Buchführung Physiotherapie 2026: Pflichten & Praxis-Guide
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die Buchführung für Physiotherapie-Praxen folgt besonderen Regeln: Abhängig von Rechtsform und Größe gelten unterschiedliche Anforderungen an Buchführung, Jahresabschluss und Offenlegung. Ähnliches gilt übrigens für andere Gesundheits- und Wellnessbetriebe – so unterliegt etwa die Buchführung im Fitnessstudio vergleichbaren branchenspezifischen Besonderheiten. Dieser Leitfaden erklärt, welche Pflichten für Physiotherapie-Praxen nach HGB gelten, wie Sie Praxissoftware und Finanzbuchhaltung verzahnen und welche Besonderheiten bei Bilanzierung und Kontierung zu beachten sind.
Kurzantwort
Physiotherapie-Praxen als GmbH sind zur doppelten Buchführung nach § 238 HGB verpflichtet. Einzelunternehmen und Personengesellschaften unterliegen der Buchführungspflicht nur bei Überschreiten der Schwellenwerte nach § 141 AO. GmbHs müssen einen Jahresabschluss nach § 264 HGB aufstellen und beim Unternehmensregister offenlegen. Besonderheiten bestehen bei Kontierung von Kassenleistungen, Privatpatienten und Praxiswertabschreibungen.
Inhaltsverzeichnis
- Buchführungspflicht für Physiotherapie-Praxen
- Besonderheiten der Buchführung im Gesundheitswesen
- Kontierung und Kontenrahmen für Physiotherapie-GmbHs
- Jahresabschluss für Physiotherapie-GmbHs nach HGB
- Bilanzierung von Praxiswert und Goodwill
- Digitalisierung: Integration von Praxissoftware
- Offenlegung beim Unternehmensregister
- Häufige Fehler in der Buchführung vermeiden
Buchführungspflicht für Physiotherapie-Praxen: Wann gilt die Pflicht zur doppelten Buchführung?
Ob eine Physiotherapie-Praxis zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, hängt von der Rechtsform und den wirtschaftlichen Schwellenwerten ab. Während freiberufliche Physiotherapeuten als Einzelunternehmer oder GbR grundsätzlich nur zur einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) verpflichtet sind, gelten für Praxen in der Rechtsform einer GmbH oder auch einer UG die strengen Buchführungspflichten nach § 238 HGB. Wer eine Praxis in der Rechtsform der UG betreibt, sollte sich daher frühzeitig mit den Buchführungspflichten einer UG vertraut machen.
Buchführungspflicht nach Rechtsform
| Rechtsform | Buchführungspflicht | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Einzelunternehmer (freiberuflich) | Keine doppelte Buchführung, EÜR ausreichend | § 4 Abs. 3 EStG, § 18 EStG |
| GbR (Physiotherapeuten) | Keine doppelte Buchführung, EÜR ausreichend | § 4 Abs. 3 EStG |
| Physiotherapie-GmbH | Ja, Pflicht zur doppelten Buchführung | § 238 HGB, § 6 Abs. 1 GmbHG |
| UG (haftungsbeschränkt) | Ja, Pflicht zur doppelten Buchführung | § 238 HGB, § 5a GmbHG |
Bei der Physiotherapie-GmbH entsteht die Buchführungspflicht bereits mit der Eintragung ins Handelsregister, unabhängig von Umsatz oder Gewinn. Die Buchführung muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen und nachvollziehbar, vollständig sowie zeitgerecht erfolgen.
Hinweis
Praxishinweis: Viele Physiotherapie-Praxen wählen bewusst die GmbH-Form, um die persönliche Haftung zu beschränken. Mit dieser Entscheidung entsteht automatisch die Pflicht zur doppelten Buchführung und zur Erstellung eines Jahresabschlusses nach § 242 HGB – unabhängig von der Praxisgröße.
Besonderheiten der Buchführung im Gesundheitswesen: Was Physiotherapie-Praxen beachten müssen
Die Buchführung in Physiotherapie-Praxen weist Besonderheiten auf, die sich aus der Branche ergeben. Neben den allgemeinen handelsrechtlichen Vorschriften sind spezifische Abrechnungsmodalitäten mit Krankenkassen, Privatpatienten und anderen Kostenträgern sowie besondere Aufbewahrungspflichten nach dem Sozialgesetzbuch zu berücksichtigen.
Erlöserfassung und Forderungsmanagement
Bei der Erlösverbuchung ist zwischen Privatabrechnungen, Kassenleistungen und Selbstzahlerleistungen zu unterscheiden. Kassenabrechnungen erfolgen in der Regel über Abrechnungszentren, wodurch zwischen Leistungserbringung und Zahlungseingang häufig mehrere Wochen liegen. Dies erfordert eine sorgfältige Forderungsverwaltung und periodengerechte Abgrenzung nach § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB.
Kassenleistungen (GKV)
- Vorlauf zwischen Behandlung und Zahlung (4-8 Wochen)
- Forderungen gegenüber Abrechnungsstellen
- Retaxationen möglich
- Umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG
Privatleistungen
- Forderungen gegenüber Privatpatienten
- Umsatzsteuerpflichtig (19% Regelsteuersatz)
- Mahnwesen und Forderungsausfälle
- Separate Erfassung erforderlich
Aufbewahrungsfristen und Datenschutz
Neben den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB (10 Jahre für Buchungsbelege, Rechnungen, Jahresabschlüsse) gelten für Physiotherapie-Praxen zusätzlich die Dokumentationspflichten nach § 630f BGB sowie spezielle Aufbewahrungsfristen für Patientendaten nach den Heilberufsgesetzen der Länder (in der Regel 10 Jahre ab letzter Behandlung).
Achtung
Achtung bei digitaler Archivierung: Die Archivierung von Behandlungsdokumenten und Abrechnungsbelegen muss den Anforderungen der DSGVO, der GoBD sowie der berufsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Eine revisionssichere digitale Archivierung ist zwingend erforderlich.
Kontierung in der Physiotherapie-GmbH: Welcher Kontenrahmen und welche Konten sind relevant?
Für Physiotherapie-Praxen in der Rechtsform einer GmbH empfiehlt sich die Anwendung des SKR 03 (Standardkontenrahmen) oder SKR 04. Beide werden vom DATEV-System unterstützt und ermöglichen eine strukturierte Verbuchung der praxistypischen Geschäftsvorfälle. Der SKR 03 folgt dem Prozessgliederungsprinzip, der SKR 04 dem Abschlussgliederungsprinzip nach HGB.
Wichtige Kontenklassen für Physiotherapie-Praxen
- Erlöskonten (Klasse 8 im SKR 04): Separate Konten für Kassenleistungen (umsatzsteuerfrei), Privatleistungen (umsatzsteuerpflichtig), Zusatzleistungen und sonstige Erlöse
- Forderungen (Klasse 1 im SKR 04): Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gegenüber Abrechnungsstellen und Privatpatienten, ggf. Wertberichtigungen bei Forderungsausfällen
- Personalkosten (Klasse 6 im SKR 04): Gehälter für angestellte Physiotherapeuten, Therapeuten auf Honorarbasis, Sozialabgaben
- Praxiskosten: Miete, Nebenkosten, Praxisbedarf, Geräte und Medizinprodukte, Fortbildungskosten, Versicherungen
- Abschreibungen: AfA auf Praxisausstattung, Therapiegeräte, Software, ggf. Praxiswert (Goodwill)
Besonderheiten bei der Umsatzsteuer
Die Umsatzbesteuerung in Physiotherapie-Praxen ist komplex: Heilbehandlungen im Rahmen der ärztlichen Verordnung sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei. Zusatzleistungen wie Wellness-Angebote, Präventionskurse ohne ärztliche Verordnung oder der Verkauf von Hilfsmitteln unterliegen hingegen der Umsatzsteuerpflicht. Eine saubere Trennung in der Buchführung ist zwingend erforderlich.
„In der Praxis erleben wir häufig Unklarheiten bei der Abgrenzung zwischen steuerfreien Heilbehandlungen und steuerpflichtigen Zusatzleistungen. Eine klare Kontierung bereits bei der Rechnungsstellung erleichtert die spätere Umsatzsteuervoranmeldung und verhindert Rückfragen seitens des Finanzamts.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Jahresabschluss für Physiotherapie-GmbHs: Welche Pflichten gelten nach HGB?
Jede Physiotherapie-GmbH ist nach § 242 HGB zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet. Dieser besteht aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Zusätzlich ist nach § 264 Abs. 1 HGB ein Anhang zu erstellen, es sei denn, die Praxis erfüllt die Voraussetzungen zur Erleichterung nach § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB (Kleinstkapitalgesellschaft).
Umfang des Jahresabschlusses nach Größenklasse
| Größenklasse | Kriterien (§ 267 HGB) | Jahresabschluss-Bestandteile |
|---|---|---|
| Kleinstkapitalgesellschaft | ≤ 450.000 € Bilanzsumme, ≤ 900.000 € Umsatz, ≤ 10 Arbeitnehmer | Bilanz, GuV (verkürzt möglich) |
| Kleine Kapitalgesellschaft | ≤ 6 Mio. € Bilanzsumme, ≤ 12 Mio. € Umsatz, ≤ 50 Arbeitnehmer | Bilanz, GuV, Anhang |
| Mittlere Kapitalgesellschaft | ≤ 20 Mio. € Bilanzsumme, ≤ 40 Mio. € Umsatz, ≤ 250 Arbeitnehmer | Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht |
| Große Kapitalgesellschaft | Überschreitung von 2 der 3 Kriterien | Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht, Prüfungspflicht |
Die meisten Physiotherapie-GmbHs fallen unter die Kategorie der Kleinstkapitalgesellschaften oder kleinen Kapitalgesellschaften. Nach § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB können Kleinstkapitalgesellschaften auf die Erstellung eines Anhangs verzichten, wenn bestimmte Angaben unter der Bilanz gemacht werden.
Feststellung und Fristen
Der Jahresabschluss muss nach § 42a Abs. 1 GmbHG innerhalb bestimmter Fristen festgestellt werden. Für kleine Kapitalgesellschaften (und damit die meisten Physiotherapie-GmbHs) gilt eine Feststellungsfrist von 11 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres. Bei einem Bilanzstichtag 31.12.2025 muss der Jahresabschluss also bis spätestens 30.11.2026 festgestellt werden.
-
Buchführung laufend und vollständig führen (§ 238 HGB)
-
Inventur zum Bilanzstichtag durchführen (§ 240 HGB)
-
Jahresabschluss erstellen (Bilanz, GuV, ggf. Anhang)
-
Jahresabschluss von Gesellschafterversammlung feststellen lassen (§ 42a GmbHG)
-
Offenlegung beim Unternehmensregister innerhalb 12 Monaten (§ 325 HGB)
-
Aufbewahrung des Jahresabschlusses für 10 Jahre (§ 257 HGB)
Hinweis
Wer den Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lassen möchte, ohne langes Suchen und Warten, findet auf OnlineBilanz.de digitale Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen. Der Jahresabschluss wird durch zugelassene Steuerberater erstellt, geprüft und rechtsverbindlich unterzeichnet.
Bilanzierung von Praxiswert und Goodwill: Was gilt bei Praxisübernahmen?
Bei der Übernahme einer bestehenden Physiotherapie-Praxis durch eine GmbH entsteht häufig ein derivativer Geschäfts- oder Firmenwert (Goodwill), wenn der Kaufpreis über dem Wert der übernommenen identifizierbaren Vermögensgegenstände und Schulden liegt. Die bilanzielle Behandlung richtet sich nach § 246 Abs. 1 Satz 4 HGB und § 255 Abs. 4 HGB.
Aktivierung und Abschreibung des Praxiswerts
Der entgeltlich erworbene Geschäftswert ist nach § 246 Abs. 1 Satz 4 HGB aktivierungspflichtig. Er wird zu Anschaffungskosten angesetzt (Kaufpreis abzüglich Zeitwerte der identifizierbaren Vermögensgegenstände zuzüglich übernommener Schulden). Die Abschreibung erfolgt nach § 253 Abs. 3 Satz 4 HGB planmäßig über die Nutzungsdauer. Eine Abschreibung über 10 Jahre ist branchenüblich, kürzere Zeiträume sind bei Nachweis möglich.
Zu identifizierende Vermögensgegenstände
- Praxisausstattung (Therapiegeräte, Mobiliar)
- Medizinische Geräte und Hilfsmittel
- Software und IT-Infrastruktur
- Patientenstamm (soweit bewertbar)
- Standortvorteil, Praxisruf (Teil des Goodwill)
Goodwill (Geschäftswert)
- Aktivierungspflicht nach § 246 Abs. 1 S. 4 HGB
- Planmäßige Abschreibung über Nutzungsdauer
- Typischerweise 5-10 Jahre
- Außerplanmäßige Abschreibung bei dauerhafter Wertminderung
Steuerliche Behandlung
Steuerlich ist der Geschäfts- oder Firmenwert nach § 7 Abs. 1 Satz 3 EStG über 15 Jahre abzuschreiben. Diese Abweichung zur handelsrechtlichen Abschreibungsdauer führt zu latenten Steuern, die nach § 274 HGB im Anhang oder in der Bilanz anzugeben sind (bei Aktivierung eines aktiven Unterschiedsbetrags).
Achtung
Werthaltigkeitsprüfung erforderlich: Bei Verschlechterung der Ertragslage (z. B. durch Patientenrückgang, Kassenzulassungsverlust) ist der Geschäftswert auf Werthaltigkeit zu prüfen. Eine außerplanmäßige Abschreibung nach § 253 Abs. 3 Satz 5 HGB kann erforderlich werden.
Digitalisierung der Buchführung: Integration von Praxissoftware und Finanzbuchhaltung
Die Digitalisierung der Buchführung in Physiotherapie-Praxen bietet erhebliche Effizienzpotenziale. Moderne Praxisverwaltungssysteme (PVS) wie Theorg, Visible, Optica oder Theralupa können mit Finanzbuchhaltungssystemen (DATEV, lexoffice, sevDesk) verknüpft werden, um Medienbrüche zu vermeiden und Fehlerquellen zu reduzieren.
Anforderungen an digitale Buchführungssysteme
Alle eingesetzten Systeme müssen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) entsprechen. Dies umfasst Anforderungen an Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchführung.
Praxisverwaltungssystem
- Terminverwaltung
- Behandlungsdokumentation
- Kassenabrechnung
- Privatrechnungen
- Schnittstelle zu Abrechnungsstellen
Schnittstelle / Export
- DATEV-Format
- CSV/Excel-Export
- API-Anbindung
- Automatische Kontierung
- Täglicher/wöchentlicher Import
Finanzbuchhaltung
- Kontierung nach SKR 03/04
- Umsatzsteuervoranmeldung
- BWA-Erstellung
- Jahresabschluss
- GoBD-konforme Archivierung
Vorteile der digitalisierten Prozesse
- Zeitersparnis: Manuelle Übertragungen entfallen, Fehlerquellen werden reduziert
- Aktuelle Auswertungen: Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) können zeitnah erstellt werden
- Liquiditätsplanung: Forderungen und Verbindlichkeiten sind jederzeit transparent
- Compliance: GoBD-Konformität wird durch zertifizierte Systeme sichergestellt
- Prüfungssicherheit: Bei Betriebsprüfungen können Daten schnell und strukturiert bereitgestellt werden
„Die Mandanten, die ihre Praxissoftware mit der Finanzbuchhaltung verknüpft haben, sparen im laufenden Betrieb erheblich Zeit. Bei der Jahresabschlusserstellung liegen uns dann bereits strukturierte, vollständige Daten vor, was den Prozess deutlich beschleunigt.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Offenlegung des Jahresabschlusses: Pflichten und Fristen für Physiotherapie-GmbHs
Jede Physiotherapie-GmbH ist nach § 325 HGB verpflichtet, den festgestellten Jahresabschluss offenzulegen. Die Offenlegung erfolgt seit dem Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) vom 01.08.2022 ausschließlich beim Unternehmensregister (www.unternehmensregister.de), nicht mehr beim Bundesanzeiger.
Offenlegungsfristen nach § 325 HGB
Die Offenlegung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres erfolgen. Bei einem Bilanzstichtag 31.12.2025 muss die Offenlegung also bis spätestens 31.12.2026 abgeschlossen sein. Wird diese Frist nicht eingehalten, drohen empfindliche Ordnungsgelder.
12 Monate
Offenlegungsfrist nach § 325 HGB
500-25.000 €
Ordnungsgeld nach § 335 HGB
100%
der GmbHs sind offenlegungspflichtig
Umfang der Offenlegung nach Größenklasse
| Größenklasse | Offenzulegende Unterlagen | Erleichterungen |
|---|---|---|
| Kleinstkapitalgesellschaft | Bilanz (verkürzt möglich) | Keine GuV-Offenlegung nach § 326 Abs. 2 HGB |
| Kleine Kapitalgesellschaft | Bilanz, Anhang | Keine GuV-Offenlegung nach § 326 Abs. 1 HGB |
| Mittlere Kapitalgesellschaft | Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht | Gewisse Verkürzungen möglich |
| Große Kapitalgesellschaft | Vollständiger Jahresabschluss, Lagebericht, Bestätigungsvermerk | Keine Erleichterungen |
Die meisten Physiotherapie-GmbHs profitieren von den Offenlegungserleichterungen für Kleinst- oder kleine Kapitalgesellschaften. Insbesondere die Möglichkeit, auf die Offenlegung der GuV zu verzichten, wird häufig genutzt, da so Umsatz- und Ertragsinformationen nicht öffentlich einsehbar sind.
Ordnungsgeldverfahren bei Nichtoffenlegung
Das Bundesamt für Justiz (BfJ) überwacht die Einhaltung der Offenlegungspflichten. Bei Versäumnis der Frist wird ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB eingeleitet. Das Ordnungsgeld beträgt mindestens 500 Euro und kann bis zu 25.000 Euro betragen. Die Höhe richtet sich nach Größe der Gesellschaft, Verschuldensgrad und Dauer der Fristüberschreitung.
Achtung
Verspätungszuschlag und Folgekosten: Neben dem Ordnungsgeld entstehen Verfahrenskosten. Zudem bleibt die Offenlegungspflicht bestehen – auch nach Zahlung des Ordnungsgelds muss der Jahresabschluss nachgereicht werden. Eine frühzeitige Planung der Offenlegung ist daher dringend zu empfehlen.
Hinweis
OnlineBilanz übernimmt für Mandanten die komplette Offenlegung beim Unternehmensregister – von der Datenvorbereitung über die elektronische Einreichung bis zur Bestätigung. So vermeiden Geschäftsführer Ordnungsgelder und behalten den Überblick über alle Fristen.
Häufige Fehler in der Buchführung von Physiotherapie-Praxen und wie Sie diese vermeiden
In der Praxis zeigen sich bei Physiotherapie-GmbHs wiederkehrende Fehlerquellen in der Buchführung und im Jahresabschluss. Diese Fehler können zu Nachfragen bei Betriebsprüfungen, Verzögerungen bei der Feststellung des Jahresabschlusses oder sogar zu handelsrechtlichen Sanktionen führen.
Typische Fehler und deren Vermeidung
| Fehler | Folge | Vermeidung |
|---|---|---|
| Vermischung von steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen | Fehlerhafte Umsatzsteuervoranmeldung, Steuernachzahlung | Getrennte Kontierung ab Rechnungsstellung, separate Erlöskonten |
| Fehlende periodengerechte Abgrenzung von Forderungen | Falsche Darstellung der Ertragslage, Verstoß gegen § 252 HGB | Monatliche Abstimmung mit Abrechnungsstellen, Forderungsliste pflegen |
| Unvollständige Erfassung von Bargeschäften (Selbstzahler) | GoBD-Verstoß, Zuschätzungen bei Betriebsprüfung | Kassenbuch führen, tägliche Kassenberichte, Einzelaufzeichnungspflicht |
| Nichtbeachtung der Aufbewahrungsfristen | Bußgeld, fehlende Nachweise bei Prüfung | Digitale, revisionssichere Archivierung ab Belegdatum |
| Verspätete Feststellung oder Offenlegung des Jahresabschlusses | Ordnungsgeld nach § 335 HGB (500-25.000 €) | Frühzeitige Planung, Steuerberater-Unterstützung, Fristenkalender |
| Falsche Bewertung von Praxiswert (Goodwill) | Über-/Unterbewertung, fehlerhafte Abschreibung | Gutachten bei Praxisübernahme, Werthaltigkeitsprüfung jährlich |
Besondere Risiken bei Kassenabrechnungen
Die Abrechnung über Abrechnungszentren birgt spezifische Fehlerquellen: Retaxationen (Kürzungen oder Ablehnungen von Abrechnungen) müssen zeitnah erkannt und in der Buchführung als Erlösschmälerung erfasst werden. Zudem ist die Forderungsverwaltung durch die langen Zahlungsläufe komplex. Eine monatliche Abstimmung zwischen Praxissoftware und Finanzbuchhaltung ist unerlässlich.
„Ein häufiger Fehler ist die unzureichende Dokumentation von Bareinnahmen bei Selbstzahlerleistungen. Bei Betriebsprüfungen wird hier besonders genau hingesehen. Eine saubere Kassenbuchführung mit täglichen Kassenberichten ist Pflicht und schützt vor Zuschätzungen.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
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Getrennte Erfassung von steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ab Rechnungserstellung
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Monatliche Abstimmung der Forderungen mit Abrechnungsstellen
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Kassenbuch täglich führen und abstimmen bei Bargeschäften
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Periodengerechte Abgrenzung von Erlösen und Aufwendungen zum Bilanzstichtag
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GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung aller Belege
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Frühzeitige Planung der Jahresabschlusserstellung und Offenlegung
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Jährliche Prüfung der Werthaltigkeit aktivierter Geschäftswerte
Hinweis
Wer Unsicherheiten bei der Kontierung oder Jahresabschlusserstellung vermeiden möchte, kann auf die Unterstützung durch spezialisierte Steuerberater zurückgreifen. OnlineBilanz bietet Physiotherapie-GmbHs eine digitale Steuerberater-Plattform mit Festpreisen und direktem Ansprechpartner – ohne langes Suchen und Wartezeiten.
Häufig gestellte Fragen
Kann eine Physiotherapie-Praxis auch als UG (haftungsbeschränkt) geführt werden?
Ja, die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) nach § 5a GmbHG ist eine vollwertige Kapitalgesellschaft mit reduziertem Stammkapital ab 1 Euro. Für UGs gelten dieselben Buchführungs-, Bilanzierungs- und Offenlegungspflichten wie für GmbHs. Der Vorteil liegt in der niedrigeren Gründungshürde, die Pflicht zur Rücklagenbildung aus dem Jahresüberschuss nach § 5a Abs. 3 GmbHG sollte jedoch berücksichtigt werden.
Wie lange müssen Buchführungsunterlagen in einer Physiotherapie-Praxis aufbewahrt werden?
Nach § 257 HGB beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchführungsunterlagen wie Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege zehn Jahre. Für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien abgesandter Briefe gilt eine Frist von sechs Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte oder der Beleg entstanden ist. Zusätzlich gelten für Patientenakten nach § 630f BGB ebenfalls zehn Jahre Aufbewahrungspflicht.
Welche steuerlichen Besonderheiten gelten für Physiotherapie-Praxen bei der Umsatzsteuer?
Heilbehandlungen durch Physiotherapeuten sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei, sofern die Leistungen therapeutischen Zwecken dienen und entsprechend ärztlich verordnet wurden. Reine Wellness-Angebote oder nicht-therapeutische Leistungen (z. B. Massage ohne Rezept) unterliegen hingegen der regulären Umsatzsteuer von 19 %. In der Buchführung ist eine saubere Trennung zwischen steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen erforderlich. Bei gemischter Tätigkeit kann Vorsteueraufteilung notwendig werden.
Sind Physiotherapie-Praxen zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet?
Bei bargeldintensivem Geschäftsbetrieb – was bei vielen Physiotherapie-Praxen mit Privatpatienten und Selbstzahlerleistungen der Fall ist – wird die Führung eines Kassenbuches dringend empfohlen. Nach § 146 AO müssen alle Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden. Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch dokumentiert täglich Einnahmen und Ausgaben sowie den Kassenbestand. Die Finanzverwaltung prüft dies regelmäßig und kann bei fehlender oder mangelhafter Kassenführung Hinzuschätzungen vornehmen.
Wie wirken sich Investitionsabzugsbeträge auf die Buchführung einer Physiotherapie-Praxis aus?
Nach § 7g EStG können Physiotherapie-Praxen für geplante Investitionen (z. B. Therapiegeräte, Einrichtung) bis zu 50 % der voraussichtlichen Anschaffungskosten gewinnmindernd als Investitionsabzugsbetrag (IAB) abziehen. Der IAB ist rein steuerlich und wird in der Handelsbilanz nicht erfasst – es entsteht eine latente Steuerschuld nach § 274 HGB. Bei Anschaffung wird der IAB gewinnerhöhend aufgelöst und die Anschaffungskosten werden um den IAB gemindert, was Abschreibungsbemessungsgrundlage und Restbuchwert beeinflusst. Die Dokumentation muss in der Buchführung sorgfältig erfolgen.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), GmbH-Gesetz (GmbHG), Umsatzsteuergesetz (UStG). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
