Abschreibung Software 2026: Nutzungsdauer & Bilanzierung
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die bilanzielle Behandlung von Software folgt klaren handels- und steuerrechtlichen Vorgaben – doch zwischen Standardsoftware, Individualsoftware und Cloud-Abos bestehen wichtige Unterschiede. Dieser Artikel erklärt, welche Nutzungsdauer gilt, wann eine Aktivierung notwendig ist und wie Sie Abschreibung, GWG-Regelung und Jahresabschluss-Ausweis korrekt handhaben.
Kurzantwort
Software wird bilanziell als immaterielles Vermögen aktiviert und über die Nutzungsdauer abgeschrieben – meist 3 Jahre nach AfA-Tabelle. Standardsoftware und Individualsoftware unterscheiden sich bei den Anschaffungskosten. Cloud-Software (SaaS) wird nicht aktiviert, sondern als laufender Aufwand gebucht. Die GWG-Regelung erlaubt Sofortabschreibung bis 1.000 Euro netto.
Inhaltsverzeichnis
- Grundlagen der bilanziellen Behandlung
- Nutzungsdauer für die Abschreibung von Software
- Standardsoftware vs. Individualsoftware
- Cloud-Software und SaaS: Laufender Aufwand
- Anschaffungskosten und Aktivierung
- Lineare vs. degressive Abschreibung
- GWG-Regelung: Sofortabschreibung
- Software im Jahresabschluss und Offenlegung
- Häufige Fehler vermeiden
Software abschreiben: Grundlagen der bilanziellen Behandlung
Die Abschreibung von Software gehört zu den häufigsten buchhalterischen Fragestellungen in GmbHs. Grundsätzlich gilt: Software ist ein immaterielles Wirtschaftsgut gemäß § 266 Abs. 2 A. I. Nr. 1 HGB und unterliegt der planmäßigen Abschreibung nach § 253 Abs. 3 HGB. Die konkrete Behandlung hängt jedoch davon ab, ob es sich um Standardsoftware, individuelle Software oder Cloud-Lösungen handelt – und ob die Software entgeltlich erworben, selbst erstellt oder geleast wurde.
Bilanzielle Einordnung nach Handelsrecht
Im Handelsrecht werden immaterielle Vermögensgegenstände nur dann aktiviert, wenn sie entgeltlich erworben wurden (§ 248 Abs. 2 HGB). Selbst erstellte immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens dürfen seit dem BilMoG (2009) aktiviert werden, müssen es aber nicht. In der Praxis führt diese Wahlrechtsregelung bei individuell entwickelter Software häufig zu Diskussionen mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern.
Praxis-Hinweis
Bei entgeltlich erworbener Standardsoftware (z. B. Microsoft Office, Buchhaltungssoftware) besteht Aktivierungspflicht, sofern die GWG-Grenze von 800 Euro netto (Stand 2026) überschritten wird. Die Software ist dann über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben.
- Entgeltlich erworbene Software: Aktivierungspflicht nach § 246 Abs. 1 HGB
- Selbst erstellte Software: Aktivierungswahlrecht nach § 248 Abs. 2 HGB
- Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Sofortabschreibung bis 800 Euro netto möglich
- Cloud-Software (SaaS): Meist keine Aktivierung, sondern laufender Aufwand
Welche Nutzungsdauer gilt für die Abschreibung von Software?
Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer bestimmt den jährlichen Abschreibungsbetrag. Laut AfA-Tabelle des Bundesministeriums der Finanzen beträgt die Nutzungsdauer für Standardsoftware in der Regel 3 Jahre. Für Individualsoftware kann die Nutzungsdauer abweichen – je nach technischer Konzeption, Wartungsvertrag und Integrationsdichte in die Systemlandschaft.
| Softwareart | Übliche Nutzungsdauer (AfA) | Besonderheit |
|---|---|---|
| Standardsoftware (Office, ERP-Basissysteme) | 3 Jahre | BMF AfA-Tabelle |
| Individualsoftware | 3–5 Jahre | Je nach Komplexität und Wartungsvertrag |
| Betriebssystem-Software | 3 Jahre | Meist mit Hardware verbunden |
| Software-Lizenzen (unbefristet) | 3 Jahre | Auch bei unbefristeter Nutzung |
| Cloud-Software (SaaS) | Nicht aktivierbar | Laufender Aufwand nach § 255 Abs. 1 HGB |
In der Steuerbilanz gilt seit dem BMF-Schreiben vom 26.02.2021 (IV C 3 – S 2190/21/10002:002) einheitlich eine Nutzungsdauer von 1 Jahr für Computerhardware und Softwareprodukte, sofern diese nach dem 31.12.2020 angeschafft wurden. Dies betrifft jedoch nur die steuerliche Gewinnermittlung – handelsrechtlich bleibt es bei der 3-jährigen Abschreibung.
Wichtig: Unterschied Handels- und Steuerbilanz
Durch die steuerliche 1-Jahres-AfA (seit 2021) entsteht eine temporäre Differenz zur Handelsbilanz (3 Jahre). Diese führt zu latenten Steuern nach § 274 HGB und muss im Jahresabschluss mittelgroßer und großer GmbHs berücksichtigt werden.
„In der Praxis sehen wir bei vielen Mandanten Unsicherheiten, ob die steuerliche 1-Jahres-AfA auch handelsrechtlich anzuwenden ist. Klar ist: Die Handelsbilanz folgt der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer – und die liegt bei Software weiterhin bei 3 Jahren. Die steuerliche Sofortabschreibung ist ein politisches Instrument zur Digitalisierungsförderung, ändert aber nichts an der handelsrechtlichen Bewertung.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Standardsoftware vs. Individualsoftware: Unterschiede bei der Abschreibung
Die Unterscheidung zwischen Standard- und Individualsoftware hat erhebliche Auswirkungen auf Aktivierung, Bewertung und Abschreibung. Standardsoftware ist ein am Markt verfügbares Produkt, das ohne wesentliche Anpassungen genutzt werden kann. Individualsoftware wird speziell für ein Unternehmen entwickelt – entweder intern oder durch externe Dienstleister.
Standardsoftware
- Microsoft Office, Adobe Creative Cloud (Kauflizenz)
- DATEV-Lizenzen
- ERP-Systeme (SAP, Lexware, etc.)
- Buchhaltungssoftware (Kaufversion)
Individualsoftware
- Speziell programmierte CRM-Systeme
- Individuelle Warenwirtschaftssysteme
- Maßgeschneiderte Produktionskonfiguratoren
- Eigenentwickelte Web-Applikationen
Abgrenzung Forschung und Entwicklung bei Individualsoftware
Nach § 255 Abs. 2a HGB sind Forschungskosten nicht aktivierungsfähig, Entwicklungskosten hingegen schon (Wahlrecht nach § 248 Abs. 2 HGB). In der Praxis ist die Abgrenzung schwierig: Die Konzeptionsphase gilt meist als Forschung, die Programmierung und Implementierung als Entwicklung. Externe Beratungskosten in der Anfangsphase sind daher häufig sofort als Aufwand zu buchen.
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Liegt eine entgeltliche Anschaffung vor oder wurde die Software selbst erstellt?
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Übersteigen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten 800 Euro netto?
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Handelt es sich um Forschungs- oder Entwicklungskosten (bei Eigenentwicklung)?
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Ist die Software bereits einsatzbereit oder noch in der Testphase?
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Gibt es einen Wartungsvertrag, der die Nutzungsdauer verlängert?
Cloud-Software und SaaS: Keine Abschreibung, sondern laufender Aufwand
Software-as-a-Service (SaaS) und andere Cloud-Modelle stellen handelsrechtlich keine immateriellen Vermögensgegenstände dar, weil das Unternehmen kein Eigentum oder dauerhaftes Nutzungsrecht erwirbt. Stattdessen liegt ein Dienstleistungsvertrag vor: Der Anbieter stellt die Software zur Verfügung, der Nutzer zahlt eine laufende Gebühr (monatlich, jährlich). Diese Zahlungen sind nach § 255 Abs. 1 HGB sofort als Aufwand zu erfassen – eine Aktivierung und Abschreibung entfällt.
- Microsoft 365 (Abo-Modell): Laufender Aufwand, keine Aktivierung
- DATEV-Cloud-Dienste: Laufender Aufwand
- Salesforce, HubSpot (SaaS-CRM): Laufender Aufwand
- Dropbox, Google Workspace: Laufender Aufwand
Praxis-Hinweis
Bei mehrjährigen SaaS-Verträgen mit Vorauszahlung kann eine Aktivierung als sonstiger Vermögensgegenstand (Rechnungsabgrenzungsposten nach § 250 Abs. 1 HGB) erforderlich sein. Die Vorauszahlung wird dann ratierlich über die Vertragslaufzeit aufgelöst – jedoch nicht als Abschreibung, sondern als zeitliche Abgrenzung.
Übergang von Kauflizenzen zu Abo-Modellen
Viele Softwarehersteller stellen von Kauflizenzen auf Abo-Modelle um (z. B. Microsoft Office → Microsoft 365). Für bereits aktivierte Kauflizenzen gilt: Die Restbuchwerte sind planmäßig weiter abzuschreiben, auch wenn parallel bereits Abo-Kosten anfallen. Eine außerplanmäßige Abschreibung nach § 253 Abs. 3 Satz 5 HGB ist nur geboten, wenn die alte Lizenz nicht mehr genutzt wird und dauerhaft wertlos ist.
„Wir beobachten in der Jahresabschlusserstellung häufig, dass Mandanten SaaS-Kosten versehentlich aktivieren – oft, weil die Buchhaltungssoftware eine Anlagennummer vorschlägt. Wichtig ist: Abo-Modelle gehören in die Gewinn- und Verlustrechnung, nicht in die Bilanz. Nur echte Kauflizenzen oder selbst erstellte Software sind aktivierungsfähig.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Welche Kosten gehören zu den Anschaffungskosten von Software?
Die Anschaffungskosten von Software bestimmen den Ausgangswert für die Abschreibung. Nach § 255 Abs. 1 HGB gehören dazu alle Aufwendungen, die geleistet werden, um die Software in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Neben dem reinen Kaufpreis sind auch Nebenkosten (z. B. Implementierung, Schulung, Customizing) aktivierungspflichtig, sofern sie dem Vermögensgegenstand direkt zurechenbar sind.
| Kostenart | Aktivierungspflichtig | Bemerkung |
|---|---|---|
| Kaufpreis der Lizenz | Ja | Kernbestandteil der Anschaffungskosten |
| Implementierungskosten (extern) | Ja | Sofern erforderlich für Betriebsbereitschaft |
| Customizing, Anpassungen | Ja | Aktivierung, wenn Wertsteigerung dauerhaft |
| Schulungskosten (Mitarbeiter) | Nein | Laufender Aufwand nach § 255 Abs. 1 HGB |
| Wartung, Support (1. Jahr) | Nein | Laufender Aufwand, keine Anschaffungsnebenkosten |
| Datenimport, Migration | Ja | Sofern notwendig für Einsatzbereitschaft |
| Reisekosten zur Implementierung | Nein | Nicht direkt zurechenbar |
Bei selbst erstellter Software (§ 255 Abs. 2a HGB) sind die Herstellungskosten anzusetzen. Dazu zählen direkte Entwicklungskosten (Personalkosten der Programmierer, externe Dienstleister), nicht jedoch allgemeine Verwaltungskosten oder Vertriebskosten. Forschungskosten sind nach § 255 Abs. 2a Satz 1 HGB ausdrücklich nicht aktivierungsfähig.
Vorsicht bei Paketpreisen
Viele Softwareanbieter verkaufen Lizenzen im Paket mit mehrjährigem Support. Handelsrechtlich müssen Lizenz und Support getrennt werden: Die Lizenz wird aktiviert und abgeschrieben, der Support-Anteil ist laufender Aufwand. Die Aufteilung sollte vertraglich dokumentiert oder nach Marktpreisen geschätzt werden.
Aktivierung von Updates und Upgrades
Updates (Fehlerbehebungen, Sicherheitspatches) sind Erhaltungsaufwand und nicht aktivierungspflichtig. Upgrades (Funktionserweiterungen, neue Module) können hingegen aktivierungspflichtig sein, wenn sie die Nutzungsdauer verlängern oder die Funktionalität wesentlich erweitern. In der Praxis ist die Abgrenzung oft schwierig – bei Unsicherheit sollte der Steuerberater einbezogen werden.
Lineare vs. degressive Abschreibung: Welche Methode ist bei Software zulässig?
Handelsrechtlich ist für immaterielle Vermögensgegenstände die lineare Abschreibung nach § 253 Abs. 3 Satz 1 HGB vorgeschrieben. Die degressive Abschreibung ist nur für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens zulässig (§ 7 Abs. 2 EStG) und steuerlich nur in bestimmten Förderzeiträumen möglich – aktuell (Stand 2026) nicht mehr. Software wird daher in der Regel linear über die Nutzungsdauer abgeschrieben.
- Lineare Abschreibung: Jährlich gleicher Betrag über die Nutzungsdauer (z. B. 3 Jahre à 33,33 %)
- Degressive Abschreibung: Nicht zulässig für immaterielle Wirtschaftsgüter
- Leistungsabhängige Abschreibung: Theoretisch möglich, in der Praxis bei Software selten
- Sofortabschreibung: Nur bei GWG bis 800 Euro netto (§ 6 Abs. 2 EStG)
Steuerliche Sonderabschreibungen und Investitionsabzugsbeträge
Nach § 7g EStG können kleine und mittelgroße Betriebe (Betriebsvermögen unter 235.000 Euro) Investitionsabzugsbeträge (IAB) bis zu 50 % der geplanten Anschaffungskosten bilden. Dies gilt auch für Software, sofern sie zu mindestens 90 % betrieblich genutzt wird. Der IAB mindert den Gewinn im Jahr der Bildung; im Jahr der Anschaffung wird die Bemessungsgrundlage um 50 % gekürzt. Diese Regelung ist rein steuerlich und hat keine Auswirkung auf die Handelsbilanz.
3 Jahre
Handelsrechtliche Nutzungsdauer (AfA-Tabelle)
1 Jahr
Steuerliche Nutzungsdauer seit 2021 (BMF)
800 €
GWG-Grenze netto (Sofortabschreibung)
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GWG-Regelung: Wann kann Software sofort abgeschrieben werden?
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) können nach § 6 Abs. 2 EStG im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Die Grenze liegt seit 2018 bei 800 Euro netto (ohne Umsatzsteuer). Software, die diese Grenze nicht überschreitet, kann sofort abgeschrieben werden – eine Aktivierung und mehrjährige Abschreibung entfällt. Diese Regelung gilt steuerlich; handelsrechtlich besteht ein Aktivierungswahlrecht nach § 6 Abs. 2 EStG i. V. m. § 5 Abs. 1 EStG.
Praxis-Hinweis
Viele Buchhaltungssoftware-Pakete (z. B. Lexware, WISO) liegen im Bereich von 200–600 Euro netto und können daher als GWG sofort abgeschrieben werden. Bei höherpreisigen Versionen (z. B. Lexware Professional ab 900 Euro) ist hingegen eine Aktivierung und 3-jährige Abschreibung erforderlich.
Sammelposten-Regelung (§ 6 Abs. 2a EStG)
Alternativ zur GWG-Sofortabschreibung können Wirtschaftsgüter zwischen 250 Euro und 1.000 Euro netto in einen Sammelposten eingestellt werden. Dieser wird über 5 Jahre linear abgeschrieben (20 % jährlich). Die Regelung ist optional und kann jährlich neu gewählt werden. In der Praxis wird sie selten für Software genutzt, da die GWG-Grenze bei 800 Euro bereits ausreichend ist.
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Liegt der Netto-Kaufpreis der Software unter 800 Euro? → Sofortabschreibung als GWG möglich
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Liegt der Preis zwischen 800 Euro und 1.000 Euro? → Sammelposten (5 Jahre) oder reguläre Abschreibung (3 Jahre)
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Liegt der Preis über 1.000 Euro? → Aktivierungspflicht, lineare Abschreibung über 3 Jahre
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Handelt es sich um ein Software-Paket mit mehreren Lizenzen? → Einzelbewertung prüfen
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Wurde die Software im Dezember gekauft? → Halbjahresabschreibung im ersten Jahr
„Die GWG-Grenze ist in der Praxis ein wichtiges Instrument zur Liquiditätsschonung. Wer mehrere kleine Software-Lizenzen anschafft, sollte darauf achten, dass diese einzeln unter 800 Euro netto bleiben – dann ist die Sofortabschreibung möglich. Bei Paketangeboten empfiehlt sich eine vertraglich getrennte Abrechnung der Einzellizenzen.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Software im Jahresabschluss: Ausweis, Anhang und Offenlegung
Im Jahresabschluss nach § 242 HGB und § 264 HGB ist Software in der Bilanz unter den immateriellen Vermögensgegenständen des Anlagevermögens auszuweisen (§ 266 Abs. 2 A. I. Nr. 1 HGB). Der Posten lautet meist Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten. In der Anlagenbewegung im Anhang (§ 284 Abs. 3 HGB) sind Zugänge, Abgänge und Abschreibungen des Geschäftsjahres aufzuführen.
Pflichtangaben im Anhang (mittelgroße und große GmbHs)
Mittelgroße und große GmbHs müssen nach § 284 HGB im Anhang erläutern, welche Abschreibungsmethoden und Nutzungsdauern angewendet wurden. Bei selbst erstellter Software ist anzugeben, ob das Aktivierungswahlrecht nach § 248 Abs. 2 HGB ausgeübt wurde. Latente Steuern aus der Differenz zwischen handelsrechtlicher (3 Jahre) und steuerlicher (1 Jahr) Abschreibung sind nach § 274 HGB zu bilanzieren und im Anhang zu erläutern.
| GmbH-Größe | Bilanzausweis | Anhang-Pflichten | Offenlegungsfrist |
|---|---|---|---|
| Kleine GmbH | Verkürzte Bilanz (§ 266 Abs. 1 HGB) | Vereinfachter Anhang (§ 288 HGB) | 12 Monate (§ 325 HGB) |
| Mittelgroße GmbH | Vollständige Bilanz (§ 266 HGB) | Vollständiger Anhang (§ 284 HGB) | 12 Monate (§ 325 HGB) |
| Große GmbH | Vollständige Bilanz (§ 266 HGB) | Vollständiger Anhang + Lagebericht (§ 289 HGB) | 12 Monate (§ 325 HGB) |
Die Offenlegung erfolgt seit dem DiRUG (Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie, in Kraft seit 01.08.2022) ausschließlich beim Unternehmensregister – nicht mehr beim Bundesanzeiger. Wer die Offenlegungsfrist von 12 Monaten nach § 325 HGB versäumt, riskiert ein Ordnungsgeld zwischen 500 und 25.000 Euro nach § 335 HGB.
Ordnungsgeld bei verspäteter Offenlegung
Das Bundesamt für Justiz (BfJ) überwacht die Offenlegungspflicht und verhängt Ordnungsgelder automatisiert. Eine verspätete Offenlegung führt zu einem Bußgeldbescheid – auch wenn die Verspätung nur wenige Tage beträgt. Die Offenlegung sollte daher rechtzeitig vorbereitet werden.
Die fristgerechte Erstellung und Offenlegung des Jahresabschlusses erfordert Fachkenntnis und zeitliche Ressourcen. Wer diese Aufgabe nicht intern bewältigen kann oder möchte, findet auf OnlineBilanz.de Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen – vom Jahresabschluss bis zur Offenlegung, digital koordiniert und rechtssicher durch zugelassene Steuerberater.
Häufige Fehler bei der Abschreibung von Software – und wie Sie diese vermeiden
In der Praxis treten bei der Abschreibung von Software immer wieder typische Fehler auf – oft mit spürbaren Folgen für die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Steuerlast. Die häufigsten Fehlerquellen sind: falsche Nutzungsdauer, Verwechslung von Kauf- und Abo-Modellen, fehlende Abgrenzung von Anschaffungs- und laufenden Kosten sowie Nichtbeachtung der GWG-Grenze.
Fehler 1: SaaS-Kosten werden aktiviert
Viele Unternehmen buchen monatliche oder jährliche SaaS-Gebühren (z. B. Microsoft 365, Salesforce) fälschlicherweise als Anlagevermögen. Richtig ist: SaaS-Kosten sind laufender Aufwand nach § 255 Abs. 1 HGB und gehören in die Gewinn- und Verlustrechnung, nicht in die Bilanz. Eine Aktivierung ist nur bei echter Kauflizenz oder selbst erstellter Software zulässig.
Fehler 2: Schulungs- und Implementierungskosten werden nicht korrekt abgegrenzt
Schulungskosten für Mitarbeiter sind nach § 255 Abs. 1 HGB nicht aktivierungsfähig, da sie nicht dem Vermögensgegenstand selbst, sondern dem Personal zugutekommen. Implementierungskosten (z. B. Customizing, Datenimport) sind hingegen aktivierungspflichtig, wenn sie für die Betriebsbereitschaft erforderlich sind. In der Praxis werden diese Kosten oft pauschal behandelt – was zu fehlerhaften Bilanzen führt.
Fehler 3: Steuerliche 1-Jahres-AfA wird auch handelsrechtlich angewendet
Seit dem BMF-Schreiben vom 26.02.2021 gilt steuerlich eine Nutzungsdauer von 1 Jahr für Computerhardware und Software. Viele Mandanten übernehmen diese Regelung irrtümlich auch in die Handelsbilanz. Korrekt ist: Handelsrechtlich bleibt es bei der 3-jährigen Nutzungsdauer nach AfA-Tabelle. Die Differenz führt zu latenten Steuern nach § 274 HGB.
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SaaS-Kosten als laufenden Aufwand buchen, nicht aktivieren
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Schulungskosten von Implementierungskosten trennen
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Handelsrechtlich 3 Jahre Nutzungsdauer ansetzen, auch wenn steuerlich 1 Jahr gilt
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GWG-Grenze (800 Euro netto) bei Einzellizenzen prüfen
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Bei Software-Paketen: Lizenz und Support trennen
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Upgrades (Funktionserweiterung) von Updates (Wartung) abgrenzen
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Latente Steuern bei Differenzen zwischen Handels- und Steuerbilanz bilden (§ 274 HGB)
„Fehler bei der Software-Abschreibung fallen oft erst im Rahmen der Jahresabschlusserstellung oder bei einer Betriebsprüfung auf. Dann müssen Korrekturbuchungen vorgenommen werden, was Zeit kostet und die Vergleichbarkeit der Jahresabschlüsse beeinträchtigt. Wer unsicher ist, sollte frühzeitig den Steuerberater einbinden – idealerweise bereits bei der Anschaffung, nicht erst bei der Bilanzerstellung.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Häufig gestellte Fragen
Kann ich auch gebrauchte Software abschreiben?
Ja, gebrauchte Software kann abgeschrieben werden, sofern sie entgeltlich erworben wurde und die Lizenzübertragung rechtlich zulässig ist. Die Nutzungsdauer bemisst sich nach der voraussichtlichen Restnutzungsdauer. Bei Unsicherheiten sollte die Übertragbarkeit der Lizenz geprüft werden, da viele Hersteller die Weitergabe von Lizenzen vertraglich ausschließen.
Was passiert bei einer vorzeitigen Software-Stilllegung?
Wird Software vor Ablauf der planmäßigen Nutzungsdauer stillgelegt oder ersetzt, ist eine außerplanmäßige Abschreibung auf den niedrigeren beizulegenden Wert vorzunehmen. Der verbleibende Restbuchwert wird erfolgswirksam ausgebucht. Dies ist im Anhang zu erläutern, insbesondere bei wesentlichen Beträgen.
Müssen Software-Updates separat abgeschrieben werden?
Software-Updates ohne wesentliche Funktionserweiterung gelten als laufender Erhaltungsaufwand und werden sofort als Betriebsausgabe gebucht. Nur größere Updates oder Upgrades, die die Funktionalität deutlich erweitern oder die Nutzungsdauer verlängern, sind aktivierungspflichtig und werden separat über die verbleibende oder eine neue Nutzungsdauer abgeschrieben.
Wie wird selbst erstellte Software bilanziell behandelt?
Selbst erstellte immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens dürfen nach § 248 Abs. 2 HGB aktiviert werden (Wahlrecht). Steuerlich besteht nach § 5 Abs. 2 EStG ein Aktivierungsverbot. In der Praxis wird daher meist auf die Aktivierung verzichtet, um Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz zu vermeiden. Die Entwicklungskosten werden dann sofort als Aufwand erfasst.
Wie werden Software-Lizenzen mit unbegrenzter Laufzeit abgeschrieben?
Auch bei unbefristeten Nutzungsrechten ist eine planmäßige Abschreibung über die wirtschaftliche Nutzungsdauer vorzunehmen, da Software technologisch veraltet. Die AfA-Tabelle sieht auch hier in der Regel 3 Jahre vor. Eine unbegrenzte Nutzung ohne Abschreibung ist handels- und steuerrechtlich nicht zulässig, da Software einem technischen und wirtschaftlichen Wertverlust unterliegt.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 246 HGB (Vollständigkeitsgebot), § 253 HGB (Zugangs- und Folgebewertung), § 7 EStG (Absetzung für Abnutzung), AfA-Tabellen (Bundesfinanzministerium). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
