DATEV-Bestände übernehmen lassen 2026: Übersicht
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Wer den Steuerberater wechselt, muss die vorhandenen DATEV-Bestände vom bisherigen Kanzlei zum neuen Berater übertragen lassen. Dieser Ratgeber erklärt den rechtlichen Herausgabeanspruch nach § 66 StBerG, den technischen Ablauf der Datenübertragung, typische Kostenpunkte und häufige Stolpersteine beim Wechsel. So gelingt der Steuerberaterwechsel reibungslos und rechtssicher.
Kurzantwort
DATEV-Bestände übernehmen lassen bedeutet, dass der neue Steuerberater die Buchhaltungs- und Stammdaten vom bisherigen Berater digital über DATEV-Schnittstellen erhält. Nach § 66 StBerG besteht ein gesetzlicher Herausgabeanspruch auf Arbeitsergebnisse und erforderliche Unterlagen. Der Ablauf erfolgt meist per DATEV-Datenträgeraustauch (DFÜ), Gebühren dürfen nur für tatsächlichen Aufwand berechnet werden.
Inhaltsverzeichnis
- Was bedeutet DATEV-Bestände übernehmen?
- Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Wechsel?
- Ablauf der Datenübertragung: Schritt für Schritt
- Kosten und Gebühren beim Wechsel
- Rechtliche Rahmenbedingungen: § 66 StBerG
- Häufige Probleme beim Wechsel und Lösungen
- Datensicherheit und Datenschutz beim Transfer
- Vorteile digitaler Steuerberater-Plattformen
- Checkliste für den erfolgreichen Wechsel
DATEV-Bestände übernehmen lassen: Was bedeutet das konkret?
Wenn Sie als GmbH oder UG den Steuerberater wechseln möchten, steht die Übernahme der DATEV-Bestände im Mittelpunkt. Unter DATEV-Beständen versteht man sämtliche digitale Buchführungsdaten, Kontenpläne, Stammdaten, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen, die Ihre bisherige Kanzlei im DATEV-System angelegt und gepflegt hat. Die Übernahme erfolgt technisch über standardisierte Schnittstellen, meist per DATEV-Datenexport und -Import, und ermöglicht eine nahtlose Fortführung der Buchhaltung ohne Datenverlust oder Medienbruch.
Rechtlich ist Ihr bisheriger Steuerberater nach § 66 StBerG zur Herausgabe aller Handakten und Unterlagen verpflichtet, sobald das Mandat endet und offene Honorarforderungen beglichen sind. Die DATEV-Bestände gehören zu diesen Unterlagen. Eine neue Kanzlei – etwa eine digitale Steuerberater-Plattform wie OnlineBilanz – übernimmt die Daten direkt in das eigene DATEV-Rechenzentrum und stellt sicher, dass Buchungslogik, Kontenrahmen (SKR 03 oder SKR 04) und Vorjahreswerte korrekt migriert werden.
Praxis-Hinweis
Die Übernahme der DATEV-Bestände ist technisch standardisiert und dauert bei strukturierter Vorbereitung meist nur wenige Werktage. Entscheidend ist, dass die abgebende Kanzlei den Export vollständig und zeitnah bereitstellt – hier hilft eine klare Kommunikation und ein verbindlicher Zeitplan.
Welche Daten werden übernommen?
- Stammdaten der Gesellschaft (Firmierung, Steuernummern, Umsatzsteuer-ID, Finanzamtszuordnung)
- Kontenplan und individuelle Kontenanpassungen (z. B. Erlöskonten, Kostenstellenstruktur)
- Buchungsdaten der laufenden und abgeschlossenen Wirtschaftsjahre
- Jahresabschlüsse (Bilanz, GuV, Anhang) und steuerliche Überleitungsrechnungen
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Dauerfristverlängerung, ZM-Meldungen
- Lohnbuchhaltungsdaten (sofern ebenfalls über DATEV geführt)
- Bescheide, Betriebsprüfungsakten und sonstige steuerliche Korrespondenz (soweit digital archiviert)
Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Wechsel?
Der ideale Zeitpunkt für einen Steuerberaterwechsel ist in der Regel nach Abschluss eines Wirtschaftsjahres und nach Feststellung des Jahresabschlusses gemäß § 42a GmbHG. Für eine GmbH mit Bilanzstichtag 31.12.2025 bedeutet das: Der Jahresabschluss sollte spätestens bis 30.11.2026 (kleine GmbH) bzw. 31.08.2026 (mittelgroße/große GmbH) von der alten Kanzlei erstellt und durch die Gesellschafterversammlung festgestellt sein. Der Wechsel kann dann ab Dezember 2026 bzw. September 2026 erfolgen, sodass die neue Kanzlei ab dem Wirtschaftsjahr 2026 (Bilanzstichtag 31.12.2026) die laufende Buchhaltung übernimmt.
Ein Wechsel während des laufenden Wirtschaftsjahres ist technisch möglich, aber aufwendiger: Die neue Kanzlei muss die bereits gebuchten Monate übernehmen, prüfen und gegebenenfalls Korrekturen vornehmen. Das erhöht den Abstimmungsaufwand und das Fehlerrisiko. Zudem kann es zu Unklarheiten bei der Haftung kommen, falls Buchungsfehler aus der Übergangsphase erst später erkannt werden. Wer dennoch im laufenden Jahr wechseln möchte, sollte einen klaren Stichtag vereinbaren (z. B. Quartalsende) und eine schriftliche Übergabebestätigung mit beiden Kanzleien abstimmen.
Achtung: Fristen bei Offenlegung
Wenn der Jahresabschluss 2025 noch nicht offengelegt ist, achten Sie darauf, dass die Offenlegungsfrist gemäß § 325 HGB (12 Monate nach Bilanzstichtag, also bis 31.12.2026) nicht verstreicht. Die Verantwortung dafür trägt die Geschäftsführung – nicht der Steuerberater. Bei Versäumnis droht ein Ordnungsgeld nach § 335 HGB zwischen 500 und 25.000 Euro.
-
Jahresabschluss durch bisherige Kanzlei erstellen und feststellen lassen
-
Offenlegung beim Unternehmensregister fristgerecht durchführen (§ 325 HGB)
-
Mandatsvertrag mit alter Kanzlei schriftlich kündigen (Kündigungsfrist beachten)
-
Offene Honorarforderungen begleichen, um Herausgabeanspruch gemäß § 66 StBerG zu sichern
-
Wechselstichtag (z. B. 01.01.2026) klar definieren und mit neuer Kanzlei abstimmen
Ablauf der Datenübertragung: Schritt für Schritt
Die Übernahme von DATEV-Beständen folgt einem standardisierten Prozess, der bei professioneller Begleitung reibungslos und ohne Unterbrechung der laufenden Buchhaltung abläuft. Digitale Steuerberater-Plattformen wie OnlineBilanz bieten hier eine Wechselassistenz, die den gesamten Prozess koordiniert – von der Anforderung der Daten bei der alten Kanzlei bis zur finalen Prüfung und Freigabe der migrierten Bestände.
Phase 1: Vorbereitung und Kündigung
- Mandatsvertrag bei bisheriger Kanzlei schriftlich kündigen (Kündigungsfrist beachten, oft 3 Monate zum Quartalsende oder Jahresende).
- Offene Rechnungen begleichen, um den Herausgabeanspruch nach § 66 StBerG zu sichern.
- Neue Kanzlei (z. B. OnlineBilanz) beauftragen und Vollmacht zur Datenanforderung erteilen.
- Checkliste der zu übertragenden Daten mit der neuen Kanzlei abstimmen.
Phase 2: Datenanforderung und Export
Die neue Kanzlei fordert die DATEV-Bestände formal bei Ihrer bisherigen Kanzlei an. Der Export erfolgt in der Regel als DATEV-Datenpaket (z. B. im Format ASCII oder XML) und umfasst Stammdaten, Kontenplan, Buchungsstapel, Jahresabschlüsse und steuerliche Unterlagen. Die abgebende Kanzlei ist verpflichtet, die Daten vollständig und in einem weiterverarbeitbaren Format bereitzustellen. Bei Verzögerungen kann die Mandantschaft – unterstützt durch die neue Kanzlei – den Herausgabeanspruch notfalls auch anwaltlich durchsetzen.
Phase 3: Import und Prüfung
Nach Erhalt importiert die neue Kanzlei die Daten in das eigene DATEV-Rechenzentrum. Dabei werden automatische Plausibilitätsprüfungen durchgeführt: Stimmen Saldenvorträge? Sind Umsatzsteuer-Voranmeldungen schlüssig? Passt der Kontenrahmen? Eventuelle Abweichungen werden dokumentiert und mit Ihnen sowie ggf. der alten Kanzlei abgestimmt. Erst nach erfolgreicher Validierung wird die laufende Buchhaltung im neuen System fortgeführt.
„Wir begleiten den gesamten Wechselprozess als Koordinator zwischen Mandant und unseren Steuerberatern. Die Datenanforderung, der Import und die Plausibilitätsprüfung erfolgen strukturiert und transparent. So stellen wir sicher, dass keine Buchung verloren geht und die laufende Buchhaltung nahtlos weiterläuft – ohne Zeitverlust und ohne Mehraufwand für den Mandanten.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Kosten und Gebühren beim Wechsel: Was ist zu erwarten?
Die Übernahme von DATEV-Beständen ist technisch standardisiert und verursacht in der Regel keine gesonderten Gebühren bei der neuen Kanzlei – sie ist Teil des regulären Onboarding-Prozesses. Allerdings können bei der abgebenden Kanzlei Kosten entstehen, etwa für die Erstellung des Datenexports, das Zusammenstellen von Unterlagen oder administrative Aufwände. Diese Kosten sind nach § 10 StBVV (Steuerberater-Vergütungsverordnung) abrechenbar, sofern sie angemessen und nachvollziehbar sind. In der Praxis verlangen viele Kanzleien zwischen 150 und 500 Euro für den Export und die Bereitstellung der Daten – abhängig vom Umfang und der Komplexität.
Wichtig: Die alte Kanzlei darf die Herausgabe der Unterlagen gemäß § 66 StBerG nur dann verweigern, wenn noch offene Honorarforderungen bestehen. Sobald diese beglichen sind, besteht ein unbedingter Anspruch auf Herausgabe. Wer sichergehen möchte, sollte bereits bei Vertragsschluss mit der alten Kanzlei eine Klausel zur kostenlosen oder pauschalvergüteten Datenübergabe vereinbaren – das erspart spätere Diskussionen.
| Kostenposition | Abgebende Kanzlei | Neue Kanzlei (OnlineBilanz) |
|---|---|---|
| DATEV-Export und Datenbereitstellung | 150–500 € | Im Festpreis enthalten |
| Zusammenstellung Unterlagen (Bescheide, Verträge) | Nach Aufwand (StBVV) | Im Festpreis enthalten |
| Import und Plausibilitätsprüfung | — | Im Festpreis enthalten |
| Laufende Buchhaltung ab neuem Wirtschaftsjahr | — | Transparenter Festpreis je Größenklasse |
Transparente Festpreise bei OnlineBilanz
Bei OnlineBilanz erhalten Sie einen transparenten Festpreis für den Jahresabschluss – inklusive Wechselassistenz, Import der DATEV-Bestände und Plausibilitätsprüfung. Keine versteckten Zusatzkosten, keine unklaren Abrechnungen. So wissen Sie von Anfang an, was der Wechsel kostet und können verlässlich planen.
Rechtliche Rahmenbedingungen: Herausgabeanspruch nach § 66 StBerG
Der Anspruch auf Herausgabe der Handakten und Unterlagen ist in § 66 StBerG (Steuerberatungsgesetz) klar geregelt. Danach ist der Steuerberater verpflichtet, nach Beendigung des Mandats sämtliche Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Mandatsbearbeitung entstanden sind, an den Auftraggeber herauszugeben. Dazu gehören sowohl Originalunterlagen (z. B. Bescheide, Verträge) als auch Kopien und digitale Daten – also auch die DATEV-Bestände. Der Herausgabeanspruch besteht unmittelbar mit Mandatsende, sofern keine offenen Honorarforderungen mehr bestehen.
Ein Zurückbehaltungsrecht gemäß § 273 BGB kann der Steuerberater nur geltend machen, solange Honorarforderungen offen sind. Sobald diese beglichen oder durch Aufrechnung bzw. Sicherheitsleistung erledigt sind, muss die Herausgabe unverzüglich erfolgen. Verzögert die alte Kanzlei die Herausgabe ohne rechtlichen Grund, kann dies einen Schadensersatzanspruch auslösen – etwa wenn durch die Verzögerung Fristen (z. B. Offenlegungsfrist nach § 325 HGB) versäumt werden oder die laufende Buchhaltung nicht fortgeführt werden kann.
Was gehört zu den Handakten?
- Sämtliche Buchungsbelege, Kontoauszüge, Kassenberichte
- Jahresabschlüsse (Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht), Steuererklärungen und Bescheide
- DATEV-Bestände (Stammdaten, Kontenplan, Buchungsdaten, Auswertungen)
- Verträge, Gesellschafterbeschlüsse, Vollmachten, Handelsregisterauszüge
- Schriftverkehr mit Finanzbehörden, Sozialversicherungsträgern, Gerichten
- Interne Arbeitsnotizen und Berechnungen, soweit sie für die weitere Mandatsbearbeitung erforderlich sind
Achtung: Eigentumsrecht des Mandanten
Die Unterlagen und Daten gehören rechtlich dem Mandanten – nicht der Kanzlei. Der Steuerberater hat lediglich ein Nutzungsrecht während der Mandatsbearbeitung. Verweigert die alte Kanzlei die Herausgabe ohne berechtigten Grund, kann dies berufsrechtliche Konsequenzen haben und gegebenenfalls als Verstoß gegen § 57 Abs. 1 StBerG gewertet werden.
„Die Herausgabe der DATEV-Bestände ist kein Gefallen, sondern eine gesetzliche Pflicht. Wir stellen sicher, dass der Herausgabeanspruch vollständig und fristgerecht durchgesetzt wird – notfalls mit anwaltlicher Unterstützung. Die Mandantschaft hat ein Recht auf ihre Daten, und wir sorgen dafür, dass dieses Recht gewahrt wird.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Häufige Probleme beim Wechsel und wie Sie diese vermeiden
Auch wenn die Übernahme von DATEV-Beständen technisch standardisiert ist, gibt es in der Praxis immer wieder typische Stolpersteine, die den Wechsel verzögern oder verteuern können. Die gute Nachricht: Mit strukturierter Vorbereitung und professioneller Begleitung lassen sich die meisten Probleme vermeiden oder schnell lösen.
Problem 1: Verzögerte Herausgabe durch alte Kanzlei
Manche Kanzleien reagieren auf eine Kündigung mit Verzögerung – sei es aus Unmut über den Mandatsverlust oder aufgrund unklarer interner Abläufe. Lösung: Setzen Sie eine schriftliche Frist (z. B. 14 Tage) mit klarem Stichtag und weisen Sie auf den Herausgabeanspruch nach § 66 StBerG hin. Lassen Sie die Datenanforderung durch Ihre neue Kanzlei durchführen – das erhöht den Druck und signalisiert Professionalität. Bei fortgesetzter Weigerung kann ein Anwalt eingeschaltet werden; die Kosten dafür können als Schadensersatz geltend gemacht werden.
Problem 2: Unvollständige oder fehlerhafte Datenexporte
Nicht immer sind die exportierten DATEV-Bestände vollständig oder technisch sauber. Es fehlen Stammdaten, Konten sind nicht korrekt zugeordnet, oder Saldenvorträge stimmen nicht. Lösung: Die neue Kanzlei sollte nach dem Import eine umfassende Plausibilitätsprüfung durchführen und Abweichungen dokumentieren. Fehlende oder fehlerhafte Daten werden nachgefordert. Wichtig: Akzeptieren Sie den Import erst, wenn alle Prüfungen abgeschlossen sind und die Daten validiert wurden.
Problem 3: Offene Fragen zu laufenden Verfahren oder Betriebsprüfungen
Wenn zum Wechselzeitpunkt noch eine Betriebsprüfung läuft oder Einspruchsverfahren anhängig sind, muss geklärt werden, wer die Vertretung übernimmt. Lösung: Vereinbaren Sie klar, bis zu welchem Punkt die alte Kanzlei noch tätig ist (z. B. Abschluss der laufenden Prüfung) und ab wann die neue Kanzlei übernimmt. Dokumentieren Sie alle offenen Punkte schriftlich und stellen Sie sicher, dass beide Kanzleien über den Stand informiert sind.
Prävention
- Kündigungsfrist frühzeitig prüfen und einhalten
- Offene Honorarforderungen vor Kündigung klären
- Vollmacht für neue Kanzlei zur Datenanforderung ausstellen
- Übergabeprotokoll mit Checkliste vereinbaren
Reaktion bei Problemen
- Schriftliche Fristsetzung mit Verweis auf § 66 StBerG
- Dokumentation aller Kommunikation (E-Mail, Einschreiben)
- Neue Kanzlei einschalten, um formal zu eskalieren
- Bei anhaltender Weigerung: anwaltliche Durchsetzung prüfen
Wechselassistenz bei OnlineBilanz
OnlineBilanz bietet eine strukturierte Wechselassistenz: Wir fordern die Daten bei Ihrer alten Kanzlei an, prüfen die Vollständigkeit, führen den Import und die Validierung durch und koordinieren alle offenen Punkte. So haben Sie als Mandant keinen Zusatzaufwand und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Datensicherheit und Datenschutz beim Transfer der DATEV-Bestände
Die DATEV-Bestände enthalten sensible Finanz- und Unternehmensdaten, die besonderen Schutz genießen. Sowohl die abgebende als auch die übernehmende Kanzlei sind nach Art. 32 DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten. Das bedeutet: verschlüsselte Übertragung, sichere Speicherung, Zugriffsschutz und Protokollierung aller Datenverarbeitungsvorgänge.
In der Praxis erfolgt die Übertragung von DATEV-Beständen meist über das DATEV-Rechenzentrum, das nach höchsten Sicherheitsstandards (ISO 27001, BSI-Grundschutz) zertifiziert ist. Die Daten werden verschlüsselt übertragen und in deutschen Rechenzentren gespeichert – es findet kein Transfer in Drittstaaten außerhalb der EU statt. Zusätzlich muss die neue Kanzlei mit Ihnen als Mandant einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abschließen, der die Rechte und Pflichten bei der Datenverarbeitung klar regelt.
Wichtige Datenschutz-Aspekte beim Wechsel
- Die neue Kanzlei muss vor Beginn der Datenverarbeitung einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vorlegen und unterzeichnen lassen.
- Die Übertragung der Daten darf nur verschlüsselt erfolgen (z. B. über DATEV-Datenaustausch, verschlüsselte E-Mail oder sichere Cloud-Lösungen).
- Alte Kanzlei muss nach Herausgabe die Daten gemäß § 66 Abs. 3 StBerG noch für einen gesetzlich definierten Zeitraum aufbewahren (z. B. 10 Jahre bei steuerrelevanten Unterlagen nach § 147 AO), danach löschen.
- Sie als Mandant haben jederzeit ein Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO, welche Daten wo und wie gespeichert sind.
- Beide Kanzleien müssen ein Datenschutz-Managementsystem nachweisen können, das regelmäßig auditiert wird.
„Datenschutz ist bei der Übernahme von DATEV-Beständen kein bürokratisches Add-on, sondern zentraler Bestandteil unserer Sorgfaltspflicht. Wir arbeiten ausschließlich mit DATEV-zertifizierten Systemen, verschlüsseln alle Datenübertragungen und haben klare Prozesse für Zugriffskontrolle und Löschung. So stellen wir sicher, dass Ihre Daten zu jeder Zeit geschützt sind – rechtlich und technisch.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
-
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit neuer Kanzlei prüfen und unterzeichnen
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Verschlüsselte Übertragung der DATEV-Bestände sicherstellen
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Bestätigung der alten Kanzlei über Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
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Datenschutz-Zertifizierungen der neuen Kanzlei (z. B. ISO 27001) einsehen
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Eigene Datenschutz-Dokumentation aktualisieren (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DSGVO)
Vorteile digitaler Steuerberater-Plattformen beim Wechsel
Der Wechsel zu einer digitalen Steuerberater-Plattform wie OnlineBilanz bietet nicht nur technische und organisatorische Vorteile, sondern auch eine grundlegend modernere Art der Zusammenarbeit. Während klassische Kanzleien oft auf persönliche Vor-Ort-Termine, postalischen Belegversand und telefonische Abstimmungen setzen, läuft die Kommunikation bei digitalen Plattformen vollständig online ab – per verschlüsselter Cloud-Lösung, Video-Call und strukturiertem Ticket-System. Das spart Zeit, reduziert Medienbrüche und ermöglicht eine transparente Nachverfolgbarkeit aller Vorgänge.
Ein weiterer Vorteil: Transparente Festpreise. Während klassische Kanzleien nach Zeitaufwand abrechnen (StBVV) und die Endrechnung oft erst Monate später kommt, wissen Sie bei digitalen Plattformen von Anfang an, was der Jahresabschluss kostet – unabhängig von Rückfragen oder Nacharbeiten. Das schafft Planungssicherheit und verhindert böse Überraschungen. Zudem entfällt die Wartezeit: Während klassische Kanzleien oft mehrere Wochen oder Monate für die Abschlusserstellung benötigen, arbeiten digitale Plattformen mit klar definierten Turnarounds und modernen Workflows.
Wechselassistenz inklusive
Strukturierter Prozess von Datenanforderung bis Validierung – ohne Zusatzkosten, ohne Mehraufwand für den Mandanten.
Digitale Belegübermittlung
Belege per App oder Upload hochladen – kein Papierkram, keine Ordner, keine Postlaufzeiten. DATEV-integriert und GoBD-konform.
Transparente Festpreise
Von Anfang an klar, was der Jahresabschluss kostet. Keine versteckten Zuschläge, keine stundenbasierte Abrechnung, keine Überraschungen.
Steuerberater-Qualität mit digitaler Effizienz
Wichtig: Digitale Steuerberater-Plattformen wie OnlineBilanz sind keine Alternative zum Steuerberater, sondern eine moderne Form der Steuerberatung. Der Jahresabschluss wird von zugelassenen Steuerberatern erstellt, geprüft und rechtsverbindlich unterzeichnet – mit voller berufsrechtlicher Haftung und Versicherung. Der Unterschied liegt in der Koordination: Anstatt dass jeder Steuerberater seine eigenen Prozesse hat, arbeiten die Steuerberater bei digitalen Plattformen mit standardisierten Workflows, digitalen Tools und klaren Service-Level-Agreements. Das Ergebnis: höhere Qualität, kürzere Bearbeitungszeiten, transparentere Kommunikation.
3–5 Tage
Durchschnittliche Dauer für DATEV-Import und Validierung bei OnlineBilanz
100 %
Wechsel ohne Unterbrechung der laufenden Buchhaltung durch strukturierte Wechselassistenz
Wechsel zu OnlineBilanz: So geht’s
Sie beauftragen OnlineBilanz mit einem einfachen Online-Formular. Unser Büroleiter Servet Gündogan koordiniert die Datenanforderung bei Ihrer alten Kanzlei, unsere Steuerberater übernehmen den Import und die Prüfung der DATEV-Bestände, und Sie erhalten transparent Bescheid über jeden Schritt. Kein Papierkram, keine Wartezeiten, keine versteckten Kosten – einfach moderne Steuerberatung.
Checkliste für den erfolgreichen Wechsel mit DATEV-Beständen
Damit der Wechsel reibungslos verläuft, sollten Sie die folgenden Schritte konsequent und in der richtigen Reihenfolge durchführen. Diese Checkliste fasst alle wesentlichen Punkte zusammen und dient als roter Faden für den gesamten Wechselprozess. Sie können sie auch als interne Dokumentation nutzen und gemeinsam mit Ihrer neuen Kanzlei abhaken.
Vor der Kündigung
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Kündigungsfrist im bestehenden Mandatsvertrag prüfen (oft 3 Monate zum Quartals- oder Jahresende)
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Offene Honorarforderungen klären und begleichen, um Herausgabeanspruch zu sichern
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Stand offener Verfahren dokumentieren (Betriebsprüfung, Einsprüche, anhängige Steuerbescheide)
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Jahresabschluss für abgelaufenes Wirtschaftsjahr erstellen und feststellen lassen (§ 42a GmbHG)
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Offenlegung beim Unternehmensregister prüfen (§ 325 HGB – Frist 12 Monate nach Bilanzstichtag)
Kündigung und Beauftragung
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Mandatsvertrag schriftlich (Einschreiben oder E-Mail mit Empfangsbestätigung) kündigen
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Neue Kanzlei (z. B. OnlineBilanz) beauftragen und Mandatsvertrag sowie AVV unterzeichnen
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Vollmacht für neue Kanzlei ausstellen, damit diese die DATEV-Bestände formal anfordern kann
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Wechselstichtag klar definieren (z. B. 01.01.2026) und schriftlich mit beiden Kanzleien abstimmen
Datenübernahme und Validierung
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Neue Kanzlei fordert DATEV-Bestände bei alter Kanzlei an (mit Fristsetzung, z. B. 14 Tage)
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Export-Daten auf Vollständigkeit prüfen: Stammdaten, Kontenplan, Buchungsstapel, Jahresabschlüsse, Bescheide
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Import in neues DATEV-System durchführen und automatische Plausibilitätsprüfungen laufen lassen
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Saldenvorträge, Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Kontenstände abgleichen
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Abweichungen dokumentieren und mit alter Kanzlei bzw. neuer Kanzlei klären
Nach dem Wechsel
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Erste Buchungen im neuen System prüfen und freigeben
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Übergabeprotokoll mit alter Kanzlei erstellen (dokumentiert Vollständigkeit und Verantwortungsübergang)
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Finanzamt, Banken und Versicherungen über Wechsel informieren (neue Kontaktdaten der Kanzlei mitteilen)
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Datenschutz-Dokumentation aktualisieren (Auftragsverarbeiter im Verzeichnis gem. Art. 30 DSGVO eintragen)
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Regelmäßige Abstimmungstermine mit neuer Kanzlei vereinbaren, um offene Punkte laufend zu klären
„Ein strukturierter Wechsel ist kein Hexenwerk – aber er erfordert klare Kommunikation, saubere Dokumentation und professionelle Begleitung. Mit unserer Wechselassistenz stellen wir sicher, dass jeder Schritt nachvollziehbar ist und keine Daten verloren gehen. So können Sie sich darauf verlassen, dass der Wechsel pünktlich, vollständig und ohne Unterbrechung abläuft.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Häufig gestellte Fragen
Kann der alte Steuerberater die Herausgabe der DATEV-Bestände verweigern?
Nein. Nach § 66 Abs. 1 StBerG sind Steuerberater verpflichtet, Arbeitsergebnisse und für die Fortführung erforderliche Unterlagen herauszugeben. Eine Verweigerung ist nur zulässig, wenn berechtigte Honorarforderungen offen sind und ein Zurückbehaltungsrecht nach § 66 Abs. 2 StBerG besteht. Dieses erlischt jedoch, sobald die offenen Beträge beglichen oder Sicherheit geleistet wurde.
Wie lange dauert die Übertragung der DATEV-Bestände im Regelfall?
Bei standardisierter DATEV-DFÜ-Übertragung dauert der technische Transfer meist 3–7 Werktage nach Beauftragung. Verzögerungen entstehen oft durch fehlende Vollmachten, offene Honorare oder manuelle Aufbereitung der Daten beim abgebenden Steuerberater. Mit klar dokumentierter Bevollmächtigung und rechtzeitiger Ankündigung lässt sich der Wechsel deutlich beschleunigen.
Werden auch historische Vorjahre mit übertragen oder nur das laufende Jahr?
In der Regel werden die Stammdaten und die laufende Finanzbuchhaltung des aktuellen Wirtschaftsjahres übertragen. Historische Vorjahresabschlüsse und Buchungsstapel können auf Wunsch ebenfalls exportiert werden, erfordern aber oft zusätzlichen Aufwand. Klären Sie mit dem neuen Steuerberater, welche Vorjahre für die Fortführung der Beratung tatsächlich benötigt werden.
Was passiert, wenn die alte Kanzlei nicht mit DATEV arbeitet?
Arbeitet der bisherige Berater mit anderer Software (z. B. DATAC, Addison, Lexware), erfolgt die Übergabe meist als DATEV-ASCII-Import, CSV-Dateien oder PDF-Belege. Der neue Steuerberater muss die Daten dann manuell oder semi-automatisiert in DATEV importieren. Dies verursacht Mehraufwand, ist aber technisch umsetzbar. Eine frühzeitige Abstimmung über Datenformate ist hier entscheidend.
Muss ich als Mandant technisch etwas vorbereiten oder übernimmt das der neue Steuerberater?
Sie selbst müssen technisch nichts vorbereiten. Ihre Aufgabe beschränkt sich auf die schriftliche Bevollmächtigung des neuen Steuerberaters, die Kündigung beim bisherigen Berater und ggf. Begleichung offener Honorare. Den gesamten technischen Datentransfer koordinieren die Steuerberater untereinander – idealerweise digital über DATEV-Schnittstellen.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 66 StBerG – Herausgabepflicht und Zurückbehaltungsrecht, § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung, Art. 6 DSGVO – Rechtmäßigkeit der Verarbeitung. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
