Befreiung Einzelkaufleute HGB 2026 – Übersicht
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Einzelkaufleute unterliegen grundsätzlich den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB), genießen jedoch im Vergleich zu Kapitalgesellschaften zahlreiche Erleichterungen und Befreiungen. Dieser Artikel zeigt, wann die Buchführungspflicht nach § 241a HGB entfällt, welche Schwellenwerte gelten und ob Offenlegungs- oder Prüfungspflichten bestehen.
Kurzantwort
Einzelkaufleute sind grundsätzlich buchführungspflichtig, können sich jedoch nach § 241a HGB von der Pflicht befreien lassen, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen bestimmte Schwellenwerte nicht überschreiten (600.000 € Umsatz, 60.000 € Jahresüberschuss). Im Gegensatz zu Kapitalgesellschaften besteht für Einzelkaufleute keine Offenlegungspflicht nach § 325 HGB und keine Prüfungspflicht nach § 316 HGB, es sei denn, die Schwellenwerte des Publizitätsgesetzes werden überschritten.
Inhaltsverzeichnis
- Welche Befreiungen gelten für Einzelkaufleute nach HGB?
- Wann entfällt die Buchführungspflicht nach § 241a HGB?
- Müssen Einzelkaufleute ihren Jahresabschluss offenlegen?
- Welche Größenklassen gelten für Einzelkaufleute?
- Welche Buchführungspflichten gelten in der Praxis?
- Besteht eine Prüfungspflicht nach § 316 HGB?
- Wann greift das Publizitätsgesetz für Einzelkaufleute?
- Einzelkaufmann vs. GmbH: Vergleich der Befreiungen
- Welche Fristen gelten für den Jahresabschluss?
Welche Befreiungen gelten für Einzelkaufleute nach HGB?
Einzelkaufleute unterliegen grundsätzlich den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB), insbesondere den §§ 238 ff. HGB zur Buchführungspflicht und den §§ 242 ff. HGB zur Pflicht, einen Jahresabschluss aufzustellen. Anders als Kapitalgesellschaften wie die GmbH genießen Einzelkaufleute jedoch deutlich weitreichendere Erleichterungen und Befreiungen, die vor allem kleinere Unternehmen entlasten sollen.
Die wichtigste Befreiung betrifft die Offenlegungspflicht nach § 325 HGB: Einzelkaufleute sind grundsätzlich nicht verpflichtet, ihren Jahresabschluss beim Unternehmensregister offenzulegen. Diese Pflicht gilt nur für Kapitalgesellschaften (§ 325 Abs. 1 HGB) und bestimmte andere Rechtsformen wie OHG oder KG unter bestimmten Voraussetzungen. Für Einzelkaufleute entfällt damit die Offenlegung komplett, es sei denn, sie sind kapitalmarktorientiert oder unterliegen anderen Sondervorschriften.
Zentrale Unterschiede zwischen Einzelkaufleuten und Kapitalgesellschaften
Während GmbH und UG (haftungsbeschränkt) ihren Jahresabschluss zwingend feststellen lassen, beim Unternehmensregister offenlegen und die Erstellung durch einen Steuerberater regelmäßig empfohlen wird, sind Einzelkaufleute von der Offenlegungspflicht befreit und können ihren Jahresabschluss intern behandeln. Die Buchführungspflicht bleibt jedoch bestehen, sofern die Schwellenwerte nach § 241a HGB nicht unterschritten werden.
Weitere Befreiungen für Einzelkaufleute
- § 241a HGB: Befreiung von der Buchführungspflicht bei Unterschreitung der Schwellenwerte (Umsatzerlöse unter 800.000 Euro und Jahresüberschuss unter 80.000 Euro an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen)
- § 242 Abs. 4 HGB: Keine Pflicht zur Aufstellung eines Lageberichts (gilt nur für Kapitalgesellschaften nach § 264 Abs. 1 HGB)
- § 316 HGB: Keine gesetzliche Prüfungspflicht des Jahresabschlusses durch einen Wirtschaftsprüfer (betrifft nur mittelgroße und große Kapitalgesellschaften)
- Keine Feststellungspflicht: Anders als bei der GmbH (§ 42a GmbHG) muss der Jahresabschluss nicht durch die Gesellschafter förmlich festgestellt werden
Wann entfällt die Buchführungspflicht nach § 241a HGB?
Die wichtigste Befreiungsvorschrift für Einzelkaufleute ist § 241a HGB. Sie ermöglicht es kleineren Einzelkaufleuten, vollständig von der Buchführungspflicht befreit zu werden, sofern bestimmte Schwellenwerte an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen unterschritten werden. Die Vorschrift wurde 2008 eingeführt und sollte den administrativen Aufwand für Kleinstunternehmen reduzieren.
| Kriterium | Schwellenwert | Bemerkung |
|---|---|---|
| Umsatzerlöse | < 800.000 Euro | Maßgeblich sind die Umsatzerlöse im Sinne des § 277 Abs. 1 HGB |
| Jahresüberschuss | < 80.000 Euro | Nach Abzug der Steuern vom Einkommen und vom Ertrag |
| Zeitraum | 2 aufeinanderfolgende Abschlussstichtage | Erst nach zweimaliger Unterschreitung tritt die Befreiung ein |
Werden beide Schwellenwerte an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen unterschritten, entfällt die Buchführungspflicht nach § 238 HGB sowie die Pflicht zur Aufstellung eines Jahresabschlusses nach § 242 HGB. Der Einzelkaufmann kann dann auf die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG ausweichen, die deutlich weniger aufwendig ist.
Vorsicht: Zweimaliges Unterschreiten erforderlich
Die Befreiung nach § 241a HGB tritt nicht sofort ein, wenn die Schwellenwerte erstmals unterschritten werden. Erst nach dem zweiten aufeinanderfolgenden Abschlussstichtag, an dem beide Werte unter den Grenzen liegen, kann auf die Buchführung verzichtet werden. Bei Überschreitung auch nur eines Schwellenwerts an einem Stichtag endet die Befreiung, und die Buchführungspflicht lebt ab dem folgenden Geschäftsjahr wieder auf.
„In der Praxis sehen wir häufig Unsicherheiten, ob die Schwellenwerte tatsächlich unterschritten werden. Viele Einzelkaufleute rechnen zu knapp und riskieren damit, dass das Finanzamt oder die IHK die Buchführung nachfordert. Eine präzise Abgrenzung der Umsatzerlöse und des Jahresüberschusses ist daher unerlässlich.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Müssen Einzelkaufleute ihren Jahresabschluss offenlegen?
Nein, Einzelkaufleute sind grundsätzlich nicht verpflichtet, ihren Jahresabschluss beim Unternehmensregister offenzulegen. Die Offenlegungspflicht nach § 325 HGB gilt ausschließlich für Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) sowie für bestimmte Personenhandelsgesellschaften, wenn keine natürliche Person persönlich haftender Gesellschafter ist (z. B. GmbH & Co. KG).
Diese Befreiung von der Offenlegungspflicht ist ein wesentlicher Vorteil für Einzelkaufleute, da sie ihre Geschäftszahlen nicht öffentlich machen müssen. Während GmbH-Geschäftsführer verpflichtet sind, den Jahresabschluss innerhalb von 12 Monaten nach dem Bilanzstichtag beim Unternehmensregister einzureichen (seit DiRUG, 01.08.2022, nicht mehr beim Bundesanzeiger), bleibt der Jahresabschluss von Einzelkaufleuten vertraulich.
Ausnahmen von der Befreiung
- Kapitalmarktorientierte Einzelkaufleute: Sind die Wertpapiere des Einzelkaufmanns an einem organisierten Markt zugelassen, kann eine Offenlegungspflicht bestehen (in der Praxis äußerst selten)
- Freiwillige Offenlegung: Einzelkaufleute können ihren Jahresabschluss freiwillig offenlegen, etwa um Kreditgebern Transparenz zu bieten oder Geschäftspartner zu überzeugen
- Publizitätspflicht nach PublG: Überschreiten Einzelkaufleute die Schwellenwerte des Publizitätsgesetzes (§ 1 PublG), können zusätzliche Pflichten entstehen – betrifft vor allem sehr große Einzelunternehmen
Unternehmensregister statt Bundesanzeiger
Seit Inkrafttreten des DiRUG am 01.08.2022 erfolgt die Offenlegung von Jahresabschlüssen ausschließlich beim Unternehmensregister. Der Bundesanzeiger ist nicht mehr die zuständige Stelle. Dies gilt für alle offenlegungspflichtigen Unternehmen, betrifft Einzelkaufleute jedoch ohnehin nicht, da sie von der Offenlegungspflicht befreit sind.
Welche Größenklassen gelten für Einzelkaufleute?
Die Größenklassen nach § 267 HGB gelten formell nur für Kapitalgesellschaften (§ 267 Abs. 1 bis 3 HGB). Einzelkaufleute fallen nicht unter diese Vorschrift, da sie keine Kapitalgesellschaften sind. Dennoch können die Schwellenwerte des § 267 HGB als Orientierung dienen, etwa wenn es um die Frage geht, ob eine freiwillige Prüfung oder eine erweiterte Buchführung sinnvoll ist.
| Größenklasse | Bilanzsumme | Umsatzerlöse | Arbeitnehmer (Jahresdurchschnitt) |
|---|---|---|---|
| Klein (§ 267 Abs. 1 HGB) | ≤ 6 Mio. € | ≤ 12 Mio. € | ≤ 50 |
| Mittelgroß (§ 267 Abs. 2 HGB) | ≤ 20 Mio. € | ≤ 40 Mio. € | ≤ 250 |
| Groß (§ 267 Abs. 3 HGB) | > 20 Mio. € | > 40 Mio. € | > 250 |
Für Einzelkaufleute sind diese Größenklassen nicht rechtsverbindlich, da weder Offenlegungs- noch Prüfungspflicht besteht. Allerdings können sie als Indikator dienen: Überschreitet ein Einzelkaufmann regelmäßig die Schwellenwerte der mittleren oder großen Größenklasse, kann es aus betriebswirtschaftlichen Gründen sinnvoll sein, auf eine freiwillige Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer oder eine erweiterte interne Kontrolle zu setzen.
Praktische Bedeutung der Größenklassen
- Banken und Kreditgeber: Verlangen bei größeren Einzelunternehmen häufig einen geprüften oder erweiterten Jahresabschluss, auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht
- Rechnungslegungsstandards: Größere Einzelkaufleute orientieren sich oft freiwillig an den Erleichterungen für kleine Kapitalgesellschaften (§ 266 Abs. 1, § 276 HGB), um die Vergleichbarkeit zu erhöhen
- Publizitätsgesetz: Überschreiten Einzelkaufleute die Schwellenwerte des § 1 PublG (Bilanzsumme > 65 Mio. €, Umsatzerlöse > 130 Mio. €, > 5.000 Arbeitnehmer), greifen erweiterte Publizitätspflichten
„Auch wenn Einzelkaufleute nicht unter § 267 HGB fallen, orientieren sich viele unserer Mandanten freiwillig an den Schwellenwerten. Banken und Investoren erwarten bei größeren Unternehmen oft Standards, die sich an den Kapitalgesellschaften messen lassen. Eine professionelle Buchführung und ein sauber aufgestellter Jahresabschluss sind dann nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch der Glaubwürdigkeit.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Welche Buchführungspflichten gelten für Einzelkaufleute in der Praxis?
Solange die Schwellenwerte des § 241a HGB nicht unterschritten werden, sind Einzelkaufleute nach § 238 HGB verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen ihre Handelsgeschäfte und die Lage ihres Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen. Das bedeutet: doppelte Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung nach §§ 242, 243 HGB.
-
Vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle (§ 238 Abs. 1 HGB)
-
Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss (Bilanz, GuV) nach §§ 242, 243 HGB
-
Aufbewahrungspflicht: Handelsbücher und Buchungsbelege 10 Jahre, Handelsbriefe und sonstige Unterlagen 6 Jahre (§ 257 HGB)
-
Inventur und Inventar nach § 240 HGB (mindestens einmal jährlich)
-
Einhaltung der GoB: Klarheit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit
In der Praxis delegieren viele Einzelkaufleute die Buchführung an einen Steuerberater, der nicht nur die laufende Finanzbuchhaltung übernimmt, sondern auch den Jahresabschluss erstellt und die steuerlichen Erklärungen (Einkommensteuererklärung, Gewerbesteuererklärung, Umsatzsteuererklärung) koordiniert. Gerade bei komplexeren Geschäftsmodellen oder bei Annäherung an die Schwellenwerte des § 241a HGB ist eine professionelle Begleitung unerlässlich.
EÜR als Alternative für kleinere Einzelkaufleute
Werden die Schwellenwerte des § 241a HGB an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen unterschritten, können Einzelkaufleute auf die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG umstellen. Die EÜR ist deutlich einfacher als die doppelte Buchführung: Es werden lediglich die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt, eine Bilanz entfällt. Die EÜR muss seit 2017 elektronisch über die amtliche Anlage EÜR an das Finanzamt übermittelt werden.
Doppelte Buchführung (§ 238 HGB)
- Pflicht bei Überschreitung der Schwellenwerte § 241a HGB
- Bilanz und GuV nach §§ 242, 243 HGB
- Einhaltung der GoB, Aufbewahrungspflichten § 257 HGB
- Höherer Aufwand, aber bessere Übersicht über Vermögenslage
EÜR (§ 4 Abs. 3 EStG)
- Möglich bei Unterschreitung der Schwellenwerte § 241a HGB
- Einfache Gegenüberstellung Einnahmen/Ausgaben
- Elektronische Übermittlung (Anlage EÜR)
- Geringerer Aufwand, aber eingeschränkte Aussagekraft
Besteht für Einzelkaufleute eine Prüfungspflicht nach § 316 HGB?
Nein, Einzelkaufleute unterliegen grundsätzlich keiner gesetzlichen Prüfungspflicht nach § 316 HGB. Diese Vorschrift regelt die Pflicht zur Prüfung des Jahresabschlusses durch einen Wirtschaftsprüfer und gilt ausschließlich für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften (§ 316 Abs. 1 HGB i. V. m. § 267 Abs. 2 und 3 HGB). Auch kleine Kapitalgesellschaften sind von der Prüfungspflicht befreit, sofern sie nicht als kapitalmarktorientiert gelten (§ 316 Abs. 1 Satz 2 HGB).
Für Einzelkaufleute entfällt damit nicht nur die Offenlegungspflicht, sondern auch die kostenintensive Pflicht zur Abschlussprüfung. Dies reduziert den administrativen Aufwand erheblich und macht die Rechtsform des Einzelkaufmanns für kleinere und mittlere Unternehmen attraktiv.
Freiwillige Prüfung: Wann ist sie sinnvoll?
Auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht, kann eine freiwillige Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer oder vereidigten Buchprüfer in bestimmten Situationen sinnvoll sein:
- Kreditvergabe: Banken verlangen bei größeren Finanzierungen häufig einen geprüften Jahresabschluss, um das Risiko besser einschätzen zu können
- Investoren und Geschäftspartner: Externe Kapitalgeber oder strategische Partner erwarten oft eine unabhängige Bestätigung der Geschäftszahlen
- Unternehmensverkauf oder -nachfolge: Eine Prüfung erhöht die Glaubwürdigkeit der Zahlen und erleichtert die Due Diligence
- Interne Kontrolle: Größere Einzelunternehmen nutzen die freiwillige Prüfung als Instrument der Qualitätssicherung und Risikominimierung
Unterschied zwischen Prüfung und Erstellung des Jahresabschlusses
Viele Mandanten verwechseln die Erstellung des Jahresabschlusses mit der Prüfung. Die Erstellung übernimmt in der Regel ein Steuerberater und ist für alle buchführungspflichtigen Unternehmen notwendig. Die Prüfung hingegen ist eine zusätzliche, unabhängige Kontrolle durch einen Wirtschaftsprüfer oder vereidigten Buchprüfer und nur für bestimmte Kapitalgesellschaften gesetzlich vorgeschrieben.
0 €
Gesetzliche Prüfungskosten für Einzelkaufleute (keine Pflicht)
3.000–15.000 €
Typische Kosten für freiwillige Prüfung (je nach Unternehmensgröße)
Wann greift das Publizitätsgesetz für Einzelkaufleute?
Das Publizitätsgesetz (PublG) regelt erweiterte Rechnungslegungs- und Publizitätspflichten für Unternehmen, die bestimmte Größenkriterien überschreiten – unabhängig von der Rechtsform. Das bedeutet: Auch Einzelkaufleute können unter das PublG fallen, wenn sie die Schwellenwerte des § 1 PublG an drei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen überschreiten.
| Kriterium | Schwellenwert (§ 1 PublG) | Anzahl zu erfüllender Kriterien |
|---|---|---|
| Bilanzsumme | > 65 Mio. € | Mindestens 2 von 3 |
| Umsatzerlöse | > 130 Mio. € | Mindestens 2 von 3 |
| Arbeitnehmer (Jahresdurchschnitt) | > 5.000 | Mindestens 2 von 3 |
Werden mindestens zwei der drei Schwellenwerte an drei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen überschritten, ist das Unternehmen publizitätspflichtig. Für Einzelkaufleute bedeutet dies:
- § 5 PublG: Pflicht zur Aufstellung eines Jahresabschlusses und Lageberichts nach den Vorschriften für große Kapitalgesellschaften (§§ 264 ff. HGB)
- § 9 PublG: Pflicht zur Prüfung des Jahresabschlusses und Lageberichts durch einen Abschlussprüfer (Wirtschaftsprüfer oder vereidigte Buchprüfer)
- § 9 Abs. 2 PublG: Pflicht zur Offenlegung des geprüften Jahresabschlusses und Lageberichts beim Unternehmensregister
In der Praxis betrifft das Publizitätsgesetz nur sehr große Einzelunternehmen, etwa im produzierenden Gewerbe oder im Handel. Die meisten Einzelkaufleute bleiben deutlich unter den Schwellenwerten und sind daher nicht publizitätspflichtig.
Selten, aber relevant für große Einzelunternehmen
Das Publizitätsgesetz ist für die überwiegende Mehrheit der Einzelkaufleute irrelevant. Doch wer sich den Schwellenwerten nähert – etwa durch starkes Wachstum oder Übernahmen – sollte frühzeitig prüfen, ob und wann die Publizitätspflicht eintreten könnte. Eine rechtzeitige Umstrukturierung oder Umwandlung in eine Kapitalgesellschaft kann sinnvoll sein, um die Anforderungen besser zu steuern.
„Wir haben in den letzten Jahren nur wenige Einzelkaufleute erlebt, die tatsächlich unter das Publizitätsgesetz fallen. Wenn es aber dazu kommt, ist der Schritt zu einer GmbH oder AG oft der nächste logische Schritt – nicht nur wegen der Publizitätspflicht, sondern auch wegen Haftungsfragen und steuerlicher Optimierung. Eine professionelle Beratung ist hier unerlässlich.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Einzelkaufmann vs. GmbH: Welche Befreiungen gibt es im Vergleich?
Die Wahl der Rechtsform hat erhebliche Auswirkungen auf die Rechnungslegungs-, Offenlegungs- und Prüfungspflichten. Während Einzelkaufleute von zahlreichen Pflichten befreit sind, unterliegen GmbH-Geschäftsführer einem deutlich strengeren Regelwerk. Ein systematischer Vergleich hilft bei der Entscheidung, welche Rechtsform für das eigene Unternehmen die richtige ist.
Einzelkaufmann (e.K.)
- Buchführungspflicht nur bei Überschreitung § 241a HGB
- Keine Offenlegungspflicht (außer PublG)
- Keine Prüfungspflicht
- Keine Feststellungspflicht des Jahresabschlusses
- Einfachere Verwaltung, geringere Kosten
- Unbeschränkte Haftung mit Privatvermögen
Kleine GmbH (§ 267 Abs. 1 HGB)
- Buchführungspflicht nach § 238 HGB (immer)
- Offenlegungspflicht § 325 HGB (beim Unternehmensregister)
- Keine Prüfungspflicht (außer kapitalmarktorientiert)
- Feststellungspflicht § 42a GmbHG (11 Monate)
- Erleichterungen bei Bilanz/GuV (§ 266 Abs. 1, § 276 HGB)
- Haftungsbeschränkung auf Stammkapital
Mittelgroße/große GmbH
- Buchführungspflicht § 238 HGB (immer)
- Offenlegungspflicht § 325 HGB (erweitert)
- Prüfungspflicht § 316 HGB (Wirtschaftsprüfer)
- Feststellungspflicht § 42a GmbHG (8 Monate)
- Lagebericht § 264 Abs. 1 HGB
- Hohe Compliance-Anforderungen, erhebliche Kosten
Wann lohnt sich der Wechsel von Einzelkaufmann zur GmbH?
Die Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH ist vor allem dann sinnvoll, wenn:
- Haftungsbeschränkung: Das Geschäftsmodell birgt erhöhte Haftungsrisiken, die das Privatvermögen gefährden könnten
- Wachstum und Investoren: Externes Kapital soll aufgenommen werden, oder die Gesellschafterstruktur soll flexibler gestaltet werden
- Steuerliche Optimierung: Die Körperschaftsteuer (15 %) kann bei hohen Gewinnen günstiger sein als die Einkommensteuer (Spitzensteuersatz bis 45 % plus Soli)
- Professionalisierung: Kunden, Lieferanten oder Banken erwarten eine Kapitalgesellschaft als Geschäftspartner
- Nachfolge: Die Übertragung von GmbH-Anteilen ist oft einfacher als die Übergabe eines Einzelunternehmens
Wer den Jahresabschluss einer GmbH erstellen lassen möchte, ohne langes Suchen nach einem Steuerberater vor Ort, findet auf OnlineBilanz.de digitale Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen. Unsere zugelassenen Steuerberater erstellen den Jahresabschluss, prüfen ihn fachlich und koordinieren die Offenlegung beim Unternehmensregister.
25.000 €
Mindest-Stammkapital GmbH (§ 5 Abs. 1 GmbHG)
12 Monate
Offenlegungsfrist GmbH (§ 325 Abs. 1 HGB, ab Bilanzstichtag)
500–25.000 €
Ordnungsgeld bei verspäteter Offenlegung (§ 335 HGB)
Welche Fristen gelten für Einzelkaufleute bei der Erstellung des Jahresabschlusses?
Anders als bei Kapitalgesellschaften gibt es für Einzelkaufleute keine gesetzlich festgelegte Frist für die Aufstellung des Jahresabschlusses im HGB. Die Vorschriften des § 264 Abs. 1 HGB (Aufstellung innerhalb der ersten drei Monate des Geschäftsjahres für kleine Kapitalgesellschaften, bei mittelgroßen und großen innerhalb der ersten sechs Monate – diese Regelung wurde zuletzt diskutiert, aber die praktische Frist richtet sich nach § 42a GmbHG) gelten nur für Kapitalgesellschaften.
Dennoch müssen Einzelkaufleute den Jahresabschluss zeitnah aufstellen, um die steuerlichen Erklärungspflichten zu erfüllen. Das Finanzamt erwartet in der Regel die Einreichung der Steuererklärungen (Einkommensteuererklärung, Gewerbesteuererklärung, Umsatzsteuererklärung) bis zum 31. Juli des Folgejahres (§ 149 Abs. 2 AO). Bei Beauftragung eines Steuerberaters verlängert sich die Frist automatisch bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres (bei Bilanzstichtag 31.12.2025 also bis 28.02.2027).
| Pflicht | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Aufstellung Jahresabschluss | Keine gesetzliche Frist (HGB) | § 242 HGB (ohne konkrete Frist) |
| Steuererklärung (ohne StB) | 31. Juli des Folgejahres | § 149 Abs. 2 AO |
| Steuererklärung (mit StB) | 28. Februar des übernächsten Jahres | § 149 Abs. 3 AO, StBVV |
| Offenlegung | Entfällt für Einzelkaufleute | § 325 HGB (nur Kapitalgesellschaften) |
Verspätungszuschlag bei verspäteter Steuererklärung
Wird die Steuererklärung nicht fristgerecht eingereicht, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag nach § 152 AO festsetzen. Dieser beträgt mindestens 25 Euro pro angefangenen Monat der Verspätung. Bei größeren Steuernachzahlungen kann der Zuschlag auf bis zu 0,25 % der festgesetzten Steuer (maximal 25.000 Euro) steigen. Eine rechtzeitige Beauftragung eines Steuerberaters sichert die verlängerte Frist.
Praktische Empfehlung: Jahresabschluss bis spätestens März erstellen
Auch wenn keine gesetzliche Frist besteht, empfiehlt es sich, den Jahresabschluss bis spätestens März des Folgejahres aufzustellen. Dies ermöglicht eine zeitnahe steuerliche Planung, die rechtzeitige Klärung von Rückfragen mit dem Steuerberater und die Einhaltung der Fristen für die Steuererklärungen. Zudem verlangen Banken und Geschäftspartner häufig aktuelle Zahlen, die nicht älter als drei bis sechs Monate sein sollten.
„In der Praxis sehen wir immer wieder, dass Einzelkaufleute den Jahresabschluss zu spät in Angriff nehmen – oft erst, wenn das Finanzamt mahnt. Wer frühzeitig plant und seinen Steuerberater bereits im Januar oder Februar beauftragt, vermeidet Stress, nutzt die verlängerten Fristen optimal und hat frühzeitig Klarheit über die Steuerlast. Das erleichtert auch die Liquiditätsplanung erheblich.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Häufig gestellte Fragen
Muss ich als Kleingewerbetreibender eine Bilanz erstellen?
Kleingewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, unterliegen nicht der Buchführungspflicht nach § 238 HGB. Sie ermitteln ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG durch einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und müssen keine Bilanz erstellen. Sobald Sie jedoch als Kaufmann im Handelsregister eingetragen sind, gelten die Vorschriften des HGB – mit möglichen Befreiungen nach § 241a HGB.
Kann ich von der Buchführungspflicht nachträglich befreit werden?
Ja, die Befreiung nach § 241a HGB tritt automatisch ein, wenn Sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen die Schwellenwerte (600.000 € Umsatzerlöse und 60.000 € Jahresüberschuss) nicht überschreiten. Sie müssen keinen Antrag stellen. Ab dem dritten Geschäftsjahr nach Unterschreitung entfällt die Pflicht zur doppelten Buchführung, und Sie dürfen zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung wechseln.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Einzelkaufleute?
Auch befreite Einzelkaufleute müssen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sind nach § 257 HGB zehn Jahre aufzubewahren. Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien abgesandter Briefe müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Diese Fristen gelten auch steuerrechtlich nach § 147 AO.
Was passiert bei Überschreitung der Schwellenwerte im laufenden Jahr?
Wenn Sie im laufenden Geschäftsjahr 2026 die Schwellenwerte des § 241a HGB überschreiten, müssen Sie dies am zweiten aufeinanderfolgenden Abschlussstichtag prüfen. Erst wenn die Werte an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen überschritten werden, entfällt die Befreiung, und Sie sind ab dem Folgejahr wieder buchführungspflichtig. Eine einmalige Überschreitung löst noch keine Pflicht aus.
Kann ich als Einzelkaufmann freiwillig eine Bilanz erstellen?
Ja, auch wenn Sie nach § 241a HGB von der Buchführungspflicht befreit sind, können Sie freiwillig eine Bilanz erstellen und doppelte Buchführung betreiben. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie einen besseren Überblick über Ihr Vermögen wünschen, Kreditgeber eine Bilanz verlangen oder Sie eine spätere Umwandlung in eine Kapitalgesellschaft planen. Die freiwillige Bilanzierung bindet Sie jedoch nicht dauerhaft.
Gilt die Befreiung nach § 241a HGB auch für Personengesellschaften?
Nein, § 241a HGB gilt ausschließlich für Einzelkaufleute. Personengesellschaften wie OHG oder KG sind grundsätzlich buchführungspflichtig nach § 238 HGB, unabhängig von Umsatz oder Gewinn. Für sie existiert keine vergleichbare Befreiungsregelung. Sie müssen daher stets eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, auch wenn sie unter den Schwellenwerten des § 267 HGB bleiben.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 241a HGB – Befreiung von der Pflicht zur Buchführung, § 267 HGB – Größenklassen, § 325 HGB – Offenlegung, Publizitätsgesetz (PublG). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
Weiterführend: Befreiung Einzelkaufleute Bilanz 2026: § 241a HGB
