Bilanz Hausverwaltung 2026: Pflichten & Besonderheiten
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Hausverwaltungen stehen vor besonderen bilanziellen Herausforderungen: Treuhandgelder müssen sauber abgegrenzt, Verwaltungshonorare korrekt periodisiert und Offenlegungspflichten fristgerecht erfüllt werden. Dieser Artikel erklärt, welche Bilanzierungspflichten für Hausverwaltungs-GmbHs gelten, wie WEG-Konten und Rückstellungen korrekt ausgewiesen werden und wann ein Steuerberater hinzugezogen werden sollte.
Kurzantwort
Hausverwaltungs-GmbHs sind nach § 264 HGB bilanzierungspflichtig und müssen Treuhandgelder sowie WEG-Konten korrekt abgrenzen. Das Verwaltungshonorar ist periodengerecht abzugrenzen, Rückstellungen für Haftungsrisiken und ausstehende Prüfungen zu bilden. Die Offenlegungsfrist beträgt 12 Monate nach Bilanzstichtag beim Unternehmensregister.
Inhaltsverzeichnis
- Besonderheiten der Hausverwaltungs-Bilanz
- Bilanzierungspflicht für Hausverwaltungs-GmbHs
- Treuhandgelder und WEG-Konten bilanzieren
- Umsatzabgrenzung beim Verwaltungshonorar
- Rückstellungen für Hausverwaltungen
- Offenlegungspflichten für Hausverwaltungs-GmbHs
- Digitale Buchhaltungssoftware für Hausverwaltungen
- Steuerliche Besonderheiten bei Hausverwaltungen
- Jahresabschluss durch Steuerberater erstellen lassen
Welche Besonderheiten gelten für die Bilanz einer Hausverwaltung?
Hausverwaltungen – gleich ob als GmbH, UG oder Einzelunternehmen organisiert – unterliegen grundsätzlich denselben handelsrechtlichen Pflichten wie andere Gewerbetreibende. Die Bilanzierung nach §§ 242 ff. HGB erfordert jedoch besondere Aufmerksamkeit bei der Abgrenzung zwischen eigenem Vermögen der Verwaltungsgesellschaft und den treuhänderisch verwalteten Geldern der Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) oder Mietverwaltungsobjekte.
Die zentrale Herausforderung: Hausverwaltungen verwalten regelmäßig Konten, auf denen Instandhaltungsrücklagen, Betriebskostenvorauszahlungen und Mieteinnahmen für fremde Rechnung vereinnahmt werden. Diese Beträge dürfen nicht als eigene Forderungen oder Verbindlichkeiten in der Bilanz der Verwaltungs-GmbH erscheinen, sondern sind außerbilanziell zu führen – sofern die Treuhandstellung klar dokumentiert ist.
Praxishinweis: Anderkonto und Sondervermögen
Richten Sie für jede verwaltete WEG ein separates Treuhand- oder Anderkonto ein. So ist die Trennung zwischen Betriebsvermögen der GmbH und Sondervermögen der Eigentümer eindeutig nachweisbar. Die Kontostände erscheinen dann nicht in Ihrer Bilanz, sondern werden in der Nebenbuchhaltung (WEG-Abrechnungen) geführt.
Typische Bilanzpositionen bei Hausverwaltungen
- Aktiva: Betriebs- und Geschäftsausstattung, Software-Lizenzen, Forderungen aus eigenen Verwaltungshonoraren, liquide Mittel auf Betriebskonten.
- Passiva: Eigenkapital (Stammkapital, Gewinnvortrag), Rückstellungen (z. B. für Jahresabschlusskosten, Urlaubsrückstellungen), Verbindlichkeiten aus laufender Geschäftstätigkeit (Gehälter, Miete, IT-Dienstleister).
- Nicht in der Bilanz: Treuhandgelder der WEG, sofern auf getrennten Konten geführt und klar als fremde Gelder deklariert.
„In der Praxis zeigt sich immer wieder: Die saubere Trennung zwischen Betriebsvermögen der Hausverwaltungs-GmbH und Sondervermögen der Eigentümer ist das A und O. Wer hier unsauber bucht, riskiert nicht nur bilanzielle Fehler, sondern auch steuerliche Nachforderungen und haftungsrechtliche Probleme.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Wann besteht für eine Hausverwaltungs-GmbH Bilanzierungspflicht?
Jede GmbH ist nach § 242 HGB zur Buchführung und Bilanzierung verpflichtet – unabhängig von Umsatz oder Gewinn. Dies gilt auch für kleine Hausverwaltungs-GmbHs. Die Rechtsform allein löst bereits die handelsrechtliche Pflicht aus, für jedes Geschäftsjahr einen Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) aufzustellen.
Konkret bedeutet das: Wurde die Gesellschaft am 1. Januar 2025 ins Handelsregister eingetragen und endet das Geschäftsjahr am 31. Dezember 2025, muss der Jahresabschluss 2025 bis spätestens 30. November 2026 (elf Monate nach Bilanzstichtag bei Kleinstkapitalgesellschaften, § 42a Abs. 1 GmbHG) festgestellt werden. Für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften gilt die kürzere Frist von acht Monaten.
Größenklassen nach § 267 HGB (Stand 2026)
| Kriterium | Kleinstgesellschaft | Kleine KapG | Mittelgroße KapG |
|---|---|---|---|
| Bilanzsumme | ≤ 450.000 € | ≤ 7,5 Mio. € | ≤ 25 Mio. € |
| Umsatz (p. a.) | ≤ 900.000 € | ≤ 15 Mio. € | ≤ 50 Mio. € |
| Mitarbeiter (Ø) | ≤ 10 | ≤ 50 | ≤ 250 |
| Feststellungsfrist | 11 Monate | 11 Monate | 8 Monate |
Die Zuordnung erfolgt, wenn mindestens zwei der drei Kriterien an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen über- oder unterschritten werden (§ 267 Abs. 4 HGB). Die meisten Hausverwaltungs-GmbHs fallen dauerhaft in die Kategorie Kleinstkapitalgesellschaft oder kleine Kapitalgesellschaft.
Achtung: Feststellungspflicht der Gesellschafter
Der Jahresabschluss muss durch die Gesellschafterversammlung förmlich festgestellt werden (§ 42a Abs. 2 GmbHG). Fehlt die Feststellung, ist der Abschluss rechtsunwirksam – mit Folgen für Gewinnausschüttungen, Steuerbescheide und Offenlegung.
Wie werden Treuhandgelder und WEG-Konten korrekt bilanziert?
Die rechtliche Einordnung ist eindeutig: Gelder, die eine Hausverwaltung für Rechnung der Eigentümer verwaltet, stehen im Eigentum der WEG oder der einzelnen Eigentümer – nicht der Verwaltungs-GmbH. Sie sind daher als Treuhandvermögen zu qualifizieren und gehören nicht in die Bilanz der GmbH (§ 246 Abs. 1 Satz 2 HGB).
Voraussetzung für die bilanzielle Nichterfassung ist, dass die Treuhandstellung durch separate Kontenführung, WEG-Verträge und Buchführung eindeutig dokumentiert ist. In der Praxis bedeutet das:
- Für jede verwaltete WEG wird ein separates Anderkonto (Treuhandkonto) geführt.
- Die Kontobewegungen werden in einer Nebenbuchhaltung (WEG-Abrechnungssoftware) erfasst.
- In der Bilanz der GmbH erscheinen diese Konten nicht – weder als Forderung noch als Verbindlichkeit.
- Etwaige Verwalterhonorare, die aus den WEG-Konten überwiesen werden, erscheinen als Umsatzerlöse in der GuV der GmbH.
Sonderfall: Unklare Abgrenzung oder gemischte Konten
Werden Treuhandgelder und eigene Betriebsmittel auf demselben Konto geführt (was rechtlich unzulässig ist, aber in der Praxis vorkommt), entsteht ein Bilanzierungsproblem: Die Finanzbehörde kann argumentieren, dass die Mittel wirtschaftlich der GmbH zuzurechnen sind. In diesem Fall wären Zuflüsse als Betriebseinnahmen zu versteuern, und die Bilanz müsste entsprechende Verbindlichkeiten gegenüber der WEG ausweisen.
„Wer Treuhandgelder korrekt von Betriebsvermögen trennt, vermeidet nicht nur bilanzielle Fallstricke, sondern schützt sich auch vor Haftungsansprüchen der Eigentümer. Im Insolvenzfall der Hausverwaltung sind sauber getrennte Anderkonten geschütztes Sondervermögen und fallen nicht in die Insolvenzmasse.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Wie erfolgt die Umsatzabgrenzung beim Verwaltungshonorar?
Das Verwaltungshonorar ist die Haupteinnahmequelle einer Hausverwaltungs-GmbH und wird regelmäßig monatlich oder quartalsweise in Rechnung gestellt. Die umsatzsteuerliche und bilanzielle Erfassung richtet sich nach dem Leistungszeitpunkt (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB: Realisationsprinzip).
Typische Abrechnungsmodelle und deren bilanzielle Behandlung:
Monatliches Pauschalhonorar
Leistung wird im jeweiligen Monat erbracht und abgerechnet. Umsatzrealisierung erfolgt monatlich. Wird das Honorar im Voraus überwiesen (z. B. am 1. des Monats), ist eine passive Rechnungsabgrenzung zu bilden, die zum Monatsende aufgelöst wird.
Jahreshonorar im Voraus
Wird das Honorar für 2025 bereits am 1. Januar 2025 vereinnahmt, darf es nicht vollständig als Umsatz 2025 erfasst werden, wenn die Leistung über das ganze Jahr erbracht wird. Der auf 2026 entfallende Teil ist per 31.12.2025 als passiver Rechnungsabgrenzungsposten (§ 250 Abs. 2 HGB) auszuweisen.
Sonderleistungen und Nebenabrechnungen
Viele Hausverwaltungen erbringen neben der laufenden Verwaltung auch Sonderleistungen (z. B. Begleitung von Instandsetzungsmaßnahmen, Sonderabrechnungen bei Eigentümerwechsel). Diese Leistungen sind gesondert zu fakturieren und als Umsatz im Zeitpunkt der Leistungserbringung zu erfassen. Werden sie im Dezember 2025 erbracht, aber erst im Januar 2026 in Rechnung gestellt, ist zum 31.12.2025 eine Forderung aus Lieferungen und Leistungen (aktive Rechnungsabgrenzung ist hier nicht zutreffend) zu aktivieren.
Praxistipp: Zeitliche Abgrenzung dokumentieren
Führen Sie eine Excel-Liste oder ein Abrechnungsregister, in dem Sie für jede WEG und jede Sonderleistung den Leistungszeitraum festhalten. Das erleichtert die periodengerechte Abgrenzung zum Bilanzstichtag erheblich.
Welche Rückstellungen müssen Hausverwaltungen bilden?
Rückstellungen sind nach § 249 HGB für ungewisse Verbindlichkeiten und drohende Verluste zu bilden. Für Hausverwaltungs-GmbHs sind insbesondere folgende Rückstellungen praxisrelevant:
Jahresabschluss- und Steuerberatungskosten
Die Kosten für die Erstellung des Jahresabschlusses 2025 sowie die Steuerberatung entstehen wirtschaftlich im Jahr 2025, werden aber oft erst 2026 in Rechnung gestellt. Daher ist zum 31.12.2025 eine Rückstellung für Jahresabschluss- und Steuerberatungskosten zu bilden (§ 249 Abs. 1 Satz 1 HGB). Die Höhe orientiert sich an den Vorjahreswerten oder den vereinbarten Honoraren.
Urlaubsrückstellungen
Haben Mitarbeiter zum Bilanzstichtag noch offene Urlaubsansprüche, ist eine Urlaubsrückstellung zu bilden. Die Bewertung erfolgt mit dem fortgeführten Bruttogehalt zuzüglich Arbeitgeberanteilen (§ 253 Abs. 1 HGB). Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter hat noch fünf Urlaubstage offen (Bruttogehalt 4.000 €/Monat, also ca. 185 €/Tag). Die Rückstellung beträgt dann ca. 925 € plus Arbeitgeberanteile (ca. 20 %), also rund 1.100 €.
Drohverlustrückstellungen
Ist abzusehen, dass ein Verwaltungsvertrag dauerhaft defizitär ist (z. B. bei einer sehr kleinen WEG mit hohem Verwaltungsaufwand, aber geringer Vergütung), kann eine Drohverlustrückstellung nach § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB erforderlich sein. Voraussetzung: Der Vertrag ist schwebend (noch nicht vollständig erfüllt) und die zu erwartenden Aufwendungen übersteigen die vereinbarten Einnahmen.
-
Jahresabschluss- und Steuerberatungskosten (jährlich wiederkehrend)
-
Urlaubsrückstellung für alle Mitarbeiter mit offenen Urlaubstagen
-
Prüfung von Drohverlustrückstellungen bei dauerhaft defizitären Verträgen
-
Gewerbesteuerrückstellung, falls Vorauszahlungen nicht ausreichen
-
Archivierungskosten für steuerlich relevante Unterlagen (selten relevant)
„Rückstellungen sind kein Ermessensspielraum, sondern Pflicht. Wer zum Bilanzstichtag bekannte Verpflichtungen nicht zurückstellt, verstößt gegen das Vorsichtsprinzip (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB) und riskiert eine Bilanzberichtigung durch das Finanzamt.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Welche Offenlegungspflichten bestehen für Hausverwaltungs-GmbHs?
Jede GmbH – unabhängig von Umsatz oder Mitarbeiterzahl – ist nach § 325 HGB verpflichtet, ihren Jahresabschluss offenzulegen. Die Offenlegung erfolgt seit dem 1. August 2022 (Inkrafttreten des DiRUG) ausschließlich beim Unternehmensregister (www.unternehmensregister.de), nicht mehr beim Bundesanzeiger.
Die Offenlegungsfrist beträgt zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag (§ 325 Abs. 1 HGB). Für das Geschäftsjahr 2025 (Bilanzstichtag 31.12.2025) endet die Frist am 31. Dezember 2026. Wichtig: Voraussetzung für die Offenlegung ist die vorherige Feststellung durch die Gesellschafterversammlung.
Was ist offenzulegen?
| Größenklasse | Bilanz | GuV | Anhang | Lagebericht |
|---|---|---|---|---|
| Kleinstgesellschaft | ✓ (verkürzt) | — | — | — |
| Kleine KapG | ✓ | ✓ (verkürzt) | ✓ | — |
| Mittelgroße KapG | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Die meisten Hausverwaltungs-GmbHs können die Erleichterungen für Kleinstkapitalgesellschaften (§ 326 Abs. 1 HGB) in Anspruch nehmen: Es muss lediglich eine verkürzte Bilanz offengelegt werden. GuV, Anhang und Lagebericht entfallen. Die Bilanz darf nach § 266 HGB verkürzt aufgestellt werden (nur Posten mit Buchstaben und römischen Ziffern).
Ordnungsgeldverfahren bei Nichtoffenlegung
Wird die Offenlegungsfrist versäumt, leitet das Bundesamt für Justiz automatisch ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB ein. Das Ordnungsgeld beträgt mindestens 500 Euro und kann bis zu 25.000 Euro betragen. Zusätzlich können Zwangsgelder angedroht werden. Die Nichteinhaltung ist keine Bagatelle.
Wer den Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lassen möchte, ohne langes Suchen und ohne Wartezeiten, findet auf OnlineBilanz.de digitale Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen – inklusive fachlicher Prüfung, Feststellung und Unterstützung bei der Offenlegung.
Welche Rolle spielt digitale Buchhaltungssoftware für Hausverwaltungen?
Hausverwaltungen operieren in einem hochgradig regulierten Umfeld: WEG-Abrechnungen, Betriebskostenabrechnungen, Mietverwaltung, Heizkostenabrechnungen – hinzu kommen die handelsrechtlichen Pflichten der Verwaltungs-GmbH selbst. Eine durchgängige digitale Lösung ist daher nicht Luxus, sondern Effizienzvoraussetzung.
Trennung von WEG-Software und Finanzbuchhaltung
In der Praxis wird oft mit zwei Systemen gearbeitet:
- WEG-Verwaltungssoftware (z. B. Haufe Axera, DOMUS, casavi): Erfassung aller Vorgänge der Wohnungseigentümergemeinschaften, Betriebskostenabrechnungen, Rücklagenkonten. Diese Daten fließen nicht in die Bilanz der GmbH ein.
- Finanzbuchhaltungssoftware (z. B. DATEV, lexoffice, sevDesk): Verbuchung aller Geschäftsvorfälle der GmbH selbst (Umsatzerlöse aus Verwaltungshonoraren, Gehälter, Miete, Abschreibungen). Basis für Jahresabschluss und Steuererklärungen.
Wichtig ist eine saubere Schnittstelle: Verwaltungshonorare, die aus den WEG-Konten an die GmbH überwiesen werden, müssen in der Fibu als Umsatzerlös erfasst werden – inklusive korrekter Umsatzsteuer (in der Regel 19 %, § 12 UStG).
GoBD-Konformität und Archivierung
Alle Buchführungsdaten müssen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet: Unveränderbarkeit, vollständige Aufzeichnung, Nachvollziehbarkeit. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre für Jahresabschlüsse und Buchungsbelege (§ 257 HGB).
Praxishinweis: DATEV-Schnittstelle nutzen
Viele WEG-Softwareanbieter bieten eine DATEV-Schnittstelle. So können Verwaltungshonorare automatisiert in die Finanzbuchhaltung übergeben werden – das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
„Wir sehen in der täglichen Zusammenarbeit mit Mandanten: Je klarer die digitale Systematik zwischen WEG-Abrechnungen und GmbH-Finanzbuchhaltung getrennt ist, desto reibungsloser läuft die Jahresabschlusserstellung. Wer hier Zeit in saubere Prozesse investiert, spart später Nerven und Kosten.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Welche steuerlichen Besonderheiten gelten für Hausverwaltungen?
Hausverwaltungs-GmbHs unterliegen der Körperschaftsteuer (15 % auf den zu versteuernden Gewinn, § 23 KStG), dem Solidaritätszuschlag (5,5 % auf die Körperschaftsteuer, ab 2026 weiterhin nur für hohe Gewinne relevant) sowie der Gewerbesteuer (je nach Hebesatz der Gemeinde, meist zwischen 12 % und 15 % effektiv).
Umsatzsteuer: Regelversteuerung vs. Kleinunternehmerregelung
Das Verwaltungshonorar unterliegt grundsätzlich der Umsatzsteuer mit 19 % (§ 12 Abs. 1 UStG). Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) kommt für GmbHs zwar rechtlich in Betracht, ist aber unüblich und für Wachstum hinderlich, da dann kein Vorsteuerabzug möglich ist. Praxisempfehlung: Regelversteuerung von Anfang an.
Sonderfall: Werden WEG-Abrechnungen oder Betriebskostenabrechnungen als durchlaufende Posten behandelt (§ 10 Abs. 1 Satz 6 UStG), sind diese nicht umsatzsteuerpflichtig. Das Verwaltungshonorar selbst jedoch immer.
Gewerbesteuer: Freibetrag und Hebesatz
Der Freibetrag bei der Gewerbesteuer beträgt für Kapitalgesellschaften 0 Euro (§ 11 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 GewStG) – anders als bei Personengesellschaften oder Einzelunternehmen (dort 24.500 €). Das bedeutet: Jeder Euro Gewerbeertrag ist gewerbesteuerpflichtig.
Körperschaftsteuer + Soli
15 % KSt + 5,5 % Soli auf KSt = ca. 15,83 % effektiv (bei Gewinn > 0 €). Der Solidaritätszuschlag entfällt ab 2021 für die meisten Fälle, bei GmbHs aber weiterhin relevant.
Gewerbesteuer (Beispiel Stuttgart)
Gewerbesteuermessbetrag 3,5 % × Hebesatz 420 % = 14,7 % effektiv. Insgesamt also rund 30 % Steuerlast auf den Gewinn (ohne Berücksichtigung von Freibeträgen oder Verlusten).
Betriebsausgaben richtig abgrenzen
Typische abzugsfähige Betriebsausgaben bei Hausverwaltungen:
- Gehälter, Sozialabgaben, Personalnebenkosten
- Miete für Büroräume, Energie, Reinigung
- Software-Lizenzen (WEG-Software, Office, Buchhaltung)
- Steuerberatungskosten, Rechtsberatung
- Fortbildungskosten für Mitarbeiter (z. B. IHK-Zertifikat Immobilienverwalter)
- Abschreibungen auf Anlagevermögen (z. B. Büromöbel, IT-Hardware)
- Reisekosten zu WEG-Versammlungen (pauschal oder nach Einzelnachweis)
Achtung: Geschenke und Bewirtung
Geschenke an Geschäftspartner (z. B. WEG-Beiräte) sind nur bis 50 € pro Person und Jahr abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Bewirtungsaufwendungen sind zu 70 % abzugsfähig, wenn geschäftlich veranlasst und dokumentiert (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG).
Wann sollte eine Hausverwaltung den Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lassen?
Die Frage ist weniger ob, sondern wann der richtige Zeitpunkt ist. Grundsätzlich darf jeder GmbH-Geschäftsführer den Jahresabschluss selbst erstellen – vorausgesetzt, er verfügt über die notwendigen Kenntnisse in Buchführung, Bilanzierung und Steuerrecht. In der Praxis zeigt sich jedoch: Die fachliche Komplexität, die Haftungsrisiken und der Zeitaufwand sprechen meist für die Beauftragung eines Steuerberaters.
Gründe für die Steuerberater-Beauftragung
- Rechtssicherheit: Ein Steuerberater haftet berufsrechtlich für die Richtigkeit des Jahresabschlusses (§ 323 HGB analog, Berufshaftpflicht).
- Zeitersparnis: Während Sie sich um Ihre Mandanten und den operativen Betrieb kümmern, übernimmt der Steuerberater die Bilanzierung.
- Optimierung: Steuerberater kennen alle legalen Gestaltungsspielräume – von Abschreibungen über Rückstellungen bis zur Gewinnverwendung.
- Prüfungssicherheit: Ein fachgerecht erstellter Jahresabschluss reduziert das Risiko von Betriebsprüfungen und Nachforderungen erheblich.
- Offenlegung inklusive: Viele Steuerberater unterstützen auch bei der fristgerechten Einreichung beim Unternehmensregister.
Besonders bei Hausverwaltungen, die mit Treuhandkonten, WEG-Abrechnungen und komplexen Umsatzabgrenzungen arbeiten, ist die Fehlerquote ohne Fachexpertise hoch. Ein einziger Fehler – etwa die falsche Bilanzierung von Treuhandgeldern – kann steuerliche und haftungsrechtliche Folgen haben, die ein Vielfaches der Steuerberaterkosten betragen.
„Viele Mandanten kommen zu uns, nachdem sie jahrelang versucht haben, den Jahresabschluss selbst zu machen oder über einen klassischen Steuerberater mit monatelangen Wartezeiten abzuwickeln. OnlineBilanz bietet beides: Steuerberater-Qualität mit voller Haftung und digitale Koordination mit transparenten Festpreisen und festen Lieferterminen.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
OnlineBilanz: Digitale Steuerberater-Leistungen mit Festpreisgarantie
OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird durch zugelassene Steuerberater fachlich geprüft, erstellt und rechtsverbindlich unterzeichnet. Servet Gündogan koordiniert als Büroleiter den Prozess zwischen Ihnen und unserem Steuerberater-Team. Sie erhalten Ihren Jahresabschluss digital, termingerecht und zu einem transparenten Festpreis – ohne Wartezeiten, ohne Überraschungen.
Was Sie für den Jahresabschluss bereitstellen sollten
-
Vollständige Finanzbuchhaltung (DATEV-Export oder vergleichbar)
-
Bankauszüge aller Betriebskonten zum Bilanzstichtag
-
Übersicht über offene Forderungen und Verbindlichkeiten
-
Inventarlisten (Anlagevermögen: Büromöbel, IT, Fahrzeuge)
-
Nachweis über Treuhandkonten (separate Kontoauszüge WEG-Konten)
-
Verträge (Verwaltungsverträge, Mietverträge, Leasingverträge)
-
Gesellschafterbeschlüsse (falls Gewinnverwendung beschlossen wurde)
Je strukturierter die Unterlagen, desto schneller und präziser die Jahresabschlusserstellung. Wer die Buchhaltung laufend digital führt und monatlich abstimmt, spart zum Jahresende erheblich Zeit.
Häufig gestellte Fragen
Muss eine Hausverwaltung als Einzelunternehmen eine Bilanz erstellen?
Ein Einzelunternehmer in der Hausverwaltung ist nur dann bilanzierungspflichtig, wenn er die Schwellenwerte des § 241a HGB überschreitet: mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn in zwei aufeinanderfolgenden Jahren. Unterhalb dieser Grenzen genügt eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG.
Wie lange müssen Hausverwaltungen ihre Bilanzen aufbewahren?
Nach § 257 HGB beträgt die Aufbewahrungsfrist für Jahresabschlüsse und Bilanzen zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Bilanz aufgestellt wurde. Auch Buchungsbelege, Konten und WEG-Abrechnungen unterliegen dieser Frist.
Können Hausverwaltungen von der Bilanzierungspflicht befreit werden?
Eine Befreiung von der Bilanzierungspflicht nach § 264 HGB für Kapitalgesellschaften ist grundsätzlich nicht möglich. Kleinere Hausverwaltungs-GmbHs können jedoch nach § 326 HGB von der Offenlegung bestimmter Bilanzpositionen befreit sein, sofern sie die Schwellenwerte der Kleinstkapitalgesellschaft nicht überschreiten.
Was passiert bei verspäteter Offenlegung der Hausverwaltungs-Bilanz?
Bei verspäteter oder unterlassener Offenlegung droht nach § 335 HGB ein Ordnungsgeld zwischen 500 und 25.000 Euro. Das Bundesamt für Justiz leitet nach Ablauf der 12-Monatsfrist ein Ordnungsgeldverfahren ein. Zudem können sich zivilrechtliche Haftungsrisiken gegenüber Gesellschaftern und Gläubigern ergeben.
Wie wirken sich Versicherungsprovisionen auf die Bilanz der Hausverwaltung aus?
Provisionen aus Versicherungsvermittlung sind als sonstige betriebliche Erträge in der Gewinn- und Verlustrechnung auszuweisen. Werden Provisionen im Voraus gezahlt, ist eine zeitliche Abgrenzung über passive Rechnungsabgrenzungsposten vorzunehmen, sofern sie wirtschaftlich künftige Perioden betreffen.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 264 HGB – Pflicht zur Aufstellung, § 267 HGB – Größenklassen, § 325 HGB – Offenlegung, § 42a GmbHG – Feststellung des Jahresabschlusses. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
