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Abschreibungen geringwertige Buchungssatz 2026

Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten

Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter und wann gelten sie als abschreibungsfähig?

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sind nach § 6 Abs. 2 EStG bewegliche, abnutzbare und selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten bestimmte Wertgrenzen nicht überschreiten. Die steuerliche Behandlung dieser Wirtschaftsgüter unterscheidet sich grundlegend von der regulären Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer.

Wertgrenzen und Sofortabschreibung

Seit 2018 gelten folgende Grenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter: Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 250 Euro (netto) können unmittelbar als Betriebsausgabe gebucht werden. GWG zwischen 250,01 Euro und 800 Euro (netto) dürfen im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden. Für Wirtschaftsgüter zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro (netto) besteht alternativ die Möglichkeit zur Bildung eines Sammelpostens nach § 6 Abs. 2a EStG, der über fünf Jahre abgeschrieben wird.

Welcher Buchungssatz gilt bei Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter?

Die buchhalterische Erfassung geringwertiger Wirtschaftsgüter mit Sofortabschreibung erfolgt unmittelbar als Aufwand im Jahr der Anschaffung. Dies unterscheidet sich grundlegend von der Aktivierung und planmäßigen Abschreibung regulärer Anlagegüter.

Buchung bei Anschaffung (GWG 250,01 – 800 Euro)

Bei Anschaffung eines geringwertigen Wirtschaftsguts im Wertbereich von 250,01 bis 800 Euro netto wird zunächst das Wirtschaftsgut aktiviert und anschließend im selben Geschäftsjahr vollständig abgeschrieben. Der klassische Buchungssatz lautet:

Viele Buchhaltungsprogramme bieten auch die vereinfachte direkte Buchung an, bei der das GWG sofort als Aufwand erfasst wird, ohne den Umweg über das Anlagekonto. Diese Variante ist insbesondere bei größeren Mengen von GWG-Anschaffungen praxisgerecht.

Vereinfachte Direktbuchung

Bei der vereinfachten Methode wird das GWG direkt auf das Aufwandskonto gebucht:

Wie funktioniert die Sammelpostenmethode und welche Buchungssätze gelten?

Nach § 6 Abs. 2a EStG können Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro (netto) alternativ zur Sofortabschreibung in einen Sammelposten eingestellt werden. Dieser Sammelposten wird über fünf Jahre linear mit jeweils 20 Prozent pro Jahr abgeschrieben. Diese Methode ist insbesondere dann sinnvoll, wenn eine gleichmäßigere Gewinnverteilung angestrebt wird.

Buchung bei Bildung des Sammelpostens

Bei Anschaffung eines Wirtschaftsguts, das in den Sammelposten eingestellt werden soll, erfolgt zunächst die Aktivierung auf einem gesonderten Sammelpostenkonto:

Die jährliche Abschreibung beträgt immer ein Fünftel des gesamten Sammelpostenwerts des jeweiligen Jahres, unabhängig vom Anschaffungszeitpunkt innerhalb des Jahres. Eine zeitanteilige Abschreibung im ersten Jahr – wie bei regulären Anlagegütern – erfolgt nicht.

Wird ein Wirtschaftsgut aus dem Sammelposten vor Ablauf der fünf Jahre ausgeschieden (z. B. durch Verkauf oder Verschrottung), wirkt sich dies nicht auf die weitere Abschreibung des Sammelpostens aus. Der Sammelposten wird unverändert mit 20 Prozent pro Jahr weiter abgeschrieben – ein Ausscheiden einzelner Wirtschaftsgüter führt nicht zu einer außerplanmäßigen Abschreibung oder Auflösung.

Welche Konten im SKR03 und SKR04 werden für GWG-Buchungen verwendet?

Die korrekte Kontierung geringwertiger Wirtschaftsgüter hängt vom verwendeten Kontenrahmen ab. In Deutschland arbeiten die meisten GmbHs entweder mit dem SKR03 (Prozessgliederungsprinzip) oder dem SKR04 (Abschlussgliederungsprinzip nach § 275 HGB). Die DATEV-Standardkontenrahmen sehen für GWG-Buchungen spezifische Konten vor.

SKR03 – Konten für geringwertige Wirtschaftsgüter

SKR04 – Konten für geringwertige Wirtschaftsgüter

Die Wahl des Kontenrahmens hat keinen Einfluss auf die steuerliche Behandlung, sondern dient ausschließlich der systematischen Erfassung in der Buchhaltung. Moderne Buchhaltungssoftware – auch die von OnlineBilanz eingesetzte Lösung für die digitale Zusammenarbeit mit Mandanten – ordnet die Buchungen automatisch den richtigen Konten zu, wenn die Anschaffungskosten und die gewählte Abschreibungsmethode korrekt hinterlegt sind.

Wie werden geringwertige Wirtschaftsgüter handelsrechtlich behandelt?

Während die steuerrechtliche Behandlung geringwertiger Wirtschaftsgüter in § 6 Abs. 2 und 2a EStG eindeutig geregelt ist, kennt das Handelsgesetzbuch (HGB) keine explizite GWG-Regelung. Nach § 246 Abs. 1 HGB besteht grundsätzlich eine Vollständigkeitspflicht bei der Bilanzierung – alle Vermögensgegenstände und Schulden sind anzusetzen.

Handelsrechtliches Aktivierungswahlrecht

Nach § 248 Abs. 2 HGB besteht für immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, die nicht entgeltlich erworben wurden, ein Aktivierungsverbot. Für materielle Wirtschaftsgüter geringen Wertes hat sich in der Rechtsprechung und Praxis jedoch ein Aktivierungswahlrecht etabliert: Wirtschaftsgüter von untergeordneter Bedeutung können handelsrechtlich sofort als Aufwand gebucht werden, ohne gegen das Vollständigkeitsgebot zu verstoßen.

Die Grenze der „untergeordneten Bedeutung“ orientiert sich in der Praxis häufig an den steuerrechtlichen GWG-Grenzen. Aus Gründen der Vereinfachung und zur Vermeidung von Differenzen zwischen Handels- und Steuerbilanz wenden die meisten GmbHs die steuerlichen GWG-Regelungen auch handelsrechtlich an – dies ist nach herrschender Meinung zulässig und wird von der Finanzverwaltung nicht beanstandet.

Einheitsbilanz versus Zwei-Bilanzen-System

Kleine und mittelgroße GmbHs führen in der Regel eine Einheitsbilanz, bei der Handels- und Steuerbilanz weitgehend identisch sind. In diesem Fall werden die steuerlichen GWG-Regelungen auch handelsrechtlich übernommen. Größere GmbHs oder solche mit besonderen Anforderungen können ein Zwei-Bilanzen-System führen, bei dem handels- und steuerrechtliche Wertansätze auseinanderfallen dürfen.

Wer den Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lässt – etwa über digitale Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen wie bei OnlineBilanz –, sollte die gewünschte GWG-Politik bei der Mandatsaufnahme besprechen. Die Entscheidung für Sofortabschreibung oder Verteilung über mehrere Jahre ist eine bilanzpolitische Grundsatzentscheidung, die einheitlich dokumentiert und in Folgejahren beibehalten werden sollte.

Welche Nachweispflichten bestehen für geringwertige Wirtschaftsgüter?

Auch wenn geringwertige Wirtschaftsgüter sofort abgeschrieben oder in einen Sammelposten eingestellt werden, bestehen umfassende Dokumentations- und Nachweispflichten. § 146 AO verlangt die Aufbewahrung aller Belege und Aufzeichnungen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der steuerrelevanten Sachverhalte erforderlich sind.

GWG-Verzeichnis und Anlagenspiegel

Für GWG mit Sofortabschreibung (250,01 bis 800 Euro) ist die Führung eines besonderen Verzeichnisses nach § 6 Abs. 2 Satz 4 EStG verpflichtend. Dieses Verzeichnis muss folgende Angaben enthalten:

• Bezeichnung des Wirtschaftsguts (z. B. „Notebook Dell Latitude 5520“)
• Tag der Anschaffung oder Herstellung
• Anschaffungs- oder Herstellungskosten (Netto-Betrag)
• Zuordnung zum Betriebsvermögen (bei mehreren Betriebsstätten)
• Nachweis der selbstständigen Nutzungsfähigkeit

Bei Sammelposten ist zusätzlich festzuhalten, welche Wirtschaftsgüter in welchem Jahr in den Sammelposten eingestellt wurden. Auch wenn einzelne Wirtschaftsgüter aus dem Sammelposten ausscheiden, ist dies zu dokumentieren – auch wenn es sich nicht auf die Abschreibung auswirkt.

Integration in den Anlagenspiegel nach § 284 Abs. 3 HGB

Mittelgroße und große GmbHs müssen nach § 284 Abs. 3 HGB im Anhang einen Anlagenspiegel veröffentlichen, der die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens darstellt. GWG mit Sofortabschreibung werden üblicherweise als gesonderte Position ausgewiesen:

Kleine GmbHs sind nach § 288 HGB von der Erstellung eines Anhangs befreit, sofern bestimmte Angaben unter der Bilanz gemacht werden. Dennoch ist auch bei kleinen GmbHs die interne Führung eines GWG-Verzeichnisses für steuerliche Zwecke zwingend erforderlich.

Welche typischen Fehler sollten bei der GWG-Buchung vermieden werden?

In der Praxis zeigen sich bei der Handhabung geringwertiger Wirtschaftsgüter immer wieder typische Fehlerquellen, die zu steuerlichen Nachteilen oder zu Beanstandungen bei Betriebsprüfungen führen können. Die folgenden Fallstricke sollten GmbH-Geschäftsführer und Buchhalter kennen und vermeiden.

Fehlende selbstständige Nutzungsfähigkeit

Ein häufiger Fehler ist die Behandlung von Wirtschaftsgütern als GWG, obwohl diese nicht selbstständig nutzbar sind. Nach § 6 Abs. 2 EStG muss ein GWG selbstständig nutzungsfähig sein – das bedeutet, es muss für sich allein eine betriebliche Funktion erfüllen können, ohne zwingend mit anderen Wirtschaftsgütern verbunden zu sein.

Selbstständig nutzbar sind dagegen: Notebook (vollständiges System), Drucker, Smartphone, Bürostuhl, Werkzeuge, Mess- und Prüfgeräte. Bei Zweifeln ist die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) maßgeblich, die eine selbstständige Nutzungsfähigkeit dann bejaht, wenn das Wirtschaftsgut ohne weitere Ergänzungen eine eigenständige betriebliche Funktion erfüllen kann.

Brutto-Netto-Verwechslung bei den Wertgrenzen

Ein klassischer Fehler in der Buchhaltung ist die Anwendung der GWG-Grenzen auf Brutto-Beträge statt auf Netto-Werte. Die gesetzlichen Grenzen (250 Euro, 800 Euro, 1.000 Euro) beziehen sich immer auf die Netto-Anschaffungskosten ohne Umsatzsteuer – allerdings nur bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen.

Wahlrechts-Bindung nicht beachtet

Das Wahlrecht zwischen Sofortabschreibung und Sammelposten muss einheitlich für alle GWG eines Wirtschaftsjahres ausgeübt werden. Ein häufiger Fehler besteht darin, dass für manche Anschaffungen die Sofortabschreibung gewählt wird, für andere aber der Sammelposten – je nachdem, was aktuell steuerlich günstiger erscheint. Dies ist unzulässig und kann bei Betriebsprüfungen zur Versagung der Vergünstigung führen.

Nachträgliche Anschaffungskosten nicht berücksichtigt

Nachträgliche Anschaffungskosten (z. B. für Erweiterungen oder Upgrades) können dazu führen, dass die GWG-Grenze nachträglich überschritten wird. In diesem Fall ist das ursprünglich als GWG behandelte Wirtschaftsgut rückwirkend als reguläres Anlagegut zu behandeln – die bereits vorgenommene Sofortabschreibung muss korrigiert werden.

• GWG-Grenzen immer auf Netto-Anschaffungskosten anwenden (bei Vorsteuerabzug)
• Selbstständige Nutzungsfähigkeit prüfen – bei Zweifel BFH-Rechtsprechung konsultieren
• Wahlrecht einheitlich für alle GWG des Jahres ausüben (nicht selektiv)
• GWG-Verzeichnis vollständig führen und zehn Jahre aufbewahren
• Bei nachträglichen Anschaffungskosten Gesamt-Wertgrenze prüfen
• Sammelposten auch bei Ausscheiden einzelner Güter unverändert über 5 Jahre abschreiben
• Handels- und steuerrechtliche Behandlung abstimmen (Einheitsbilanz oder Differenzen dokumentieren)

Gelten Sonderregelungen für Pkw, Software und andere besondere Wirtschaftsgüter?

Während die GWG-Regelungen für typische Büro- und Betriebsausstattung relativ eindeutig sind, gibt es bestimmte Wirtschaftsgüter-Kategorien, bei denen Sonderregelungen oder besondere Bewertungsfragen zu beachten sind. Hier ist erhöhte Aufmerksamkeit geboten, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.

Pkw und Kraftfahrzeuge

Kraftfahrzeuge können grundsätzlich nicht als geringwertige Wirtschaftsgüter behandelt werden, da sie regelmäßig die Wertgrenze von 800 bzw. 1.000 Euro deutlich überschreiten. Selbst gebrauchte Fahrzeuge oder Motorräder erreichen meist höhere Anschaffungskosten. Pkw sind daher grundsätzlich zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von sechs Jahren nach AfA-Tabelle abzuschreiben.

Besonderheiten gelten jedoch für Fahrzeugzubehör: Navigationssysteme, Dashcams oder Einparkhilfen, die nachträglich eingebaut werden und unter 800 Euro kosten, können als GWG sofort abgeschrieben werden – sofern sie selbstständig nutzbar sind (z. B. tragbares Navi). Fest eingebautes Zubehör wird dagegen als nachträgliche Anschaffungskosten des Fahrzeugs behandelt und erhöht dessen Buchwert.

Software und digitale Wirtschaftsgüter

Software kann grundsätzlich als GWG behandelt werden, wenn sie selbstständig nutzbar ist und die Wertgrenzen nicht überschreitet. Hierbei ist zu unterscheiden:

• Standardsoftware (z. B. Microsoft Office, Adobe Creative Suite): Selbstständig nutzbar, GWG-fähig wenn unter 800 Euro
• Branchensoftware (z. B. Warenwirtschaftssystem): Selbstständig nutzbar, meist über 1.000 Euro und daher regulär abzuschreiben
• Software-Updates: Keine selbstständige Nutzbarkeit, als laufender Aufwand oder nachträgliche Anschaffungskosten der Hauptsoftware
• SaaS-Lizenzen (Software as a Service): Kein Wirtschaftsgut, sondern laufende Betriebsausgabe – keine Aktivierung

Geringwertige Gebäudeteile und Betriebsvorrichtungen

Gebäudeteile sind grundsätzlich keine selbstständigen Wirtschaftsgüter, sondern Teil des Gebäudes und daher nicht GWG-fähig. Ausnahmen gelten für Betriebsvorrichtungen, die zwar fest mit dem Gebäude verbunden sind, aber unmittelbar dem Betriebsablauf dienen (nicht der Gebäudenutzung). Beispiele:

Telekommunikationsgeräte und Peripherie

Smartphones, Tablets und Festnetztelefone sind in der Regel selbstständig nutzbar und damit GWG-fähig. Bei der Anschaffung von Komplettsystemen (z. B. Computer mit Monitor) ist zu prüfen, ob eine einheitliche Anschaffung vorliegt oder ob die Komponenten getrennt zu bewerten sind:

Wie wirken sich GWG auf den Jahresabschluss und die Offenlegung aus?

Die Behandlung geringwertiger Wirtschaftsgüter hat unmittelbare Auswirkungen auf die Darstellung des Jahresabschlusses nach § 242 HGB. Je nach Unternehmensgröße und gewählter Abschreibungsmethode ergeben sich unterschiedliche Ausweispflichten in Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie im Anhang.

Ausweis in der Bilanz nach § 266 HGB

GWG mit Sofortabschreibung erscheinen in der Bilanz zum Bilanzstichtag mit einem Restbuchwert von null Euro – sie sind also im Anlagevermögen nicht mehr sichtbar. Lediglich im Anlagenspiegel (bei mittelgroßen und großen GmbHs) wird die Zu- und Abgangsbewegung des Geschäftsjahres nachvollziehbar.

Sammelposten erscheinen dagegen im Anlagevermögen unter der Position „Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung“ (§ 266 Abs. 2 A. II. 3. HGB) mit dem jeweiligen Restbuchwert. Bei einem Sammelposten von ursprünglich 10.000 Euro sind nach dem ersten Jahr noch 8.000 Euro ausgewiesen, nach dem zweiten Jahr 6.000 Euro usw.

Ausweis in der Gewinn- und Verlustrechnung

Die Abschreibungen auf GWG werden in der GuV nach § 275 HGB je nach gewähltem Gliederungsschema ausgewiesen:

• Gesamtkostenverfahren (§ 275 Abs. 2 HGB): Position 7a „Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen“
• Umsatzkostenverfahren (§ 275 Abs. 3 HGB): Je nach Zuordnung in den Herstellungskosten, Vertriebskosten oder Verwaltungskosten enthalten

In der Praxis werden GWG-Abschreibungen häufig nicht gesondert ausgewiesen, sondern gemeinsam mit den übrigen Abschreibungen auf Sachanlagen im Buchungssatz erfasst. Eine separate Darstellung ist nur dann erforderlich, wenn dies für die Vermittlung eines den tatsächlichen Verhältnissen entsprechenden Bildes notwendig ist (§ 264 Abs. 2 HGB).

Angaben im Anhang nach § 284 HGB

Mittelgroße und große GmbHs müssen im Anhang nach § 284 Abs. 3 HGB einen Anlagenspiegel veröffentlichen. Dieser muss für jede Anlagenposition folgende Angaben enthalten:

• Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu Beginn des Geschäftsjahres
• Zugänge im Geschäftsjahr (z. B. GWG-Anschaffungen)
• Abgänge im Geschäftsjahr
• Umbuchungen zwischen Anlagenklassen
• Kumulierte Abschreibungen zu Beginn und am Ende
• Abschreibungen des Geschäftsjahres
• Restbuchwert am Bilanzstichtag

GWG mit Sofortabschreibung werden im Anlagenspiegel üblicherweise als gesonderte Position „Geringwertige Wirtschaftsgüter“ ausgewiesen. Sie erscheinen mit Zugang und gleichzeitig vollständiger Abschreibung, sodass der Restbuchwert null beträgt. Sammelposten werden dagegen über fünf Jahre hinweg mit jährlich 20 Prozent Abschreibung dargestellt.

Offenlegung beim Unternehmensregister

Seit dem DiRUG (Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie, in Kraft seit 01.08.2022) erfolgt die Offenlegung des Jahresabschlusses ausschließlich beim Unternehmensregister – nicht mehr beim Bundesanzeiger. Die Offenlegungsfrist beträgt nach § 325 HGB grundsätzlich zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag.

Für den Bilanzstichtag 31.12.2025 endet die Offenlegungsfrist somit am 31.12.2026. Bei verspäteter Offenlegung droht ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB mit Ordnungsgeldern zwischen 500 und 25.000 Euro. Die GWG-Behandlung hat auf die Offenlegungspflicht keinen Einfluss – sie betrifft lediglich die interne Darstellung im Jahresabschluss.

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: Handelsgesetzbuch (HGB), Einkommensteuergesetz (EStG), Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV), Abgabenordnung (AO). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.