Abschreibung Computer 2026: Nutzungsdauer & Buchung
Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026 · Lesezeit: ca. 8 Minuten
Computer, Notebooks und Zubehör dürfen steuerlich über ein Jahr abgeschrieben werden – vollständig im Anschaffungsjahr. Grundlage ist ein BMF-Schreiben, kein Gesetz und keine AfA-Tabelle, und es handelt sich um ein Wahlrecht. Dieser Beitrag erklärt, welche Geräte erfasst sind, was in der Handelsbilanz gilt und wie gebucht wird. Weitere Aspekte finden Sie in den Beiträgen AfA Computer und Computer als Betriebsausgabe.
Kurzantwort
Nach dem BMF-Schreiben vom 22.02.2022 (zuvor 26.02.2021) kann für Computerhardware und Software eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden; die AfA darf dann im Anschaffungsjahr in voller Höhe vorgenommen werden, auch bei Kauf im Dezember. Das ist ein steuerliches Wahlrecht – eine längere Nutzungsdauer bleibt zulässig. Geräte bis 800 Euro netto können außerdem als GWG sofort abgeschrieben werden. In der Handelsbilanz gilt die voraussichtliche tatsächliche Nutzungsdauer.
Inhaltsverzeichnis
Die einjährige Nutzungsdauer nach BMF-Schreiben
Computer sind abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und werden nach § 7 Abs. 1 EStG über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben. Lange galt nach der AfA-Tabelle eine Nutzungsdauer von drei Jahren. Mit dem BMF-Schreiben vom 26.02.2021, ersetzt durch das BMF-Schreiben vom 22.02.2022, lässt die Finanzverwaltung für Computerhardware und Software eine Nutzungsdauer von einem Jahr zu.
- Wahlrecht: Die einjährige Nutzungsdauer kann angesetzt werden, sie muss es nicht. Eine längere Nutzungsdauer bleibt zulässig.
- Volle AfA im Anschaffungsjahr: Abweichend von der monatsgenauen Regel des § 7 Abs. 1 Satz 4 EStG wird es nicht beanstandet, wenn die AfA im Jahr der Anschaffung in voller Höhe vorgenommen wird – unabhängig vom Anschaffungsmonat.
- Keine Sofortabschreibung im Rechtssinn: Das Gerät wird aktiviert, in das Anlagenverzeichnis aufgenommen und dann abgeschrieben.
- Anwendung: erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden.
Welche Geräte und welche Software sind erfasst?
Das BMF-Schreiben nennt insbesondere:
- Desktop-Computer, Notebooks, Tablets, Workstations, Desktop-Thin-Clients
- Docking-Stations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte, externe Netzteile
- Peripheriegeräte wie Tastatur, Maus, Scanner, Kamera, Mikrofon, Headset, Drucker, Monitor und Beamer
- Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung, einschließlich ERP-Software, Warenwirtschaftssoftware und sonstiger Software zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung
Laufende Software-Abonnements und SaaS-Gebühren werden nicht aktiviert, sondern sind Aufwand der Periode. Mehr zu Softwarelizenzen im Beitrag Lizenz abschreiben.
Vor 2021 angeschaffte Computer
Die Finanzverwaltung hat die einjährige Nutzungsdauer ausdrücklich auch für Geräte und Software zugelassen, die in früheren Wirtschaftsjahren angeschafft und bisher mit einer längeren Nutzungsdauer abgeschrieben wurden. In der ersten Gewinnermittlung für ein Wirtschaftsjahr, das nach dem 31.12.2020 endete, konnte der verbliebene Restbuchwert solcher Altgeräte daher vollständig abgeschrieben werden. Wer davon keinen Gebrauch gemacht hat, hat die ursprüngliche Nutzungsdauer weitergeführt; inzwischen sind Computer aus der Zeit vor 2021 auch bei dreijähriger Nutzungsdauer vollständig abgeschrieben.
Anschaffungskosten und GWG-Grenze
Zu den Anschaffungskosten (§ 255 Abs. 1 HGB) gehören der Nettokaufpreis, Versand- und Lieferkosten, die Kosten der Erstinstallation und Einrichtung sowie mitgelieferte, fest zur Hardware gehörende Software wie ein vorinstalliertes Betriebssystem. Wartungsverträge, Reparaturen und Software-Abos sind dagegen sofort abziehbarer Aufwand.
| Anschaffungskosten (netto) | Möglichkeiten |
|---|---|
| bis 800 € | Sofortabschreibung als GWG (§ 6 Abs. 2 EStG) oder Aktivierung mit einjähriger Nutzungsdauer |
| über 800 € | Aktivierung; einjährige Nutzungsdauer (volle AfA im Anschaffungsjahr) oder längere Nutzungsdauer |
| über 250 € bis 1.000 € | alternativ Sammelposten über fünf Jahre (§ 6 Abs. 2a EStG) – bei Computern meist unattraktiv |
Die GWG-Regel setzt voraus, dass das Gerät selbständig nutzbar ist. Ein Monitor oder Drucker, der nur zusammen mit einem Computer genutzt werden kann, ist nach der Rechtsprechung nicht selbständig nutzbar; für ihn kommt die einjährige Nutzungsdauer nach dem BMF-Schreiben in Betracht.
Handelsbilanz und Steuerbilanz
Das BMF-Schreiben gilt nur für die Steuerbilanz. In der Handelsbilanz sind Vermögensgegenstände über ihre voraussichtliche tatsächliche Nutzungsdauer abzuschreiben (§ 253 Abs. 3 Satz 1 und 2 HGB); bei Computern sind das in der Praxis häufig drei Jahre. Eine einjährige Nutzungsdauer ist handelsrechtlich nur vertretbar, wenn sie der tatsächlichen Nutzung entspricht.
Weichen Handels- und Steuerbilanz voneinander ab, darf das steuerliche Wahlrecht unabhängig von der Handelsbilanz ausgeübt werden (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EStG). Die betroffenen Wirtschaftsgüter sind dann in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis aufzunehmen (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EStG). Bei mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften können aus der Abweichung latente Steuern entstehen (§ 274 HGB); kleine Kapitalgesellschaften sind davon befreit (§ 274a Nr. 4 HGB).
Buchung im SKR03
Beispiel: Kauf eines Notebooks für 1.500 Euro netto zuzüglich 285 Euro Umsatzsteuer am 15.03.2025, steuerlich mit einjähriger Nutzungsdauer:
| Vorgang | Buchung (SKR03) | Betrag |
|---|---|---|
| Anschaffung | 0420 Büroeinrichtung (oder 0490 Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung) an 1200 Bank | 1.500,00 € |
| Vorsteuer | 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % an 1200 Bank | 285,00 € |
| AfA 2025 (volle Jahres-AfA) | 4830 Abschreibungen auf Sachanlagen an 0420 | 1.500,00 € |
Ein GWG bis 800 Euro netto wird auf 0480 Geringwertige Wirtschaftsgüter aktiviert und über 4855 Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter abgeschrieben. Kontenbezeichnungen können je nach Softwareversion abweichen.
Leasing, gebrauchte Geräte, Ausscheiden
Leasing
Bei geleasten Computern hängt die Bilanzierung davon ab, wem das wirtschaftliche Eigentum zuzurechnen ist (§ 246 Abs. 1 Satz 2 HGB, § 39 AO); maßgeblich sind in der Praxis die Leasingerlasse der Finanzverwaltung. Im Regelfall bleibt das Gerät dem Leasinggeber zuzurechnen; die Leasingraten sind dann Aufwand, im SKR03 etwa auf 4965 Mietleasing bewegliche Wirtschaftsgüter für Betriebs- und Geschäftsausstattung. Ist das Gerät ausnahmsweise dem Leasingnehmer zuzurechnen, aktiviert er es und passiviert eine Verbindlichkeit gegenüber dem Leasinggeber.
Gebrauchte Computer
Auch gebraucht erworbene Computer fallen unter das BMF-Schreiben; die einjährige Nutzungsdauer kann angesetzt werden.
Verkauf, Defekt, Diebstahl
Scheidet ein Computer aus, solange noch ein Restbuchwert vorhanden ist, wird dieser als Aufwand aus dem Anlagenabgang (sonstiger betrieblicher Aufwand) ausgebucht. Ein Verkaufserlös wird dem Restbuchwert gegenübergestellt; die Differenz ist Gewinn oder Verlust aus dem Abgang. Bei voller AfA im Anschaffungsjahr ist der Restbuchwert null, ein Verkaufserlös ist dann in voller Höhe Ertrag.
Computer im Jahresabschluss
- Bilanz: Ausweis unter A. II. 3. „Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung“ (§ 266 Abs. 2 HGB) mit dem Restbuchwert.
- GuV: beim Gesamtkostenverfahren unter Nr. 7 a „Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen“ (§ 275 Abs. 2 HGB).
- Anhang: Angabe der Bewertungsmethoden einschließlich der Nutzungsdauern (§ 284 Abs. 2 Nr. 1 HGB); den Anlagenspiegel (§ 284 Abs. 3 HGB) müssen kleine Kapitalgesellschaften nicht aufstellen (§ 288 Abs. 1 HGB).
- Bestandsverzeichnis: Für die Steuerbilanz ist ein Verzeichnis des beweglichen Anlagevermögens zu führen; die Inventur zum Bilanzstichtag ergibt sich aus § 240 HGB.
Für einen Jahresabschluss zum 31.12.2025 gilt: Eine kleine GmbH hat ihn innerhalb von elf Monaten festzustellen (§ 42a Abs. 2 GmbHG), also bis zum 30.11.2026; offenzulegen ist er bis zum 31.12.2026 beim Unternehmensregister (§ 325 HGB). Bei Versäumnis der Offenlegung droht ein Ordnungsgeld von 2.500 bis 25.000 Euro (§ 335 HGB).
Jahresabschluss mit OnlineBilanz
Mit OnlineBilanz erstellen Sie einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf, den Sie zur eigenen Verwendung herunterladen können. Soll die Einreichung über OnlineBilanz erfolgen, prüft, korrigiert und unterzeichnet ein namentlich benannter, kooperierender Steuerberater. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen ausschließlich Steuerberater.
Häufig gestellte Fragen
Muss ein Computer über ein Jahr abgeschrieben werden?
Nein, die einjährige Nutzungsdauer ist ein Wahlrecht. Nach dem BMF-Schreiben vom 22.02.2022 kann für Computerhardware und Software eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden; eine längere Nutzungsdauer, bisher üblich drei Jahre, bleibt zulässig.
Kann ich einen Computer bis 800 Euro netto sofort absetzen?
Ja. Selbständig nutzbare Computer und Geräte mit Anschaffungskosten bis 800 Euro netto können als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort abgeschrieben werden (§ 6 Abs. 2 EStG). Über 800 Euro wird aktiviert; mit der einjährigen Nutzungsdauer ist dennoch die volle AfA im Anschaffungsjahr möglich.
Darf die volle AfA auch bei Kauf im Dezember angesetzt werden?
Ja. Nach dem BMF-Schreiben vom 22.02.2022 wird es nicht beanstandet, wenn bei einjähriger Nutzungsdauer die AfA im Jahr der Anschaffung in voller Höhe vorgenommen wird, unabhängig vom Anschaffungsmonat.
Gilt die einjährige Nutzungsdauer auch für Notebooks, Tablets und Monitore?
Ja. Das BMF-Schreiben erfasst unter anderem Desktop-Computer, Notebooks, Tablets, Workstations, Docking-Stations, externe Speicher sowie Peripheriegeräte wie Tastatur, Maus, Scanner, Drucker und Monitor.
Kann die Handelsbilanz von der Steuerbilanz abweichen?
Ja. In der Handelsbilanz ist die voraussichtliche tatsächliche Nutzungsdauer maßgeblich (§ 253 Abs. 3 HGB). Wird steuerlich ein Jahr gewählt, handelsrechtlich aber eine längere Nutzungsdauer, ist das steuerliche Wahlrecht unabhängig ausübbar (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EStG); die betroffenen Wirtschaftsgüter sind in ein besonderes Verzeichnis aufzunehmen (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EStG).
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf bereit. Sie können den Entwurf zur eigenen Verwendung herunterladen. Eine Einreichung über OnlineBilanz setzt die Prüfung und erforderliche Korrektur durch den beauftragten Steuerberater voraus. Grundlagen: § 7 EStG, § 5 EStG, § 6 EStG, § 253 HGB, BMF-Schreiben vom 22.02.2022 zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software. Nächste redaktionelle Prüfung: April 2027.
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