Durchlaufende Posten buchen SKR03 2026 – Leitfaden
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Durchlaufende Posten sind erfolgsneutrale Fremdgelder, die das Unternehmen nur vorübergehend verwaltet – etwa Umsatzsteuer, Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge. Gerade bei Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen empfiehlt sich ein Blick auf die korrekte Verbuchung von Gehältern im SKR 03, da Lohnbuchungen und durchlaufende Posten in der Praxis eng verzahnt sind. Die fehlerfreie Verbuchung im SKR 03 verhindert Fehldarstellungen in GuV und Bilanz und sichert die rechtliche Konformität. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, welche Konten Sie verwenden, wie Sie Buchungssätze aufbauen und worauf Sie im Jahresabschluss 2026 achten müssen.
Kurzantwort
Durchlaufende Posten sind Fremdgelder, die das Unternehmen nur treuhänderisch verwaltet und nicht zum eigenen Vermögen zählen. Im SKR 03 werden sie erfolgsneutral auf Verbindlichkeiten- und Forderungskonten gebucht, etwa Umsatzsteuer auf Konto 1776, Lohnsteuer auf 1740 oder Sozialversicherung auf 1750. Eine korrekte Abgrenzung ist für Bilanz, GuV und Rechtssicherheit im Jahresabschluss 2026 unverzichtbar.
Inhaltsverzeichnis
- Was sind durchlaufende Posten und wann kommen sie vor?
- Wie werden durchlaufende Posten im SKR 03 gebucht?
- Umsatzsteuer und Vorsteuer als durchlaufende Posten korrekt verbuchen
- Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge erfolgsneutral erfassen
- Vermögenswirksame Leistungen und andere Lohnnebenkosten richtig abgrenzen
- Sonstige durchlaufende Posten: Inkasso, Provisionen, Kautionen
- Bilanzierung durchlaufender Posten im Jahresabschluss nach HGB
- Häufige Fehlerquellen und Praxistipps für die laufende Buchhaltung
- Rechtliche Pflichten und Konsequenzen bei fehlerhafter Verbuchung
Was sind durchlaufende Posten und wann kommen sie vor?
Durchlaufende Posten sind Zahlungen, die ein Unternehmen für fremde Rechnung vereinnahmt oder verausgabt. Das Unternehmen tritt dabei lediglich als Vermittler oder Zahlstelle auf, ohne dass die Beträge wirtschaftlich das eigene Vermögen berühren. Nach § 246 Abs. 1 Satz 1 HGB sind im Jahresabschluss nur die Vermögensgegenstände und Schulden zu bilanzieren, die dem Unternehmen wirtschaftlich zuzurechnen sind. Durchlaufende Posten erfüllen diese Voraussetzung nicht und dürfen daher nicht erfolgswirksam behandelt werden.
Typische Beispiele für durchlaufende Posten
- Umsatzsteuer: Die vom Unternehmen vereinnahmte Umsatzsteuer wird für das Finanzamt eingenommen und später abgeführt.
- Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge: Der Arbeitgeber behält diese Beträge vom Bruttogehalt ein und leitet sie an Finanzamt und Sozialversicherungsträger weiter.
- Vermögenswirksame Leistungen: Arbeitgeberbeiträge, die direkt an Anlagegesellschaften weitergeleitet werden.
- Vorsteuer: Die gezahlte Vorsteuer ist beim Vorsteuerabzugsberechtigten ebenfalls ein durchlaufender Posten.
- Inkasso-Zahlungen: Beträge, die im Auftrag Dritter eingezogen und weitergeleitet werden.
- Provisionen und Vermittlungsgebühren: Wenn das Unternehmen reine Durchleitungsfunktion hat.
Hinweis
Entscheidend ist die wirtschaftliche Zurechnung: Sobald ein Betrag nur treuhänderisch oder als Vermittler gehalten wird, ohne dass das Unternehmen wirtschaftlich davon profitiert oder belastet wird, liegt ein durchlaufender Posten vor. Die korrekte Abgrenzung ist für die Bilanzwahrheit nach § 264 Abs. 2 HGB zwingend erforderlich.
Wie werden durchlaufende Posten im SKR 03 gebucht?
Der Standardkontenrahmen SKR 03 ist nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut und wird häufig von GmbHs und mittelständischen Unternehmen verwendet. Durchlaufende Posten werden im SKR 03 grundsätzlich über die Kontenklasse 1 (Finanzkonten) und Kontenklasse 4 (Verbindlichkeiten und Rückstellungen) abgebildet. Die Buchung erfolgt erfolgsneutral, das heißt ohne Berührung der GuV-Konten.
Grundprinzip der erfolgsneutralen Buchung
Die Buchung durchlaufender Posten erfolgt stets über Bilanzkonten. Im SKR 03 nutzen Sie typischerweise Verbindlichkeitskonten oder separate Verrechnungskonten, um die treuhänderische Verpflichtung abzubilden. Die Vereinnahmung wird gegen ein Passivkonto gebucht, die Auszahlung löst dieses Passivkonto wieder auf.
Kontenbeispiele im SKR 03
| Kontonummer | Kontenbezeichnung | Verwendung |
|---|---|---|
| 1200 | Bank | Zahlungseingang/-ausgang |
| 1576 | Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt | Nettolohn bis Auszahlung |
| 1740 | Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt | Lohnsteuer, USt-Zahllast |
| 1751 | Verbindlichkeiten Sozialversicherung | SV-Beiträge AN+AG-Anteil |
| 1770 | Umsatzsteuer-Vorauszahlungen (Soll) | USt-Zahllast laufendes Jahr |
| 1576 | Sonstige Verbindlichkeiten | Sonstige durchlaufende Posten |
„In der Praxis erleben wir oft, dass durchlaufende Posten fälschlicherweise über Aufwands- oder Ertragskonten gebucht werden. Das führt zu verzerrten Kennzahlen wie Umsatzrendite oder Personalaufwandsquote. Eine saubere Buchung über Bilanzkonten ist daher nicht nur rechtlich geboten, sondern verbessert auch die Aussagekraft der BWA.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Umsatzsteuer und Vorsteuer als durchlaufende Posten korrekt verbuchen
Umsatzsteuer und Vorsteuer gehören zu den häufigsten durchlaufenden Posten in der Buchhaltung. Nach § 13b UStG schuldet der Unternehmer die Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt, nimmt sie aber vom Kunden ein. Die Vorsteuer wird zwar vom Unternehmen gezahlt, kann aber beim Finanzamt geltend gemacht werden. Beide Positionen durchlaufen das Unternehmen nur.
Buchung der Umsatzsteuer (Ausgangsrechnung)
Beim Schreiben einer Ausgangsrechnung mit 19 % Umsatzsteuer lautet die Buchung im SKR 03:
- Soll 1200 Bank (oder 1400 Forderungen) / Haben 8400 Erlöse 19 % USt und 1776 Umsatzsteuer 19 %
- Beispiel: Rechnung 1.190 € brutto (1.000 € netto + 190 € USt) → Soll 1200 Bank 1.190 € / Haben 8400 Erlöse 1.000 € / Haben 1776 USt 19 % 190 €
Buchung der Vorsteuer (Eingangsrechnung)
Bei einer Eingangsrechnung mit 19 % Vorsteuer buchen Sie:
- Soll 4400 Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (oder passendes Aufwandskonto) und 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % / Haben 1200 Bank (oder 1600 Verbindlichkeiten L+L)
- Beispiel: Eingangsrechnung 595 € brutto (500 € netto + 95 € VSt) → Soll 4400 Aufwand 500 € / Soll 1576 VSt 19 % 95 € / Haben 1600 Verbindlichkeiten 595 €
Umsatzsteuer-Voranmeldung und Zahllast
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung nach § 18 UStG ermittelt die Zahllast (Umsatzsteuer abzgl. Vorsteuer). Diese wird im SKR 03 auf Konto 1740 (Verbindlichkeiten Finanzamt) oder 1770 (USt-Vorauszahlungen Soll) gebucht. Bei Zahlung:
- Soll 1740 Verbindlichkeiten Finanzamt / Haben 1200 Bank
Achtung
Die Umsatzsteuer darf niemals als Ertrag, die Vorsteuer nie als Aufwand gebucht werden. Eine erfolgswirksame Behandlung verstößt gegen § 246 Abs. 1 HGB und führt zu einer falschen Gewinnermittlung, was bei Betriebsprüfungen zu Beanstandungen führt.
Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge erfolgsneutral erfassen
Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) sind klassische durchlaufende Posten im Lohnbereich. Der Arbeitgeber behält diese Beträge vom Bruttogehalt ein (Arbeitnehmeranteil) oder trägt sie zusätzlich (Arbeitgeberanteil), leitet sie aber vollständig an Finanzamt und Sozialversicherungsträger weiter.
Buchung der Lohnabrechnung im SKR 03
Die monatliche Lohnabrechnung wird in mehrere Buchungssätze aufgeteilt:
- Bruttolohn buchen: Soll 6000 Löhne und Gehälter / Haben 1576 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt (Bruttobetrag)
- Arbeitnehmeranteile einbehalten: Soll 1576 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt / Haben 1740 Verbindlichkeiten Finanzamt (Lohnsteuer, Soli, ggf. Kirchensteuer) und Haben 1751 Verbindlichkeiten Sozialversicherung (AN-Anteil KV, PV, RV, AV)
- Arbeitgeberanteile buchen: Soll 6100 Gesetzliche soziale Aufwendungen / Haben 1751 Verbindlichkeiten Sozialversicherung (AG-Anteil KV, PV, RV, AV, Umlagen U1/U2)
- Nettolohn auszahlen: Soll 1576 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt / Haben 1200 Bank
- Abführung an Finanzamt: Soll 1740 Verbindlichkeiten Finanzamt / Haben 1200 Bank
- Abführung an Sozialversicherung: Soll 1751 Verbindlichkeiten Sozialversicherung / Haben 1200 Bank
Welche Beträge sind durchlaufende Posten?
Durchlaufende Posten (erfolgsneutral)
- Lohnsteuer (Arbeitnehmeranteil)
- Solidaritätszuschlag
- Kirchensteuer (Arbeitnehmeranteil)
- Sozialversicherung Arbeitnehmeranteil
- Vermögenswirksame Leistungen Arbeitnehmeranteil
Aufwand des Arbeitgebers (erfolgswirksam)
- Bruttolohn (Konto 6000)
- Sozialversicherung Arbeitgeberanteil (Konto 6100)
- Vermögenswirksame Leistungen Arbeitgeberanteil (Konto 6110)
- Umlagen U1, U2, U3 (Konto 6100)
Hinweis
Nur die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und die Bruttolöhne sind echter Personalaufwand nach § 275 Abs. 2 Nr. 6a HGB. Alle Arbeitnehmeranteile sowie die Lohnsteuer sind durchlaufende Posten und dürfen nicht die GuV belasten. Diese Trennung ist für die korrekte EBITDA-Berechnung und steuerliche Gewinnermittlung essentiell.
Vermögenswirksame Leistungen und andere Lohnnebenkosten richtig abgrenzen
Vermögenswirksame Leistungen (VL) nach dem Fünften Vermögensbildungsgesetz (5. VermBG) sind Arbeitgeberleistungen, die direkt an Anlagegesellschaften (Bausparkassen, Investmentfonds, etc.) weitergeleitet werden. Auch hier ist zu unterscheiden zwischen dem Arbeitgeberanteil (Aufwand) und dem Arbeitnehmeranteil (durchlaufender Posten).
Buchung vermögenswirksamer Leistungen im SKR 03
- Arbeitgeberanteil VL: Soll 6110 Vermögenswirksame Leistungen / Haben 1200 Bank (oder 1580 Sonstige Verbindlichkeiten)
- Arbeitnehmeranteil VL: Soll 1576 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt / Haben 1200 Bank (oder 1580)
- Die Weiterleitung erfolgt dann: Soll 1580 Sonstige Verbindlichkeiten / Haben 1200 Bank
Weitere Lohnnebenkosten: Berufsgenossenschaft, Umlagen, Versicherungen
Beiträge zur Berufsgenossenschaft (gesetzliche Unfallversicherung) sind kein durchlaufender Posten, sondern echter Arbeitgeberaufwand. Wie das korrekte Buchen im SKR03 zeigt, werden diese Beiträge auf Konto 6100 (Gesetzliche soziale Aufwendungen) erfasst. Gleiches gilt für die Umlagen U1 (Entgeltfortzahlung bei Krankheit), U2 (Mutterschaftsaufwendungen) und U3 (Insolvenzgeldumlage). Diese sind vom Arbeitgeber zu tragende Kosten und erhöhen den Personalaufwand.
„Besonders bei der Lohnbuchhaltung ist eine saubere Kontenführung entscheidend. Wir sehen in der Praxis immer wieder, dass Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile vermischt werden, was zu falschen Personalkostenquoten führt. Bei OnlineBilanz prüfen unsere Steuerberater die Lohnkonten systematisch und stellen sicher, dass durchlaufende Posten nicht erfolgswirksam behandelt werden.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Sonstige durchlaufende Posten: Inkasso, Provisionen, Kautionen
Neben Steuern und Lohnnebenkosten gibt es weitere Geschäftsvorfälle, bei denen das Unternehmen lediglich als Vermittler oder Treuhänder auftritt. Diese müssen ebenfalls erfolgsneutral gebucht werden, um die Bilanz nicht zu verzerren.
Inkasso-Zahlungen für Dritte
Wenn Ihr Unternehmen im Auftrag eines Dritten Zahlungen einzieht (z. B. als Inkasso-Dienstleister oder Treuhänder), dürfen diese Beträge nicht als eigener Umsatz verbucht werden. Die Buchung erfolgt über ein Durchlaufkonto:
- Zahlungseingang: Soll 1200 Bank / Haben 1580 Sonstige Verbindlichkeiten (durchlaufende Posten)
- Weiterleitung: Soll 1580 Sonstige Verbindlichkeiten / Haben 1200 Bank
- Eigene Provision: Nur die Provision ist Ertrag: Soll 1200 Bank / Haben 8500 Erlöse aus Dienstleistungen
Kautionen und Mietgarantien
Erhaltene Mietkautionen sind durchlaufende Posten, da sie treuhänderisch verwaltet werden und am Ende des Mietverhältnisses (abzgl. Schäden) zurückzuzahlen sind. Im SKR 03 werden sie auf Konto 1701 (Erhaltene Kautionen) erfasst:
- Erhalt Kaution: Soll 1200 Bank / Haben 1701 Erhaltene Kautionen
- Rückzahlung: Soll 1701 Erhaltene Kautionen / Haben 1200 Bank
- Bei Schäden oder Mietrückständen wird die Kaution teilweise oder ganz verrechnet: Soll 1701 / Haben 8900 Sonstige betriebliche Erträge (dann erfolgswirksam)
Provisionen bei reiner Vermittlungstätigkeit
Wenn Ihr Unternehmen als reiner Vermittler auftritt und den vollen Betrag vom Kunden erhält, um ihn an den Leistungserbringer weiterzuleiten, ist nur die Provision Ihr Ertrag:
- Zahlungseingang vom Kunden: Soll 1200 Bank / Haben 1580 Durchlaufende Posten
- Zahlung an Leistungserbringer (abzgl. Provision): Soll 1580 Durchlaufende Posten / Haben 1200 Bank
- Vereinnahmung eigene Provision: Soll 1580 / Haben 8500 Erlöse
Achtung
Bei Vermittlungsgeschäften ist die Vertragsgestaltung entscheidend: Nur wenn Sie rechtlich als Vermittler auftreten und nicht als Verkäufer, dürfen Sie die durchlaufenden Beträge erfolgsneutral buchen. Sind Sie rechtlich Verkäufer und kaufen dann ein, müssen Sie den vollen Umsatz und den vollen Wareneinsatz erfolgswirksam erfassen (§ 277 Abs. 1 HGB, Bruttoprinzip).
Bilanzierung durchlaufender Posten im Jahresabschluss nach HGB
Im Jahresabschluss nach §§ 242 ff. HGB müssen durchlaufende Posten korrekt ausgewiesen werden. Nach § 246 Abs. 1 HGB sind nur die dem Unternehmen wirtschaftlich zuzurechnenden Vermögensgegenstände und Schulden zu bilanzieren. Durchlaufende Posten, die am Bilanzstichtag noch nicht abgeführt sind, erscheinen daher als Verbindlichkeiten in der Bilanz, nicht aber in der GuV.
Ausweis in der Bilanz nach § 266 HGB
Offene durchlaufende Posten werden in der Bilanz unter folgenden Positionen ausgewiesen:
- C. Verbindlichkeiten, Nr. 5: Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt (Lohnsteuer, Umsatzsteuer-Zahllast)
- C. Verbindlichkeiten, Nr. 6: Verbindlichkeiten aus Sozialversicherung (SV-Beiträge AN- und AG-Anteil, soweit noch nicht abgeführt)
- C. Verbindlichkeiten, Nr. 9: Sonstige Verbindlichkeiten (z. B. durchlaufende Inkasso-Beträge, erhaltene Kautionen)
GuV-Ausweis nach § 275 HGB
Durchlaufende Posten dürfen in der Gewinn- und Verlustrechnung nicht erscheinen. Nur die tatsächlichen Aufwendungen und Erträge des Unternehmens werden erfasst:
- Nr. 6a Löhne und Gehälter: Bruttolöhne ohne Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung und Lohnsteuer
- Nr. 6b Soziale Abgaben und Aufwendungen: Nur Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft, Umlagen
- Nr. 10 Sonstige Steuern: Hier keine durchlaufenden Posten, sondern nur eigene Steuerlast (z. B. Grundsteuer, Kfz-Steuer)
Anhangangaben nach § 284 HGB
Bei mittelgroßen und großen GmbHs nach § 267 HGB sind im Anhang weitere Erläuterungen zu den Verbindlichkeiten erforderlich. Durchlaufende Posten mit Restlaufzeiten, Sicherheiten und ggf. Haftungsverhältnisse sind anzugeben, wenn sie wesentlich sind (§ 285 Nr. 1 und 3 HGB). Bei kleinen GmbHs entfallen viele Anhangangaben durch Erleichterungen nach § 288 HGB.
Hinweis
Die korrekte Abgrenzung durchlaufender Posten ist nicht nur eine Frage der Buchhaltungstechnik, sondern unmittelbar relevant für die Bilanzwahrheit und die Einhaltung der GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). Eine fehlerhafte erfolgswirksame Behandlung kann zu einer unrichtigen Gewinnausschüttung führen und im Extremfall die Organhaftung nach § 43 Abs. 2 GmbHG auslösen.
Häufige Fehlerquellen und Praxistipps für die laufende Buchhaltung
In der täglichen Buchhaltungspraxis entstehen Fehler bei durchlaufenden Posten oft durch Unkenntnis, falsche Kontenverwendung oder durch die Übernahme falscher Vorlagen aus Buchhaltungssoftware. Die folgenden Praxistipps helfen, typische Stolperfallen zu vermeiden.
Typische Fehler bei der Verbuchung
-
Fehler 1: Umsatzsteuer wird auf Ertragskonto 8900 gebucht statt auf Konto 1776 → Umsatz wird überhöht ausgewiesen
-
Fehler 2: Vorsteuer wird als Aufwand auf Konto 4980 gebucht → Gewinn wird zu niedrig ausgewiesen
-
Fehler 3: Lohnsteuer wird als Personalaufwand auf Konto 6100 gebucht → Personalkostenquote wird verzerrt
-
Fehler 4: Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung werden als Aufwand gebucht → EBITDA und Gewinn sind falsch
-
Fehler 5: Inkasso-Zahlungen werden als eigener Umsatz verbucht → Umsatz und Bilanzsumme sind aufgebläht
-
Fehler 6: Kautionen werden als Ertrag gebucht → Gewinn wird zu hoch ausgewiesen, Bilanz stimmt nicht
Praxistipps für eine fehlerfreie Buchhaltung
- Kontenplan prüfen und anpassen: Stellen Sie sicher, dass in Ihrer Buchhaltungssoftware die richtigen Konten für durchlaufende Posten eingerichtet sind (SKR 03: 1576, 1740, 1751, 1770, 1580, 1701).
- Automatische Buchungsvorlagen nutzen: Lohnbuchhaltungssoftware und DATEV-Schnittstellen können die Lohnbuchungen automatisch korrekt aufteilen — prüfen Sie die Vorlagen vor der ersten Anwendung.
- Monatsabschluss-Checkliste: Prüfen Sie monatlich, ob die Salden der Durchlaufkonten plausibel sind. Negative Salden oder extrem hohe Bestände deuten auf Buchungsfehler hin.
- Abstimmung mit Lohnabrechnung und UStVA: Die Summen auf den Konten 1740 (Finanzamt) und 1751 (Sozialversicherung) müssen mit den Lohnabrechnungen und der Umsatzsteuer-Voranmeldung übereinstimmen.
- Jahresabschluss-Prüfung: Lassen Sie durchlaufende Posten im Jahresabschluss durch einen Steuerberater prüfen. Fehler können nicht nur die Steuerlast, sondern auch Kennzahlen und Kreditwürdigkeit beeinflussen.
„Eine saubere Trennung zwischen durchlaufenden Posten und echtem Aufwand ist die Basis für eine aussagekräftige Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Geschäftsführer, die monatlich auf Basis einer fehlerhaften BWA Entscheidungen treffen, verlieren wertvolle Steuerungsimpulse. Wir empfehlen daher, die Buchhaltung entweder durch geschultes Personal oder direkt durch einen Steuerberater führen zu lassen.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Software-Unterstützung und digitale Buchhaltung
Moderne Buchhaltungssoftware (DATEV, Lexware, sevDesk, etc.) bietet vorkonfigurierte Buchungsvorlagen für durchlaufende Posten. Achten Sie darauf, dass die Software den SKR 03 korrekt abbildet und die Konten gemäß DATEV-Standard vorbelegt sind. Bei der Wahl eines digitalen Steuerberaters wie OnlineBilanz erhalten GmbH-Geschäftsführer die Sicherheit, dass alle Buchungen durch zugelassene Steuerberater geprüft und der Jahresabschluss rechtssicher erstellt wird — ohne lange Wartezeiten und zu transparenten Festpreisen.
Rechtliche Pflichten und Konsequenzen bei fehlerhafter Verbuchung
Die korrekte Verbuchung durchlaufender Posten ist nicht nur eine technische Frage, sondern eine rechtliche Pflicht nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und den Vorschriften des HGB. Verstöße können erhebliche steuerliche und zivilrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
GoB und handelsrechtliche Anforderungen
Nach § 238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen, die einen Überblick über seine Vermögenslage und den Erfolg des Unternehmens vermitteln. Nach § 239 Abs. 2 HGB müssen Buchungen so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen. Die fehlerhafte Behandlung durchlaufender Posten verstößt gegen diese Grundsätze, da sie:
- die Umsatz- und Ertragslage verzerrt (Verstoß gegen § 264 Abs. 2 HGB — true and fair view)
- die Vergleichbarkeit mit Vorjahren und Branchenkennzahlen unmöglich macht
- die Grundlage für steuerliche Gewinnermittlung verfälscht (§ 4 Abs. 1, § 5 EStG)
Steuerliche Konsequenzen
Eine erfolgswirksame Behandlung durchlaufender Posten kann zu folgenden steuerlichen Problemen führen:
- Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer: Wird Umsatzsteuer als Ertrag gebucht, erhöht sich der steuerliche Gewinn künstlich, was zu überhöhten Steuerzahlungen führt. Umgekehrt führt die Verbuchung von Vorsteuer als Aufwand zu einer zu niedrigen Steuerlast, was bei Betriebsprüfungen zu Nachzahlungen und Zinsen nach § 233a AO führt.
- Umsatzsteuer: Falsche Umsatzverbuchung kann zur Überschreitung von Umsatzgrenzen führen (z. B. § 19 UStG Kleinunternehmerregelung, § 24 UStG Istversteuerung).
- Betriebsprüfung: Systematische Fehler bei durchlaufenden Posten fallen bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt auf und können als grobe Fahrlässigkeit oder gar Steuerhinterziehung (§ 370 AO) gewertet werden, wenn der Fehler zu Steuerminderung führt.
Haftung des Geschäftsführers nach § 43 GmbHG
GmbH-Geschäftsführer haften nach § 43 Abs. 2 GmbHG persönlich für Schäden, die sie der Gesellschaft durch Pflichtverletzung zufügen. Wird aufgrund fehlerhafter Buchhaltung ein zu hoher Gewinn ausgewiesen und eine überhöhte Ausschüttung beschlossen, kann dies zu einer Inanspruchnahme des Geschäftsführers führen. Ebenso droht bei verschuldeter Insolvenz die Insolvenzverschleppungshaftung nach § 15a InsO, wenn die Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit durch falsche Buchführung nicht rechtzeitig erkannt wurde.
Achtung
Die persönliche Haftung des Geschäftsführers ist kein theoretisches Risiko: Bei Insolvenz prüfen Insolvenzverwalter regelmäßig die Buchhaltung der letzten Jahre. Werden systematische Fehler bei durchlaufenden Posten festgestellt, die zu Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit beigetragen haben, kann der Geschäftsführer in Regress genommen werden.
Offenlegungspflichten nach § 325 HGB
GmbHs sind nach § 325 HGB verpflichtet, ihren Jahresabschluss innerhalb von 12 Monaten nach Bilanzstichtag beim Unternehmensregister offenzulegen (seit DiRUG vom 01.08.2022 nur noch Unternehmensregister, nicht mehr Bundesanzeiger). Ein fehlerhafter Jahresabschluss, der durchlaufende Posten falsch behandelt, kann bei Offenlegung zu Reputationsschäden und Vertrauensverlust bei Geschäftspartnern, Banken und Investoren führen. Bei Nichtoffenlegung droht ein Ordnungsgeld nach § 335 HGB von 2.500 bis 25.000 Euro.
Hinweis
Für GmbH-Geschäftsführer ist es empfehlenswert, die Buchhaltung und den Jahresabschluss durch einen zugelassenen Steuerberater erstellen und prüfen zu lassen. OnlineBilanz verbindet die fachliche Expertise eines Steuerberater-Teams mit digitaler Effizienz: Sie erhalten einen rechtssicheren, prüffähigen Jahresabschluss zu transparenten Festpreisen, ohne lange Wartezeiten und mit persönlicher Betreuung durch Servet Gündogan und sein Team in Stuttgart.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich durchlaufende Posten auch im SKR 04 nach dem gleichen Prinzip buchen?
Ja, die Systematik ist identisch: Durchlaufende Posten werden erfolgsneutral auf Verbindlichkeiten- oder Forderungskonten gebucht. Im SKR 04 beginnen die Konten jedoch mit anderen Nummern (z. B. 3806 statt 1776 für Umsatzsteuer). Die Buchungslogik – Trennung von Fremdgeldern und Betriebsvermögen – bleibt unverändert.
Muss ich durchlaufende Posten in der Umsatzsteuer-Voranmeldung separat ausweisen?
Nein, durchlaufende Posten wie Lohnsteuer oder Sozialversicherung haben keinen Einfluss auf die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Lediglich Umsatz- und Vorsteuer aus Lieferungen und Leistungen werden dort gemeldet. Durchlaufende Posten betreffen ausschließlich die Bilanz und ggf. andere Meldungen (z. B. Lohnsteuer-Anmeldung).
Was passiert, wenn ich durchlaufende Posten versehentlich als Aufwand oder Ertrag gebucht habe?
Die GuV wird verzerrt, weil Fremdgelder als Betriebsausgaben oder -einnahmen erscheinen. Das verfälscht Kennzahlen wie EBITDA und kann steuerliche Nachteile auslösen. Korrigieren Sie solche Buchungen zeitnah durch Stornierung und Neubuchung auf die korrekten Durchlaufkonten, idealerweise noch vor der Erstellung des Jahresabschlusses.
Wie lange muss ich Belege für durchlaufende Posten aufbewahren?
Nach § 147 AO gelten die allgemeinen Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren für Buchungsbelege, Rechnungen und Kontoauszüge. Das gilt auch für Belege zu durchlaufenden Posten wie Lohnsteuer-Nachweise, Sozialversicherungs-Abrechnungen oder Kautionsvereinbarungen. Die Frist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte.
Können durchlaufende Posten auch bei Kleinunternehmern vorkommen?
Ja, sobald ein Kleinunternehmer Arbeitnehmer beschäftigt, muss er Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge als durchlaufende Posten buchen. Auch Kautionen oder treuhänderisch verwaltete Gelder fallen darunter. Lediglich Umsatz- und Vorsteuer entfallen bei der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.
Wie wirken sich durchlaufende Posten auf die Liquiditätsplanung aus?
Durchlaufende Posten binden kurzfristig Liquidität, da das Unternehmen Gelder einbehält oder vorstreckt, bevor es sie an Dritte (Finanzamt, Sozialversicherung) weiterleitet. Eine präzise Planung der Fälligkeiten – etwa für Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Sozialversicherungsbeiträge – ist daher essentiell, um Zahlungsengpässe zu vermeiden.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: Handelsgesetzbuch (HGB), Einkommensteuergesetz (EStG), Umsatzsteuergesetz (UStG), Abgabenordnung (AO). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
