Bürokosten buchen SKR03: Konten & Buchungssätze 2026
Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026 · Lesezeit: ca. 7 Minuten
Büromaterial, Porto, Telefon, Software und kleinere Anschaffungen fallen in jeder GmbH laufend an. Dieser Beitrag zeigt, auf welche SKR03-Konten sie gehören, wie gebucht wird und wo die Grenze zwischen sofortigem Aufwand und Anlagevermögen verläuft. Alle Kontonummern entsprechen dem DATEV-Standardkontenrahmen SKR03, gültig für 2026.
Kurzantwort
Büromaterial gehört im SKR03 auf 4930 Bürobedarf, Porto auf 4910, Telefon auf 4920, Internet auf 4925, Fachliteratur auf 4940 und laufende Software-Abos auf 4806 Wartungskosten für Hard- und Software. Die Vorsteuer läuft auf 1576 (19 %) bzw. 1571 (7 %). Selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter bis 800 € netto können als GWG sofort abgeschrieben werden (0480/4855); teurere werden aktiviert, etwa Möbel auf 0420 Büroeinrichtung. Für Computer und Software gilt steuerlich wahlweise eine Nutzungsdauer von einem Jahr.
Inhaltsverzeichnis
Die wichtigsten Konten
| Konto SKR03 | Bezeichnung | Beispiele |
|---|---|---|
| 4930 | Bürobedarf | Papier, Toner, Ordner, Schreibwaren |
| 4910 | Porto | Briefmarken, Paket- und Kurierdienste |
| 4920 | Telefon | Festnetz, Mobilfunk |
| 4925 | Internetkosten | Internetanschluss, Hosting |
| 4940 | Zeitschriften, Bücher, digitale Medien (Fachliteratur) | Fachzeitschriften, Datenbanken |
| 4945 | Fortbildungskosten | Seminare, Schulungen |
| 4806 | Wartungskosten für Hard- und Software | Software-Abos, Wartungsverträge |
| 4964 | Aufwendungen für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten | befristete Lizenzen (gewerbesteuerliche Hinzurechnung prüfen) |
| 0480 / 4855 | Geringwertige Wirtschaftsgüter / Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter | Bürostuhl, Regal bis 800 € netto |
| 0420 | Büroeinrichtung | Möbel und Einrichtung über 800 € netto |
| 0027 | EDV-Software | gekaufte Softwarelizenzen über 800 € netto |
| 4900 | Sonstige betriebliche Aufwendungen | nur, wenn kein spezielleres Konto passt |
Raumkosten wie Miete und Reinigung gehören auf 4210–4250, Versicherungen auf 4360 ff., Bewirtungen auf 4650/4654 (siehe Bewirtungskosten buchen SKR03). Wichtig ist eine gleichbleibende Zuordnung von Jahr zu Jahr, damit die Gewinn- und Verlustrechnung vergleichbar bleibt (§ 265 Abs. 1 HGB).
Buchungssätze
Büromaterial: 150 € netto zuzüglich 19 % USt
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 4930 Bürobedarf | 1200 Bank | 150,00 € |
| 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % | 1200 Bank | 28,50 € |
Porto
Briefmarken der Deutschen Post sind umsatzsteuerfrei, daher gibt es keine Vorsteuer: 4910 an 1000 Kasse bzw. 1200 Bank. Bei Paket- und Kurierdiensten privater Anbieter ist meist Umsatzsteuer ausgewiesen; dann wird die Vorsteuer auf 1576 gebucht.
Software-Abo: 99 € netto monatlich
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 4806 Wartungskosten für Hard- und Software | 1200 Bank | 99,00 € |
| 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % | 1200 Bank | 18,81 € |
Bei Anbietern aus dem EU-Ausland schuldet die GmbH die Umsatzsteuer meist selbst (Reverse-Charge, § 13b UStG). Mehr zu Lizenzen im Beitrag Lizenz abschreiben.
Bürostuhl: 650 € netto
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 0480 Geringwertige Wirtschaftsgüter | 1200 Bank | 650,00 € |
| 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % | 1200 Bank | 123,50 € |
| 4855 Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter | 0480 Geringwertige Wirtschaftsgüter | 650,00 € |
GWG oder Anlagevermögen?
- Bis 800 € netto und selbständig nutzbar: Sofortabschreibung als GWG möglich (§ 6 Abs. 2 EStG). Über 250 € ist ein Verzeichnis zu führen, sofern sich die Angaben nicht aus der Buchführung ergeben – deshalb die Buchung über 0480.
- Über 250 € bis 1.000 € netto: alternativ Sammelposten mit Auflösung über fünf Jahre (§ 6 Abs. 2a EStG, Konto 0485).
- Über 800 € netto: Aktivierung und Abschreibung über die Nutzungsdauer, bei Büromöbeln nach AfA-Tabelle 13 Jahre (Konto 0420 Büroeinrichtung, AfA über 4830).
- Computer, Monitore, Drucker und Software: Steuerlich kann wahlweise eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden (BMF-Schreiben vom 22.02.2022). Monitore und Drucker sind nicht selbständig nutzbar und daher keine GWG; für sie greift aber die einjährige Nutzungsdauer. Details im Beitrag Abschreibung Computer.
Vorsteuer und E-Rechnung
Die Vorsteuer ist abziehbar, wenn die Leistung für das Unternehmen bezogen wurde und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt (§ 15 Abs. 1 UStG, § 14 Abs. 4 UStG). Für Rechnungen bis 250 € brutto genügen die verkürzten Angaben einer Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV).
Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen im Inland empfangen können. Die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, gilt ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle; Kleinbetragsrechnungen bleiben ausgenommen. Eingehende Rechnungen sind GoBD-konform zu archivieren.
Private Nutzung und Auslagen
Eine GmbH hat keine Privatsphäre; Privatentnahmen gibt es bei ihr nicht. Nutzt der Geschäftsführer Büroausstattung der GmbH privat, ist das je nach Vereinbarung ein Sachbezug (Arbeitslohn) oder – bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer ohne klare Vereinbarung – eine verdeckte Gewinnausschüttung. Hat der Geschäftsführer Bürokosten privat ausgelegt, wird die Erstattung als Verbindlichkeit ihm gegenüber gebucht, etwa auf 1740 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt oder 1665 Verbindlichkeiten gegenüber GmbH-Gesellschaftern.
Bürokosten im Jahresabschluss
In der Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren erscheinen Bürokosten unter Nr. 8 Sonstige betriebliche Aufwendungen, Abschreibungen auf aktivierte Einrichtung und Hardware unter Nr. 7 a Abschreibungen (§ 275 Abs. 2 HGB). Vor dem Abschluss lohnt eine Kontrolle, ob Anschaffungen über 800 € versehentlich als Aufwand gebucht wurden, ob alle Vorsteuerbeträge erfasst sind und ob Rechnungen des Folgejahres abgegrenzt wurden.
Aufbewahrung: Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB).
Jahresabschluss mit OnlineBilanz
Mit OnlineBilanz erstellen Sie einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf, den Sie zur eigenen Verwendung herunterladen können. Soll die Einreichung über OnlineBilanz erfolgen, prüft, korrigiert und unterzeichnet ein namentlich benannter, kooperierender Steuerberater. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen ausschließlich Steuerberater.
Häufig gestellte Fragen
Auf welches Konto bucht man Büromaterial im SKR03?
Auf 4930 Bürobedarf, die Vorsteuer auf 1576 (19 %). Im SKR04 entspricht dem das Konto 6815 Bürobedarf.
Wie buche ich Bürokosten, die der Geschäftsführer privat ausgelegt hat?
Aufwand und Vorsteuer wie üblich im Soll, im Haben eine Verbindlichkeit gegenüber dem Geschäftsführer – je nach Fall 1740 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt (Auslagenersatz an einen angestellten Geschäftsführer) oder 1665 Verbindlichkeiten gegenüber GmbH-Gesellschaftern. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist eine auf die GmbH ausgestellte Rechnung bzw. eine Kleinbetragsrechnung.
Wo erscheint die Vorsteuer aus Bürokosten in der Umsatzsteuer-Voranmeldung?
Die abziehbare Vorsteuer aus Eingangsrechnungen wird in der Kennzahl 66 erklärt. Die Aufwendungen selbst werden nicht angegeben.
Kann ich einen Bürostuhl unter 800 Euro sofort abschreiben?
Ja. Selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto können als geringwertige Wirtschaftsgüter im Anschaffungsjahr voll abgeschrieben werden (§ 6 Abs. 2 EStG), im SKR03 über 0480 und 4855. Bei Wirtschaftsgütern über 250 Euro ist ein Verzeichnis zu führen, sofern sich die Angaben nicht aus der Buchführung ergeben.
Wie lange muss ich Belege für Bürokosten aufbewahren?
Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf bereit. Sie können den Entwurf zur eigenen Verwendung herunterladen. Eine Einreichung über OnlineBilanz setzt die Prüfung und erforderliche Korrektur durch den beauftragten Steuerberater voraus. Grundlagen: § 6 EStG, § 15 UStG, § 147 AO; Kontonummern: DATEV-Standardkontenrahmen SKR03, gültig für 2026. Nächste redaktionelle Prüfung: April 2027.
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Jakob Röß
Dr. Jeannine Dinnebier
