Abschreibung Computer 2026: Nutzungsdauer & Buchung
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die Abschreibung von Computern folgt seit 2021 klaren steuerlichen Regeln: Die Nutzungsdauer beträgt nur noch ein Jahr. Für Bilanzierung und Jahresabschluss müssen Anschaffungskosten, Aktivierungspflicht und Buchungstechnik präzise umgesetzt werden. Dieser Artikel erklärt alle relevanten Aspekte der AfA für Computer von der Anschaffung bis zur Offenlegung im Unternehmensregister.
Kurzantwort
Computer werden seit 2021 steuerlich über eine Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben, sofern sie nach dem 31.12.2020 angeschafft wurden. Ältere Geräte folgen der bisherigen dreijährigen Nutzungsdauer. Die Anschaffungskosten sind zu aktivieren und planmäßig abzuschreiben. Im Jahresabschluss erscheinen Computer im Anlagevermögen, die Abschreibung mindert Gewinn und Steuerlast.
Inhaltsverzeichnis
- Grundlagen und rechtliche Einordnung
- Welche Kosten sind zu aktivieren?
- Nutzungsdauer und Abschreibungsmethode
- Computer vor 2021 angeschafft
- Peripheriegeräte und Software
- Buchungstechnik und Konten
- Handels- und Steuerbilanz
- Leasing, gebrauchte Computer, Sammelposten
- Computer im Jahresabschluss und Offenlegung
Abschreibung Computer: Grundlagen und rechtliche Einordnung
Computer, Laptops und sonstige Datenverarbeitungsgeräte gehören zu den abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens. Nach § 253 Abs. 3 Satz 1 HGB sind sie planmäßig über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Die Abschreibung verteilt die Anschaffungskosten auf die Jahre der voraussichtlichen Nutzung und bildet damit den Wertverzehr periodengerecht ab.
Die steuerliche Behandlung richtet sich nach § 7 Abs. 1 EStG. Für Computer und Peripheriegeräte hatte das Bundesministerium der Finanzen die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer lange mit drei Jahren festgelegt (AfA-Tabelle). Ab dem Veranlagungszeitraum 2021 wurde diese Nutzungsdauer auf ein Jahr verkürzt – eine erhebliche Erleichterung für buchführende Unternehmen und damit auch GmbHs.
Praxishinweis: Verkürzte Nutzungsdauer seit 2021
Seit dem BMF-Schreiben vom 26.02.2021 beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Computer und Peripheriegeräte ein Jahr. Dies gilt für alle nach dem 31.12.2020 angeschafften Geräte. Handelsrechtlich kann diese Nutzungsdauer übernommen werden, sofern sie der tatsächlichen wirtschaftlichen Nutzung entspricht.
Handelsrechtlich besteht grundsätzlich Methodenfreiheit: Sie können die Nutzungsdauer auch abweichend festlegen, wenn dies der tatsächlichen betrieblichen Nutzung entspricht. In der Praxis folgen jedoch die meisten GmbHs der steuerlichen Nutzungsdauer, um Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz zu vermeiden (§ 5 Abs. 1 EStG – Maßgeblichkeitsprinzip).
Welche Kosten sind zu aktivieren und abzuschreiben?
Zu den Anschaffungskosten nach § 255 Abs. 1 HGB gehören alle Aufwendungen, die geleistet werden, um den Computer in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Neben dem Kaufpreis zählen dazu auch Nebenkosten wie Versandkosten, Einrichtungsgebühren oder Kosten für die erste Installation und Konfiguration.
Bestandteile der Anschaffungskosten
- Kaufpreis des Computers (netto)
- Transportkosten, Verpackung, Versicherung
- Kosten für Installation, Einrichtung und erstmalige Inbetriebnahme
- Softwarelizenzen, die fest mit der Hardware verbunden sind (z. B. vorinstalliertes Betriebssystem)
- Zölle und nicht abzugsfähige Umsatzsteuer (falls nicht vorsteuerabzugsberechtigt)
Abgrenzung: Sofort abziehbare Betriebsausgaben
Nicht zu den Anschaffungskosten gehören laufende Aufwendungen wie Wartungsverträge, Reparaturen oder Softwarelizenzen, die zeitlich befristet sind (z. B. Microsoft 365-Abonnement). Diese sind nach § 242 HGB und § 4 Abs. 4 EStG sofort als Betriebsausgaben abziehbar.
| Position | Behandlung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kaufpreis Computer | Aktivierung + Abschreibung | § 255 Abs. 1 HGB |
| Versandkosten | Aktivierung + Abschreibung | § 255 Abs. 1 HGB |
| Erstinstallation | Aktivierung + Abschreibung | § 255 Abs. 1 HGB |
| Wartungsvertrag (jährlich) | Sofortabzug | § 4 Abs. 4 EStG |
| Software-Abo (monatlich) | Sofortabzug | § 4 Abs. 4 EStG |
Achtung: GWG-Grenze beachten
Computer mit Anschaffungskosten bis 800 Euro netto (bis 2017: 410 Euro) können nach § 6 Abs. 2 EStG als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sofort abgeschrieben werden. Liegt der Wert darüber, besteht Aktivierungspflicht. Seit 2021 spielt dies bei Computern jedoch kaum noch eine Rolle, da die einjährige Nutzungsdauer ohnehin eine schnelle Abschreibung ermöglicht.
Wie lange ist die Nutzungsdauer und welche Abschreibungsmethode gilt?
Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ist der zentrale Parameter für die Abschreibung. Seit dem BMF-Schreiben vom 26.02.2021 (IV C 3 – S 2190/21/10002:013) beträgt sie für Computer, Laptops, Notebooks, Tablets und Peripheriegeräte wie Drucker, Scanner oder Monitore ein Jahr. Diese Regelung gilt für alle Wirtschaftsgüter, die nach dem 31.12.2020 angeschafft oder hergestellt wurden.
Anwendung der linearen Abschreibung
Nach § 253 Abs. 3 Satz 2 HGB ist handelsrechtlich die lineare Abschreibungsmethode vorgeschrieben, sofern keine andere Methode den tatsächlichen Wertverzehr besser abbildet. Steuerlich ist nach § 7 Abs. 1 EStG ebenfalls die lineare AfA anzuwenden. Bei einer einjährigen Nutzungsdauer bedeutet dies: 100 % der Anschaffungskosten werden im Jahr der Anschaffung als Abschreibung verbucht.
„Die Verkürzung der Nutzungsdauer auf ein Jahr hat die Praxis erheblich vereinfacht. Unternehmen können Computer nun im Anschaffungsjahr vollständig abschreiben, was Liquidität schont und den buchhalterischen Aufwand reduziert. Handels- und Steuerbilanz sind dabei deckungsgleich, wenn die einjährige Nutzungsdauer auch handelsrechtlich angesetzt wird.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Zeitanteilige Abschreibung im Anschaffungsjahr
Wird ein Computer unterjährig angeschafft, ist die Abschreibung grundsätzlich zeitanteilig vorzunehmen (§ 7 Abs. 1 Satz 4 EStG). Bei einer Anschaffung am 01.07.2025 beträgt die Abschreibung im Jahr 2025 somit 6/12 der Anschaffungskosten, die restlichen 6/12 im Jahr 2026. Handelsrechtlich kann auch eine Halbjahresregel angewendet werden, bei der im Anschaffungsjahr stets eine halbe Jahresabschreibung vorgenommen wird – dies ist jedoch nur zulässig, wenn die Vereinfachung dauerhaft und einheitlich angewendet wird.
Anschaffung 01.01.2025
2025: 100 % Abschreibung 2026: 0 %
Anschaffung 01.07.2025
2025: 50 % Abschreibung (6/12) 2026: 50 % Abschreibung (6/12)
Was gilt für Computer, die vor 2021 angeschafft wurden?
Computer, die vor dem 01.01.2021 angeschafft wurden, unterliegen weiterhin der alten betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von drei Jahren. Ein Wechsel der Nutzungsdauer für bereits aktivierte Wirtschaftsgüter ist steuerlich nicht zulässig (§ 7 Abs. 1 Satz 1 EStG i. V. m. AfA-Tabelle). Die Abschreibung erfolgt also über den ursprünglich festgelegten Zeitraum weiter.
Beispiel: Computer angeschafft 2020
Ein Laptop wurde am 01.01.2020 für 1.800 Euro netto angeschafft. Die Abschreibung erfolgt linear über drei Jahre:
- 2020: 600 Euro Abschreibung (1.800 € / 3 Jahre)
- 2021: 600 Euro Abschreibung
- 2022: 600 Euro Abschreibung
- Ab 2023: Restbuchwert 0 Euro, keine weitere Abschreibung
Hinweis: Keine rückwirkende Anpassung
Die verkürzte Nutzungsdauer von einem Jahr gilt ausschließlich für Wirtschaftsgüter, die nach dem 31.12.2020 angeschafft oder hergestellt wurden. Für Altgeräte bleibt die ursprüngliche Nutzungsdauer maßgeblich. Eine nachträgliche Anpassung oder Sonderabschreibung ist nicht möglich.
In der Praxis bedeutet dies: GmbHs, die 2020 oder früher größere Investitionen in IT-Hardware getätigt haben, können diese erst nach Ablauf der dreijährigen Nutzungsdauer vollständig abgeschrieben haben. Für die Bilanzierung zum 31.12.2025 sind daher ggf. noch Restbuchwerte aus Anschaffungen 2023 und 2024 auszuweisen.
Wie werden Peripheriegeräte und Software behandelt?
Neben dem Computer selbst stellt sich regelmäßig die Frage, wie Monitore, Drucker, Tastaturen oder Software steuerlich und handelsrechtlich zu behandeln sind. Auch hier brachte das BMF-Schreiben vom 26.02.2021 Klarheit.
Peripheriegeräte: Drucker, Scanner, Monitore
Das BMF-Schreiben stellt ausdrücklich fest, dass auch Peripheriegeräte wie Drucker, Scanner, Bildschirme und externe Speichergeräte der einjährigen Nutzungsdauer unterliegen, sofern sie nach dem 31.12.2020 angeschafft wurden. Voraussetzung ist, dass es sich um eigenständige, abnutzbare Wirtschaftsgüter handelt.
- Monitore (auch mehrere pro Arbeitsplatz)
- Drucker, Multifunktionsgeräte, Scanner
- Externe Festplatten, USB-Sticks (wenn über GWG-Grenze)
- Tastaturen, Mäuse (in der Regel GWG)
- Docking-Stations, USB-Hubs
Software: Aktivierung oder Sofortabzug?
Software ist nach § 246 Abs. 1 HGB grundsätzlich aktivierungspflichtig, wenn es sich um entgeltlich erworbene, immaterielle Vermögensgegenstände handelt (§ 248 Abs. 2 HGB). Dabei ist zu unterscheiden:
| Art der Software | Behandlung | Nutzungsdauer |
|---|---|---|
| Betriebssystem (vorinstalliert) | Aktivierung mit Hardware | 1 Jahr (ab 2021) |
| Standardsoftware (Kauf-Lizenz) | Aktivierung als immaterielles WG | 1 Jahr (ab 2021, analog) |
| Software-Abo (z. B. Office 365) | Sofortabzug als laufender Aufwand | — |
| Individualsoftware (Auftragsentwicklung) | Aktivierung als immaterielles WG | 3–5 Jahre (nach AfA-Tabelle) |
Für Standardsoftware wie Office-Pakete, Buchhaltungsprogramme oder CAD-Software kann die einjährige Nutzungsdauer analog zu Hardware angewendet werden, wenn dies dem tatsächlichen Wertverzehr entspricht. Abonnementbasierte Software (SaaS) wird dagegen als laufende Betriebsausgabe behandelt und nicht aktiviert.
„In der Praxis empfehlen wir, Standardsoftware-Lizenzen, die dauerhaft erworben werden, ebenfalls mit einjähriger Nutzungsdauer abzuschreiben – analog zur Hardware. Software-Abos hingegen buchen wir sofort als Aufwand. Das vereinfacht die Bilanzierung und ist steuerlich anerkannt.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Wie wird die Abschreibung auf Computer verbucht?
Die Buchung der Anschaffung und Abschreibung von Computern folgt den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung nach § 238 HGB. In der Praxis werden dabei die gängigen SKR-Kontenrahmen (SKR 03 oder SKR 04) verwendet.
1. Buchung der Anschaffung
Bei Anschaffung wird der Computer als Vermögensgegenstand aktiviert. Die Buchung lautet (Beispiel SKR 03):
- Soll: 0027 – Betriebs- und Geschäftsausstattung (oder 0210 – EDV-Anlagen)
- Haben: 1200 – Bank oder 1600 – Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
- Vorsteuer: 1576 – Abziehbare Vorsteuer 19 % (falls berechtigt)
Beispiel: Kauf eines Laptops für 1.500 Euro netto (1.785 Euro brutto) am 15.03.2025:
| Konto | Sollbetrag | Habenbetrag |
|---|---|---|
| 0027 Betriebs- und Geschäftsausstattung | 1.500,00 € | — |
| 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % | 285,00 € | — |
| 1200 Bank | — | 1.785,00 € |
2. Buchung der Abschreibung zum Jahresende
Bei einjähriger Nutzungsdauer wird die gesamte Abschreibung im Anschaffungsjahr (ggf. zeitanteilig) vorgenommen. Die Buchung zum 31.12.2025 lautet:
- Soll: 4830 – Abschreibungen auf Sachanlagen
- Haben: 0027 – Betriebs- und Geschäftsausstattung (oder direktes Abschreibungskonto)
Bei Anschaffung am 15.03.2025 (10 Monate Nutzung im Jahr 2025): Abschreibung 2025 = 1.500 € × 10/12 = 1.250 €. Restbuchwert zum 31.12.2025: 250 €. Die restlichen 250 € werden im Jahr 2026 (2/12) abgeschrieben.
-
Anschaffungskosten netto ermitteln (inkl. Nebenkosten)
-
Anlagenkonto aktivieren (z. B. 0027 oder 0210)
-
Vorsteuer separat buchen (falls abzugsberechtigt)
-
Zum Jahresende Abschreibung (zeitanteilig) buchen
-
Anlageverzeichnis nach § 241 HGB führen
-
Restbuchwert ins Folgejahr übernehmen
Praxistipp: Anlagevermögen-Verzeichnis digital führen
Nach § 241 HGB müssen Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind, ein Anlagenverzeichnis führen. Moderne Buchhaltungssoftware erstellt dieses automatisch und verknüpft Anschaffung, Abschreibung und Restbuchwerte. Wer den Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lässt, erhält das Anlagenverzeichnis als Teil der Dokumentation – bei OnlineBilanz digital und jederzeit abrufbar.
Wie wirkt sich die Computer-Abschreibung auf Handels- und Steuerbilanz aus?
Die Abschreibung auf Computer beeinflusst sowohl die handelsrechtliche Bilanz nach § 242 HGB als auch die steuerliche Gewinnermittlung nach § 5 EStG. Aufgrund der verkürzten Nutzungsdauer seit 2021 besteht in der Regel Übereinstimmung zwischen beiden Bilanzen – sofern keine bewussten Abweichungen gewählt werden.
Maßgeblichkeitsprinzip und Einheitsbilanz
Nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EStG ist die handelsrechtliche Bilanz grundsätzlich maßgeblich für die steuerliche Gewinnermittlung (Maßgeblichkeitsprinzip). In der Praxis folgen die meisten GmbHs dieser Einheitsbilanz, d. h. Handels- und Steuerbilanz sind identisch. Dies reduziert den Aufwand und vermeidet latente Steuern nach § 274 HGB.
Bei der Computer-Abschreibung bedeutet dies: Wenn handelsrechtlich die einjährige Nutzungsdauer angesetzt wird, kann diese auch steuerlich ohne Anpassung übernommen werden. Abweichungen sind nur dann erforderlich, wenn handelsrechtlich eine längere Nutzungsdauer gewählt wird (z. B. zwei Jahre, falls die tatsächliche Nutzung länger ist).
Auswirkung auf Gewinn und Steuerlast
Die Abschreibung mindert als Aufwand den handelsrechtlichen Jahresüberschuss (§ 275 HGB) und den steuerlichen Gewinn (§ 4 Abs. 1 EStG). Eine höhere Abschreibung im Anschaffungsjahr führt zu:
- Geringerem Jahresüberschuss (Bilanz)
- Niedrigerem zu versteuerndem Einkommen (Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer)
- Liquiditätsvorteil durch geringere Steuerbelastung im Anschaffungsjahr
- Höherem Gewinn in Folgejahren (wenn keine neuen Investitionen)
1 Jahr
Nutzungsdauer seit 2021
100 %
Abschreibung im Anschaffungsjahr
15–30 %
Steuerersparnis (KSt + GewSt)
„Die verkürzte Nutzungsdauer hat für GmbHs einen erheblichen Liquiditätsvorteil: Computer können vollständig im Anschaffungsjahr abgeschrieben werden, was die Steuerlast sofort mindert. Gerade bei größeren IT-Investitionen lohnt es sich, diese steuerlich optimal zu planen – etwa durch zeitnahe Anschaffung zum Jahresende.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Sonderfall: Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz
Wählt eine GmbH handelsrechtlich bewusst eine längere Nutzungsdauer (z. B. zwei Jahre, weil die tatsächliche Nutzung erfahrungsgemäß länger ist), entsteht eine Differenz zur steuerlichen Abschreibung (ein Jahr). In diesem Fall ist eine sogenannte außerbilanzielle Hinzurechnung erforderlich: Handelsrechtlich wird weniger abgeschrieben, steuerlich aber der volle Betrag geltend gemacht. Solche Differenzen müssen in der Anlage zur Körperschaftsteuererklärung (Anlage GK) offengelegt werden.
Achtung: Latente Steuern nach § 274 HGB
Bei Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz sind für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften latente Steuern nach § 274 HGB zu bilanzieren. Dies erhöht die Komplexität der Bilanzierung erheblich. In der Praxis empfiehlt sich daher, Handels- und Steuerbilanz möglichst einheitlich zu halten – dies ist bei der Computer-Abschreibung seit 2021 problemlos möglich.
Sonderfälle: Leasing, gebrauchte Computer und Sammelposten
In der Praxis treten neben der klassischen Anschaffung und Abschreibung regelmäßig Sonderfälle auf, die eine differenzierte bilanzielle Behandlung erfordern. Dazu gehören Leasing, gebrauchte Computer, Sammelposten und die Behandlung bei vorzeitigem Ausscheiden.
Leasing: Finanzierungs-Leasing vs. Operating-Leasing
Beim Leasing ist zu unterscheiden, wem das wirtschaftliche Eigentum zuzurechnen ist (§ 246 Abs. 1 Satz 2 HGB). Bei Finanzierungs-Leasing (Leasingnehmer trägt alle Risiken und Chancen) muss der Computer beim Leasingnehmer aktiviert und abgeschrieben werden. Bei Operating-Leasing (Leasinggeber trägt Risiken) werden die Leasingraten als laufender Aufwand verbucht, ohne Aktivierung.
- Finanzierungs-Leasing: Aktivierung beim Leasingnehmer, Abschreibung über Nutzungsdauer (1 Jahr), Leasingverbindlichkeit passivieren
- Operating-Leasing: Keine Aktivierung, Leasingraten als Aufwand (SKR 03: Konto 4920), keine Abschreibung
Gebrauchte Computer: Restnutzungsdauer maßgeblich
Wird ein gebrauchter Computer angeschafft, ist nicht die übliche Nutzungsdauer maßgeblich, sondern die voraussichtliche Restnutzungsdauer im eigenen Betrieb. Diese muss individuell geschätzt werden. Ist eine Nutzung von einem Jahr realistisch, kann die einjährige Abschreibung auch hier angewendet werden. Bei kürzerer erwarteter Nutzung (z. B. sechs Monate) kann entsprechend angepasst werden.
Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG (Pool-Abschreibung)
Für Wirtschaftsgüter zwischen 250 Euro und 1.000 Euro netto kann steuerlich ein Sammelposten gebildet werden, der über fünf Jahre abgeschrieben wird (§ 6 Abs. 2a EStG). Diese Option ist jedoch seit der Nutzungsdauerverkürzung bei Computern praktisch obsolet, da die einjährige Abschreibung deutlich vorteilhafter ist. Der Sammelposten wird daher bei IT-Hardware kaum noch genutzt.
| Anschaffungskosten (netto) | Option 1: GWG-Sofortabzug | Option 2: Reguläre AfA | Option 3: Sammelposten |
|---|---|---|---|
| Bis 800 € | Sofortabzug (§ 6 Abs. 2 EStG) | Nicht nötig | Nicht nötig |
| 801 € – 1.000 € | Nicht möglich | 1 Jahr Nutzungsdauer (100 %) | 5 Jahre à 20 % (unattraktiv) |
| Über 1.000 € | Nicht möglich | 1 Jahr Nutzungsdauer (100 %) | 5 Jahre à 20 % (unattraktiv) |
Ausscheiden vor Ablauf der Nutzungsdauer
Wird ein Computer vor vollständiger Abschreibung ausgemustert (z. B. durch Defekt, Diebstahl oder Verkauf), ist eine Ausbuchung erforderlich. Der Restbuchwert wird als außerordentlicher Aufwand verbucht (§ 277 Abs. 4 HGB). Bei Verkauf entsteht ein Gewinn oder Verlust aus Anlagenabgang.
Praxishinweis: Dokumentation bei Ausmusterung
Bei vorzeitiger Ausmusterung sollte der Vorgang dokumentiert werden (Datum, Grund, ggf. Entsorgungsnachweis). Dies ist sowohl für die ordnungsgemäße Buchführung nach § 238 HGB als auch für eventuelle Betriebsprüfungen wichtig. Der Restbuchwert mindert in diesem Fall den Gewinn und ist steuerlich voll abzugsfähig.
Computer-Abschreibung im Jahresabschluss und bei der Offenlegung
Die Abschreibung auf Computer muss im handelsrechtlichen Jahresabschluss nach § 242 HGB korrekt ausgewiesen werden. Für GmbHs gelten zudem besondere Offenlegungspflichten nach § 325 HGB. Die Art und Weise der Darstellung hängt von der Größenklasse nach § 267 HGB ab.
Ausweis in der Bilanz (Aktivseite)
Computer und EDV-Anlagen werden unter dem Posten „Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung“ (§ 266 Abs. 2 A. II. 3. HGB) ausgewiesen. In der Bilanz erscheint nur der Restbuchwert (Anschaffungskosten abzüglich kumulierter Abschreibungen). Das vollständige Anlagenverzeichnis nach § 241 HGB ist Teil der Buchführung, wird aber nicht zwingend offengelegt (außer bei mittelgroßen und großen GmbHs im Anhang).
Ausweis in der Gewinn- und Verlustrechnung
Die Abschreibungen werden in der GuV als Aufwand ausgewiesen. Bei Anwendung des Gesamtkostenverfahrens (§ 275 Abs. 2 HGB) erscheinen sie unter Position 7a: „Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen“. Diese Position umfasst alle planmäßigen Abschreibungen, also auch die auf Computer.
Angaben im Anhang (§ 284 HGB)
Kleine GmbHs (§ 267 Abs. 1 HGB) sind nach § 288 HGB von den meisten Anhangangaben befreit. Mittelgroße und große GmbHs müssen jedoch im Anhang Angaben zu den Abschreibungsmethoden machen (§ 284 Abs. 2 Nr. 1 HGB). Konkret ist anzugeben:
- Angewandte Bewertungsmethoden (z. B. lineare Abschreibung)
- Zugrunde gelegte Nutzungsdauern (z. B. „Computer: 1 Jahr“)
- Abweichungen von Vorjahren (z. B. Umstellung von 3 auf 1 Jahr bei Neuanschaffungen)
Offenlegungspflicht beim Unternehmensregister
Nach § 325 HGB müssen GmbHs den Jahresabschluss binnen zwölf Monaten nach dem Bilanzstichtag beim Unternehmensregister offenlegen (seit DiRUG vom 01.08.2022 ausschließlich dort, nicht mehr beim Bundesanzeiger). Die Frist für den Jahresabschluss zum 31.12.2025 endet somit am 31.12.2026. Bei Versäumnis droht ein Ordnungsgeld nach § 335 HGB (500 bis 25.000 Euro).
Achtung: Fristen 2026 im Blick behalten
Für Bilanzstichtag 31.12.2025 gilt: Feststellung des Jahresabschlusses spätestens 30.11.2026 (kleine GmbH: 11 Monate nach § 42a Abs. 2 GmbHG), Offenlegung spätestens 31.12.2026 (12 Monate nach § 325 HGB). Verspätung führt zu automatisierten Ordnungsgeldverfahren. OnlineBilanz erstellt und koordiniert den Jahresabschluss durch zugelassene Steuerberater – digital, termingerecht und zu transparenten Festpreisen.
„Viele Mandanten unterschätzen die Offenlegungsfristen. Wir koordinieren daher den gesamten Prozess: Jahresabschluss-Erstellung durch unsere Steuerberater, Feststellung durch die Gesellschafterversammlung und elektronische Offenlegung beim Unternehmensregister – alles aus einer Hand und rechtzeitig.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Häufig gestellte Fragen
Kann ich einen Computer sofort als Betriebsausgabe absetzen, wenn er weniger als 800 Euro netto kostet?
Ja, seit 2018 gilt die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bei 800 Euro netto (ohne Umsatzsteuer). Computer bis zu diesem Betrag können im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe verbucht werden, ohne dass eine Aktivierung und planmäßige Abschreibung erforderlich ist. Ab 800,01 Euro netto besteht Aktivierungspflicht.
Muss ich bei einem Computer mit 5-jähriger Garantie trotzdem nur 1 Jahr Nutzungsdauer ansetzen?
Ja. Die steuerliche Nutzungsdauer richtet sich seit 2021 nach der amtlichen AfA-Tabelle und beträgt für Computer grundsätzlich ein Jahr, unabhängig von Garantiezeiten oder tatsächlicher Nutzung. Die Garantiedauer beeinflusst die steuerliche Abschreibungsdauer nicht. Handelsrechtlich kann bei nachweisbar längerer Nutzung eine individuelle Schätzung vorgenommen werden.
Was passiert, wenn ich einen Computer nach 6 Monaten verkaufe oder verschrotte?
Bei Ausscheiden eines Computers vor Ablauf der Nutzungsdauer ist eine Ausbuchung vorzunehmen. Der Restbuchwert (Anschaffungskosten abzüglich bisher angefallener Abschreibungen) wird erfolgswirksam ausgebucht. Ein eventueller Verkaufserlös mindert den Verlust oder führt zu einem Veräußerungsgewinn. Die Differenz zwischen Restbuchwert und Erlös ist erfolgswirksam zu erfassen.
Gilt die 1-jährige Nutzungsdauer auch für Notebooks, Tablets und All-in-One-PCs?
Ja, die steuerliche Nutzungsdauer von einem Jahr gilt seit 2021 für alle Computer-Hardware, einschließlich Desktop-PCs, Notebooks, Tablets (sofern sie als vollwertige Computer genutzt werden) und All-in-One-Geräte. Entscheidend ist die Funktion als Datenverarbeitungsgerät. Reine Smartphones oder einfache Tablets ohne Computer-Funktion können anders einzuordnen sein.
Kann ich die Abschreibung auf Computer in der Handelsbilanz anders handhaben als in der Steuerbilanz?
Ja, grundsätzlich sind Handels- und Steuerbilanz eigenständig. Handelsrechtlich darf nach § 253 Abs. 3 HGB eine von der steuerlichen AfA abweichende Nutzungsdauer angesetzt werden, wenn diese der tatsächlichen Nutzung entspricht. In der Praxis nutzen viele Unternehmen jedoch aus Vereinfachungsgründen die steuerliche Nutzungsdauer auch handelsrechtlich (Maßgeblichkeitsprinzip bzw. umgekehrte Maßgeblichkeit bei Wahlrechten).
Was muss ich bei der Inventur am Jahresende bezüglich Computer beachten?
Computer gehören zum Anlagevermögen und müssen in der Inventur erfasst werden. Es ist zu prüfen, ob die im Anlageverzeichnis geführten Geräte noch vorhanden und funktionstüchtig sind. Fehlende oder defekte Geräte sind auszubuchen. Bei wertgeminderten Geräten kann eine außerplanmäßige Abschreibung nach § 253 Abs. 3 Satz 5 HGB erforderlich sein. Das Anlageverzeichnis muss zum Bilanzstichtag mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmen.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 253 HGB – Zugangs- und Folgebewertung, § 266 HGB – Gliederung der Bilanz, § 7 EStG – Absetzung für Abnutzung, AfA-Tabellen – Bundesministerium der Finanzen. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
