Jahresabschluss KMU 2026: Pflichten, Fristen & Erstellung
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Der Jahresabschluss ist für kleine und mittelständische Unternehmen weit mehr als eine Pflichtaufgabe – er ist das zentrale Steuerungsinstrument für wirtschaftliche Stabilität und Zukunftssicherung. Dieser Leitfaden erklärt alle gesetzlichen Pflichten, Bestandteile, Fristen und zeigt, wie KMU den Jahresabschluss effizient und rechtssicher erstellen. Ähnliche Anforderungen gelten auch für den Jahresabschluss für Selbständige, wobei die Rechtsform entscheidend ist. Von Bilanz über GuV bis zur Offenlegung beim Unternehmensregister – dabei sind auch die Aufbewahrungsfristen für die Bilanz zu beachten.
Kurzantwort
Kleine und mittelständische Unternehmen müssen je nach Rechtsform und Größenklasse nach § 242 HGB einen Jahresabschluss mit Bilanz und GuV erstellen. Kapitalgesellschaften benötigen zusätzlich einen Anhang nach § 264 HGB und müssen den Jahresabschluss binnen 12 Monaten beim Unternehmensregister offenlegen. Die Feststellungsfrist beträgt 11 Monate für kleine und 8 Monate für mittelgroße Gesellschaften nach § 42a GmbHG.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein KMU – und welche Größenklassen gelten?
Die Abkürzung KMU steht für kleine und mittelständische Unternehmen. Diese Einordnung ist nicht nur eine Größenbeschreibung, sondern bestimmt maßgeblich den Umfang der gesetzlichen Jahresabschluss-Pflichten.
Nach der EU-Definition gilt ein Unternehmen als KMU, wenn es maximal 250 Mitarbeitende beschäftigt, einen Jahresumsatz von bis zu 50 Mio. Euro erzielt oder eine Bilanzsumme von bis zu 43 Mio. Euro aufweist. Für die bilanziellen Pflichten ist jedoch die Einordnung nach § 267 HGB maßgeblich.
Kleine Kapitalgesellschaft
Bilanzsumme ≤ 6 Mio. Euro, Umsatz ≤ 12 Mio. Euro, Mitarbeiter ≤ 50 (§ 267 Abs. 1 HGB)
Mittelgroße Kapitalgesellschaft
Bilanzsumme ≤ 20 Mio. Euro, Umsatz ≤ 40 Mio. Euro, Mitarbeiter ≤ 250 (§ 267 Abs. 2 HGB)
Große Kapitalgesellschaft
Überschreitung von mindestens zwei der drei Schwellenwerte (§ 267 Abs. 3 HGB)
Hinweis
Die Größenklasse muss an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen überschritten werden, damit im Folgejahr höhere Anforderungen gelten. Bei Unterschreitung gilt die gleiche Zweijahresregel.
Die Größenklasse bestimmt, welche Bestandteile der Jahresabschluss enthalten muss, ob ein Lagebericht erforderlich ist, wie umfangreich die Offenlegung ausfällt und ob eine Prüfungspflicht besteht.
Gesetzliche Pflichten für KMU beim Jahresabschluss
Die Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses ergibt sich für KMU aus verschiedenen gesetzlichen Grundlagen. Welche Anforderungen konkret gelten, hängt von der Rechtsform und der Größenklasse ab.
Pflicht nach Rechtsform
Nach § 242 HGB sind alle Kaufleute verpflichtet, zum Schluss eines Geschäftsjahres eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen. Für Kapitalgesellschaften gelten darüber hinaus die erweiterten Vorschriften der §§ 264 ff. HGB.
| Rechtsform | Jahresabschluss | Anhang | Lagebericht | Offenlegung |
|---|---|---|---|---|
| GmbH (klein) | Ja | Ja | Nein | Ja |
| GmbH (mittel) | Ja | Ja | Ja | Ja |
| UG (klein) | Ja | Ja | Nein | Ja |
| e.K. | Ja | Nein | Nein | Nein |
| OHG/KG | Ja | Nein* | Nein* | Nein* |
* Ausnahme: Kapitalgesellschaft & Co. KG unterliegen den Offenlegungsvorschriften nach § 264a HGB.
„Viele KMU unterschätzen die Tragweite der Größenklassenzuordnung. Schon das einmalige Überschreiten von zwei der drei Schwellenwerte kann im Folgejahr zu erheblich höheren Pflichten führen – etwa zur Erstellung eines Lageberichts oder zur Prüfungspflicht.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Bestandteile des Jahresabschlusses für KMU
Der Jahresabschluss setzt sich je nach Größenklasse und Rechtsform aus verschiedenen Komponenten zusammen. Für Kapitalgesellschaften sind die Mindestbestandteile in § 264 Abs. 1 HGB definiert.
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Bilanz nach § 266 HGB
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Gewinn- und Verlustrechnung nach § 275 HGB
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Anhang nach § 284 HGB (für Kapitalgesellschaften)
-
Lagebericht nach § 289 HGB (ab mittelgroßer Gesellschaft)
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Ergebnisverwendungsrechnung (optional)
Kleine Kapitalgesellschaften können nach § 266 Abs. 1 Satz 3 HGB eine verkürzte Bilanz aufstellen. Zudem entfällt die Pflicht zur Erstellung eines Lageberichts nach § 264 Abs. 1 Satz 4 HGB.
Erleichterungen für kleine Kapitalgesellschaften
- Verkürzte Bilanz: Zusammenfassung von Posten nach Buchstaben (z. B. A, B, C statt römischer Zahlen)
- Verkürzte GuV: Gliederung nach § 275 Abs. 5 HGB
- Verkürzter Anhang: Reduzierte Angabepflichten nach § 288 HGB
- Kein Lagebericht erforderlich nach § 264 Abs. 1 Satz 4 HGB
Achtung
Auch bei Erleichterungen bleiben die formalen Anforderungen an die Gliederung und Vollständigkeit bestehen. Fehler in der Darstellung können zur Zurückweisung bei der Offenlegung führen.
Aufbau der Bilanz nach § 266 HGB
Die Bilanz ist das zentrale Dokument des Jahresabschlusses. Sie stellt das Vermögen (Aktiva) und die Schulden sowie das Eigenkapital (Passiva) gegenüber und zeigt die Vermögenslage des Unternehmens zum Abschlussstichtag.
Nach § 266 HGB ist die Bilanz in Kontoform zu gliedern. Auf der linken Seite stehen die Aktiva, auf der rechten Seite die Passiva. Die Gliederungstiefe richtet sich nach der Größenklasse.
Aktiva
- A. Anlagevermögen (I. Immaterielle Vermögensgegenstände, II. Sachanlagen, III. Finanzanlagen)
- B. Umlaufvermögen (I. Vorräte, II. Forderungen, III. Wertpapiere, IV. Kassenbestand)
- C. Rechnungsabgrenzungsposten
- D. Aktive latente Steuern
- E. Aktiver Unterschiedsbetrag
Passiva
- A. Eigenkapital (I. Gezeichnetes Kapital, II. Kapitalrücklage, III. Gewinnrücklagen, IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag, V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag)
- B. Rückstellungen
- C. Verbindlichkeiten
- D. Rechnungsabgrenzungsposten
- E. Passive latente Steuern
Kleine Kapitalgesellschaften dürfen die Gliederung nach § 266 Abs. 1 Satz 3 HGB auf die mit Buchstaben bezeichneten Posten beschränken. Mittelgroße und große Gesellschaften müssen die vollständige Gliederung einhalten.
Hinweis
Die Bilanz muss mit Vorjahreszahlen versehen werden (§ 265 Abs. 2 HGB). Abweichungen in der Gliederung sind im Anhang zu erläutern.
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) nach § 275 HGB
Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt die Ertragslage des Unternehmens dar. Sie zeigt, wie sich das Ergebnis des Geschäftsjahres zusammensetzt – aus betrieblicher Tätigkeit, Finanzergebnis und Steuern.
Nach § 275 HGB stehen zwei Darstellungsformen zur Wahl: das Gesamtkostenverfahren (GKV) nach Absatz 2 und das Umsatzkostenverfahren (UKV) nach Absatz 3. Die meisten KMU wählen das Gesamtkostenverfahren.
Gesamtkostenverfahren (GKV)
- Umsatzerlöse
- Erhöhung/Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen
- Andere aktivierte Eigenleistungen
- Sonstige betriebliche Erträge
- Materialaufwand
- Personalaufwand
- Abschreibungen
- Sonstige betriebliche Aufwendungen
- Erträge aus Beteiligungen
- Erträge aus anderen Wertpapieren
- Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
- Abschreibungen auf Finanzanlagen
- Zinsen und ähnliche Aufwendungen
- Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit
- Außerordentliche Erträge/Aufwendungen
- Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
- Sonstige Steuern
- Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag
Kleine Kapitalgesellschaften können nach § 275 Abs. 5 HGB eine verkürzte GuV aufstellen. Dabei werden die Posten 1 bis 5 zum Rohergebnis zusammengefasst.
Achtung
Die Wahl zwischen GKV und UKV muss einheitlich beibehalten werden (Stetigkeitsgrundsatz nach § 265 Abs. 1 HGB). Ein Wechsel ist nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig und im Anhang zu erläutern.
Anhang und Lagebericht für KMU
Der Anhang ist integraler Bestandteil des Jahresabschlusses von Kapitalgesellschaften nach § 264 Abs. 1 HGB. Er erläutert und ergänzt die Angaben in Bilanz und GuV und macht diese erst vollständig verständlich.
Inhalt des Anhangs nach § 284 HGB
- Angaben zu den angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden (§ 284 Abs. 2 Nr. 1 HGB)
- Erläuterungen zu einzelnen Posten der Bilanz und GuV
- Angaben zu Verbindlichkeiten (Restlaufzeiten, Sicherheiten)
- Haftungsverhältnisse nach § 251 HGB
- Angaben zu Organmitgliedern (Gesamtbezüge nach § 285 Nr. 9 HGB)
- Erläuterung wesentlicher Ereignisse nach dem Bilanzstichtag
- Anzahl der Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt (§ 285 Nr. 7 HGB)
Kleine Kapitalgesellschaften profitieren von erheblichen Erleichterungen nach § 288 HGB. Viele Angabepflichten entfallen oder werden reduziert.
Lagebericht für mittelgroße Kapitalgesellschaften
Ab der mittelgroßen Kapitalgesellschaft ist nach § 264 Abs. 1 Satz 1 HGB zusätzlich ein Lagebericht zu erstellen. Dieser muss nach § 289 HGB den Geschäftsverlauf, die Lage der Gesellschaft und die voraussichtliche Entwicklung darstellen.
Hinweis
Der Lagebericht ist kein Bestandteil des Jahresabschlusses im engeren Sinne, aber zusammen mit diesem offenzulegen. Er muss mit der Bilanz in Einklang stehen und wird von der Geschäftsführung erstellt.
Fristen für Erstellung, Feststellung und Offenlegung 2026
Für KMU gelten strenge gesetzliche Fristen, deren Nichteinhaltung empfindliche Ordnungsgelder nach sich ziehen kann. Die Fristen richten sich nach der Größenklasse und der Rechtsform.
Feststellungsfrist nach § 42a GmbHG
Der Jahresabschluss muss von der Geschäftsführung aufgestellt und von den Gesellschaftern festgestellt werden. Für das Geschäftsjahr 2025 (Bilanzstichtag 31.12.2025) gelten folgende Fristen:
11 Monate
Kleine Kapitalgesellschaften
8 Monate
Mittelgroße Kapitalgesellschaften
3 Monate
Große Kapitalgesellschaften
Für kleine GmbHs bedeutet dies: Feststellung bis spätestens 30. November 2026. Mittelgroße Gesellschaften müssen bereits bis zum 31. August 2026 festgestellt haben.
Offenlegungsfrist nach § 325 HGB
Nach § 325 Abs. 1 HGB müssen Kapitalgesellschaften den festgestellten Jahresabschluss binnen 12 Monaten nach dem Abschlussstichtag beim Unternehmensregister elektronisch einreichen.
Für den Jahresabschluss 2025 gilt: Offenlegung bis spätestens 31. Dezember 2026. Die Einreichung erfolgt ausschließlich über das Unternehmensregister, das seit dem DiRUG (01.08.2022) die zentrale Offenlegungsstelle ist.
Achtung
Bei verspäteter Offenlegung droht ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB. Das Bundesamt für Justiz kann Ordnungsgelder zwischen 500 und 25.000 Euro festsetzen. Zusätzlich entstehen Verfahrenskosten.
| Frist | Kleine GmbH | Mittelgroße GmbH | Stichtag 31.12.2025 |
|---|---|---|---|
| Feststellung | 11 Monate | 8 Monate | 30.11.2026 / 31.08.2026 |
| Offenlegung | 12 Monate | 12 Monate | 31.12.2026 |
| Ordnungsgeld bei Verstoß | 500 – 25.000 € | 500 – 25.000 € | nach § 335 HGB |
Erstellung des Jahresabschlusses: Ablauf und Best Practices
Die Erstellung des Jahresabschlusses für KMU folgt einem strukturierten Prozess. Eine durchdachte Vorbereitung und klare Ablauforganisation sparen Zeit, vermeiden Fehler und erhöhen die Qualität.
Schritt 1: Vorbereitung und Buchhaltung abschließen
Vor Beginn der eigentlichen Abschlusserstellung muss die laufende Buchhaltung vollständig, korrekt und abgestimmt sein. Alle Geschäftsvorfälle des Jahres müssen erfasst, Konten abgestimmt und offene Posten geklärt sein.
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Kontenabstimmung (Debitoren, Kreditoren, Bank)
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Erfassung aller Belege bis zum Bilanzstichtag
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Prüfung der Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten
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Klärung offener Posten und Differenzen
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Saldenliste erstellen und prüfen
Schritt 2: Inventur und Bewertung
Nach § 240 HGB ist zum Abschlussstichtag eine Inventur durchzuführen. Alle Vermögensgegenstände und Schulden müssen erfasst und bewertet werden. Die Bewertung erfolgt nach den Grundsätzen der §§ 252 ff. HGB.
- Stichtagsinventur oder verlegte Inventur durchführen
- Anlagevermögen bewerten (Anschaffungskosten, planmäßige Abschreibung nach § 253 HGB)
- Umlaufvermögen bewerten (Niederstwertprinzip nach § 253 Abs. 4 HGB)
- Rückstellungen bilden (§ 249 HGB)
- Forderungen auf Werthaltigkeit prüfen (Einzelwertberichtigungen)
Schritt 3: Bilanz und GuV aufstellen
Auf Basis der abgestimmten Buchhaltung und der Inventur werden Bilanz und GuV nach den gesetzlichen Gliederungsvorschriften erstellt. Moderne Buchhaltungssoftware generiert diese Dokumente weitgehend automatisch.
Schritt 4: Anhang erstellen
Der Anhang erläutert die angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden sowie einzelne Positionen. Er wird manuell oder softwaregestützt erstellt und muss auf die individuellen Verhältnisse des Unternehmens zugeschnitten sein.
Schritt 5: Prüfung durch Steuerberater
Auch bei digitaler Vorbereitung ist die abschließende Prüfung durch einen Steuerberater unverzichtbar. Er prüft die Rechtssicherheit, Vollständigkeit und Plausibilität und übernimmt die steuerliche Beratung.
„Die digitale Vorbereitung des Jahresabschlusses spart erheblich Zeit und Kosten, ersetzt aber nicht die fachliche Prüfung und Freigabe durch den Steuerberater. Gerade bei Bewertungsfragen und komplexen Sachverhalten ist die Expertise unerlässlich.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Häufige Fehler bei der Jahresabschlusserstellung vermeiden
In der Praxis zeigen sich bei KMU immer wieder typische Fehlerquellen, die zu Korrekturen, Verzögerungen oder sogar Ordnungsgeldern führen können. Mit systematischer Vorbereitung lassen sich diese vermeiden.
Fehler 1: Unvollständige oder verspätete Buchhaltung
Viele KMU beginnen erst nach Jahresende mit der Erfassung von Belegen. Dies führt zu Zeitdruck, Fehlern und verzögert den gesamten Abschluss. Eine laufende, zeitnahe Buchhaltung ist die Grundlage für einen effizienten Jahresabschluss.
Fehler 2: Falsche Größenklassenzuordnung
Die Größenklasse muss jährlich geprüft werden. Wird das Überschreiten der Schwellenwerte übersehen, entstehen unvollständige Jahresabschlüsse oder fehlende Lageberichte – mit erheblichen rechtlichen Folgen.
Fehler 3: Fehlerhafte Bewertung von Vermögensgegenständen
Insbesondere bei Anlagevermögen werden häufig falsche Abschreibungsmethoden angewandt oder Nutzungsdauern nicht angepasst. Auch das Niederstwertprinzip bei Vorräten und Forderungen wird oft nicht korrekt angewandt.
Fehler 4: Unzureichende Rückstellungsbildung
Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten (z. B. ausstehende Rechnungen, Urlaubsansprüche, Steuernachzahlungen) werden vergessen oder falsch bewertet. Dies führt zu einem verzerrten Jahresergebnis.
Fehler 5: Verspätete Offenlegung
Die 12-Monats-Frist nach § 325 HGB wird häufig übersehen oder unterschätzt. Die Folge: Automatisierte Ordnungsgeldverfahren durch das Bundesamt für Justiz.
Achtung
Seit dem DiRUG (01.08.2022) erfolgt die Offenlegung ausschließlich beim Unternehmensregister. Der Bundesanzeiger ist nicht mehr die zuständige Stelle. Falsche Einreichungen werden nicht akzeptiert.
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Buchhaltung laufend und vollständig führen
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Größenklasse jährlich prüfen
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Bewertungsmethoden dokumentieren und einhalten
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Rückstellungen vollständig bilden
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Offenlegungsfrist im Blick behalten
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Steuerberater frühzeitig einbinden
Digitale Lösungen für die effiziente Jahresabschlusserstellung
Moderne KMU setzen zunehmend auf digitale Lösungen, um den Jahresabschluss effizienter, schneller und rechtssicherer zu erstellen. Digitale Plattformen wie OnlineBilanz.de kombinieren automatisierte Prozesse mit steuerlicher Expertise.
Vorteile digitaler Jahresabschlusserstellung
Effizienz
- Automatische Übernahme von Buchhaltungsdaten
- KI-gestützte Plausibilitätsprüfung
- Vorgefertigte Gliederungen nach § 266 und § 275 HGB
- Reduzierung manueller Eingaben
Rechtssicherheit
- Aktuelle gesetzliche Vorgaben integriert
- Prüfung durch Steuerberater inklusive
- Automatische Erinnerung an Fristen
- Direkte Einreichung ans Unternehmensregister
OnlineBilanz.de bietet eine vollständige digitale Lösung für Kapitalgesellschaften: Von der Datenübernahme über die Erstellung von Bilanz, GuV und Anhang bis zur Offenlegung beim Unternehmensregister – alles in einem Workflow.
Der Ablauf mit OnlineBilanz.de
- Buchhaltungsdaten hochladen (DATEV, lexoffice, sevDesk u. a.)
- System erstellt automatisch Bilanz und GuV nach HGB-Gliederung
- KI-gestützte Vorschläge für Anhangangaben und Bewertungen
- Steuerberater prüft und gibt frei
- Elektronische Offenlegung direkt ans Unternehmensregister
- Archivierung und Dokumentation revisionssicher
Hinweis
Die digitale Erstellung spart im Durchschnitt 40–60 % der Zeit und Kosten gegenüber der klassischen Abschlusserstellung. Gleichzeitig sinkt das Fehlerrisiko erheblich.
Besonders kleine und mittelgroße KMU profitieren von der Kombination aus Automatisierung und persönlicher Beratung. Die Software übernimmt Routineaufgaben, der Steuerberater konzentriert sich auf strategische und komplexe Fragestellungen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Fristen gelten für kleine GmbHs beim Jahresabschluss 2025?
Für kleine Kapitalgesellschaften gilt eine Feststellungsfrist von 11 Monaten nach § 42a GmbHG. Für den Jahresabschluss 2025 (Bilanzstichtag 31.12.2025) bedeutet das: Feststellung bis 30.11.2026. Die Offenlegung beim Unternehmensregister muss bis 31.12.2026 erfolgen (12 Monate nach § 325 HGB).
Braucht jede GmbH einen Anhang zum Jahresabschluss?
Ja, jede Kapitalgesellschaft muss nach § 264 Abs. 1 HGB einen Anhang erstellen – unabhängig von der Größenklasse. Kleine Kapitalgesellschaften können jedoch nach § 288 HGB einen verkürzten Anhang mit reduzierten Angabepflichten nutzen.
Was passiert bei verspäteter Offenlegung des Jahresabschlusses?
Bei verspäteter Offenlegung leitet das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB ein. Das Ordnungsgeld beträgt zwischen 500 und 25.000 Euro. Zusätzlich entstehen Verfahrenskosten. Die Offenlegungspflicht bleibt trotz Ordnungsgeld bestehen.
Wo muss der Jahresabschluss 2026 offengelegt werden?
Seit dem DiRUG (01.08.2022) erfolgt die Offenlegung ausschließlich beim Unternehmensregister. Die elektronische Einreichung erfolgt über www.unternehmensregister.de. Der Bundesanzeiger ist nicht mehr die zuständige Offenlegungsstelle.
Können KMU den Jahresabschluss selbst erstellen oder brauchen sie einen Steuerberater?
Grundsätzlich kann die Geschäftsführung den Jahresabschluss selbst erstellen. In der Praxis ist jedoch die Prüfung und Beratung durch einen Steuerberater dringend zu empfehlen – insbesondere bei Bewertungsfragen, Rückstellungen und steuerlichen Optimierungen. Digitale Lösungen wie OnlineBilanz.de kombinieren effiziente Vorbereitung mit steuerlicher Expertise.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Grundlagen: § 267 HGB – Größenklassen, § 264 HGB – Pflicht zur Aufstellung, § 325 HGB – Offenlegung, § 42a GmbHG – Feststellungsfristen. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
