Aufbewahrungsfristen 2026: GmbH-Unterlagen rechtskonform archivieren
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die Aufbewahrungsfristen 2026 regeln, wie lange GmbH-Unterlagen nach § 147 AO und § 257 HGB archiviert werden müssen. Wer Bücher, Belege oder Handelsbriefe zu früh vernichtet, riskiert Ordnungsgelder bis 25.000 Euro sowie Steuerschätzungen durch die Finanzverwaltung. Dieser Leitfaden zeigt, welche Fristen für welche Dokumente gelten, wann die Aufbewahrungsfrist beginnt und welche Besonderheiten bei digitaler Archivierung nach GoBD zu beachten sind.
Kurzantwort
Für GmbH-Unterlagen gelten 2026 folgende Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege (§ 147 AO, § 257 HGB), 6 Jahre für Handelsbriefe und sonstige Unterlagen. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte oder das Dokument erstellt wurde. Bei digitaler Archivierung müssen die GoBD-Anforderungen erfüllt sein.
Inhaltsverzeichnis
- Welche Aufbewahrungsfristen gelten 2026 für GmbH-Unterlagen?
- 10-Jahres-Frist: Was muss so lange aufbewahrt werden?
- 6-Jahres-Frist: Handelsbriefe und sonstige Unterlagen
- Digitale Aufbewahrung: GoBD-Anforderungen 2026
- Aufbewahrungsfristen nach Gesellschafteraustritt oder Liquidation
- Verjährung und Betriebsprüfung: Wann darf vernichtet werden?
- Sanktionen bei Verstößen: Ordnungsgeld und Schätzung
- Besonderheiten: Lohnunterlagen und Sozialversicherung
Welche Aufbewahrungsfristen gelten 2026 für GmbH-Unterlagen?
Die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen ergeben sich aus verschiedenen gesetzlichen Grundlagen – primär aus § 257 HGB für Kaufleute und § 147 AO für steuerrelevante Unterlagen. Für GmbH-Geschäftsführer ist entscheidend: Die Fristen beginnen erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte oder der Beleg erstellt wurde. Wer beispielsweise eine Rechnung im Februar 2025 bucht, muss sie bis zum 31. Dezember 2035 aufbewahren, sofern die 10-Jahres-Frist greift.
| Dokumentenart | Rechtsgrundlage | Aufbewahrungsfrist | Fristende (Beispiel 2025) |
|---|---|---|---|
| Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen | § 257 Abs. 4 HGB | 10 Jahre | 31.12.2035 |
| Handelsbücher, Inventare | § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB | 10 Jahre | 31.12.2035 |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen) | § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB / § 147 Abs. 1 AO | 10 Jahre | 31.12.2035 |
| Empfangene und abgesandte Handelsbriefe | § 257 Abs. 1 Nr. 2–3 HGB | 6 Jahre | 31.12.2031 |
| Lohnunterlagen | § 41 Abs. 1 EStG i.V.m. § 147 AO | 6 Jahre (Lohnsteuer) / teils länger | 31.12.2031 |
| Sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen | § 147 Abs. 1 AO | 10 Jahre | 31.12.2035 |
Wichtig: Die handelsrechtliche und steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht laufen parallel. Entscheidend ist stets die längere Frist. In der Praxis deckt die 10-Jahres-Frist nach § 257 HGB die meisten steuerlichen Anforderungen ab.
Hinweis
Praxis-Tipp: Wer den Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lässt, erhält alle relevanten Dokumente (Bilanz, GuV, Anhang, E-Bilanz) digital strukturiert. OnlineBilanz.de bietet GmbH-Geschäftsführern einen Festpreis-Jahresabschluss durch zugelassene Steuerberater – inklusive revisionssicherer Archivierung für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
10-Jahres-Frist: Was muss so lange aufbewahrt werden?
Die 10-Jahres-Aufbewahrungsfrist nach § 257 Abs. 1 und 4 HGB sowie § 147 Abs. 1 AO betrifft die zentralen Dokumente der Buchführung und des Jahresabschlusses. Für GmbH-Geschäftsführer bedeutet das: Ab dem 1. Januar 2026 können Sie erstmals Unterlagen aus dem Jahr 2015 vernichten – sofern keine Betriebsprüfung läuft oder besondere Umstände eine längere Aufbewahrung erfordern.
Pflichtdokumente mit 10 Jahren Aufbewahrung
- Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang, Lagebericht) gemäß § 257 Abs. 4 HGB
- Eröffnungsbilanzen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
- Handelsbücher (Hauptbuch, Nebenbücher, Journal) nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
- Inventare (Inventurlisten, Bestandsverzeichnisse) gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
- Buchungsbelege: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenberichte, Kontoauszüge, Lieferscheine nach § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB
- Steuerliche Aufzeichnungen: E-Bilanzen, Steuererklärungen, Bescheide, Voranmeldungen gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 1–5 AO
„Die 10-Jahres-Frist ist nicht nur eine Pflicht – sie ist auch eine Absicherung. Wenn das Finanzamt Jahre später Fragen stellt, sind vollständige Belege Gold wert. Unsere Mandanten erhalten von uns den gesamten Jahresabschluss digital archiviert, revisionssicher und jederzeit abrufbar.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Entscheidend ist: Die Frist beginnt erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte. Eine Rechnung vom 15. März 2025 muss also bis zum 31. Dezember 2035 aufbewahrt werden. Wer im Jahr 2026 aufräumt, darf frühestens Dokumente aus 2015 vernichten.
6-Jahres-Frist: Handelsbriefe und sonstige Unterlagen
Neben der 10-Jahres-Frist existiert eine 6-Jahres-Aufbewahrungsfrist nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB für empfangene und abgesandte Handelsbriefe. Darunter fallen alle geschäftlichen Korrespondenzen, die nicht bereits als Buchungsbeleg unter die 10-Jahres-Frist fallen. Auch hier gilt: Die Frist beginnt erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder versendet wurde.
Was zählt zu Handelsbriefen?
- Geschäftskorrespondenz: E-Mails, Briefe, Faxe mit Geschäftsbezug
- Angebote und Auftragsbestätigungen, die nicht Bestandteil der Buchführung sind
- Verträge, sofern sie nicht als Buchungsbeleg dienen (z. B. Miet-, Dienst-, Werkverträge)
- Mahnungen, Lieferavise, Bestellungen, die keinen unmittelbaren Buchungsbeleg darstellen
- Sonstige Unterlagen für die Besteuerung nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO (z. B. Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen)
In der Praxis besteht oft Unsicherheit, ob ein Dokument unter die 6- oder 10-Jahres-Frist fällt. Faustformel: Alles, was unmittelbar buchungsrelevant ist (Rechnung, Beleg, Kontoauszug), unterliegt der 10-Jahres-Frist. Alles andere – reine Korrespondenz, interne Notizen, Verträge ohne Buchungsbezug – fällt unter die 6-Jahres-Frist.
Achtung
Achtung bei Verträgen: Laufende Verträge (z. B. Mietverträge, Darlehensverträge) sollten über die gesetzliche Frist hinaus aufbewahrt werden – mindestens so lange, wie Ansprüche daraus geltend gemacht werden können. Gesetzliche Verjährungsfristen nach § 195 BGB betragen in der Regel drei Jahre, können aber individuell verlängert sein.
Digitale Aufbewahrung: GoBD-Anforderungen 2026
Seit Inkrafttreten der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) im Jahr 2015 – zuletzt aktualisiert 2019 – ist die digitale Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nicht nur erlaubt, sondern in vielen Fällen Pflicht. Wer elektronische Rechnungen erhält oder erstellt, darf diese nicht ausdrucken und als Papierbeleg archivieren, sondern muss das Original digital aufbewahren.
Zentrale GoBD-Anforderungen für die digitale Archivierung
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Unveränderbarkeit: Digitale Belege müssen revisionssicher gespeichert werden – nachträgliche Änderungen sind technisch zu verhindern oder zu protokollieren.
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Vollständigkeit: Alle steuer- und handelsrechtlich relevanten Daten müssen lückenlos aufbewahrt werden (keine selektive Löschung).
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Lesbarkeit: Die Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und auswertbar bleiben – auch bei Formatwechseln.
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Zeitgerechte Buchung: Geschäftsvorfälle sind unverzüglich, vollständig und geordnet zu erfassen (§ 239 Abs. 2 HGB, § 146 Abs. 1 AO).
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Nachvollziehbarkeit: Sachverständige Dritte (z. B. Betriebsprüfer) müssen sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können.
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Datenzugriff: Das Finanzamt kann bei Betriebsprüfungen Datenzugriff verlangen (Z1 = unmittelbarer Zugriff, Z2 = mittelbarer Zugriff, Z3 = Datenträgerüberlassung).
In der Praxis bedeutet das: Wer mit digitalen Rechnungen arbeitet, benötigt ein GoBD-konformes Archivsystem – beispielsweise eine Dokumentenmanagement-Software (DMS), ein zertifiziertes Buchhaltungsprogramm oder eine Steuerberater-Plattform mit integrierter Archivierung. OnlineBilanz.de bietet GmbH-Mandanten eine revisionssichere digitale Ablage aller Jahresabschluss-Dokumente – gesetzeskonform und jederzeit abrufbar.
„Viele Mandanten unterschätzen die GoBD-Anforderungen. Es reicht nicht, PDFs in einem Ordner zu speichern – die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit muss technisch gewährleistet sein. Wir sorgen dafür, dass alle Dokumente revisionssicher abgelegt werden.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Aufbewahrungsfristen nach Gesellschafteraustritt oder Liquidation
Ein häufiger Irrtum: Die Aufbewahrungsfristen enden nicht automatisch mit der Liquidation einer GmbH oder dem Austritt eines Gesellschafters. Nach § 257 Abs. 5 HGB bleiben die Fristen auch nach Auflösung des Unternehmens bestehen – die Verantwortung geht auf den Liquidator oder die ehemaligen gesetzlichen Vertreter über. In der Praxis bedeutet das: Auch nach Löschung der GmbH aus dem Handelsregister müssen die Unterlagen mindestens bis zum Ablauf der gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden.
Pflichten bei Liquidation und Löschung
Liquidation läuft
- Schluss-Bilanz und Liquidationsabschluss müssen erstellt werden
- Alle Unterlagen müssen bis zum Ablauf der Fristen verwahrt werden
- Bei Sperrjahr (§ 73 GmbHG) müssen die Unterlagen für mindestens 1 Jahr nach Verteilung verfügbar bleiben
Nach Löschung aus dem Register
- Unterlagen müssen für die restliche Frist sicher verwahrt werden
- Empfehlung: Hinterlegung bei einem Steuerberater oder Notar
- Bei Betriebsprüfungen oder Nachforderungen müssen die Dokumente vorgelegt werden können
In der Praxis empfiehlt sich, die Unterlagen nach Liquidation bei einem Steuerberater oder in einem professionellen Archiv zu hinterlegen. OnlineBilanz.de bietet Mandanten auch nach Beendigung der Geschäftstätigkeit eine sichere, langfristige Archivierung aller steuerlich relevanten Dokumente.
Achtung
Haftungsrisiko: Werden Unterlagen zu früh vernichtet und fordert das Finanzamt später Belege an, haften die ehemaligen Geschäftsführer persönlich. Fehlen Nachweise, kann das Finanzamt Schätzungen zu Lasten des Unternehmens vornehmen – mit empfindlichen Steuernachzahlungen und Zinsen.
Verjährung und Betriebsprüfung: Wann darf vernichtet werden?
Die Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB und § 147 AO sind absolute Mindestfristen. Solange eine Betriebsprüfung läuft oder steuerliche Festsetzungen noch nicht bestandskräftig sind, dürfen die betroffenen Unterlagen nicht vernichtet werden – auch wenn die reguläre Frist abgelaufen ist. Die steuerliche Festsetzungsverjährung nach § 169 AO beträgt in der Regel vier Jahre, bei leichtfertiger Steuerverkürzung fünf Jahre und bei Steuerhinterziehung zehn Jahre.
Zusammenspiel von Aufbewahrungsfrist und Festsetzungsverjährung
| Situation | Aufbewahrungspflicht | Praktische Konsequenz |
|---|---|---|
| Reguläre Steuererklärung, keine Prüfung | 10 Jahre ab Ablauf des Kalenderjahres | Vernichtung frühestens nach Ablauf der 10-Jahres-Frist |
| Betriebsprüfung läuft | Bis Abschluss der Prüfung + Bestandskraft der Bescheide | Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, auch wenn Frist abläuft |
| Steuerbescheid noch nicht bestandskräftig | Bis Ablauf der Rechtsbehelfsfrist bzw. Abschluss des Verfahrens | Unterlagen müssen verfügbar bleiben |
| Leichtfertige Steuerverkürzung (§ 378 AO) | Mindestens 5 Jahre Festsetzungsverjährung | Unterlagen sollten länger als 10 Jahre aufbewahrt werden |
| Steuerhinterziehung (§ 370 AO) | 10 Jahre Festsetzungsverjährung | Unterlagen deutlich länger aufbewahren – Haftungsrisiko! |
Faustformel für die Praxis: Vernichten Sie Unterlagen niemals vor Ablauf der 10-Jahres-Frist – und auch danach nur, wenn keine offenen steuerlichen Verfahren laufen. Bei laufenden Betriebsprüfungen oder schwebenden Einspruchsverfahren sollten die betroffenen Unterlagen bis zum rechtskräftigen Abschluss aufbewahrt werden.
„Wer unsicher ist, ob eine Vernichtung zulässig ist, sollte vorher mit seinem Steuerberater sprechen. Wir prüfen für unsere Mandanten, ob noch offene Verfahren laufen oder besondere Aufbewahrungspflichten bestehen – und bewahren die Unterlagen bei Bedarf länger auf.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Hinweis
Empfehlung: Legen Sie intern eine Archivierungsrichtlinie fest, die regelt, wann und durch wen Unterlagen vernichtet werden dürfen. Dokumentieren Sie die Vernichtung mit Protokoll (Datum, Art der Unterlagen, Zeitraum) – so können Sie bei Rückfragen nachweisen, dass Sie rechtmäßig gehandelt haben.
Sanktionen bei Verstößen: Ordnungsgeld und Schätzung
Wer gegen die Aufbewahrungsfristen verstößt, riskiert empfindliche Sanktionen – sowohl handelsrechtlich als auch steuerlich. Nach § 283b StGB macht sich strafbar, wer Handelsbücher, Bilanzen oder sonstige Unterlagen, die er nach Handelsrecht aufzubewahren hat, vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist beiseiteschafft, verheimlicht, zerstört oder beschädigt. Bei vorsätzlichem Handeln droht Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe. Steuerlich drohen Schätzungen nach § 162 AO und Bußgelder nach § 379 AO.
Mögliche Sanktionen im Überblick
- § 283b StGB (Verletzung der Buchführungspflicht): Freiheitsstrafe bis fünf Jahre oder Geldstrafe bei vorsätzlicher Vernichtung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen
- § 379 AO (Steuerordnungswidrigkeit): Bußgeld bis 5.000 Euro bei fahrlässigem oder leichtfertigem Verstoß gegen Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflichten
- § 162 AO (Schätzung der Besteuerungsgrundlagen): Kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln, weil Unterlagen fehlen, darf es zu Lasten des Steuerpflichtigen schätzen – oft mit erheblichen Steuernachzahlungen
- Persönliche Haftung des Geschäftsführers: Bei Pflichtverletzung haftet der GmbH-Geschäftsführer nach § 43 GmbHG persönlich für Schäden der Gesellschaft – etwa wenn durch fehlende Belege Steuernachzahlungen entstehen
- Ordnungsgeld nach § 335 HGB: Bei Verstoß gegen Offenlegungs- oder Aufbewahrungspflichten kann das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeld zwischen 500 und 25.000 Euro festsetzen
In der Praxis besonders kritisch: Wenn bei einer Betriebsprüfung Belege fehlen, kann das Finanzamt nach § 162 AO Schätzungen vornehmen – beispielsweise Umsätze hochrechnen oder Betriebsausgaben kürzen. Die Beweislast liegt dann beim Steuerpflichtigen, der ohne Belege kaum eine Chance hat, gegen die Schätzung vorzugehen.
Achtung
Praxis-Fall: Ein GmbH-Geschäftsführer hatte Rechnungen aus 2018 bereits 2024 vernichtet – sechs Jahre statt zehn. Bei einer Betriebsprüfung 2026 forderte das Finanzamt die Belege an. Da sie fehlten, schätzte das Finanzamt die Betriebsausgaben pauschal um 30 % niedriger – Steuernachzahlung inklusive Zinsen: über 50.000 Euro. Der Geschäftsführer haftete persönlich.
„Die Aufbewahrungsfristen sind keine Empfehlung, sondern Gesetz. Wer professionell arbeitet, archiviert revisionssicher und vernichtet erst nach Ablauf aller Fristen. Unsere Mandanten sind auf der sicheren Seite – wir übernehmen die Archivierung und prüfen vor jeder Vernichtung die rechtlichen Voraussetzungen.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Besonderheiten: Lohnunterlagen und Sozialversicherung
Lohnunterlagen unterliegen speziellen Aufbewahrungsfristen, die sich aus verschiedenen Rechtsgrundlagen ergeben. Nach § 41 Abs. 1 EStG i. V. m. § 147 Abs. 1 AO sind Lohnabrechnungen und zugehörige Belege sechs Jahre aufzubewahren. Gleichzeitig fordert § 28f Abs. 1 SGB IV eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht für Entgeltunterlagen gegenüber den Sozialversicherungsträgern. Zusätzlich müssen nach § 17 MiLoG Arbeitszeitaufzeichnungen bei Mindestlohn-relevanten Beschäftigungen zwei Jahre aufbewahrt werden.
Übersicht: Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen
| Dokumentenart | Rechtsgrundlage | Aufbewahrungsfrist | Besonderheiten |
|---|---|---|---|
| Lohnabrechnungen, Lohnkonten | § 41 Abs. 1 EStG, § 147 AO | 6 Jahre | Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres |
| Entgeltunterlagen (SV-Beiträge) | § 28f Abs. 1 SGB IV | 6 Jahre | Gilt für alle sozialversicherungsrelevanten Daten |
| Arbeitszeitaufzeichnungen (Mindestlohn) | § 17 MiLoG | 2 Jahre | Betrifft Beschäftigungen in bestimmten Branchen (z. B. Bau, Gastronomie) |
| Betriebliche Altersversorgung | § 28q SGB IV | 6 Jahre | Zusätzlich zivilrechtliche Aufbewahrung bis zum Ende der Verjährung |
| Arbeitszeitnachweise bei Entsendung | § 19 MiLoG, § 16 AEntG | 2 Jahre | Besondere Pflichten bei grenzüberschreitender Arbeitnehmerüberlassung |
In der Praxis bedeutet das: Wer Mitarbeiter beschäftigt, muss die Lohnunterlagen mindestens sechs Jahre aufbewahren – unabhängig davon, ob das Arbeitsverhältnis noch besteht. Bei Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) oder das Finanzamt werden genau diese Unterlagen angefordert. Fehlen sie, drohen Nachforderungen, Bußgelder und im Extremfall Strafverfahren wegen Sozialversicherungsbetrugs.
Praxis-Tipp: Digitale Lohnabrechnung und Archivierung
Viele Unternehmen lagern die Lohnabrechnung an spezialisierte Dienstleister oder Steuerberater aus. Dabei ist wichtig: Die Aufbewahrungspflicht bleibt beim Arbeitgeber – auch wenn der Dienstleister die Unterlagen erstellt. Vereinbaren Sie vertraglich, dass der Dienstleister die Dokumente für die gesetzliche Frist revisionssicher archiviert und Ihnen bei Bedarf zur Verfügung stellt. OnlineBilanz.de bietet GmbH-Mandanten neben dem Jahresabschluss auch die Archivierung lohnsteuerlicher Dokumente – rechtssicher und jederzeit abrufbar.
Hinweis
Achtung bei Betriebsprüfung: Die Deutsche Rentenversicherung prüft regelmäßig die Einhaltung sozialversicherungsrechtlicher Pflichten. Dabei werden Lohnunterlagen für die letzten vier bis sechs Jahre angefordert. Wer diese nicht vorlegen kann, riskiert Schätzungen der Beiträge – mit empfindlichen Nachzahlungen und Säumniszuschlägen.
Häufig gestellte Fragen
Beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Datum des Belegs oder dem Jahresende?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht mit dem Belegdatum, sondern mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch vorgenommen, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt oder der Handelsbrief empfangen bzw. abgesandt wurde. Ein Beleg vom Januar 2025 muss daher bis Ende 2035 aufbewahrt werden (10-Jahres-Frist ab 31.12.2025).
Dürfen Belege nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sofort vernichtet werden?
Grundsätzlich ja, sofern keine Betriebsprüfung läuft oder angekündigt ist. Wird vor Ablauf der Frist eine Außenprüfung eingeleitet, müssen die Unterlagen bis zum Abschluss der Prüfung aufbewahrt werden, auch wenn die gesetzliche Frist bereits verstrichen ist. Zudem können zivilrechtliche oder sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungspflichten länger gelten.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden, die Geschäftskorrespondenz enthalten?
E-Mails, die als Handelsbriefe im Sinne von § 257 HGB gelten (z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen), unterliegen der 6-Jahres-Frist. E-Mails mit buchungsrelevantem Inhalt (z. B. elektronische Rechnungen) müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Archivierung muss GoBD-konform erfolgen, d. h. unveränderbar und maschinell auswertbar.
Welche Aufbewahrungspflichten gelten für Start-ups und Kleinunternehmer?
Auch Kleinunternehmer und Start-ups, die zur Buchführung verpflichtet sind (§ 238 HGB) oder die freiwillig Bücher führen, müssen die Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO und § 257 HGB einhalten. Einnahmen-Überschuss-Rechner (§ 4 Abs. 3 EStG) sind ebenfalls verpflichtet, Belege 10 Jahre aufzubewahren. Eine Ausnahme gibt es nur für nicht buchführungspflichtige Kleingewerbetreibende ohne steuerrelevante Vorgänge.
Müssen auch interne Unterlagen wie Protokolle und Verträge aufbewahrt werden?
Gesellschafterbeschlüsse, Geschäftsführerverträge und Satzungen unterliegen nicht den handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen, sollten jedoch aus gesellschaftsrechtlichen Gründen dauerhaft archiviert werden. Protokolle von Gesellschafterversammlungen sind Teil der Gesellschaftsunterlagen und sollten mindestens so lange aufbewahrt werden, wie die GmbH besteht, sowie darüber hinaus für Haftungs- und Nachweiszwecke.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, BMF – GoBD-Richtlinien (Bundesfinanzministerium). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
