Gehalt buchen SKR03 2026: Buchungssätze & Konten
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die korrekte Verbuchung von Gehältern nach SKR03 erfordert präzise Kenntnisse der Kontenrahmen, Buchungssätze und gesetzlichen Vorgaben. Wer zunächst einen Überblick über die grundlegenden Buchungssätze der Lohnbuchung benötigt, findet dort eine kontenrahmenunabhängige Grundlage – bevor die spezifischen SKR03-Konten in den Blick genommen werden. Dieser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt, wie Sie Bruttogehälter, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Lohnsteuer und vermögenswirksame Leistungen rechtskonform verbuchen – inklusive Besonderheiten beim Geschäftsführergehalt in der GmbH.
Kurzantwort
Gehälter werden nach SKR03 mit dem Buchungssatz „Gehälter an Verbindlichkeiten“ erfasst. Das Bruttogehalt wird auf Konto 4120 (Gehälter) gebucht, Nettolohn auf Konto 1740 (Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt), Lohnsteuer auf 1770, Sozialversicherung auf 1750. Zusätzlich sind Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung auf den entsprechenden Aufwandskonten (4130–4139) zu erfassen.
Inhaltsverzeichnis
- Grundlagen: Wie werden Gehälter nach SKR03 verbucht?
- Der Buchungssatz für das Bruttogehalt: Soll an Haben
- Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung richtig buchen
- Besonderheit: Geschäftsführergehalt in der GmbH buchen
- Lohnsteuer-Anmeldung und Zahlung korrekt verbuchen
- Vermögenswirksame Leistungen und Zuschüsse korrekt erfassen
- Personalkosten im Jahresabschluss nach HGB
- Häufige Buchungsfehler bei Gehältern und wie Sie diese vermeiden
Grundlagen: Wie werden Gehälter nach SKR03 verbucht?
Die Verbuchung von Gehältern im Kontenrahmen SKR03 folgt klaren Systematiken des DATEV-Standards. SKR03 ist der branchenübergreifende Standardkontenrahmen, der nach dem Abschlussprinzip aufgebaut ist. Alle Gehaltskonten befinden sich in der Kontenklasse 4 (Betriebliche Aufwendungen), konkret im Bereich 4100–4199 (Löhne und Gehälter). Die korrekte Verbuchung ist nicht nur für die Gewinnermittlung nach § 242 HGB relevant, sondern auch für die korrekte Darstellung in der Gewinn- und Verlustrechnung gemäß § 275 HGB.
Kontenstruktur für Gehälter in SKR03
| Konto | Bezeichnung | Verwendung |
|---|---|---|
| 4100 | Löhne | Gewerbliche Arbeitnehmer, Produktionslöhne |
| 4110 | Gehälter | Angestellte, Verwaltung, Büropersonal |
| 4120 | Geschäftsführergehälter | Vergütungen für Geschäftsführer (GmbH) |
| 4130 | Gesetzliche soziale Aufwendungen | Arbeitgeberanteil SV, UV, Insolvenzgeld |
| 4140 | Freiwillige soziale Aufwendungen | Vermögenswirksame Leistungen, Zuschüsse |
Hinweis
Praxis-Hinweis: Die Konten 4100 (Löhne) und 4110 (Gehälter) dienen nur für fremde Arbeitnehmer. Das Geschäftsführergehalt bei einer GmbH wird zwingend auf Konto 4120 gebucht, da der Geschäftsführer arbeitsrechtlich nicht Arbeitnehmer, sondern Organ der Gesellschaft ist.
Der Buchungssatz für das Bruttogehalt: Soll an Haben
Die Gehaltsbuchung erfolgt in der Regel in zwei Schritten: Zunächst wird das Bruttogehalt als Aufwand erfasst, anschließend werden die Abzüge (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung) als Verbindlichkeiten gebucht. Der Auszahlungsbetrag (Nettogehalt) wird als Verbindlichkeit gegenüber dem Arbeitnehmer erfasst.
Standard-Buchungssatz bei Gehaltsabrechnung
Angenommen, ein Angestellter erhält ein Bruttogehalt von 4.000,00 Euro. Nach Abzug von Lohnsteuer (600 Euro), Solidaritätszuschlag (33 Euro), Kirchensteuer (54 Euro), Krankenversicherung AN-Anteil (320 Euro), Pflegeversicherung AN-Anteil (60 Euro), Rentenversicherung AN-Anteil (372 Euro) und Arbeitslosenversicherung AN-Anteil (52 Euro) ergibt sich ein Nettobetrag von 2.509,00 Euro.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 4110 Gehälter | 4.000,00 € | |
| 1740 Verbindlichkeiten LSt | 600,00 € | |
| 1743 Verbindlichkeiten SolZ | 33,00 € | |
| 1744 Verbindlichkeiten KiSt | 54,00 € | |
| 1750 Verbindlichkeiten SV | 804,00 € | |
| 1700 Verbindlichkeiten a. LuG | 2.509,00 € |
Die Verbindlichkeiten werden erst mit der tatsächlichen Zahlung an Finanzamt, Krankenkassen und Arbeitnehmer ausgeglichen. Dabei können gegenüber dem Finanzamt – etwa bei Lohnsteuerüberzahlungen – auch Forderungen gegen das Finanzamt entstehen, die entsprechend zu buchen sind. Die Auszahlung des Nettogehalts an den Arbeitnehmer erfolgt mit: Verbindlichkeiten aus Löhnen und Gehältern (1700) an Bank (1200).
Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung richtig buchen
Zusätzlich zum Bruttogehalt trägt der Arbeitgeber eigene Sozialversicherungsbeiträge. Diese sind nach § 3 Abs. 1 SGB IV für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zu entrichten. Die Arbeitgeberanteile sind betriebliche Aufwendungen und werden auf Konto 4130 (Gesetzliche soziale Aufwendungen) gebucht. Sie erhöhen die Personalkosten, zählen aber nicht zum Bruttoentgelt des Arbeitnehmers.
Buchungssatz für Arbeitgeberbeiträge
Fortsetzung des obigen Beispiels: Der Arbeitgeber zahlt ebenfalls Krankenversicherung (320 Euro), Pflegeversicherung (60 Euro), Rentenversicherung (372 Euro) und Arbeitslosenversicherung (52 Euro). Zusätzlich fallen Beiträge zur Unfallversicherung (ca. 50 Euro, je nach Berufsgenossenschaft) und Insolvenzgeldumlage (ca. 5 Euro) an.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 4130 Gesetzliche soziale Aufw. | 859,00 € | |
| 1750 Verbindlichkeiten SV | 804,00 € | |
| 1789 Verbindl. Berufsgenossenschaft | 50,00 € | |
| 1789 Verbindl. Insolvenzgeld | 5,00 € |
Achtung
Achtung: Die Unfallversicherung wird vollständig vom Arbeitgeber getragen (§ 150 SGB VII) — es gibt keinen Arbeitnehmeranteil. Die Beitragshöhe ist branchenabhängig und wird von der zuständigen Berufsgenossenschaft festgesetzt. Fehlbuchungen führen zu Abweichungen in der Lohnsteuer-Anmeldung und im Jahresabschluss.
Besonderheit: Geschäftsführergehalt in der GmbH buchen
Das Gehalt eines GmbH-Geschäftsführers wird nicht auf dem allgemeinen Gehaltskonto 4110, sondern auf dem separaten Konto 4120 (Geschäftsführergehälter) verbucht. Dies ist notwendig, da der Geschäftsführer nach § 5 Abs. 1 Nr. 1 GmbHG Organ der Gesellschaft ist und arbeitsrechtlich nicht als Arbeitnehmer gilt. Steuerlich sind Geschäftsführergehälter jedoch Betriebsausgaben gemäß § 4 Abs. 4 EStG, sofern sie angemessen sind.
Angemessenheit und verdeckte Gewinnausschüttung
Nach ständiger BFH-Rechtsprechung (z. B. BFH-Urteil vom 17.10.2018, I R 96/16) muss das Geschäftsführergehalt einem Fremdvergleich standhalten. Unangemessen hohe Gehälter können als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) nach § 8 Abs. 3 KStG umqualifiziert werden. Dies führt zu Nachzahlungen bei Körperschaft- und Gewerbesteuer sowie ggf. Kapitalertragsteuer. Die Finanzverwaltung orientiert sich an Gehaltsstrukturdaten vergleichbarer Unternehmen (Branche, Größe, Region).
-
Schriftlicher Anstellungsvertrag mit klarer Gehaltsvereinbarung liegt vor
-
Gehaltshöhe orientiert sich an Branchen-Benchmarks (z. B. BBE-Gehaltsstrukturuntersuchung)
-
Keine Verquickung mit Gesellschafterstellung (z. B. nachträgliche Erhöhungen ohne Anpassungsklausel)
-
Tatsächliche Auszahlung erfolgt regelmäßig und zeitnah
-
Tantiemen und variable Bestandteile sind klar geregelt und marktüblich
„In der Praxis sehen wir häufig, dass Geschäftsführergehälter zunächst zu niedrig angesetzt werden, um Liquidität zu schonen, und dann später nachträglich erhöht werden. Das ist steuerlich problematisch: Nachträgliche Gehaltsanpassungen ohne klare Anpassungsklausel im Anstellungsvertrag werden vom Finanzamt kritisch geprüft und können zur vGA führen. Besser ist eine von Anfang an marktgerechte Vergütung.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Lohnsteuer-Anmeldung und Zahlung korrekt verbuchen
Nach § 41a EStG ist der Arbeitgeber verpflichtet, die einbehaltene Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer bis zum 10. des Folgemonats an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. Bei monatlicher Anmeldung (Regelfall ab 5 Arbeitnehmern) muss die Lohnsteuer-Anmeldung elektronisch über ELSTER übermittelt werden. Die Verbuchung erfolgt in zwei Schritten: Zunächst Erfassung der Verbindlichkeit bei Gehaltsabrechnung (siehe oben), dann Ausgleich der Verbindlichkeit bei Zahlung.
Buchungssatz bei Zahlung der Lohnsteuer
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 1740 Verbindlichkeiten LSt | 600,00 € | |
| 1743 Verbindlichkeiten SolZ | 33,00 € | |
| 1744 Verbindlichkeiten KiSt | 54,00 € | |
| 1200 Bank | 687,00 € |
Die Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil) werden hingegen an die jeweilige Krankenkasse (als Einzugsstelle für alle SV-Träger gemäß § 28h SGB IV) überwiesen, in der Regel ebenfalls bis zum 10. des Folgemonats (bei elektronischer Abgabe).
Hinweis
Praxis-Tipp: Die Lohnsteuer-Anmeldung sollte vor der Zahlung erfolgen, damit die Zahlungsreferenz (Steuernummer, Zeitraum) korrekt zugeordnet werden kann. Verspätete oder fehlerhafte Anmeldungen führen zu Verspätungszuschlägen nach § 152 AO (bis zu 10 % der festgesetzten Steuer, mindestens 25 Euro pro Monat).
Vermögenswirksame Leistungen und Zuschüsse korrekt erfassen
Vermögenswirksame Leistungen (VL) nach dem Vermögensbildungsgesetz (5. VermBG) sind freiwillige Leistungen des Arbeitgebers zur Vermögensbildung der Arbeitnehmer. Sie werden auf Konto 4140 (Freiwillige soziale Aufwendungen) gebucht. Zusätzlich können Arbeitgeber Zuschüsse zu Fahrtkosten, Kinderbetreuung oder anderen Sozialleistungen gewähren, die ebenfalls auf 4140 oder auf spezifischeren Konten (z. B. 4148 für Fahrtkosten-Zuschüsse) erfasst werden.
Steuerliche Behandlung von VL und Zuschüssen
- VL (z. B. 40 Euro/Monat): Lohnsteuerpflichtig, sozialversicherungspflichtig bis zur Höhe von 40 Euro (§ 2 Abs. 1 5. VermBG). Arbeitnehmer erhält Arbeitnehmersparzulage nach § 13 5. VermBG (derzeit 20 % auf max. 400 Euro p. a. bei Bausparverträgen).
- Fahrtkostenzuschuss: Kann steuerfrei sein, wenn zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt (§ 3 Nr. 15 EStG, Entfernungspauschale). Bei Ersatz der Entfernungspauschale ist Versteuerung nach § 8 Abs. 2 EStG erforderlich.
- Kinderbetreuungszuschuss: Bis 600 Euro jährlich pro Kind steuerfrei (§ 3 Nr. 33 EStG), wenn zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt.
- Jobticket / Deutschlandticket: Seit 2020 steuerfreier Zuschuss möglich (§ 3 Nr. 15 EStG), seit 2024 vollständig steuerfrei bei Arbeitgeberzuschuss.
Wichtig: Die steuerfreien Zuschüsse müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden (sog. Zusätzlichkeitsgrundsatz). Eine Umwandlung von Gehalt in Sachbezüge führt zur Lohnsteuerpflicht.
Beispiel-Buchungssatz für VL
Arbeitgeber zahlt 40 Euro VL pro Monat für einen Arbeitnehmer in einen Bausparvertrag:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 4140 Freiwillige soziale Aufwendungen | 40,00 € | |
| 1700 Verbindlichkeiten a. LuG | 40,00 € |
Die tatsächliche Überweisung erfolgt meist durch die Lohnabrechnungssoftware direkt an die Bausparkasse oder Fondsgesellschaft.
Personalkosten im Jahresabschluss nach HGB
Im Jahresabschluss nach § 242 HGB müssen alle Personalaufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gemäß § 275 HGB ausgewiesen werden. Bei Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) ist die GuV nach dem Gesamtkostenverfahren (GKV) oder Umsatzkostenverfahren (UKV) zu gliedern. Die Personalkosten sind dabei getrennt nach Löhnen/Gehältern und sozialen Abgaben auszuweisen.
Gliederung Personalaufwendungen in der GuV (GKV)
Nach § 275 Abs. 2 Nr. 6 HGB sind in der GuV (GKV) folgende Posten auszuweisen:
- Löhne und Gehälter: Summe aller Konten 4100–4199 (ohne soziale Abgaben), inklusive Geschäftsführergehälter.
- Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und Unterstützung: Summe der Konten 4130 (gesetzliche Abgaben) und 4140 (freiwillige Leistungen), sowie ggf. Aufwendungen für betriebliche Altersversorgung (Konto 4170).
| GuV-Position | SKR03-Konten | Beispiel-Betrag |
|---|---|---|
| a) Löhne und Gehälter | 4100, 4110, 4120 | 480.000 € |
| b) Soziale Abgaben | 4130, 4140, 4170 | 92.000 € |
| Summe Personalaufwand | 572.000 € |
Zusätzlich ist nach § 285 Nr. 8a HGB (bei mittelgroßen und großen GmbHs) im Anhang die durchschnittliche Zahl der während des Geschäftsjahres beschäftigten Arbeitnehmer anzugeben, gegliedert nach Gruppen (z. B. gewerblich, kaufmännisch, Führungskräfte).
„Im Jahresabschluss achten wir besonders darauf, dass die Geschäftsführergehälter korrekt ausgewiesen sind und bei der Prüfung der Angemessenheit keine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt. Das betrifft vor allem Gesellschafter-Geschäftsführer. Die Dokumentation der Gehaltsfindung — etwa durch Vergleichsstudien — sollte bereits während des Jahres gepflegt werden, nicht erst bei der Bilanzerstellung.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Häufige Buchungsfehler bei Gehältern und wie Sie diese vermeiden
In der Praxis treten bei der Gehaltsbuchung nach SKR03 immer wieder typische Fehler auf, die zu Unstimmigkeiten in der Buchhaltung, Problemen bei Betriebsprüfungen oder fehlerhaften Jahresabschlüssen führen. Die häufigsten Fehlerquellen betreffen die Kontenabgrenzung, die Behandlung von Sonderzahlungen und die zeitliche Zuordnung.
Die 7 häufigsten Fehler in der Gehaltsbuchung
-
Verwechslung Konto 4110 und 4120: Geschäftsführergehälter gehören immer auf 4120, nicht auf 4110 (Angestellte).
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Arbeitgeberanteile vergessen: Die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers (Konto 4130) müssen zusätzlich zum Bruttogehalt gebucht werden.
-
Verbindlichkeiten nicht aufgelöst: Nach Zahlung der Lohnsteuer/SV-Beiträge müssen die Verbindlichkeiten (1740, 1750) ausgebucht werden — sonst stimmt die Bilanz nicht.
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Sonderzahlungen (Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld) auf falschem Konto: Diese gehören ebenfalls auf 4110 bzw. 4120, nicht auf separate Konten (außer Sie nutzen freiwillig Unterkonten).
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Pauschalversteuerung nicht separat gebucht: Pauschal versteuerte Leistungen (z. B. § 37b EStG für Geschenke) sollten auf separaten Konten (z. B. 4145) erfasst werden, um die Übersicht zu wahren.
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Zeitliche Abgrenzung fehlt: Gehälter für Dezember, die erst im Januar ausgezahlt werden, müssen als sonstige Verbindlichkeiten (Konto 1790) zum 31.12. abgegrenzt werden (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB, Periodenabgrenzung).
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Fehlende Abstimmung mit Lohnbuchhaltung: Die Summen aus der Lohnbuchhaltungssoftware müssen exakt mit den Buchungen in der Finanzbuchhaltung übereinstimmen — Differenzen führen zu Fehlern im Jahresabschluss.
Achtung
Achtung bei Betriebsprüfungen: Das Finanzamt prüft bei Lohnsteuer-Außenprüfungen (§ 193 AO) regelmäßig die korrekte Verbuchung und Versteuerung von Gehältern. Besonders kritisch sind: Geschäftsführergehälter (vGA-Risiko), Sachbezüge (§ 8 Abs. 2 EStG), pauschale Reisekostenerstattungen und Tantiemen. Eine saubere Dokumentation und korrekte SKR03-Verbuchung sind hier essenziell.
Wer unsicher ist, ob die Gehaltsbuchung korrekt erfolgt, sollte die Abstimmung zwischen Lohn- und Finanzbuchhaltung regelmäßig — mindestens quartalsweise — durchführen. So lassen sich Fehler frühzeitig erkennen und korrigieren, bevor sie den Jahresabschluss beeinflussen. Wer den Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lassen möchte, findet auf OnlineBilanz.de digitale Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen — unsere zugelassenen Steuerberater prüfen dabei auch die korrekte Verbuchung der Personalkosten.
Häufig gestellte Fragen
Welche Konten verwende ich für Minijobbeiträge nach SKR03?
Minijobbeiträge buchen Sie auf Konto 4127 (Geringfügig Beschäftigte) für den Lohnaufwand und auf Konto 4147 (Soziale Abgaben geringfügig Beschäftigte) für die pauschalen Arbeitgeberabgaben. Die Verbindlichkeit erfassen Sie auf Konto 1751 (Verbindlichkeiten Minijob-Zentrale).
Wie buche ich Sachbezüge und geldwerte Vorteile bei Gehältern?
Sachbezüge wie Dienstwagen oder Essenszuschüsse erhöhen das steuer- und sozialversicherungspflichtige Bruttogehalt. Sie buchen den geldwerten Vorteil zusätzlich auf Konto 4120 (Gehälter) und berücksichtigen ihn bei der Berechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherung. Die Bewertung erfolgt nach § 8 EStG.
Muss ich bei der Gehaltsverbuchung zwischen verschiedenen SKR-Systemen wechseln?
Nein, ein Wechsel zwischen SKR03 und SKR04 während des Geschäftsjahres ist nicht zulässig. Sie müssen sich zu Beginn des Jahres für einen Kontenrahmen entscheiden und diesen konsequent durchgängig anwenden. SKR03 orientiert sich am Prozessgliederungsprinzip, SKR04 am Abschlussgliederungsprinzip nach HGB.
Wie behandle ich Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall buchhalterisch?
Entgeltfortzahlung bei Krankheit buchen Sie ebenfalls auf Konto 4120 (Gehälter), da es sich um regulären Lohnaufwand handelt. Erhalten Sie Erstattungen von der Krankenkasse nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (U1-Verfahren), erfassen Sie diese als Ertrag auf Konto 4850 (Erstattungen Sozialversicherungsträger).
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Lohn- und Gehaltsunterlagen?
Lohn- und Gehaltsunterlagen unterliegen nach § 147 AO einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Dies umfasst Lohnabrechnungen, Lohnkonten, Lohnsteuer-Anmeldungen und Meldungen zur Sozialversicherung. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Unterlage erstellt wurde.
Wie gehe ich mit Urlaubsrückstellungen bei der Gehaltsverbuchung um?
Nicht genommener Urlaub ist nach § 249 HGB als Rückstellung zu bilden. Sie buchen den Aufwand auf Konto 4170 (Aufwendungen für Urlaubsverpflichtungen) gegen Konto 0990 (Rückstellungen für Urlaub). Bei Urlaubsnahme erfolgt die Auflösung der Rückstellung. Die Bewertung umfasst Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 266 HGB – Gliederung der Bilanz, § 275 HGB – Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung, § 8 EStG – Einnahmen, § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
