Abschreibungen geringwertige Buchungssatz 2026
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die Buchung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG) gehört zu den häufigsten Vorgängen in der laufenden Buchhaltung. Ob Sofortabschreibung bis 800 Euro netto oder Sammelposten bis 5.000 Euro – jede Variante erfordert exakte Buchungssätze und korrekte Konten im SKR03 oder SKR04. Dieser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt, welche Buchungssätze gelten, welche Nachweise erforderlich sind und wie sich GWG im Jahresabschluss auswirken.
Kurzantwort
Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto können nach § 6 Abs. 2 EStG im Jahr der Anschaffung sofort abgeschrieben werden. Die praktische Umsetzung dieser Regelung inklusive Buchungssatz für GWG bis 800 Euro erfordert eine korrekte Kontierung auf die entsprechenden Konten. Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 Euro netto können wahlweise in einen Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG eingestellt werden, der über fünf Jahre linear abgeschrieben wird. Während bei materiellen Gütern die Wertgrenzen klar definiert sind, gelten für Abschreibungen immaterieller Wirtschaftsgüter teils abweichende Regelungen. Entscheidend sind die korrekte Kontierung im SKR03 oder SKR04 sowie eine vollständige GWG-Liste für Nachweiszwecke.
Inhaltsverzeichnis
- Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter?
- Buchungssatz bei Sofortabschreibung
- Sammelpostenmethode und Buchungssätze
- SKR03 und SKR04 Konten für GWG
- Handelsrechtliche Behandlung von GWG
- Nachweispflichten und GWG-Liste
- Typische Fehler bei GWG-Buchung
- Sonderregelungen Pkw und Software
- GWG im Jahresabschluss
Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter und wann gelten sie als abschreibungsfähig?
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sind nach § 6 Abs. 2 EStG bewegliche, abnutzbare und selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten bestimmte Wertgrenzen nicht überschreiten. Die steuerliche Behandlung dieser Wirtschaftsgüter unterscheidet sich grundlegend von der regulären Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer.
Wertgrenzen und Sofortabschreibung
Seit 2018 gelten folgende Grenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter: Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 250 Euro (netto) können unmittelbar als Betriebsausgabe gebucht werden. GWG zwischen 250,01 Euro und 800 Euro (netto) dürfen im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden. Für Wirtschaftsgüter zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro (netto) besteht alternativ die Möglichkeit zur Bildung eines Sammelpostens nach § 6 Abs. 2a EStG, der über fünf Jahre abgeschrieben wird.
Praxishinweis
Die Wertgrenzen beziehen sich auf die Netto-Anschaffungskosten. Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen berücksichtigen die Umsatzsteuer bei der Beurteilung nicht. Für vorsteuerabzugsberechtigte GmbHs ist ein Laptop mit 900 Euro netto (1.071 Euro brutto) also ein GWG, während derselbe Laptop für Kleinunternehmer mit 1.071 Euro die GWG-Grenze überschreitet.
| Netto-Anschaffungskosten | Steuerliche Behandlung | Buchungszeitpunkt |
|---|---|---|
| bis 250 Euro | Sofortiger Betriebsausgabenabzug | Anschaffungsjahr |
| 250,01 – 800 Euro | Sofortabschreibung als GWG | Anschaffungsjahr |
| 250,01 – 1.000 Euro | Alternativ: Sammelposten (über 5 Jahre) | Anschaffungsjahr, Abschreibung 1/5 p.a. |
| über 1.000 Euro | Reguläre AfA über Nutzungsdauer | Verteilung über mehrere Jahre |
Welcher Buchungssatz gilt bei Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter?
Die buchhalterische Erfassung geringwertiger Wirtschaftsgüter mit Sofortabschreibung erfolgt unmittelbar als Aufwand im Jahr der Anschaffung. Dies unterscheidet sich grundlegend von der Aktivierung und planmäßigen Abschreibung regulärer Anlagegüter.
Buchung bei Anschaffung (GWG 250,01 – 800 Euro)
Bei Anschaffung eines geringwertigen Wirtschaftsguts im Wertbereich von 250,01 bis 800 Euro netto wird zunächst das Wirtschaftsgut aktiviert und anschließend im selben Geschäftsjahr vollständig abgeschrieben. Der klassische Buchungssatz lautet:
Buchungssatz
Anschaffung: Geringwertige Wirtschaftsgüter (Anlagekonto) an Bank/Verbindlichkeiten (netto) + Vorsteuer an Bank/Verbindlichkeiten Sofortabschreibung zum Jahresende: Abschreibungen auf geringwertige Wirtschaftsgüter an Geringwertige Wirtschaftsgüter (Anlagekonto)
Viele Buchhaltungsprogramme bieten auch die vereinfachte direkte Buchung an, bei der das GWG sofort als Aufwand erfasst wird, ohne den Umweg über das Anlagekonto. Diese Variante ist insbesondere bei größeren Mengen von GWG-Anschaffungen praxisgerecht.
Vereinfachte Direktbuchung
Bei der vereinfachten Methode wird das GWG direkt auf das Aufwandskonto gebucht:
Buchungssatz vereinfacht
Geringwertige Wirtschaftsgüter (Aufwandskonto 4855) an Bank/Verbindlichkeiten (netto) Vorsteuer an Bank/Verbindlichkeiten Diese Buchung erfolgt direkt bei Anschaffung ohne spätere Abschreibungsbuchung.
„In der Praxis sehen wir häufig, dass Unternehmen bei kleineren GWG-Anschaffungen die Direktbuchung bevorzugen, während bei größeren Investitionen im GWG-Bereich der klassische Weg über das Anlagekonto gewählt wird. Dies ermöglicht eine bessere Nachvollziehbarkeit im Anlagenspiegel und erleichtert die Prüfung durch uns Steuerberater.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Wie funktioniert die Sammelpostenmethode und welche Buchungssätze gelten?
Nach § 6 Abs. 2a EStG können Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro (netto) alternativ zur Sofortabschreibung in einen Sammelposten eingestellt werden. Dieser Sammelposten wird über fünf Jahre linear mit jeweils 20 Prozent pro Jahr abgeschrieben. Diese Methode ist insbesondere dann sinnvoll, wenn eine gleichmäßigere Gewinnverteilung angestrebt wird.
Wahlrecht beachten
Das Wahlrecht zwischen Sofortabschreibung (bis 800 Euro) und Sammelposten (bis 1.000 Euro) muss einheitlich für alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften GWG ausgeübt werden. Ein unterjähriger Wechsel oder eine selektive Anwendung je nach Wirtschaftsgut ist nicht zulässig. Die einmal getroffene Entscheidung bindet für das gesamte Geschäftsjahr.
Buchung bei Bildung des Sammelpostens
Bei Anschaffung eines Wirtschaftsguts, das in den Sammelposten eingestellt werden soll, erfolgt zunächst die Aktivierung auf einem gesonderten Sammelpostenkonto:
Buchungssatz Sammelposten
Anschaffung: Sammelposten für geringwertige Wirtschaftsgüter an Bank/Verbindlichkeiten (netto) Vorsteuer an Bank/Verbindlichkeiten Jährliche Abschreibung (jeweils 20%): Abschreibungen auf Sammelposten an Sammelposten für geringwertige Wirtschaftsgüter
Die jährliche Abschreibung beträgt immer ein Fünftel des gesamten Sammelpostenwerts des jeweiligen Jahres, unabhängig vom Anschaffungszeitpunkt innerhalb des Jahres. Eine zeitanteilige Abschreibung im ersten Jahr – wie bei regulären Anlagegütern – erfolgt nicht.
| Jahr | Beispiel: Sammelposten 5.000 Euro | Abschreibung | Restbuchwert |
|---|---|---|---|
| Jahr 1 (Anschaffung) | 5.000 Euro | 1.000 Euro (20%) | 4.000 Euro |
| Jahr 2 | 4.000 Euro | 1.000 Euro (20%) | 3.000 Euro |
| Jahr 3 | 3.000 Euro | 1.000 Euro (20%) | 2.000 Euro |
| Jahr 4 | 2.000 Euro | 1.000 Euro (20%) | 1.000 Euro |
| Jahr 5 | 1.000 Euro | 1.000 Euro (20%) | 0 Euro |
Wird ein Wirtschaftsgut aus dem Sammelposten vor Ablauf der fünf Jahre ausgeschieden (z. B. durch Verkauf oder Verschrottung), wirkt sich dies nicht auf die weitere Abschreibung des Sammelpostens aus. Der Sammelposten wird unverändert mit 20 Prozent pro Jahr weiter abgeschrieben – ein Ausscheiden einzelner Wirtschaftsgüter führt nicht zu einer außerplanmäßigen Abschreibung oder Auflösung.
Welche Konten im SKR03 und SKR04 werden für GWG-Buchungen verwendet?
Die korrekte Kontierung geringwertiger Wirtschaftsgüter hängt vom verwendeten Kontenrahmen ab. In Deutschland arbeiten die meisten GmbHs entweder mit dem SKR03 (Prozessgliederungsprinzip) oder dem SKR04 (Abschlussgliederungsprinzip nach § 275 HGB). Die DATEV-Standardkontenrahmen sehen für GWG-Buchungen spezifische Konten vor.
SKR03 – Konten für geringwertige Wirtschaftsgüter
| Konto | Bezeichnung | Verwendung |
|---|---|---|
| 0480 | GWG (Sammelposten) | Aktivkonto für Sammelposten |
| 0485 | GWG (Sofortabschreibung) | Aktivkonto für GWG 250–800 Euro |
| 4855 | Abschreibungen auf GWG | Aufwandskonto für Abschreibungen |
| 4857 | Sofortabzug GWG bis 250 Euro | Aufwandskonto für Direktabzug |
| 4858 | Abschreibung Sammelposten | Aufwandskonto für Sammelposten-AfA |
SKR04 – Konten für geringwertige Wirtschaftsgüter
| Konto | Bezeichnung | Verwendung |
|---|---|---|
| 1210 | GWG (Sammelposten) | Aktivkonto für Sammelposten |
| 1215 | GWG (Sofortabschreibung) | Aktivkonto für GWG 250–800 Euro |
| 6220 | Abschreibungen auf GWG | Aufwandskonto für Abschreibungen |
| 6222 | Sofortabzug GWG bis 250 Euro | Aufwandskonto für Direktabzug |
| 6223 | Abschreibung Sammelposten | Aufwandskonto für Sammelposten-AfA |
Die Wahl des Kontenrahmens hat keinen Einfluss auf die steuerliche Behandlung, sondern dient ausschließlich der systematischen Erfassung in der Buchhaltung. Moderne Buchhaltungssoftware – auch die von OnlineBilanz eingesetzte Lösung für die digitale Zusammenarbeit mit Mandanten – ordnet die Buchungen automatisch den richtigen Konten zu, wenn die Anschaffungskosten und die gewählte Abschreibungsmethode korrekt hinterlegt sind.
„Bei der Koordination zwischen Mandanten und unserem Steuerberater-Team stelle ich immer wieder fest, dass die saubere Vorkontierung von GWG-Anschaffungen enorm Zeit spart. Wenn Sie bereits bei der Belegerfassung die richtigen Konten verwenden, können unsere Steuerberater den Jahresabschluss deutlich effizienter erstellen – das wirkt sich positiv auf Bearbeitungszeit und Kosten aus.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Wie werden geringwertige Wirtschaftsgüter handelsrechtlich behandelt?
Während die steuerrechtliche Behandlung geringwertiger Wirtschaftsgüter in § 6 Abs. 2 und 2a EStG eindeutig geregelt ist, kennt das Handelsgesetzbuch (HGB) keine explizite GWG-Regelung. Nach § 246 Abs. 1 HGB besteht grundsätzlich eine Vollständigkeitspflicht bei der Bilanzierung – alle Vermögensgegenstände und Schulden sind anzusetzen.
Handelsrechtliches Aktivierungswahlrecht
Nach § 248 Abs. 2 HGB besteht für immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, die nicht entgeltlich erworben wurden, ein Aktivierungsverbot. Für materielle Wirtschaftsgüter geringen Wertes hat sich in der Rechtsprechung und Praxis jedoch ein Aktivierungswahlrecht etabliert: Wirtschaftsgüter von untergeordneter Bedeutung können handelsrechtlich sofort als Aufwand gebucht werden, ohne gegen das Vollständigkeitsgebot zu verstoßen.
Die Grenze der „untergeordneten Bedeutung“ orientiert sich in der Praxis häufig an den steuerrechtlichen GWG-Grenzen. Aus Gründen der Vereinfachung und zur Vermeidung von Differenzen zwischen Handels- und Steuerbilanz wenden die meisten GmbHs die steuerlichen GWG-Regelungen auch handelsrechtlich an – dies ist nach herrschender Meinung zulässig und wird von der Finanzverwaltung nicht beanstandet.
Bilanzpolitische Gestaltung
Bei kapitalmarktorientierten GmbHs oder wenn eine gleichmäßige Ergebnisdarstellung erforderlich ist (z. B. bei Kreditverhandlungen), kann es sinnvoll sein, handelsrechtlich auf die Sofortabschreibung zu verzichten und auch GWG über die Nutzungsdauer abzuschreiben. Dies führt zu einer höheren Bilanzsumme und einem gleichmäßigeren Gewinnausweis, erfordert jedoch die Führung unterschiedlicher Wertansätze in Handels- und Steuerbilanz sowie die Bildung latenter Steuern nach § 274 HGB.
Einheitsbilanz versus Zwei-Bilanzen-System
Kleine und mittelgroße GmbHs führen in der Regel eine Einheitsbilanz, bei der Handels- und Steuerbilanz weitgehend identisch sind. In diesem Fall werden die steuerlichen GWG-Regelungen auch handelsrechtlich übernommen. Größere GmbHs oder solche mit besonderen Anforderungen können ein Zwei-Bilanzen-System führen, bei dem handels- und steuerrechtliche Wertansätze auseinanderfallen dürfen.
| Bilanzierungsvariante | GWG-Behandlung | Geeignet für |
|---|---|---|
| Einheitsbilanz | Steuerliche GWG-Regelung auch handelsrechtlich | Kleine und mittlere GmbHs, Standard |
| Zwei-Bilanzen-System | Handelsrechtlich planmäßige AfA, steuerlich GWG | Große GmbHs, bilanzpolitische Steuerung |
| Maßgeblichkeitsprinzip | Handelsrechtlicher Ansatz maßgeblich für Steuerbilanz | Nur bei handelsrechtlichem Aktivierungsgebot |
Wer den Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lässt – etwa über digitale Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen wie bei OnlineBilanz –, sollte die gewünschte GWG-Politik bei der Mandatsaufnahme besprechen. Die Entscheidung für Sofortabschreibung oder Verteilung über mehrere Jahre ist eine bilanzpolitische Grundsatzentscheidung, die einheitlich dokumentiert und in Folgejahren beibehalten werden sollte.
Welche Nachweispflichten bestehen für geringwertige Wirtschaftsgüter?
Auch wenn geringwertige Wirtschaftsgüter sofort abgeschrieben oder in einen Sammelposten eingestellt werden, bestehen umfassende Dokumentations- und Nachweispflichten. § 146 AO verlangt die Aufbewahrung aller Belege und Aufzeichnungen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der steuerrelevanten Sachverhalte erforderlich sind.
GWG-Verzeichnis und Anlagenspiegel
Für GWG mit Sofortabschreibung (250,01 bis 800 Euro) ist die Führung eines besonderen Verzeichnisses nach § 6 Abs. 2 Satz 4 EStG verpflichtend. Dieses Verzeichnis muss folgende Angaben enthalten:
- Bezeichnung des Wirtschaftsguts (z. B. „Notebook Dell Latitude 5520“)
- Tag der Anschaffung oder Herstellung
- Anschaffungs- oder Herstellungskosten (Netto-Betrag)
- Zuordnung zum Betriebsvermögen (bei mehreren Betriebsstätten)
- Nachweis der selbstständigen Nutzungsfähigkeit
Bei Sammelposten ist zusätzlich festzuhalten, welche Wirtschaftsgüter in welchem Jahr in den Sammelposten eingestellt wurden. Auch wenn einzelne Wirtschaftsgüter aus dem Sammelposten ausscheiden, ist dies zu dokumentieren – auch wenn es sich nicht auf die Abschreibung auswirkt.
Aufbewahrungspflicht
GWG-Verzeichnisse und die zugehörigen Belege (Rechnungen, Lieferscheine) sind gemäß § 147 Abs. 1 AO zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde. Für ein GWG mit Sofortabschreibung aus 2025 endet die Aufbewahrungsfrist somit erst am 31.12.2035.
Integration in den Anlagenspiegel nach § 284 Abs. 3 HGB
Mittelgroße und große GmbHs müssen nach § 284 Abs. 3 HGB im Anhang einen Anlagenspiegel veröffentlichen, der die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens darstellt. GWG mit Sofortabschreibung werden üblicherweise als gesonderte Position ausgewiesen:
| Anlagenklasse | Anschaffungskosten | Zugänge | Abgänge | Abschreibungen | Restbuchwert |
|---|---|---|---|---|---|
| GWG (Sofortabschreibung) | 12.400 € | 12.400 € | 0 € | 12.400 € | 0 € |
| Sammelposten GWG | 8.500 € | 3.200 € | 0 € | 2.340 € | 6.160 € |
| Betriebs- und Geschäftsausstattung | 145.000 € | 18.000 € | 2.000 € | 28.400 € | 132.600 € |
Kleine GmbHs sind nach § 288 HGB von der Erstellung eines Anhangs befreit, sofern bestimmte Angaben unter der Bilanz gemacht werden. Dennoch ist auch bei kleinen GmbHs die interne Führung eines GWG-Verzeichnisses für steuerliche Zwecke zwingend erforderlich.
„Bei der Prüfung von Jahresabschlüssen achten wir Steuerberater besonders auf die vollständige und korrekte Dokumentation von GWG. Fehlende oder unvollständige Verzeichnisse führen regelmäßig zu Rückfragen durch das Finanzamt und können im schlimmsten Fall zur Versagung der Sofortabschreibung führen. Eine saubere Erfassung von Anfang an spart später erheblichen Aufwand und mögliche Steuernachzahlungen.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Welche typischen Fehler sollten bei der GWG-Buchung vermieden werden?
In der Praxis zeigen sich bei der Handhabung geringwertiger Wirtschaftsgüter immer wieder typische Fehlerquellen, die zu steuerlichen Nachteilen oder zu Beanstandungen bei Betriebsprüfungen führen können. Die folgenden Fallstricke sollten GmbH-Geschäftsführer und Buchhalter kennen und vermeiden.
Fehlende selbstständige Nutzungsfähigkeit
Ein häufiger Fehler ist die Behandlung von Wirtschaftsgütern als GWG, obwohl diese nicht selbstständig nutzbar sind. Nach § 6 Abs. 2 EStG muss ein GWG selbstständig nutzungsfähig sein – das bedeutet, es muss für sich allein eine betriebliche Funktion erfüllen können, ohne zwingend mit anderen Wirtschaftsgütern verbunden zu sein.
Keine selbstständige Nutzungsfähigkeit
Typische Beispiele für nicht selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter sind: Monitor (ohne Computer), Computermaus, Tastatur, Softwarelizenzen für bereits vorhandene Systeme, Ersatzteile, Zubehör für Maschinen. Diese Wirtschaftsgüter müssen – unabhängig vom Wert – als Teil einer Gesamtheit aktiviert und über die Nutzungsdauer der Hauptsache abgeschrieben werden.
Selbstständig nutzbar sind dagegen: Notebook (vollständiges System), Drucker, Smartphone, Bürostuhl, Werkzeuge, Mess- und Prüfgeräte. Bei Zweifeln ist die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) maßgeblich, die eine selbstständige Nutzungsfähigkeit dann bejaht, wenn das Wirtschaftsgut ohne weitere Ergänzungen eine eigenständige betriebliche Funktion erfüllen kann.
Brutto-Netto-Verwechslung bei den Wertgrenzen
Ein klassischer Fehler in der Buchhaltung ist die Anwendung der GWG-Grenzen auf Brutto-Beträge statt auf Netto-Werte. Die gesetzlichen Grenzen (250 Euro, 800 Euro, 1.000 Euro) beziehen sich immer auf die Netto-Anschaffungskosten ohne Umsatzsteuer – allerdings nur bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen.
| Rechnungsbetrag | Netto (vorsteuerabzugsberechtigt) | Behandlung | Rechnungsbetrag ohne Vorsteuerabzug |
|---|---|---|---|
| 297,50 € (inkl. 19% USt) | 250 € | Sofortabzug möglich | 297,50 € → keine GWG |
| 952 € (inkl. 19% USt) | 800 € | GWG-Sofortabschreibung | 952 € → reguläre AfA |
| 1.190 € (inkl. 19% USt) | 1.000 € | Sammelposten möglich | 1.190 € → reguläre AfA |
| 1.250 € (inkl. 19% USt) | 1.050,42 € | Reguläre AfA über Nutzungsdauer | 1.250 € → reguläre AfA |
Wahlrechts-Bindung nicht beachtet
Das Wahlrecht zwischen Sofortabschreibung und Sammelposten muss einheitlich für alle GWG eines Wirtschaftsjahres ausgeübt werden. Ein häufiger Fehler besteht darin, dass für manche Anschaffungen die Sofortabschreibung gewählt wird, für andere aber der Sammelposten – je nachdem, was aktuell steuerlich günstiger erscheint. Dies ist unzulässig und kann bei Betriebsprüfungen zur Versagung der Vergünstigung führen.
Nachträgliche Anschaffungskosten nicht berücksichtigt
Nachträgliche Anschaffungskosten (z. B. für Erweiterungen oder Upgrades) können dazu führen, dass die GWG-Grenze nachträglich überschritten wird. In diesem Fall ist das ursprünglich als GWG behandelte Wirtschaftsgut rückwirkend als reguläres Anlagegut zu behandeln – die bereits vorgenommene Sofortabschreibung muss korrigiert werden.
-
GWG-Grenzen immer auf Netto-Anschaffungskosten anwenden (bei Vorsteuerabzug)
-
Selbstständige Nutzungsfähigkeit prüfen – bei Zweifel BFH-Rechtsprechung konsultieren
-
Wahlrecht einheitlich für alle GWG des Jahres ausüben (nicht selektiv)
-
GWG-Verzeichnis vollständig führen und zehn Jahre aufbewahren
-
Bei nachträglichen Anschaffungskosten Gesamt-Wertgrenze prüfen
-
Sammelposten auch bei Ausscheiden einzelner Güter unverändert über 5 Jahre abschreiben
-
Handels- und steuerrechtliche Behandlung abstimmen (Einheitsbilanz oder Differenzen dokumentieren)
„Aus der täglichen Zusammenarbeit mit Mandanten wissen wir: Die meisten GWG-Fehler entstehen nicht aus böser Absicht, sondern aus Unkenntnis der Details. Gerade bei wachsenden GmbHs, die von einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur doppelten Buchführung wechseln, empfehlen wir eine intensive Schulung der Buchhaltung oder die Auslagerung an erfahrene Steuerberater. OnlineBilanz bietet hier digitale Lösungen mit festen Ansprechpartnern, die solche Fehler von Anfang an vermeiden.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Gelten Sonderregelungen für Pkw, Software und andere besondere Wirtschaftsgüter?
Während die GWG-Regelungen für typische Büro- und Betriebsausstattung relativ eindeutig sind, gibt es bestimmte Wirtschaftsgüter-Kategorien, bei denen Sonderregelungen oder besondere Bewertungsfragen zu beachten sind. Hier ist erhöhte Aufmerksamkeit geboten, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.
Pkw und Kraftfahrzeuge
Kraftfahrzeuge können grundsätzlich nicht als geringwertige Wirtschaftsgüter behandelt werden, da sie regelmäßig die Wertgrenze von 800 bzw. 1.000 Euro deutlich überschreiten. Selbst gebrauchte Fahrzeuge oder Motorräder erreichen meist höhere Anschaffungskosten. Pkw sind daher grundsätzlich zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von sechs Jahren nach AfA-Tabelle abzuschreiben.
Besonderheiten gelten jedoch für Fahrzeugzubehör: Navigationssysteme, Dashcams oder Einparkhilfen, die nachträglich eingebaut werden und unter 800 Euro kosten, können als GWG sofort abgeschrieben werden – sofern sie selbstständig nutzbar sind (z. B. tragbares Navi). Fest eingebautes Zubehör wird dagegen als nachträgliche Anschaffungskosten des Fahrzeugs behandelt und erhöht dessen Buchwert.
Software und digitale Wirtschaftsgüter
Software kann grundsätzlich als GWG behandelt werden, wenn sie selbstständig nutzbar ist und die Wertgrenzen nicht überschreitet. Hierbei ist zu unterscheiden:
- Standardsoftware (z. B. Microsoft Office, Adobe Creative Suite): Selbstständig nutzbar, GWG-fähig wenn unter 800 Euro
- Branchensoftware (z. B. Warenwirtschaftssystem): Selbstständig nutzbar, meist über 1.000 Euro und daher regulär abzuschreiben
- Software-Updates: Keine selbstständige Nutzbarkeit, als laufender Aufwand oder nachträgliche Anschaffungskosten der Hauptsoftware
- SaaS-Lizenzen (Software as a Service): Kein Wirtschaftsgut, sondern laufende Betriebsausgabe – keine Aktivierung
Praxishinweis Software-Lizenzen
Bei dauerhaften Software-Lizenzen (Kauflizenzen) erfolgt Aktivierung und ggf. GWG-Behandlung. Bei zeitlich befristeten Lizenzen oder Abonnements (z. B. Microsoft 365, Adobe Creative Cloud) liegt kein aktivierungspflichtiges Wirtschaftsgut vor – die Kosten sind sofort als Betriebsausgabe abzugsfähig, unabhängig von der Höhe.
Geringwertige Gebäudeteile und Betriebsvorrichtungen
Gebäudeteile sind grundsätzlich keine selbstständigen Wirtschaftsgüter, sondern Teil des Gebäudes und daher nicht GWG-fähig. Ausnahmen gelten für Betriebsvorrichtungen, die zwar fest mit dem Gebäude verbunden sind, aber unmittelbar dem Betriebsablauf dienen (nicht der Gebäudenutzung). Beispiele:
GWG-fähige Betriebsvorrichtungen
- Klimaanlage für Serverraum
- Spezielle Beleuchtung für Produktion
- Regalsysteme im Lager
- Hebevorrichtungen, Kräne
Nicht GWG-fähige Gebäudeteile
- Heizungsanlage (dient dem Gebäude)
- Sanitäranlagen
- Fenster, Türen
- Bodenbeläge, Wandverkleidungen
Telekommunikationsgeräte und Peripherie
Smartphones, Tablets und Festnetztelefone sind in der Regel selbstständig nutzbar und damit GWG-fähig. Bei der Anschaffung von Komplettsystemen (z. B. Computer mit Monitor) ist zu prüfen, ob eine einheitliche Anschaffung vorliegt oder ob die Komponenten getrennt zu bewerten sind:
Bewertung von Komplettsystemen
Wird ein Komplettsystem (z. B. Desktop-PC mit Monitor) in einer Rechnung als Paket gekauft, ist steuerlich von einem einheitlichen Wirtschaftsgut auszugehen. Die Anschaffungskosten sind nicht künstlich aufzuteilen. Beispiel: PC mit Monitor für 1.400 Euro → reguläre AfA über 3 Jahre, keine GWG-Behandlung, auch wenn PC (800 Euro) und Monitor (600 Euro) einzeln unter der Grenze lägen.
| Wirtschaftsgut | Typische AK | Selbstständig nutzbar? | GWG-Behandlung |
|---|---|---|---|
| Smartphone (Business) | 600–1.200 € | Ja | Bis 800 € GWG, sonst regulär |
| Tablet | 400–900 € | Ja | Bis 800 € GWG, sonst regulär |
| Desktop-PC komplett | 1.200–2.000 € | Ja (als Einheit) | Meist reguläre AfA |
| Notebook | 700–1.500 € | Ja | Bis 800 € GWG, sonst regulär |
| Monitor (einzeln) | 200–600 € | Nein (ohne PC) | Kein GWG, Teil des PC-Systems |
| Drucker | 150–800 € | Ja | Bis 800 € GWG möglich |
Wie wirken sich GWG auf den Jahresabschluss und die Offenlegung aus?
Die Behandlung geringwertiger Wirtschaftsgüter hat unmittelbare Auswirkungen auf die Darstellung des Jahresabschlusses nach § 242 HGB. Je nach Unternehmensgröße und gewählter Abschreibungsmethode ergeben sich unterschiedliche Ausweispflichten in Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie im Anhang.
Ausweis in der Bilanz nach § 266 HGB
GWG mit Sofortabschreibung erscheinen in der Bilanz zum Bilanzstichtag mit einem Restbuchwert von null Euro – sie sind also im Anlagevermögen nicht mehr sichtbar. Lediglich im Anlagenspiegel (bei mittelgroßen und großen GmbHs) wird die Zu- und Abgangsbewegung des Geschäftsjahres nachvollziehbar.
Sammelposten erscheinen dagegen im Anlagevermögen unter der Position „Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung“ (§ 266 Abs. 2 A. II. 3. HGB) mit dem jeweiligen Restbuchwert. Bei einem Sammelposten von ursprünglich 10.000 Euro sind nach dem ersten Jahr noch 8.000 Euro ausgewiesen, nach dem zweiten Jahr 6.000 Euro usw.
Ausweis in der Gewinn- und Verlustrechnung
Die Abschreibungen auf GWG werden in der GuV nach § 275 HGB je nach gewähltem Gliederungsschema ausgewiesen:
- Gesamtkostenverfahren (§ 275 Abs. 2 HGB): Position 7a „Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen“
- Umsatzkostenverfahren (§ 275 Abs. 3 HGB): Je nach Zuordnung in den Herstellungskosten, Vertriebskosten oder Verwaltungskosten enthalten
In der Praxis werden GWG-Abschreibungen häufig nicht gesondert ausgewiesen, sondern gemeinsam mit den übrigen Abschreibungen auf Sachanlagen im Buchungssatz erfasst. Eine separate Darstellung ist nur dann erforderlich, wenn dies für die Vermittlung eines den tatsächlichen Verhältnissen entsprechenden Bildes notwendig ist (§ 264 Abs. 2 HGB).
Angaben im Anhang nach § 284 HGB
Mittelgroße und große GmbHs müssen im Anhang nach § 284 Abs. 3 HGB einen Anlagenspiegel veröffentlichen. Dieser muss für jede Anlagenposition folgende Angaben enthalten:
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Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu Beginn des Geschäftsjahres
-
Zugänge im Geschäftsjahr (z. B. GWG-Anschaffungen)
-
Abgänge im Geschäftsjahr
-
Umbuchungen zwischen Anlagenklassen
-
Kumulierte Abschreibungen zu Beginn und am Ende
-
Abschreibungen des Geschäftsjahres
-
Restbuchwert am Bilanzstichtag
GWG mit Sofortabschreibung werden im Anlagenspiegel üblicherweise als gesonderte Position „Geringwertige Wirtschaftsgüter“ ausgewiesen. Sie erscheinen mit Zugang und gleichzeitig vollständiger Abschreibung, sodass der Restbuchwert null beträgt. Sammelposten werden dagegen über fünf Jahre hinweg mit jährlich 20 Prozent Abschreibung dargestellt.
Erleichterungen für kleine GmbHs
Kleine GmbHs nach § 267 Abs. 1 HGB (Bilanzsumme bis 6 Mio. Euro, Umsatz bis 12 Mio. Euro, bis 50 Mitarbeiter) sind nach § 288 HGB von der Pflicht zur Aufstellung eines Anhangs befreit, wenn bestimmte Angaben unter der Bilanz gemacht werden. Der Anlagenspiegel muss dann nicht veröffentlicht werden – intern sollte er dennoch für steuerliche Zwecke geführt werden.
Offenlegung beim Unternehmensregister
Seit dem DiRUG (Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie, in Kraft seit 01.08.2022) erfolgt die Offenlegung des Jahresabschlusses ausschließlich beim Unternehmensregister – nicht mehr beim Bundesanzeiger. Die Offenlegungsfrist beträgt nach § 325 HGB grundsätzlich zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag.
Für den Bilanzstichtag 31.12.2025 endet die Offenlegungsfrist somit am 31.12.2026. Bei verspäteter Offenlegung droht ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB mit Ordnungsgeldern zwischen 500 und 25.000 Euro. Die GWG-Behandlung hat auf die Offenlegungspflicht keinen Einfluss – sie betrifft lediglich die interne Darstellung im Jahresabschluss.
„Viele Mandanten unterschätzen den Aufwand für einen ordnungsgemäßen Jahresabschluss mit korrekter GWG-Behandlung, Anlagenspiegel und fristgerechter Offenlegung. Wer sich auf digitale Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen verlässt – wie sie OnlineBilanz anbietet –, erhält nicht nur den fachlich korrekten Abschluss, sondern auch die fristgerechte Einreichung beim Unternehmensregister. So vermeiden Sie Ordnungsgelder und behalten den Kopf frei für Ihr Geschäft.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Häufig gestellte Fragen
Kann ich ein GWG auch über mehrere Jahre abschreiben statt sofort?
Ja. Die Sofortabschreibung nach § 6 Abs. 2 EStG ist ein Wahlrecht. Sie können ein Wirtschaftsgut unterhalb der 800-Euro-Grenze auch regulär aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben. Handelsrechtlich ist dies oft sogar zwingend, da § 6 Abs. 2 EStG nur steuerlich gilt.
Gilt die 800-Euro-Grenze brutto oder netto?
Die Wertgrenze von 800 Euro gilt netto, also ohne Umsatzsteuer. Entscheidend sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten gemäß § 255 HGB. Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen rechnen ohne Umsatzsteuer; nicht abzugsberechtigte müssen die Umsatzsteuer in die Anschaffungskosten einbeziehen.
Was passiert, wenn ich ein GWG aus dem Sammelposten ausscheide?
Ein Ausscheiden – etwa durch Verkauf oder Verschrottung – ändert nichts an der linearen Abschreibung des Sammelpostens über fünf Jahre. Der Sammelposten wird nach § 6 Abs. 2a Satz 4 EStG unverändert fortgeführt. Es erfolgt keine Korrektur bei Entnahme oder Veräußerung.
Kann ich verschiedene GWG-Methoden im selben Jahr kombinieren?
Nein. Nach § 6 Abs. 2a EStG müssen Sie sich für ein Wirtschaftsjahr einheitlich entscheiden: entweder Sofortabschreibung bis 800 Euro oder Sammelposten bis 1.000 Euro. Eine parallele Nutzung beider Methoden ist nicht zulässig.
Gelten die GWG-Grenzen auch für Freiberufler und Selbstständige?
Ja. Die Regelungen des § 6 Abs. 2 und 2a EStG gelten für alle Einkunftsarten mit Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 1 oder § 4 Abs. 3 EStG – also auch für Freiberufler, Einzelunternehmer und Personengesellschaften, soweit sie bilanzieren oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.
Muss ich die GWG-Liste bei der Steuererklärung einreichen?
Nein, die GWG-Liste ist nicht einzureichen, aber sie muss im Unternehmen geführt und auf Anforderung dem Finanzamt vorgelegt werden können. Sie dient als Nachweis für die Sofortabschreibung und ist bei Betriebsprüfungen vorzulegen.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: Handelsgesetzbuch (HGB), Einkommensteuergesetz (EStG), Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV), Abgabenordnung (AO). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
