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AfA Büromöbel: Abschreibung & Nutzungsdauer 2026

Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten

Was ist AfA bei Büromöbeln und warum ist sie steuerlich relevant?

Die Absetzung für Abnutzung (AfA) bei Büromöbeln ist ein zentrales Instrument der steuerlichen Gewinnermittlung. Grundlage bildet § 7 EStG, der die planmäßige Verteilung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer regelt. Büromöbel – von Schreibtischen über Bürostühle bis zu Schranksystemen – gehören zum abnutzbaren Anlagevermögen und unterliegen damit der Abschreibungspflicht.

Für GmbH-Geschäftsführer und Buchhalter ist die korrekte AfA-Behandlung aus zwei Gründen essenziell: Sie mindert den steuerlichen Gewinn und damit die Körperschaftsteuer- sowie Gewerbesteuerlast. Gleichzeitig stellt sie sicher, dass die Handelsbilanz nach § 246 Abs. 1 HGB vollständig und § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB (Einzelbewertung) sowie § 253 Abs. 3 HGB (planmäßige Abschreibung) entsprechend korrekt geführt wird.

Handelsrechtliche versus steuerrechtliche AfA

In der Praxis orientiert sich die handelsrechtliche Abschreibung nach § 253 Abs. 3 Satz 1 und 2 HGB an der tatsächlichen Nutzungsdauer. Die steuerrechtliche AfA folgt hingegen den amtlichen AfA-Tabellen der Finanzverwaltung. Für Büromöbel sieht die AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter (AV) eine Nutzungsdauer von regelmäßig 13 Jahren vor. Dies entspricht einem jährlichen AfA-Satz von circa 7,69 Prozent bei linearer Abschreibung.

Welche Nutzungsdauer gilt für Büromöbel laut AfA-Tabelle?

Die amtliche AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter (AV) des Bundesfinanzministeriums legt für Büromöbel eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 13 Jahren fest. Diese Regelung gilt unabhängig von der Branche und umfasst typische Ausstattungsgegenstände wie Schreibtische, Bürostühle, Regale, Schränke und Besprechungstische.

Abweichungen bei nachweislich kürzerer Nutzung

Nach § 7 Abs. 1 Satz 2 EStG kann von der AfA-Tabelle abgewichen werden, wenn der Steuerpflichtige eine kürzere oder längere tatsächliche Nutzungsdauer nachweist. Dies ist etwa bei besonders intensiver Nutzung (z. B. im Mehrschichtbetrieb) oder bei minderwertigen Möbeln möglich. Der Nachweis muss jedoch nachvollziehbar dokumentiert werden – beispielsweise durch technische Gutachten oder Herstellerangaben.

Für Geschäftsführer gilt: Die Festlegung der Nutzungsdauer ist ein Wahlrecht, das einmal ausgeübt werden muss und dann für die gesamte Abschreibungsdauer bindend ist. Eine nachträgliche Änderung ist nur bei nachweislicher Fehleinschätzung oder bei Änderung der tatsächlichen Verhältnisse zulässig.

Wie berechnet man die lineare AfA für Büromöbel korrekt?

Die lineare Abschreibung nach § 7 Abs. 1 Satz 1 EStG ist die Standardmethode für Büromöbel. Dabei werden die Anschaffungskosten gleichmäßig über die Nutzungsdauer verteilt. Die Formel lautet: Jährliche AfA = Anschaffungskosten ÷ Nutzungsdauer. Bei Büromöbeln mit 13 Jahren Nutzungsdauer ergibt sich somit ein jährlicher Abschreibungssatz von 7,69 Prozent (100 % ÷ 13 Jahre).

Beispielrechnung: Schreibtisch-Anschaffung

Wichtig ist die monatsweise Zeitanteiligkeit im ersten und letzten Jahr. Nach § 7 Abs. 1 Satz 4 EStG wird für den Monat der Anschaffung volle AfA gewährt (Halbjahresregel gilt seit 2001 nicht mehr). Die Abschreibung endet nach 13 vollen Jahren, wobei im letzten Jahr nur der Restbetrag bis zum Restbuchwert von 1 Euro (Erinnerungswert) abgeschrieben wird.

Besonderheiten bei Sammelanschaffungen

Werden mehrere gleichartige Büromöbel gleichzeitig angeschafft (z. B. 20 Bürostühle für ein neues Großraumbüro), können diese als Sammelposten behandelt werden. Dabei wird für jedes Einzelmöbel die gleiche Nutzungsdauer und der gleiche AfA-Beginn angesetzt. In der Anlagenbuchhaltung empfiehlt sich eine Einzelerfassung mit eindeutigen Inventarnummern, um bei Abgängen (Verkauf, Verschrottung) eine korrekte Ausbuchung nach § 246 Abs. 1 HGB zu ermöglichen.

Wann können Büromöbel als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort abgesetzt werden?

Die GWG-Regelung nach § 6 Abs. 2 EStG ermöglicht die Sofortabschreibung von Büromöbeln, deren Anschaffungskosten bestimmte Grenzen nicht überschreiten. Seit 2018 gilt: Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 800 Euro netto können im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Dies vereinfacht die Buchhaltung erheblich und vermeidet die mehrjährige Führung in der Anlagenbuchhaltung.

Wahlrecht zwischen GWG und Sammelposten

Für Büromöbel im Wertbereich zwischen 250 und 1.000 Euro netto besteht ein Wahlrecht: Entweder Sofortabschreibung bei Werten bis 800 Euro oder Bildung eines Sammelpostens nach § 6 Abs. 2a EStG für alle Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 Euro. Der Sammelposten wird dann über fünf Jahre gleichmäßig mit jeweils 20 Prozent abgeschrieben. Das Wahlrecht muss einheitlich für alle Wirtschaftsgüter des Wirtschaftsjahres ausgeübt werden.

• Prüfen Sie bei jeder Möbelanschaffung zunächst die Netto-Anschaffungskosten (ohne Umsatzsteuer)
• Bis 250 Euro: Direkter Betriebsausgabenabzug ohne Aktivierung
• 250 bis 800 Euro: Wahlrecht zwischen GWG-Sofortabschreibung oder Sammelposten
• 800 bis 1.000 Euro: Nur Sammelposten möglich (5 Jahre à 20 %)
• Über 1.000 Euro: Aktivierung und planmäßige AfA über 13 Jahre
• Dokumentieren Sie das Wahlrecht im Buchführungssystem eindeutig

Bei der Beurteilung, ob ein Wirtschaftsgut selbstständig nutzbar ist, kommt es auf die funktionale Eigenständigkeit an. Ein Schreibtisch mit separat angeschafftem Rollcontainer sind zwei selbstständige GWG. Ein Schreibtischsystem mit fest verbundenen Anbauteilen bildet hingegen ein einheitliches Wirtschaftsgut.

Welche Kosten gehören zu den Anschaffungskosten von Büromöbeln?

Die korrekte Ermittlung der Anschaffungskosten ist Voraussetzung für die richtige AfA-Berechnung. Nach § 255 Abs. 1 HGB umfassen die Anschaffungskosten alle Aufwendungen, die geleistet werden, um das Wirtschaftsgut zu erwerben und in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Für Büromöbel bedeutet dies: Neben dem Kaufpreis sind auch Nebenkosten wie Lieferung, Montage und Inbetriebnahme zu aktivieren.

Bestandteile der Anschaffungskosten

Besonders relevant ist die Behandlung von Montagekosten: Werden Büromöbel in zerlegtem Zustand geliefert und vor Ort aufgebaut, gehören die Montagekosten nach § 255 Abs. 1 HGB zu den Anschaffungskosten. Dies gilt auch dann, wenn die Montage durch eigene Mitarbeiter erfolgt – dann sind die anteiligen Personalkosten zu aktivieren (sog. Herstellungskosten nach § 255 Abs. 2 HGB).

Sonderfall: Rabatte und Skonti

Gewährte Preisnachlässe mindern nach § 255 Abs. 1 Satz 3 HGB die Anschaffungskosten. Dies betrifft sowohl Mengenrabatte als auch Skonti bei frühzeitiger Zahlung. Die Anschaffungskosten werden also um den Netto-Nachlass reduziert. Beispiel: Ein Bürostuhl kostet 900 Euro brutto (756,30 Euro netto). Bei 3 Prozent Skonto reduzieren sich die Anschaffungskosten auf 733,61 Euro netto – damit kann der Stuhl als GWG sofort abgeschrieben werden statt über 13 Jahre.

Für die GWG-Grenze ist stets der Nettobetrag nach Abzug aller Nachlässe maßgeblich. Die Umsatzsteuer bleibt bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen außer Ansatz. Dies ist besonders bei knappen Grenzfällen (z. B. 800 Euro Grenze) zu beachten.

Wie werden Büromöbel buchhalterisch korrekt erfasst?

Die buchhalterische Erfassung von Büromöbeln erfolgt als Anlagevermögen nach § 247 Abs. 2 HGB. Sie sind dem Sachanlagevermögen zuzuordnen und werden in der Bilanz unter der Position ‚Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung‘ gemäß § 266 Abs. 2 A. II. 3. HGB ausgewiesen. Die Ersterfassung erfolgt zu Anschaffungskosten, die planmäßige Abschreibung mindert den Buchwert in den Folgejahren.

Buchungssatz bei Anschaffung

Bei Kauf eines Schreibtisches für 1.190 Euro brutto (1.000 Euro netto zzgl. 190 Euro Umsatzsteuer) lautet der Buchungssatz:

Die Abschreibung wird jährlich zum Bilanzstichtag gebucht. Bei linearer AfA über 13 Jahre ergibt sich eine jährliche Abschreibung von 76,92 Euro (gerundet). Der Buchungssatz lautet:

Anlagenkartei und Inventarisierung

Nach § 239 Abs. 2 HGB i. V. m. § 140 AO besteht für Anlagegüter eine besondere Aufbewahrungspflicht. Jedes Büromöbel über der GWG-Grenze sollte in einer Anlagenkartei erfasst werden mit folgenden Angaben:

• Eindeutige Inventarnummer (Aufkleber am Möbelstück empfohlen)
• Bezeichnung des Wirtschaftsguts (z. B. ‚Schreibtisch elektrisch höhenverstellbar, Modell XY‘)
• Anschaffungsdatum und Anschaffungskosten
• Lieferant und Rechnungsnummer
• Nutzungsdauer und AfA-Methode
• Jährlicher AfA-Betrag und aktueller Restbuchwert
• Standort im Unternehmen (bei mehreren Standorten)
• Bei Abgang: Datum, Grund (Verkauf/Verschrottung) und Erlös

Die Anlagenkartei ist Bestandteil der Buchführung und muss bei Betriebsprüfungen vorgelegt werden können. Moderne Buchhaltungssoftware erstellt diese automatisch und berechnet die AfA-Beträge. Wer seinen Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lässt, kann die Anlagenbuchhaltung in der Regel direkt in die digitale Zusammenarbeit integrieren – etwa über Plattformen wie OnlineBilanz, wo Mandanten und Steuerberater auf dieselben Daten zugreifen.

Besonderheiten bei Abgang und Verkauf

Wird ein Büromöbel vor Ablauf der Nutzungsdauer verkauft oder verschrottet, muss es ausgebucht werden. Der Restbuchwert (Anschaffungskosten abzüglich bisheriger AfA) wird erfolgswirksam ausgebucht. Bei Verkauf entsteht ein Gewinn (Erlös > Restbuchwert) oder Verlust (Erlös < Restbuchwert). Beispiel: Ein Schreibtisch mit Restbuchwert 600 Euro wird für 400 Euro verkauft. Der Buchungssatz lautet:

Gibt es degressive AfA oder Sonderabschreibungen für Büromöbel?

Die degressive Abschreibung nach § 7 Abs. 2 EStG wurde für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens zeitweise wieder eingeführt – zuletzt für Anschaffungen zwischen dem 1. Januar 2020 und 31. Dezember 2022 mit einem Abschreibungssatz von bis zu 25 Prozent (höchstens das 2,5-fache der linearen AfA). Für Büromöbel, die ab dem 1. Januar 2023 angeschafft werden, gilt diese Regelung jedoch nicht mehr. Es bleibt bei der linearen AfA nach § 7 Abs. 1 EStG.

Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG

Der Investitionsabzugsbetrag (IAB) nach § 7g EStG ermöglicht unter bestimmten Voraussetzungen eine Vorverlagerung von Abschreibungsvolumen. Bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungskosten können bereits vor Anschaffung gewinnmindernd abgezogen werden. Voraussetzung ist:

• Das Wirtschaftsgut muss mindestens bis zum Ende des dem Anschaffungsjahr folgenden Wirtschaftsjahres im Betrieb verbleiben
• Es muss im Jahr der Anschaffung und im Folgejahr zu mindestens 90 Prozent betrieblich genutzt werden
• Das Unternehmen darf bestimmte Größenklassen nicht überschreiten (Betriebsvermögen max. 235.000 Euro oder Gewinn max. 100.000 Euro)

In der Praxis ist der IAB für Büromöbel bei größeren GmbHs meist nicht anwendbar, da die Größengrenzen überschritten werden. Für kleinere Gesellschaften oder Einzelunternehmen kann die Regelung jedoch relevant sein – insbesondere bei größeren Einrichtungsprojekten (z. B. komplette Büroausstattung für 20.000 Euro). Die Inanspruchnahme erfordert eine detaillierte Planung und sollte mit dem Steuerberater abgestimmt werden.

Sonder-AfA nach § 7g Abs. 5 und 6 EStG

Wurde ein Investitionsabzugsbetrag gebildet, kann im Jahr der Anschaffung zusätzlich zur regulären AfA eine Sonder-AfA von bis zu 20 Prozent der Anschaffungskosten geltend gemacht werden. Dies gilt auch für Büromöbel, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. In der Praxis bedeutet dies:

Die Kombination aus IAB und Sonder-AfA ist komplex und erfordert eine mehrjährige Planung. Sie lohnt sich steuerlich vor allem dann, wenn in einem Jahr hohe Gewinne anfallen, die durch vorgezogene Abschreibungen gemindert werden sollen. Für die meisten GmbHs mit kontinuierlicher Gewinnentwicklung ist die einfache lineare AfA transparenter und verwaltungsärmer.

Wie werden Büromöbel im Jahresabschluss ausgewiesen und offengelegt?

Im Jahresabschluss der GmbH werden Büromöbel als Teil des Sachanlagevermögens nach § 266 Abs. 2 A. II. HGB ausgewiesen. Die Position lautet ‚Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung‘. Dort werden sämtliche beweglichen Anlagegüter zusammengefasst, die nicht unter Grundstücke, Bauten, technische Anlagen oder Maschinen fallen – neben Büromöbeln also auch IT-Hardware, Telefone, Fahrzeuge (soweit nicht unter ‚Fuhrpark‘ separat ausgewiesen) und ähnliches.

Gliederung des Anlagespiegels

Nach § 284 Abs. 3 HGB ist im Anhang ein Anlagenspiegel darzustellen, der die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens zeigt. Der Anlagenspiegel gliedert sich wie folgt:

In der Praxis werden Büromöbel häufig nicht separat im Anlagenspiegel ausgewiesen, sondern mit anderen Wirtschaftsgütern der Betriebs- und Geschäftsausstattung zusammengefasst. Eine detailliertere Aufgliederung kann jedoch sinnvoll sein, wenn der Anteil der Büromöbel am Anlagevermögen wesentlich ist oder die Unternehmensleitung eine differenzierte Steuerung wünscht.

Offenlegung im Unternehmensregister

Seit dem Inkrafttreten des DiRUG (Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie) zum 1. August 2022 erfolgt die Offenlegung des Jahresabschlusses ausschließlich über das Unternehmensregister (www.unternehmensregister.de). Der Bundesanzeiger dient nur noch als Veröffentlichungsplattform, die Übermittlung erfolgt jedoch elektronisch über das Unternehmensregister.

Für GmbHs gelten nach § 325 HGB folgende Fristen:

• Feststellung des Jahresabschlusses: 11 Monate nach Bilanzstichtag bei Kleinstkapitalgesellschaften, 8 Monate bei kleinen GmbHs, 5 Monate bei mittelgroßen und großen GmbHs (§ 42a GmbHG)
• Offenlegung: 12 Monate nach Bilanzstichtag (§ 325 Abs. 1 HGB) – unabhängig von der Größenklasse
• Ordnungsgeld bei Versäumnis: 500 bis 25.000 Euro nach § 335 HGB

Die korrekte Darstellung der Büromöbel im Jahresabschluss ist Teil der umfassenden Bilanzierungspflicht. Fehler in der Anlagenbuchhaltung – etwa nicht ausgebuchte, längst verkaufte Möbel oder fehlende AfA – führen zu einer materiell falschen Bilanz. Dies kann im Rahmen von Betriebsprüfungen zu Korrekturen und im Extremfall zu Ordnungsgeldern wegen verspäteter oder fehlerhafter Offenlegung führen.

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: Handelsgesetzbuch (HGB), Einkommensteuergesetz (EStG), AfA-Tabellen des BMF, GmbH-Gesetz (GmbHG). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.