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Bilanz KG Checkliste 2026: Praxisleitfaden

Zuletzt aktualisiert: Mai 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten

Was ist eine KG und wann besteht Bilanzpflicht?

Die Kommanditgesellschaft (KG) ist eine Personengesellschaft nach §§ 161 ff. HGB, bei der mindestens ein Gesellschafter unbeschränkt haftet (Komplementär) und mindestens ein Gesellschafter nur bis zur Höhe seiner Einlage haftet (Kommanditist). Die Bilanzierungspflicht richtet sich nach § 238 Abs. 1 HGB: Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.

Originäre und derivative Kaufmannseigenschaft

Die KG ist kraft Rechtsform Formkaufmann nach § 6 Abs. 1 HGB — unabhängig von der Größe des Unternehmens. Damit besteht grundsätzlich die Pflicht zur Buchführung und Bilanzierung. Die Befreiung nach § 241a HGB (Umsatzerlöse ≤ 800.000 € und Jahresüberschuss ≤ 80.000 € an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen) gilt nur für Einzelkaufleute, nicht für die KG.

• KG ist Formkaufmann nach § 6 Abs. 1 HGB
• Grundsätzliche Buchführungs- und Bilanzierungspflicht nach § 238 HGB
• Keine Befreiung nach § 241a HGB (gilt nur für Einzelkaufleute)
• Steuerlich Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich (§ 5 Abs. 1 EStG)

Welche Besonderheiten hat die KG-Bilanz gegenüber der GmbH?

Anders als die GmbH ist die KG eine Personengesellschaft. Das bedeutet: Die Gesellschafter sind zivilrechtlich Mitunternehmer und steuerlich transparent. Der Gewinn wird nicht auf Gesellschaftsebene versteuert, sondern anteilig den Gesellschaftern zugerechnet (§ 15 Abs. 1 Nr. 2 EStG). Die Bilanz der KG weist daher kein Eigenkapital wie bei einer Kapitalgesellschaft aus, sondern Kapitalkonten der Gesellschafter.

Gliederung des Eigenkapitals bei der KG

Bei KGs im Sinne des § 264a HGB sind nach § 264c Abs. 2 HGB die Kapitalanteile der persönlich haftenden Gesellschafter und der Kommanditisten gesondert auszuweisen. Üblich ist die Unterscheidung in feste Kapitalkonten (Einlage laut Gesellschaftsvertrag) und variable Kapitalkonten (thesaurierte Gewinne, Entnahmen). Innerhalb der Gruppen dürfen die Kapitalanteile zusammengefasst werden (§ 264c Abs. 2 Satz 2, 6 HGB).

Welche Größenklassen gelten und wann muss die KG offenlegen?

Die Größenklassen für KGs im Sinne des § 264a HGB richten sich nach § 267 HGB. Entscheidend sind drei Merkmale: Bilanzsumme, Umsatzerlöse und durchschnittliche Arbeitnehmerzahl. An zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen müssen mindestens zwei der drei Kriterien überschritten werden, damit die nächsthöhere Größenklasse greift.

Offenlegungspflicht nach § 325 HGB (Stand 2026)

Offenlegen müssen KGs ohne natürliche Person als Vollhafter (§ 264a HGB, z. B. GmbH & Co. KG) – unabhängig von der Größe; kleine Gesellschaften profitieren von Erleichterungen (§ 326 HGB). Eine KG mit natürlicher Person als Komplementär ist grundsätzlich nur nach dem Publizitätsgesetz offenlegungspflichtig. Die Offenlegung erfolgt seit dem DiRUG (Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie, in Kraft seit 01.08.2022) ausschließlich beim Unternehmensregister — nicht mehr beim Bundesanzeiger. Die Frist beträgt 12 Monate nach dem Abschlussstichtag (§ 325 Abs. 1a HGB).

• Größenklasse nach § 267 HGB bestimmen (zwei von drei Kriterien an zwei Stichtagen)
• Prüfen, ob Offenlegungspflicht besteht (§ 264a HGB oder PublG)
• Bei Offenlegungspflicht: Jahresabschluss bis 12 Monate nach Stichtag im Unternehmensregister einreichen
• Ohne Offenlegungspflicht: Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB (Jahresabschluss 10 Jahre)

Checkliste: Welche Schritte gehören zur Erstellung der KG-Bilanz?

Die Erstellung einer ordnungsgemäßen KG-Bilanz erfordert systematisches Vorgehen. Die folgende Checkliste deckt alle wesentlichen Schritte ab — von der Datenbeschaffung über die Bewertung bis zum Abschluss der Kapitalkonten.

1. Vorbereitung und Datenbeschaffung

• Alle Kontoauszüge, Belege und Kassenbücher vollständig sammeln
• Jahresendbestände aller Bank- und Kassenkonten abstimmen
• Offene Posten (Forderungen, Verbindlichkeiten) mit Debitoren- und Kreditorenlisten abgleichen
• Inventurlisten für Vorräte, Anlagevermögen und sonstige Vermögensgegenstände erstellen
• Verträge (Darlehen, Leasing, Miet-, Gesellschaftsvertrag) bereithalten

2. Bewertung nach § 252 ff. HGB

• Anlagevermögen: Fortführung der Abschreibungspläne (§ 253 Abs. 3 HGB), ggf. außerplanmäßige Abschreibung bei dauerhafter Wertminderung
• Umlaufvermögen: Vorräte zu Anschaffungs-/Herstellungskosten oder niedrigerem Tageswert (§ 253 Abs. 4 HGB)
• Forderungen: Einzelwertberichtigungen und pauschale Wertberichtigungen bei Ausfallrisiko
• Rückstellungen: Bildung nach § 249 HGB (z. B. drohende Verluste, Gewährleistungen, Urlaubsrückstellungen)
• Verbindlichkeiten: zum Erfüllungsbetrag ansetzen (§ 253 Abs. 1 Satz 2 HGB)

3. Gewinnverteilung und Kapitalkonten

• Jahresergebnis nach Gesellschaftsvertrag oder gesetzlicher Regelung (§ 120 HGB i. V. m. § 709 Abs. 3 BGB) verteilen
• Variable Kapitalkonten je Gesellschafter fortschreiben (Gewinnanteil, Entnahmen, Einlagen)
• Feste Kapitalkonten (Pflichteinlagen) separat ausweisen
• Entnahmen und Einlagen im Jahresverlauf dokumentieren
• Negativsalden bei Kommanditisten prüfen (Haftungsrisiko nach § 172 Abs. 4 HGB)

4. Erstellung Bilanz und GuV

• Bilanz nach § 266 HGB gliedern (Aktivseite: Anlagevermögen, Umlaufvermögen; Passivseite: Eigenkapital, Rückstellungen, Verbindlichkeiten)
• GuV nach § 275 HGB (Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren)
• Anhang erstellen (bei KGs im Sinne des § 264a HGB nach § 264 Abs. 1 HGB i.V.m. § 284 ff. HGB)
• Lagebericht bei mittelgroßen und großen KGs im Sinne des § 264a HGB (§ 264 Abs. 1 HGB i.V.m. § 289 HGB)

5. Prüfung, Feststellung und Offenlegung

• Interne Plausibilitätsprüfung und Vier-Augen-Prinzip
• Bei mittelgroßen/großen KGs im Sinne des § 264a HGB: Prüfungspflicht nach § 316 HGB beachten
• Feststellung durch die Gesellschafter (Frist nach Gesellschaftsvertrag; § 42a GmbHG gilt nicht)
• Bei Offenlegungspflicht: Einreichung beim Unternehmensregister innerhalb 12 Monate nach Bilanzstichtag
• Aufbewahrung (Jahresabschluss 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre; § 257 Abs. 4 HGB)

Welche häufigen Fehler sollten Sie bei der KG-Bilanz vermeiden?

In der Praxis zeigen sich bei der Bilanzierung von Kommanditgesellschaften immer wieder typische Fehlerquellen. Diese führen nicht nur zu fehlerhaften Abschlüssen, sondern können auch steuerliche Nachteile oder Haftungsrisiken nach sich ziehen.

1. Fehlerhafte Kapitalkontenführung

Die Trennung zwischen festem Kapitalkonto (Einlage laut Gesellschaftsvertrag) und variablem Kapitalkonto (laufende Gewinne, Entnahmen) wird oft nicht sauber vollzogen. Entnahmen werden fälschlicherweise gegen das feste Kapitalkonto gebucht, oder Gewinnzuweisungen erfolgen nicht zeitnah. Dies führt zu undurchsichtigen Eigenkapitalstrukturen und Problemen bei der Offenlegung.

2. Unvollständige Inventur und Bewertung

Gerade bei kleineren KGs wird die körperliche Bestandsaufnahme des Vorratsvermögens vernachlässigt. Anlagevermögen wird nicht korrekt abgeschrieben, oder außerplanmäßige Abschreibungen bei dauerhafter Wertminderung unterbleiben. Das verstößt gegen § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB (Vorsichtsprinzip) und führt zu überhöhten Buchwerten.

3. Fehlende oder fehlerhafte Rückstellungen

• Urlaubsrückstellungen für nicht genommenen Urlaub fehlen (§ 249 Abs. 1 HGB)
• Drohverlustrückstellungen bei verlustbringenden Verträgen werden nicht gebildet
• Gewährleistungsrückstellungen bei verkauften Produkten werden unterschätzt
• Steuerrückstellungen (z. B. Gewerbesteuer) werden nicht oder zu niedrig angesetzt

4. Verwechslung von handelsrechtlicher und steuerlicher Gewinnermittlung

Die Bilanz nach HGB dient der handelsrechtlichen Gewinnermittlung. Für die Steuererklärung sind oft Anpassungen nötig (z. B. unterschiedliche Abschreibungsmethoden, steuerfreie Rücklagen). Wird die Handelsbilanz ohne die erforderlichen Korrekturen in die Steuerbilanz übernommen, kann dies zu Nachforderungen durch das Finanzamt führen.

Die Komplexität der Kapitalkontenführung wird häufig unterschätzt. Ein typischer Fall: Entnahmen werden nicht korrekt gebucht, die Bilanz wird intern erstellt — und erst bei der Offenlegung oder Betriebsprüfung fällt der Fehler auf. Eine frühzeitige Einbindung des Steuerberaters spart hier viel Ärger.

Welche Fristen und Termine gelten für die KG-Bilanz 2025/2026?

Für den Bilanzstichtag 31.12.2025 gelten klare gesetzliche Fristen. Diese betreffen sowohl die interne Feststellung des Jahresabschlusses als auch die externe Offenlegung (sofern verpflichtend). Wer diese Fristen versäumt, riskiert Ordnungsgelder und rechtliche Konsequenzen.

Feststellungsfrist: Was gilt für die KG?

Anders als bei der GmbH (§ 42a GmbHG) gibt es für Personengesellschaften keine gesetzliche Feststellungsfrist. Maßgeblich sind Vorgaben im Gesellschaftsvertrag; bei offenlegungspflichtigen KGs muss die Feststellung vor Ablauf der Offenlegungsfrist erfolgen, da nur der festgestellte Abschluss offengelegt wird. Die Feststellung erfolgt durch Gesellschafterbeschluss.

Offenlegungsfrist: 12 Monate nach Bilanzstichtag

Offenlegungspflichtige KGs (§ 264a HGB) müssen die für ihre Größenklasse vorgeschriebenen Unterlagen spätestens 12 Monate nach dem Abschlussstichtag beim Unternehmensregister einreichen (§§ 325 Abs. 1a, 326 HGB). Für den Stichtag 31.12.2025 bedeutet das: Einreichung bis spätestens 31.12.2026. Die Offenlegung erfolgt elektronisch über das Portal www.unternehmensregister.de.

Sollte die KG-Bilanz durch einen Steuerberater erstellt werden?

Grundsätzlich kann jede KG ihre Bilanz selbst erstellen — rechtlich ist die Einschaltung eines Steuerberaters nicht vorgeschrieben (bei gesetzlicher Prüfungspflicht nach § 316 HGB ist allerdings ein Abschlussprüfer – Wirtschaftsprüfer oder vereidigter Buchprüfer – zu beauftragen). In der Praxis empfiehlt sich die Beauftragung eines Steuerberaters jedoch aus mehreren Gründen.

Vorteile der Steuerberater-Beauftragung

• Rechtssicherheit: Ein Steuerberater kennt die aktuellen Vorschriften nach HGB, EStG und GewStG und kann helfen, Fehler zu vermeiden, die zu Nachforderungen führen.
• Steueroptimierung: Durch gezielte Gestaltungen (z. B. Abschreibungsmethoden, Rückstellungen, Sonderbilanzen) lassen sich Steuern legal minimieren.
• Haftung: Der Steuerberater haftet für schuldhafte Fehler aus dem Auftrag und muss eine Berufshaftpflichtversicherung unterhalten (§ 67 StBerG).
• Zeitersparnis: Die Bilanzerstellung bindet viele Stunden. Ein Steuerberater übernimmt die Arbeit und gibt den Geschäftsführern Freiraum für das operative Geschäft.
• Dokumentation: Ein professionell erstellter Jahresabschluss ist bei Banken, Investoren oder im Erbfall eine wichtige Grundlage.

Wann lohnt sich die Eigenständigkeit?

Auch kleine KGs müssen eine HGB-Bilanz aufstellen; § 241a HGB gilt nur für Einzelkaufleute. Wer die Bilanz selbst erstellen möchte, sollte angesichts der Komplexität auf fachliche Unterstützung setzen.

OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf bereit; auf Wunsch prüft gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater. Ansprechpartner für die Abläufe auf der Plattform ist Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart.

Checkliste: Welche Unterlagen benötigt der Steuerberater für die KG-Bilanz?

Damit der Steuerberater die KG-Bilanz effizient und korrekt erstellen kann, sind vollständige und strukturierte Unterlagen erforderlich. Die folgende Checkliste zeigt, welche Dokumente Sie bereithalten sollten.

1. Buchführungsunterlagen

• Kassenbuch (chronologisch, mit Belegen)
• Bank- und Kontoauszüge aller Geschäftskonten (inkl. Kreditkarten)
• Abstimmung Kasse/Bank zum Jahresende
• DATEV-Export oder Buchhaltungssoftware-Zugang (falls vorhanden)
• Offene-Posten-Listen (Debitoren/Kreditoren)

2. Anlagevermögen

• Anlagenspiegel (Bestandsverzeichnis mit Anschaffungskosten und Abschreibungen)
• Rechnungen für Neuanschaffungen im Geschäftsjahr
• Nachweise über Abgänge (Verkauf, Verschrottung)
• Leasingverträge und Finanzierungsverträge

3. Vorräte und Forderungen

• Inventurlisten (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Ware)
• Bewertungsgrundlagen (Anschaffungskosten, Lieferscheine)
• Forderungsliste mit Fälligkeiten
• Hinweise auf zweifelhafte Forderungen (Mahnungen, Insolvenzen)

4. Verbindlichkeiten und Rückstellungen

• Kreditorenliste (offene Lieferantenrechnungen)
• Darlehensverträge mit Tilgungsplan
• Miet- und Leasingverträge
• Unterlagen für Rückstellungen (z. B. Urlaubslisten, Gewährleistungsfälle, drohende Verluste)

5. Gesellschafterbezogene Unterlagen

• Gesellschaftsvertrag (aktuell, ggf. Nachträge)
• Entnahme- und Einlagenbuch je Gesellschafter
• Beschlüsse zur Gewinnverteilung (falls bereits erfolgt)
• Kapitalkontenentwicklung des Vorjahres (Vorjahresbilanz)

6. Sonstige Unterlagen

• Jahresabschluss des Vorjahres (Bilanz, GuV, Anhang)
• Steuerbescheide (Gewerbesteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldungen)
• Betriebsprüfungsberichte (falls vorhanden)
• Versicherungsverträge und Verträge mit langfristiger Bindung

Je vollständiger und strukturierter die Unterlagen sind, desto schneller und kosteneffizienter kann der Steuerberater arbeiten.

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung in eigener beruflicher Verantwortung. Gesetzliche Grundlagen: § 267 HGB – Größenklassen, § 325 HGB – Offenlegung, § 335 HGB – Ordnungsgeldverfahren, Unternehmensregister. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.