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Firmenfeier steuerlich absetzbar 2026: 110-€-Regel

Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten

Wann ist eine Firmenfeier steuerlich absetzbar?

Firmenfeiern sind für GmbHs grundsätzlich als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar, sofern sie betrieblich veranlasst sind und bestimmte Freigrenzen eingehalten werden. Der Gesetzgeber unterscheidet dabei zwischen Zuwendungen an alle Arbeitnehmer (Betriebsveranstaltungen nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG) und Geschenken an Geschäftspartner (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Für die GmbH selbst sind die Aufwendungen grundsätzlich abzugsfähig, sofern sie angemessen sind und der Förderung des Betriebsklimas dienen.

Die steuerliche Behandlung hängt maßgeblich davon ab, wer an der Feier teilnimmt und wie hoch die Kosten pro Teilnehmer sind. Entscheidend ist die Einhaltung der 110-Euro-Freigrenze je Arbeitnehmer und Veranstaltung, die durch R 19.5 LStR konkretisiert wird. Wird diese Grenze überschritten, ist der gesamte Betrag als geldwerter Vorteil lohnsteuerpflichtig – nicht nur der übersteigende Teil.

Betriebliche Veranlassung als Voraussetzung

Eine Firmenfeier ist nur dann steuerlich absetzbar, wenn sie betrieblich veranlasst ist. Das bedeutet: Die Veranstaltung muss allen Arbeitnehmern oder einem bestimmten Betriebsteil offenstehen und darf nicht nur einen ausgewählten Kreis bevorzugen. Typische Anlässe sind Weihnachtsfeiern, Sommerfeste, Jubiläen oder Betriebsausflüge. Private Feiern des Geschäftsführers, zu denen nur einzelne Mitarbeiter eingeladen werden, erfüllen diese Voraussetzung nicht.

Wie wird die 110-Euro-Freigrenze korrekt berechnet?

Die Berechnung der 110-Euro-Freigrenze erfolgt pro teilnehmenden Arbeitnehmer, wobei Begleitpersonen (z. B. Ehepartner) mitgezählt werden. Entscheidend ist: Es werden alle Aufwendungen der Veranstaltung durch die Anzahl der Teilnehmer (Arbeitnehmer + Begleitpersonen) geteilt. Übersteigt dieser Betrag 110 Euro, entfällt die Steuerfreiheit vollständig – es ist keine Teilbefreiung möglich.

Welche Kosten fließen in die Berechnung ein?

• Speisen und Getränke: Catering, Menüs, Buffet, alkoholische und alkoholfreie Getränke
• Raummiete: Location, Festsaal, Eventlocation, Zeltverleih
• Musik und Unterhaltung: DJ, Live-Band, Moderator, Show-Acts
• Dekoration und Ausstattung: Blumenschmuck, Tischdeko, Beleuchtung
• Transport: Busanmietung, Taxigutscheine, Anfahrtskosten
• Übernachtung: Hotelkosten, sofern Teil der Veranstaltung
• Geschenke: Nur wenn sie allen Teilnehmern gegeben werden und nicht als separate Sachzuwendung behandelt werden können

Wichtig: Nicht teilgenommen habende Arbeitnehmer werden in der Regel nicht mitgezählt, sofern die Veranstaltung allen offenstand. Die Rechtsprechung des BFH (Urteil vom 16.05.2013, VI R 94/10) bestätigt, dass nur tatsächlich Teilnehmende in die Berechnung einbezogen werden.

Wie viele Betriebsveranstaltungen sind pro Jahr steuerfrei?

Der Gesetzgeber erlaubt maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr, für die die 110-Euro-Freigrenze gilt (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG i. V. m. R 19.5 Abs. 1 LStR). Veranstaltet die GmbH eine dritte oder weitere Veranstaltung, entfällt für diese die Steuerfreiheit vollständig – unabhängig davon, ob die 110-Euro-Grenze eingehalten wird.

Strategische Planung: Welche Veranstaltungen sollen begünstigt werden?

In der Praxis empfiehlt es sich, bereits zu Jahresbeginn festzulegen, welche beiden Veranstaltungen als begünstigte Betriebsveranstaltungen behandelt werden sollen. Dabei sollten folgende Überlegungen einfließen:

• Höhe der Kosten: Die teureren Veranstaltungen sollten als begünstigt behandelt werden, um die 110-Euro-Freigrenze optimal zu nutzen
• Teilnehmerzahl: Veranstaltungen mit höherer Teilnehmerzahl profitieren stärker von der Freigrenze
• Art der Veranstaltung: Klassische Betriebsfeste (Weihnachtsfeier, Sommerfest) eignen sich eher als begünstigte Veranstaltungen als kleine Abteilungsfeiern
• Dokumentation: Die Entscheidung sollte schriftlich festgehalten und der Lohnbuchhaltung mitgeteilt werden

Für die nicht begünstigten Veranstaltungen kann die GmbH alternativ prüfen, ob eine Pauschalversteuerung nach § 37b EStG (30 % auf Bruttobetrag zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) wirtschaftlich sinnvoll ist. Dadurch bleibt der geldwerte Vorteil für den Arbeitnehmer steuerfrei, die GmbH trägt aber die Pauschalsteuer.

Wie werden Kosten für Firmenfeiern korrekt gebucht?

Die ordnungsgemäße Buchung und Dokumentation von Firmenfeierkosten ist entscheidend für die steuerliche Anerkennung. Bei einer Betriebsprüfung muss die GmbH nachweisen können, dass die Veranstaltung allen Arbeitnehmern offenstand, die 110-Euro-Grenze eingehalten wurde und die Kosten betrieblich veranlasst waren. Die Buchung erfolgt in der Regel auf das Konto SKR 03: 6640 (Bewirtungskosten) oder 6820 (Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen), alternativ SKR 04: 4240 bzw. 6850. Während Bewirtungskosten für geschäftliche Anlässe mit externen Geschäftspartnern besonderen Regelungen unterliegen, gelten für interne Betriebsveranstaltungen wie Firmenfeiern die hier beschriebenen Konten. Details zur Buchung von Bewirtungskosten in der Bilanz und zur Anwendung der 70/30-Regel finden Sie in unserem separaten Beitrag.

Erforderliche Unterlagen und Nachweise

• Teilnehmerliste: Namen aller teilnehmenden Arbeitnehmer und Begleitpersonen (Unterschriften empfehlenswert)
• Einladung: Nachweis, dass die Veranstaltung allen Arbeitnehmern oder einem bestimmten Betriebsteil offenstand
• Rechnungen und Belege: Alle Kostenbelege (Catering, Location, Musik, Transport etc.) mit eindeutiger Zuordnung zur Veranstaltung
• Pro-Kopf-Berechnung: Schriftliche Kalkulation der Kosten je Teilnehmer
• Datum und Anlass: Dokumentation von Zeitpunkt und betrieblichem Anlass der Feier
• Entscheidung bei mehreren Veranstaltungen: Bei mehr als zwei Veranstaltungen pro Jahr: Schriftliche Festlegung, welche beiden begünstigt behandelt werden

Die Rechnungen sollten auf die GmbH lauten und eindeutig als Betriebsveranstaltung erkennbar sein. Bei gemischten Rechnungen (z. B. Restaurant mit privaten und betrieblichen Anteilen) ist eine klare Trennung erforderlich. Die Aufbewahrungsfrist beträgt gemäß § 147 AO zehn Jahre.

Buchungssatz bei steuerfreier Betriebsveranstaltung (unter 110 Euro)

Bei Überschreitung der 110-Euro-Grenze ist zusätzlich ein lohnsteuerlicher Zufluss beim Arbeitnehmer zu erfassen. Die Kosten bleiben für die GmbH als Betriebsausgabe abzugsfähig, aber es entsteht Lohnsteuer und Sozialversicherungspflicht auf den geldwerten Vorteil (sofern nicht pauschal nach § 37b EStG versteuert wird).

Gilt die Steuerfreiheit auch für Gesellschafter-Geschäftsführer?

Die steuerliche Behandlung von Firmenfeiern für Gesellschafter-Geschäftsführer hängt davon ab, ob sie als Arbeitnehmer oder als Mitunternehmer einzustufen sind. Bei einer GmbH ist der Geschäftsführer in der Regel Arbeitnehmer im steuerrechtlichen Sinne – auch wenn er zugleich Gesellschafter ist. Entscheidend ist die Beteiligungshöhe und die tatsächliche Ausübung von Gesellschafterrechten.

Beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer

Ein beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer (in der Regel ab 50 % Beteiligung oder bei faktischer Beherrschung) wird steuerlich als Arbeitnehmer behandelt, unterliegt aber besonderen Prüfungsmaßstäben. Die Finanzverwaltung prüft bei ihm besonders kritisch, ob Zuwendungen fremdüblich sind. Die 110-Euro-Freigrenze gilt grundsätzlich auch für ihn, sofern er an der Betriebsveranstaltung als Arbeitnehmer teilnimmt und die Veranstaltung allen Arbeitnehmern offensteht.

Minderheitsgesellschafter-Geschäftsführer

Minderheitsgesellschafter (unter 50 % Beteiligung, keine Sperrminorität) werden steuerlich wie normale Arbeitnehmer behandelt. Für sie gilt die 110-Euro-Freigrenze ohne besondere Einschränkungen. Die Teilnahme an Betriebsveranstaltungen wird wie bei allen anderen Arbeitnehmern behandelt.

In der Praxis empfiehlt es sich, bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern die Kosten pro Veranstaltung moderat zu halten und die 110-Euro-Grenze nicht auszureizen. Dies minimiert das Risiko einer späteren Beanstandung durch die Finanzverwaltung.

Können auch Geschäftspartner und Kunden steuerfrei teilnehmen?

Die Teilnahme von Geschäftspartnern, Kunden oder Lieferanten an einer Firmenfeier unterliegt anderen steuerlichen Regelungen als die Teilnahme von Arbeitnehmern. Die 110-Euro-Freigrenze nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG gilt ausschließlich für Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen. Für externe Teilnehmer sind die Aufwendungen als Bewirtungskosten (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG) oder Geschenke (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG) zu behandeln.

Steuerliche Einordnung bei gemischten Veranstaltungen

Lädt die GmbH sowohl Arbeitnehmer als auch Geschäftspartner ein, ist eine getrennte Behandlung erforderlich. Für die Arbeitnehmer-Komponente gilt weiterhin die 110-Euro-Freigrenze. Die Kosten für externe Teilnehmer sind gesondert zu erfassen und unterliegen den Abzugsbeschränkungen für Bewirtungskosten (70 % abzugsfähig nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG) oder Geschenke (maximal 35 Euro pro Person und Jahr nach § 4 Abs. 5 Nr. 1 Satz 1 EStG).

Praktische Handhabung bei gemischten Veranstaltungen

1. Separate Erfassung: Kosten für Arbeitnehmer und Geschäftspartner getrennt dokumentieren (separate Teilnehmerlisten)
2. Pro-Kopf-Aufteilung: Bei nicht eindeutig zuordenbaren Kosten (Raummiete, Musik) nach Köpfen aufteilen
3. Bewirtungsbeleg: Für externe Teilnehmer vollständigen Bewirtungsbeleg führen (Datum, Ort, Teilnehmer, Anlass, Bewirtungskosten)
4. Geschenkgrenzen beachten: Übersteigen die Kosten für externe Teilnehmer 35 Euro pro Person, ist der übersteigende Betrag nicht abzugsfähig (außer als Bewirtung)

Bei gemischten Veranstaltungen mit überwiegend geschäftlichem Charakter (z. B. Kundenevents mit einzelnen Mitarbeitern) kann die gesamte Veranstaltung als Repräsentationsaufwand behandelt werden. Die 110-Euro-Freigrenze ist dann nicht anwendbar, aber die Kosten sind als Betriebsausgaben zu 70 % abzugsfähig, sofern sie angemessen und betrieblich veranlasst sind.

Welche Fehler führen zur Nachversteuerung?

In der Praxis führen häufig vermeidbare Fehler dazu, dass die Steuerfreiheit von Firmenfeiern nachträglich aberkannt wird. Bei Betriebsprüfungen prüfen Finanzämter gezielt die Einhaltung der 110-Euro-Grenze und die ordnungsgemäße Dokumentation. Die häufigsten Fehlerquellen und ihre Vermeidung:

Fehler 1: Unvollständige oder fehlende Teilnehmerlisten

Ohne nachweisbare Teilnehmerzahl kann die Pro-Kopf-Berechnung nicht durchgeführt werden. Das Finanzamt schätzt dann häufig eine niedrigere Teilnehmerzahl, was zu einer Überschreitung der 110-Euro-Grenze führt. Lösung: Unterschriebene Anwesenheitslisten führen oder Anmeldesystem mit namentlicher Erfassung nutzen.

Fehler 2: Übersehen von Nebenkosten

Oft werden Transport, Dekoration, Technik oder Übernachtungskosten bei der Pro-Kopf-Berechnung vergessen. Alle mit der Veranstaltung zusammenhängenden Kosten müssen einbezogen werden. Auch nachträgliche Kosten (z. B. Aufräumarbeiten, Reinigung) sind anteilig zu berücksichtigen.

Fehler 3: Begleitpersonen nicht mitgezählt

Die 110-Euro-Grenze gilt pro Teilnehmer, einschließlich maximal einer Begleitperson je Arbeitnehmer. Werden Begleitpersonen nicht in die Berechnung einbezogen, wird der Pro-Kopf-Betrag zu niedrig angesetzt. Das Finanzamt korrigiert dies und die Grenze wird überschritten.

Fehler 4: Mehr als zwei Veranstaltungen ohne Festlegung

Führt die GmbH drei oder mehr Betriebsveranstaltungen durch, ohne schriftlich festzulegen, welche beiden begünstigt werden sollen, wählt das Finanzamt die ungünstigste Variante. Empfehlung: Vor Jahresende schriftlich dokumentieren, welche beiden Veranstaltungen als begünstigt behandelt werden.

Fehler 5: Geschenke als Teil der Veranstaltungskosten

Werden im Rahmen der Firmenfeier hochwertige Geschenke verteilt (z. B. Präsentkörbe, Technik-Gadgets), sind diese nicht automatisch Teil der Veranstaltungskosten. Übersteigen die Geschenke 60 Euro (inkl. USt) pro Person, sind sie separat als Sachbezug nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG zu behandeln und nur bis zu dieser Grenze steuerfrei. Darüber hinaus gehende Geschenke sind voll steuerpflichtig.

Fehler 6: Keine Trennung zwischen verschiedenen Arbeitnehmergruppen

Lädt die GmbH nur einen bestimmten Kreis von Arbeitnehmern ein (z. B. nur Führungskräfte), ohne dass dies sachlich gerechtfertigt ist, kann die gesamte Veranstaltung als nicht begünstigte Zuwendung eingestuft werden. Die 110-Euro-Freigrenze setzt voraus, dass die Veranstaltung allen Arbeitnehmern oder einem abgrenzbaren Betriebsteil (z. B. Abteilung, Niederlassung) offensteht.

Welche alternativen Gestaltungsmöglichkeiten gibt es?

Wenn die 110-Euro-Grenze nicht eingehalten werden kann oder mehr als zwei Betriebsveranstaltungen geplant sind, stehen der GmbH verschiedene alternative Gestaltungsoptionen zur Verfügung, um steuerliche Nachteile zu minimieren und die Mitarbeiter dennoch zu honorieren.

Option 1: Pauschalversteuerung nach § 37b EStG

Die GmbH kann den geldwerten Vorteil aus der Betriebsveranstaltung pauschal mit 30 % versteuern (§ 37b Abs. 1 EStG). Hinzu kommen Solidaritätszuschlag (5,5 % auf die Pauschalsteuer) und ggf. Kirchensteuer (8-9 % je nach Bundesland). Der Vorteil: Die Mitarbeiter erhalten die Zuwendung steuerfrei, die GmbH trägt die Pauschalsteuer als Betriebsausgabe. Dies ist wirtschaftlich sinnvoll, wenn die Kosten pro Kopf die 110-Euro-Grenze nur geringfügig überschreiten.

Wichtig: Die Pauschalversteuerung ist sozialversicherungsfrei, erhöht also nicht die Lohnnebenkosten. Allerdings muss sich die GmbH vor der Veranstaltung für diese Option entscheiden – eine nachträgliche Wahl ist nicht möglich.

Option 2: Mehrere kleinere Veranstaltungen statt einer großen

Statt einer teuren Veranstaltung über der 110-Euro-Grenze können zwei separate Veranstaltungen organisiert werden, die jeweils unter der Freigrenze bleiben. Beispiel: Statt einer Weihnachtsfeier für 150 Euro pro Kopf können ein Sommerfest (90 Euro/Kopf) und eine Weihnachtsfeier (105 Euro/Kopf) durchgeführt werden – beide steuerfrei.

Option 3: Abteilungsweise Veranstaltungen

Die 110-Euro-Freigrenze kann für jede abgrenzbare Betriebseinheit separat genutzt werden. Eine Abteilungsfeier zählt als eigenständige Betriebsveranstaltung, sofern die Abteilung als geschlossener Kreis erkennbar ist. So können beispielsweise Vertrieb, Produktion und Verwaltung jeweils eigene Veranstaltungen durchführen, ohne dass die Zwei-Veranstaltungen-Grenze unternehmsweit gilt. Voraussetzung: Die Veranstaltung steht allen Mitarbeitern der jeweiligen Abteilung offen.

Option 4: Incentives und Sachprämien außerhalb der Betriebsveranstaltung

Anstelle oder zusätzlich zu Betriebsveranstaltungen können Sachprämien bis zur monatlichen Freigrenze von 50 Euro (ab 2025, vorher 44 Euro) gewährt werden. Diese müssen jedoch zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden und dürfen nicht in Geld umgewandelt werden können. Beispiele: Gutscheine (kein Bargutschein), Warengutscheine, Tankgutscheine.

Für GmbHs, die Jahresabschluss und Lohnbuchhaltung professionell handhaben möchten, bietet OnlineBilanz digitale Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen. Unsere Steuerberater prüfen die optimale Gestaltung von Mitarbeiterzuwendungen und unterstützen bei der steueroptimalen Umsetzung.

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 19 EStG (Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit), § 8 EStG (Einnahmen), § 2 LStDV (Lohnsteuer-Durchführungsverordnung), Bundesministerium der Finanzen (BMF). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.