Beitragsnachweise Frist 2026: Termine & Pflichten
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Beitragsnachweise gehören zu den laufenden Pflichten jedes Arbeitgebers — und 2026 gelten verschärfte Prüfzyklen durch die Rentenversicherung. Wer Fristen versäumt oder fehlerhafte Meldungen abgibt, riskiert Säumniszuschläge, Bußgelder und aufwendige Nachberechnungen. Dieser Artikel erklärt alle relevanten Fristen, Aufbewahrungspflichten, DEÜV-Übermittlung und Sonderfälle kompakt und praxisnah.
Kurzantwort
Beitragsnachweise müssen monatlich bis zum drittletzten Bankarbeitstag bei der Krankenkasse eingereicht werden. Die Übermittlung erfolgt digital per DEÜV-Verfahren. Aufbewahrungspflicht besteht mindestens sechs Jahre (§ 28f SGB IV). Bei Fristversäumnis drohen Säumniszuschläge, Bußgelder bis 25.000 Euro und Haftung für nicht abgeführte Beiträge.
Inhaltsverzeichnis
- Was sind Beitragsnachweise und warum sind sie 2026 relevant?
- Gesetzliche Fristen für Beitragsnachweise 2026
- Aufbewahrungspflichten und Dokumentation von Beitragsnachweisen
- Folgen bei versäumten Fristen und fehlerhaften Meldungen
- DEÜV-Schnittstelle und digitale Übermittlung 2026
- Sonderfälle: Geschäftsführer, Minijobs und Kurzarbeit
- Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung: Was prüft die DRV?
- Unterschied zwischen Beitragsnachweisen und Jahresabschluss-Fristen
- Praxis-Checkliste: Beitragsnachweise 2026 fristgerecht erledigen
Was sind Beitragsnachweise und warum sind sie 2026 relevant?
Beitragsnachweise dokumentieren die Sozialversicherungsbeiträge, die ein Arbeitgeber für seine Beschäftigten an die Krankenkassen abgeführt hat. Sie bilden die Grundlage für die spätere Rentenberechnung und sind damit ein zentrales Element der Lohnbuchhaltung. Jede GmbH, die sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer beschäftigt, ist gesetzlich verpflichtet, diese Nachweise zu führen und aufzubewahren.
Im Jahr 2026 gelten weiterhin die Vorgaben aus § 28f SGB IV sowie die DEÜV-Verordnung (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung). Die korrekte und fristgerechte Übermittlung der Meldungen an die Sozialversicherungsträger ist Pflicht – Verstöße können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen.
Praxis-Tipp
Beitragsnachweise werden elektronisch über die DEÜV-Schnittstelle übermittelt. Nutzen Sie moderne Lohnsoftware oder beauftragen Sie einen Steuerberater mit der Lohnbuchhaltung, um Fehler und Fristen zu vermeiden.
Wer ist zur Erstellung verpflichtet?
- Jede GmbH und jeder Arbeitgeber mit sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten
- Auch Minijob-Arbeitgeber über die Minijob-Zentrale
- Geschäftsführer, die selbst sozialversicherungspflichtig angestellt sind (z. B. bei Mehrheits-Gesellschaftern)
Gesetzliche Fristen für Beitragsnachweise 2026
Die Übermittlung von Beitragsnachweisen erfolgt nicht als Jahresabschluss, sondern laufend im Rahmen der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die zentrale Frist ist der drittletzte Bankarbeitstag des laufenden Monats für die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge. Die elektronischen Meldungen (Entgeltmeldungen) sind spätestens sechs Wochen nach Fälligkeit der Beiträge zu übermitteln.
| Vorgang | Frist 2026 | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Beitragszahlung SV | Drittletzter Bankarbeitstag des Monats | § 23 Abs. 1 SGB IV |
| Elektronische Entgeltmeldung | Bis 6 Wochen nach Beitragsfälligkeit | § 28a SGB IV, DEÜV |
| Jahresmeldung (für alle Beschäftigten) | Bis 15. Februar des Folgejahres | § 28a Abs. 3 SGB IV |
| Sofortmeldung (bestimmte Branchen) | Vor Beschäftigungsbeginn | § 28a Abs. 4 SGB IV |
Achtung: Säumniszuschläge
Bei verspäteter Beitragszahlung fällt für jeden angefangenen Monat ein Säumniszuschlag von 1 % des rückständigen Betrags an (§ 24 SGB IV). Bei verspäteten Meldungen drohen Bußgelder bis zu 25.000 Euro (§ 111 SGB IV).
Wichtige Stichtage für das Kalenderjahr 2026
- 15. Februar 2027: Jahresmeldung für alle Beschäftigungsverhältnisse, die am 31.12.2026 bestanden
- Monatlich: Abgabe der Entgeltmeldungen bei Beginn, Ende oder Unterbrechung eines Beschäftigungsverhältnisses
- Sofortmeldung: In Branchen wie Bau, Gastronomie, Spedition vor Beschäftigungsbeginn
Aufbewahrungspflichten und Dokumentation von Beitragsnachweisen
Die Aufbewahrungsfrist für Beitragsnachweise und alle damit zusammenhängenden Unterlagen beträgt gemäß § 28f SGB IV mindestens fünf Jahre. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Meldung abgegeben wurde. Parallel dazu gilt die steuerliche Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO, die für Lohnunterlagen zehn Jahre beträgt.
In der Praxis empfiehlt es sich daher, Beitragsnachweise und Lohnunterlagen zehn Jahre aufzubewahren, um sowohl sozialversicherungsrechtliche als auch steuerliche Anforderungen zu erfüllen.
Was muss konkret aufbewahrt werden?
-
Lohn- und Gehaltsabrechnungen (inkl. elektronischer Nachweise)
-
Beitragsnachweise der Krankenkassen (monatliche Kontoauszüge)
-
DEÜV-Meldungen (Entgeltmeldungen, Jahresmeldungen, Sofortmeldungen)
-
Bescheinigungen über Arbeitsunfähigkeit, Elternzeit, Mutterschutz
-
Arbeitszeitkonten und Aufzeichnungen zur Sozialversicherungspflicht
-
Korrespondenz mit Krankenkassen und Rentenversicherung
„Die digitale Archivierung von Lohn- und SV-Unterlagen ist heute Standard. Wichtig ist, dass die Daten revisionssicher, unveränderbar und jederzeit abrufbar gespeichert werden – sonst drohen bei Betriebsprüfungen erhebliche Nachforderungen.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Folgen bei versäumten Fristen und fehlerhaften Meldungen
Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Fristen für Beitragsnachweise kann für die GmbH und den verantwortlichen Geschäftsführer erhebliche Konsequenzen haben. Die Sozialversicherungsträger sind berechtigt, Säumniszuschläge zu erheben, Bußgelder zu verhängen und im Extremfall strafrechtliche Schritte einzuleiten.
| Verstoß | Rechtsfolge | Höhe / Sanktion |
|---|---|---|
| Verspätete Beitragszahlung | Säumniszuschlag | 1 % pro Monat, § 24 SGB IV |
| Fehlende oder verspätete Meldung | Bußgeld | Bis 25.000 Euro, § 111 SGB IV |
| Vorsätzliche Vorenthaltung von SV-Beiträgen | Straftat | Freiheitsstrafe bis 5 Jahre, § 266a StGB |
| Fehlerhafte Meldungen | Nachforderung + Zinsen | § 24 SGB IV, ggf. Prüfung durch DRV |
Haftung des Geschäftsführers
Der GmbH-Geschäftsführer haftet persönlich für nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge, wenn die GmbH zahlungsunfähig wird. Dies gilt insbesondere in der Krise: Sozialversicherungsbeiträge haben Vorrang vor anderen Verbindlichkeiten und müssen auch in der Insolvenz zeitnah abgeführt werden (§ 266a StGB).
Strafrechtliche Relevanz
Die vorsätzliche Nichtabführung von Arbeitnehmeranteilen zur Sozialversicherung ist kein Kavaliersdelikt, sondern eine Straftat nach § 266a StGB. Geschäftsführer sollten bei Liquiditätsengpässen umgehend steuerlichen und rechtlichen Rat einholen.
DEÜV-Schnittstelle und digitale Übermittlung 2026
Seit der Einführung der DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) erfolgt die Übermittlung von Beitragsnachweisen ausschließlich elektronisch. Die Meldungen werden über zertifizierte Lohnsoftware oder Steuerberater-Systeme direkt an die zuständige Krankenkasse (Einzugsstelle) übermittelt, die sie wiederum an die Deutsche Rentenversicherung weiterleitet.
Technische Anforderungen an die Übermittlung
- Verwendung zertifizierter Entgeltabrechnungsprogramme mit DEÜV-Schnittstelle
- Elektronische Signatur oder Authentifizierung über das sv.net-Portal
- Einhaltung der Datenformate gemäß Anlage 1 der DEÜV
- Prüfung der Plausibilität durch die Software vor Versand
- Archivierung der elektronischen Nachweise (Sendeprotokoll, Annahmebescheinigung)
Digitale Infrastruktur
Die meisten modernen Lohnbuchhaltungsprogramme (DATEV, Lexware, Addison etc.) bieten eine integrierte DEÜV-Schnittstelle. Bei manuellen Prozessen oder Eigenentwicklungen ist besondere Sorgfalt geboten – Übermittlungsfehler führen zu Rückweisungen und Fristversäumnissen.
„Mandanten, die ihre Lohnbuchhaltung selbst führen, unterschätzen oft den Aufwand für korrekte DEÜV-Meldungen. Ein Steuerberater übernimmt nicht nur die Abrechnung, sondern trägt auch die Verantwortung für fristgerechte und fehlerfreie Meldungen – das schafft Rechtssicherheit.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Sonderfälle: Geschäftsführer, Minijobs und Kurzarbeit
Nicht jede Beschäftigung unterliegt den gleichen Regelungen bei den Beitragsnachweisen. Besonders für GmbH-Geschäftsführer, geringfügig Beschäftigte und Beschäftigte in Kurzarbeit gelten Besonderheiten, die bei der Meldung und Beitragszahlung beachtet werden müssen.
GmbH-Geschäftsführer: Sozialversicherungspflicht prüfen
Ob ein Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig ist, hängt von seiner Stellung in der Gesellschaft ab. Beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer (Mehrheitsbeteiligung ≥ 50 %) gelten in der Regel als selbstständig und sind nicht sozialversicherungspflichtig. Fremdgeschäftsführer und Minderheitsgesellschafter hingegen sind wie normale Arbeitnehmer zu behandeln.
Fremdgeschäftsführer / Minderheitsgesellschafter
Sozialversicherungspflichtig in Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung. Volle DEÜV-Meldepflicht wie bei Arbeitnehmern.
Beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer
Nicht sozialversicherungspflichtig. Keine Beitragsnachweise, aber ggf. freiwillige Krankenversicherung und private Altersvorsorge erforderlich.
Minijobs und Midijobs
Geringfügig Beschäftigte (bis 538 Euro monatlich, Stand 2026) werden über die Minijob-Zentrale gemeldet. Hier gelten vereinfachte Meldeverfahren, aber ebenfalls strenge Fristen. Midijobs (538 bis 2.000 Euro) unterliegen der vollen Sozialversicherungspflicht mit reduzierten Arbeitnehmerbeiträgen (Gleitzone nach § 20 SGB IV).
Kurzarbeit und Sonderfälle
Bei Kurzarbeit müssen sowohl die tatsächlich gezahlten Entgelte als auch das Kurzarbeitergeld in den Beitragsnachweisen korrekt abgebildet werden. Die Beiträge zur Sozialversicherung werden auf Basis des Ist-Entgelts berechnet, nicht auf Basis des Soll-Entgelts. Die Meldung erfolgt mit dem speziellen Personengruppenschlüssel 110.
Praxis-Hinweis
Sonderfälle wie Altersteilzeit, Elternzeit, Mutterschutz oder Bezug von Krankengeld erfordern spezielle Personengruppenschlüssel und angepasste Meldungen. Fehler führen zu Rückfragen der Sozialversicherungsträger und verzögern die Bearbeitung.
Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung: Was prüft die DRV?
Jeder Arbeitgeber muss gemäß § 28p SGB IV regelmäßig mit einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung rechnen. Diese Prüfungen finden in der Regel alle vier Jahre statt, bei kleineren Betrieben auch seltener. Geprüft werden die korrekte Meldung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge, die Einhaltung der DEÜV-Vorschriften und die ordnungsgemäße Dokumentation.
Typische Prüfungsschwerpunkte
- Korrekte Zuordnung der Personengruppenschlüssel (Arbeitnehmer, Minijobber, Auszubildende etc.)
- Vollständigkeit der Meldungen (fehlende oder doppelte Einträge)
- Korrekte Berechnung des sozialversicherungspflichtigen Entgelts (inkl. Sachbezüge, Boni, Firmenwagen)
- Einhaltung der Melde- und Beitragsfristen
- Statusfeststellung bei Geschäftsführern, freien Mitarbeitern und Scheinselbstständigen
- Ordnungsgemäße Aufbewahrung der Unterlagen
Nachforderungen sind häufig
Betriebsprüfungen führen in über 60 % der Fälle zu Beitragsnachforderungen. Die häufigsten Fehler: falsche Zuordnung von Entgeltbestandteilen, nicht gemeldete Beschäftigungsverhältnisse und fehlerhafte Statusfeststellungen bei freien Mitarbeitern.
„Eine professionelle Lohnbuchhaltung durch einen Steuerberater minimiert das Risiko von Nachforderungen erheblich. Wer unsicher ist, sollte vor der Prüfung eine Selbstprüfung durchführen lassen – das spart im Ernstfall viel Geld und Ärger.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Vorbereitung auf die Betriebsprüfung
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Vollständige Lohnunterlagen der letzten vier Jahre bereithalten
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Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Beitragsnachweise geordnet ablegen
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Sachbezüge (Firmenwagen, Essenszuschüsse etc.) korrekt dokumentieren
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Statusfeststellungen für freie Mitarbeiter und Geschäftsführer prüfen
-
Bei Unsicherheiten vorab eine freiwillige Anfrage bei der Clearingstelle stellen
Unterschied zwischen Beitragsnachweisen und Jahresabschluss-Fristen
Beitragsnachweise und Jahresabschluss sind zwei vollkommen unterschiedliche Verpflichtungen, die häufig verwechselt werden. Während Beitragsnachweise laufend im Rahmen der Lohnbuchhaltung erstellt und monatlich übermittelt werden, handelt es sich beim Jahresabschluss um die jährliche Bilanzierung der GmbH nach § 242 HGB.
| Merkmal | Beitragsnachweise | Jahresabschluss |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 28a SGB IV, DEÜV | §§ 242, 264 HGB, § 42a GmbHG |
| Häufigkeit | Monatlich / jährlich | Jährlich |
| Zuständige Stelle | Krankenkasse, Deutsche Rentenversicherung | Unternehmensregister (Offenlegung) |
| Frist | Drittletzter Bankarbeitstag (Beitrag), 6 Wochen (Meldung) | 8–11 Monate Feststellung, 12 Monate Offenlegung |
| Sanktion bei Verstoß | Säumniszuschlag, Bußgeld bis 25.000 € | Ordnungsgeld 500–25.000 € (§ 335 HGB) |
| Verantwortlich | Lohnbuchhaltung, Geschäftsführer | Geschäftsführer, Steuerberater |
Für eine GmbH mit Beschäftigten laufen somit zwei parallele Fristensysteme: Die laufende Meldepflicht für Sozialversicherungsbeiträge und die jährliche Erstellung und Offenlegung des Jahresabschlusses. Beide Pflichten sind unabhängig voneinander zu erfüllen und dürfen nicht vermischt werden.
Zusammenhang in der Praxis
Die in der Lohnbuchhaltung erfassten Personalkosten fließen als Aufwand in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) des Jahresabschlusses ein. Eine saubere Lohnbuchhaltung ist daher auch Voraussetzung für einen korrekten Jahresabschluss.
Wer sowohl die Lohnbuchhaltung als auch den Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lässt, profitiert von der durchgängigen fachlichen Betreuung und minimiert das Risiko von Fristversäumnissen. Auf OnlineBilanz.de finden GmbH-Geschäftsführer digitale Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen – von der Buchhaltung über die Lohnabrechnung bis zum fertig testierten Jahresabschluss.
Praxis-Checkliste: Beitragsnachweise 2026 fristgerecht erledigen
Die folgende Checkliste hilft Geschäftsführern und Buchhaltungsverantwortlichen, alle gesetzlichen Pflichten rund um Beitragsnachweise 2026 fristgerecht zu erfüllen und Sanktionen zu vermeiden.
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Monatlich: Beiträge bis zum drittletzten Bankarbeitstag an die Krankenkasse überweisen
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Innerhalb von 6 Wochen: Elektronische Entgeltmeldungen über DEÜV-Schnittstelle abgeben
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Bis 15. Februar 2027: Jahresmeldung für alle am 31.12.2026 bestehenden Beschäftigungsverhältnisse
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Bei Neueinstellung: Sofortmeldung in bestimmten Branchen (Bau, Gastronomie, Logistik) vor Beschäftigungsbeginn
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Aufbewahrung: Lohnunterlagen und Beitragsnachweise mindestens 10 Jahre revisionssicher archivieren
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Statusprüfung: Sozialversicherungspflicht von Geschäftsführern und freien Mitarbeitern jährlich überprüfen
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Software-Update: Lohnsoftware stets auf aktuellem Stand halten (Beitragssätze, Personengruppenschlüssel)
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Betriebsprüfung: Unterlagen geordnet vorhalten und bei Unsicherheiten vorab beraten lassen
Wichtige Ansprechpartner und Anlaufstellen
- Krankenkasse (Einzugsstelle): Für Beitragszahlungen und Meldungen zuständig
- Deutsche Rentenversicherung: Betriebsprüfungen, Statusfeststellungen, Clearingstelle
- Minijob-Zentrale: Für geringfügig Beschäftigte (bis 538 Euro monatlich)
- Steuerberater: Übernahme der Lohnbuchhaltung, DEÜV-Meldungen und fachliche Beratung
„Viele Mandanten kommen erst zu uns, wenn die Betriebsprüfung bereits angekündigt ist. Dabei lassen sich die meisten Probleme durch eine saubere, laufende Lohnbuchhaltung von Anfang an vermeiden. Wer rechtzeitig professionelle Unterstützung holt, spart langfristig Zeit und Geld.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Für GmbH-Geschäftsführer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern möchten, bietet OnlineBilanz digitale Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen. Unsere zugelassenen Steuerberater übernehmen die vollständige Abwicklung – von der monatlichen Lohnabrechnung über die DEÜV-Meldungen bis zur rechtskonformen Archivierung.
Häufig gestellte Fragen
Können Beitragsnachweise auch per Papier eingereicht werden?
Nein. Seit 2006 müssen Arbeitgeber Beitragsnachweise ausschließlich elektronisch über das DEÜV-Verfahren (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung) übermitteln. Papierhafte Meldungen werden von den Krankenkassen und der Deutschen Rentenversicherung nicht mehr akzeptiert. Nur in absoluten Ausnahmefällen – etwa bei nachgewiesener technischer Unmöglichkeit – kann die zuständige Einzugsstelle eine vorübergehende Ausnahme gewähren.
Wer haftet, wenn ein externer Lohnbuchhalter die Frist versäumt?
Die Haftung für fristgerechte und korrekte Beitragsnachweise liegt grundsätzlich beim Arbeitgeber (§ 28e SGB IV). Auch wenn die Lohnbuchhaltung extern geführt wird, bleibt das Unternehmen gegenüber den Sozialversicherungsträgern verantwortlich. Intern können Sie Regressansprüche gegen den Dienstleister geltend machen – dies ersetzt jedoch nicht die ursprüngliche Haftung gegenüber Krankenkassen und Rentenversicherung.
Gilt die Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren auch für digitale Meldedateien?
Ja. Die Aufbewahrungsfrist nach § 28f SGB IV gilt unabhängig vom Medium. Arbeitgeber müssen sowohl die Lohnabrechnungen als auch die elektronischen DEÜV-Meldedateien mindestens sechs Jahre revisionssicher archivieren. In der Praxis empfiehlt sich eine verschlüsselte, versionierte Ablage mit Zeitstempel, um bei Betriebsprüfungen lückenlos nachweisen zu können, welche Daten wann übermittelt wurden.
Was passiert, wenn die Krankenkasse die Meldung technisch ablehnt?
Eine technische Ablehnung (z. B. wegen Formatfehler oder ungültiger Versicherungsnummer) muss der Arbeitgeber unverzüglich korrigieren und erneut einreichen. Die ursprüngliche Frist gilt weiter – eine technische Ablehnung verschiebt sie nicht. Daher ist es ratsam, Beitragsnachweise einige Tage vor Fristablauf zu übermitteln, um im Fall von Fehlermeldungen noch Spielraum für Korrekturen zu haben.
Müssen auch Betriebe ohne sozialversicherungspflichtige Beschäftigte Beitragsnachweise abgeben?
Nein. Wenn ausschließlich geringfügig Beschäftigte (450-Euro-Minijobs) über die Minijob-Zentrale gemeldet werden oder nur freie Mitarbeiter tätig sind, entfällt die Pflicht zur monatlichen Beitragsnachweismeldung an eine Krankenkasse. Sobald jedoch mindestens ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis besteht, ist die Meldung Pflicht – auch wenn im betreffenden Monat kein Entgelt gezahlt wurde (Nullmeldung).
Wie unterscheiden sich Beitragsnachweise von der jährlichen Jahresmeldung?
Beitragsnachweise werden monatlich übermittelt und enthalten die aktuellen Beiträge und Entgelte des jeweiligen Abrechnungsmonats. Die Jahresmeldung nach § 25 DEÜV fasst alle Daten eines Kalenderjahres zusammen und muss bis zum 15. Februar des Folgejahres für jeden Versicherten abgegeben werden. Sie dient der Rentenversicherung zur Kontenpflege und ist Grundlage für spätere Rentenansprüche.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV) – Gemeinsame Vorschriften für die Sozialversicherung, Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV), Deutsche Rentenversicherung – Arbeitgeber-Service. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
