nah wie möglich formuliert.

§ 1Geltungs­bereich und Vertrags­parteien

1.1 Diese AGB gelten für alle Verträge zwischen der OnlineBilanz („Anbieter“) und ihren Kund:innen („Kunde“), die die Software- und Service­leistungen über die Plattform OnlineBilanz.de in Anspruch nehmen.

1.3 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäfts­bedingungen des Kunden werden nicht Vertrags­bestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich (§ 126 BGB) zu.

1.4 Soweit nichts anderes vereinbart ist, gelten ergänzend die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), des Handels­gesetzbuches (HGB) sowie die jeweils einschlägigen steuerlichen und handels­rechtlichen Vorschriften (insb. AO, HGB, EStG, KStG, GewStG).

§ 2Vertrags­gegenstand

2.1 Vertrags­gegenstand ist die Nutzung der cloud­basierten Software „OnlineBilanz.de“ sowie ggf. ergänzender Dienst­leistungen. Die Software unterstützt insbesondere:

• die laufende Finanz­buchhaltung (Beleg­erfassung, Kontierungs­vorschläge, Kategorisierung),
• die Erstellung von betriebs­wirtschaftlichen Auswertungen (BWA),
• die Erstellung von Gewinn­ermittlungen (z. B. EÜR) und Jahres­abschlüssen (z. B. nach HGB für Einzel­unternehmen und Kapital­gesellschaften),
• die Vorbereitung von Steuer­erklärungen (z. B. ESt, KSt, GewSt, USt) und Export der Daten an kooperierende Steuer­berater.

2.2 Die Software setzt hierfür u. a. maschinelles Lernen / KI-Methoden zur Vorschlags­erstellung ein. Entscheidungen im steuerlichen Sinne (z. B. Wahl von Ansatz- oder Bewertungs­methoden) verbleiben stets beim Kunden bzw. dessen Steuer­berater.

§ 3Registrierung, Nutzer­konto und Onboarding

3.1 Die Nutzung der Software setzt eine Registrierung und Einrichtung eines Nutzer­kontos voraus. Der Kunde ist verpflichtet, wahrheits­gemäße und vollständige Angaben zu machen.

3.2 Der Kunde erhält persönliche Zugangs­daten. Er ist verpflichtet, diese Zugangs­daten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen (§ 241 Abs. 2 BGB – Schutz­pflichten). Eine Weitergabe an unbefugte Dritte ist nicht gestattet.

3.3 Stellt der Kunde eine unbefugte Nutzung seines Kontos fest, hat er den Anbieter unverzüglich zu informieren. Der Anbieter ist in diesem Fall berechtigt, den Zugang vorübergehend zu sperren, um Schaden abzuwenden.

3.4 Der Anbieter kann im Rahmen eines Onboardings Hilfe­stellung bei der Einrichtung geben (z. B. Import von Stamm­daten, Anbindung von Bank­konten, Schnitt­stellen zu Dritt­systemen).

§ 4Leistungs­umfang, Updates und Verfügbarkeit

4.1 Art und Umfang der Leistungen ergeben sich aus diesen AGB, der aktuellen Leistungs­beschreibung auf der Website sowie etwaigen individuellen Vereinbarungen (Angebot, Vertrag, Auftrags­bestätigung).

4.2 Der Anbieter stellt die Software als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet zur Verfügung. Der konkrete Funktions­umfang kann sich im Laufe der Zeit weiter­entwickeln (Updates, neue Module).

4.3 Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Plattform (regelmäßig > 99 % im Jahres­mittel). Wartungs­fenster werden – soweit möglich – außerhalb üblicher Geschäfts­zeiten gelegt und rechtzeitig per E-Mail oder In-App-Hinweis angekündigt.

4.4 Der Kunde hat keinen Anspruch auf eine bestimmte System­umgebung außerhalb der zugesagten Standards. Der Anbieter ist berechtigt, technische Anpassungen vorzunehmen, soweit dies für den Kunden zumutbar ist (§ 315 BGB).

4.5 Der Anbieter ist berechtigt, Leistungen anzupassen, zu erweitern oder einzuschränken, wenn dies aus sachlichen Gründen erforderlich ist (z. B. Änderung gesetzlicher Vorgaben, Sicherheits­erfordernisse) und die berechtigten Interessen des Kunden gewahrt bleiben. Über wesentliche Änderungen wird der Kunde informiert.

§ 5Rolle der KI, Verant­wortlich­keiten und Mit­wirkungs­pflichten

5.1 Die KI-gestützten Funktionen der Software liefern Vorschläge (z. B. Kontierung, Zuordnung, Klassifikation von Belegen). Diese Vorschläge sind Empfehlungen, keine rechts­verbindlichen Entscheidungen. Die abschließende Verant­wortung für die Richtigkeit der Buch­führung und der daraus abgeleiteten Erklärungen liegt beim Kunden bzw. seinem Steuer­berater (§ 140 ff. AO, § 238 HGB).

5.2 Der Kunde ist verpflichtet,

• vollständige und richtige Daten sowie Belege einzupflegen,
• steuerlich relevante Informationen nicht zurückzuhalten,
• auf Plausibilität der KI-Vorschläge zu achten und diese kritisch zu prüfen,
• Rückfragen des Anbieters innerhalb angemessener Frist zu beantworten.

5.3 Werden Daten unvollständig, verspätet oder fehlerhaft geliefert, können daraus Verzögerungen oder Fehler in Auswertungen resultieren. Der Anbieter haftet hierfür nicht, soweit er diese Umstände nicht zu vertreten hat (§ 276 BGB).

5.4 Sofern ein kooperierender Steuer­berater eingebunden ist, unterstützt der Anbieter technisch (z. B. durch Daten­exporte, Zugänge, Reports). Die abschließende steuerliche Würdigung und die Abgabe der Steuer­erklärungen obliegen dem Steuer­berater.

§ 6Daten­sicherheit, Server­standort & Datenschutz (DSGVO)

6.1 Die Daten werden auf Servern in einem Rechen­zentrum in Frankfurt am Main (Deutschland) verarbeitet. Der Anbieter achtet auf Einhaltung der Anforderungen der DSGVO, des BDSG und weiterer anwendbarer datenschutz­rechtlicher Vorschriften.

6.2 Der Anbieter setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) ein, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten (z. B. Verschlüsselung, Zugriffs­konzepte, Protokollierung, regelmäßige Sicherheits­updates).

6.3 Verantwortlicher i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die personen­bezogenen Daten seiner Mit­arbeiter, Kunden und Geschäfts­partner bleibt der jeweilige Kunde. Der Anbieter handelt – soweit er im Auftrag Daten verarbeitet – als Auftrags­verarbeiter (Art. 28 DSGVO).

6.4 Zwischen Anbieter und Kunde wird ein separater Auftrags­verarbeitungs­vertrag (AVV) abgeschlossen, der Art und Umfang der Daten­verarbeitung, Sicherheits­maßnahmen und Weisungs­rechte im Detail regelt.

6.5 Der Anbieter ist berechtigt, zur Leistungs­erbringung Sub­unternehmer (Sub­prozessoren) einzusetzen (z. B. Hosting-Provider, KI-Modell­anbieter, Zahlungs­dienst­leister). Eine jeweils aktuelle Liste der eingesetzten Sub­prozessoren wird im Kunden­portal bzw. im AVV bereit­gestellt. Der Anbieter verpflichtet die Sub­prozessoren auf ein Datenschutz­niveau, das den Anforderungen der DSGVO entspricht.

6.6 Soweit personen­bezogene Daten in Dritt­länder außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden (z. B. an KI-Anbieter mit Sitz in den USA), erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien gem. Art. 46 DSGVO (insb. Standard­vertrags­klauseln/SCCs) sowie nach Durchführung eines Transfer Impact Assessments (TIA).

6.7 Weitere Informationen zum Datenschutz enthält die gesonderte Datenschutz­erklärung auf der Website des Anbieters.

§ 7Urheber­rechte, Nutzungs­rechte und Lizenzen

7.1 Alle Rechte an der Software, dem Quell- und Objekt­code, den Datenbank­strukturen, Designs, Texten, Logos, Marken­namen sowie sonstigen Inhalten stehen ausschließlich dem Anbieter oder seinen Lizenz­gebern zu (Urheber­rechts­gesetz – UrhG).

7.2 Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unter­lizenzierbares, zeitlich auf die Vertrags­laufzeit beschränktes Nutzungs­recht an der Software in dem vertraglich vereinbarten Umfang.

7.3 Eine Vervielfältigung, Verbreitung, öffentliche Zugänglich­machung oder Bearbeitung der Software ist nur im Rahmen der vertraglichen Nutzung zulässig. Insbesondere ist es nicht gestattet,

• den Quell­code zu rekonstruieren (Reverse Engineering),
• Schutz­mechanismen zu umgehen,
• die Software Dritten kommerziell zur Nutzung zu überlassen (z. B. als „Reseller“), ohne ausdrückliche Zustimmung des Anbieters.

7.4 Eigen erstellte Inhalte des Kunden (z. B. Notizen, individuell gestaltete Auswertungen, hochgeladene Dokumente) bleiben im Eigentum des Kunden. Der Kunde räumt dem Anbieter an diesen Inhalten ein einfaches Nutzungs­recht ein, soweit dies zur Vertrags­erfüllung erforderlich ist.

§ 8Vergütung, Abrechnung und Zahlungs­bedingungen

8.1 Die Vergütung richtet sich nach der jeweils vereinbarten Preis­liste bzw. dem individuellen Angebot. Preise verstehen sich grundsätzlich zuzüglich Umsatzsteuer in gesetzlicher Höhe (§ 1 UStG), sofern nicht ausdrücklich als Brutto-Preis gekennzeichnet.

8.2 Lizenzen und Dienstleistungen können als Monats-, Jahres- oder projekt­bezogene Pakete abgerechnet werden. Die konkrete Abrechnungs­periode ergibt sich aus dem Vertrag.

8.3 Rechnungen werden elektronisch (z. B. per E-Mail oder im Kunden­portal) bereit­gestellt und sind, sofern nicht anders vereinbart, innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungs­datum ohne Abzug fällig (§ 271 BGB).

8.4 Bei Zahlungs­verzug gelten die gesetzlichen Regelungen (§§ 286, 288 BGB). Der Anbieter ist berechtigt,

• Verzugs­zinsen zu berechnen,
• Mahn­gebühren zu erheben,
• den Zugang zur Software bei erheblichem Zahlungs­rückstand nach vorheriger Ankündigung vorübergehend zu sperren.

8.5 Ein Zurückbehaltungs­recht oder Aufrechnungs­recht steht dem Kunden nur zu, soweit die Gegen­ansprüche unbestritten oder rechts­kräftig festgestellt sind (§ 273, § 387 BGB).

8.6 Preis­anpassung. Der Anbieter ist berechtigt, die vereinbarten Vergütungen für laufende Dauer­schuld­verhältnisse einmal pro Kalender­jahr anzupassen. Eine Anpassung wird dem Kunden mindestens 8 Wochen vor Wirksam­werden in Textform (§ 126b BGB) mitgeteilt. Die Erhöhung ist auf maximal 5 % p. a. begrenzt, sofern sie nicht ausschließlich auf gestiegenen Kosten von Sub­unternehmern, Hosting, Lizenzen oder gesetzlichen Abgaben beruht. Übersteigt die Anpassung 5 %, steht dem Kunden ein Sonder­kündigungs­recht zum Wirksam­keits­datum der Erhöhung zu, das innerhalb von 4 Wochen nach Mitteilung in Textform auszuüben ist.

§ 9Erstellung von Auswertungen, Gewinn­ermittlungen und Jahres­abschlüssen

9.1 Die Software und ggf. ergänzende Dienstleistungen des Anbieters dienen dazu, rechts­konforme Buch­führungs­daten, Auswertungen (z. B. BWA) und Jahres­abschlüsse nach deutschem Recht zu erstellen.

9.2 Voraussetzung hierfür ist, dass:

• der Kunde alle relevanten Belege und Informationen vollständig und wahrheits­gemäß einreicht,
• die für den Jahres­abschluss maßgeblichen Sachverhalte (z. B. Abgrenzungen, Rückstellungen, Abschreibungen, Bewertungs­wahlrechte) mit dem Steuer­berater abgestimmt werden,
• gesetzliche Vorgaben (HGB, EStG, KStG, GewStG, AO) beachtet werden.

9.3 Der Anbieter stellt werkzeug­seitig Funktionen und, soweit vereinbart, vorbereitende Arbeiten zur Verfügung. Die endgültige rechtliche Würdigung und Abgabe der Jahres­abschlüsse und Steuer­erklärungen erfolgt durch den beauftragten Steuer­berater oder durch den Kunden in eigener Verantwortung.

9.4 Der Anbieter kann, soweit schriftlich vereinbart, auf Basis der vom Kunden bereit­gestellten Daten einen Entwurf der Gewinn­ermittlung und des Jahres­abschlusses erstellen. Dieser Entwurf ist vom Kunden bzw. dessen Steuer­berater zu prüfen und freizugeben, bevor er beim Finanzamt oder beim Bundes­anzeiger eingereicht wird.

§ 10Gewährleistung (Mängel­haftung)

10.1 Der Anbieter gewährleistet, dass die Software bei vertrags­gemäßer Nutzung im Wesentlichen die in der Leistungs­beschreibung angegebenen Funktionen erfüllt (§ 633 BGB analog, je nach Einordnung als Dienst- oder Werkvertrag).

10.2 Bei Sach­mängeln (z. B. Programm­fehlern) ist der Anbieter zunächst zur Nach­erfüllung berechtigt (§ 635 BGB). Dies kann nach Wahl des Anbieters durch Fehler­behebung (Update, Patch) oder durch Bereit­stellung einer neuen Programm­version erfolgen.

10.3 Der Kunde ist verpflichtet, festgestellte Mängel unverzüglich schriftlich oder per E-Mail zu rügen und nachvoll­ziehbar zu beschreiben (Fehler­meldung, Screenshots, Log-Auszüge).

10.4 Schlägt die Nach­erfüllung nach angemessener Frist fehl, kann der Kunde – je nach Vertragstyp – die Vergütung mindern oder, bei erheblichen Mängeln, vom Vertrag zurücktreten. Weiter­gehende Schadens­ersatz­ansprüche richten sich nach § 11 (Haftung).

10.5 Mängel, die auf unsachgemäße Nutzung, Manipulation, Einsatz außerhalb der vorgesehenen System­umgebung oder auf unzutreffende Daten des Kunden zurück­zuführen sind, begründen keine Gewährleistungs­ansprüche.

§ 11Haftung und Haftungs­begrenzung

11.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt, wenn der Schaden

• vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurde (§ 276, § 278 BGB),
• auf einer Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit beruht,
• auf einer zwingenden Haftung nach dem Produkt­haftungs­gesetz (ProdHaftG) beruht.

11.2 Bei einfach fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertrags­pflichten („Kardinal­pflichten“) ist die Haftung des Anbieters auf den vertrags­typischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Kardinal­pflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungs­gemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

11.3 Bei einfach fahrlässiger Verletzung nicht wesentlicher Vertrags­pflichten ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen.

11.4 Der Anbieter haftet nicht für:

• mittelbare Schäden und Folge­schäden (z. B. entgangenen Gewinn, ausgefallene Umsätze),
• Schäden durch fehlerhafte oder unvollständige Eingaben des Kunden,
• Schäden aus der Nicht­beachtung steuerlicher oder handels­rechtlicher Pflichten durch den Kunden oder dessen Berater.

11.5 Die Haftungs­beschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungs­gehilfen des Anbieters (§ 278 BGB).

§ 12Haftungs­freistellung (Indemnität)

12.1 Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund

• unrichtiger, unvollständiger oder rechtswidriger Angaben,
• Verstoßes des Kunden gegen diese AGB oder gesetzliche Pflichten,
• oder einer rechtswidrigen Nutzung der Software

gegen den Anbieter geltend gemacht werden, soweit der Kunde diese zu vertreten hat (§ 280 BGB).

12.2 Die Freistellung umfasst auch die angemessenen Kosten der Rechts­verteidigung (z. B. Anwalts- und Gerichts­kosten).

§ 13Daten­sicherung, Aufbewahrung und Export

13.1 Der Anbieter führt regelmäßige Sicherungen der System­daten durch. Dennoch bleibt der Kunde für die eigenständige Sicherung seiner geschäfts­kritischen Daten verantwortlich („4-Augen-Prinzip“ bei Daten­sicherheit).

13.2 Gesetzliche Aufbewahrungs­fristen (z. B. § 147 AO, § 257 HGB) liegen in der Verantwortung des Kunden. Die Software kann die Einhaltung dieser Fristen technisch unterstützen (z. B. Archiv­funktionen), entbindet den Kunden jedoch nicht von seiner Pflicht.

13.3 Bei Vertrags­ende hat der Kunde die Möglichkeit, seine Daten in einem gängigen Format (z. B. CSV, PDF, DATEV-Export) zu exportieren. Hierzu wird ihm innerhalb einer angemessenen Frist eine Export­funktion bereit­gestellt.

§ 14Vertraulichkeit

14.1 Beide Parteien verpflichten sich, sämtliche im Rahmen der Zusammen­arbeit erlangten vertraulichen Informationen streng vertraulich zu behandeln und nur zu Zwecken der Vertrags­erfüllung zu verwenden.

14.2 Diese Verpflichtung gilt auch über das Ende des Vertrags­verhältnisses hinaus.

14.3 Von der Vertraulichkeit ausgenommen sind Informationen, die:

• allgemein bekannt sind oder ohne Vertrags­verletzung allgemein bekannt werden,
• bereits vor Vertrags­schluss rechtmäßig bekannt waren,
• von Dritten rechtmäßig ohne Geheim­haltungs­pflicht mitgeteilt werden,
• aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder behördlicher Anordnung offen­zulegen sind.

§ 15Vertrags­laufzeit, Kündigung und Folgen der Beendigung

15.1 Soweit nichts anderes vereinbart ist, werden Software-Nutzungs­verträge als Dauer­schuld­verhältnisse mit einer Mindest­laufzeit (z. B. 12 Monate) geschlossen. Kündigungs­fristen ergeben sich aus dem jeweiligen Vertrag (z. B. 1 Monat zum Laufzeit­ende).

15.2 Das Recht zur außer­ordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt (§ 314 BGB). Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

• eine Partei trotz Abmahnung erheblich gegen Vertrags­pflichten verstößt,
• der Kunde trotz Mahnung mit Zahlungen in erheblichem Umfang in Verzug ist,
• der Kunde die Software in rechtswidriger Weise nutzt.

15.3 Nach Vertrags­ende:

• endet das Nutzungs­recht an der Software,
• kann der Anbieter Zugangs­daten sperren,
• werden die Daten des Kunden nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungs­pflichten bzw. nach Ablauf einer mitgeteilten Aufbewahrungs­frist gelöscht.

15.4 Vor der endgültigen Löschung erhält der Kunde – soweit technisch realisierbar – die Möglichkeit, seine Daten zu exportieren.

§ 16Änderungen der AGB

16.1 Der Anbieter kann diese AGB anpassen, wenn sachliche Gründe dies erfordern (z. B. Gesetzes­änderungen, höchst­richterliche Rechts­sprechung, technische Weiter­entwicklung).

16.2 Über geplante Änderungen wird der Kunde rechtzeitig informiert (z. B. per E-Mail). Widerspricht der Kunde nicht innerhalb einer angemessenen Frist (in der Regel 4 Wochen), gelten die geänderten AGB als genehmigt.

16.3 Im Falle eines Wider­spruchs können beide Parteien das Vertrags­verhältnis unter Einhaltung der vertraglichen oder gesetzlichen Kündigungs­fristen beenden.

§ 17Schluss­bestimmungen

17.1 Es gilt das Recht der Bundes­republik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

17.2 Soweit gesetzlich zulässig, ist Gerichts­stand für alle Streitig­keiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Anbieters.

17.3 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt (§ 306 BGB). Die Parteien verpflichten sich, die unwirksame Bestimmung durch eine solche zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck möglichst nahekommt.

17.4 Diese AGB liegen in deutscher Sprache vor. Maßgeblich ist die deutsche Fassung.

17.5 Textform-Klausel. Änderungen, Ergänzungen und Neben­abreden zu diesem Vertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform (§ 126b BGB). Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textform­erfordernisses. Vorrang individueller Vertrags­abreden gem. § 305b BGB bleibt unberührt.

17.6 Höhere Gewalt. Keine der Parteien haftet für Verzögerungen oder Nicht­erfüllung, soweit diese auf höherer Gewalt beruhen. Als höhere Gewalt gelten insbesondere Natur­katastrophen, Pandemien, Krieg, Terror, Streiks (auch bei Sub­unternehmern), behördliche Anordnungen, großflächige Strom- oder Internet­ausfälle, DDoS-Angriffe sowie Ausfälle wesentlicher Vor­lieferanten, soweit diese Ereignisse außerhalb der zumutbaren Einfluss­sphäre der betroffenen Partei liegen. Die betroffene Partei wird die andere Partei unverzüglich in Textform informieren und beide Parteien werden sich bemühen, die Auswirkungen einvernehmlich zu minimieren. Dauert das Ereignis länger als 60 Tage an, sind beide Parteien zur außer­ordentlichen Kündigung berechtigt.