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Bilanz für GmbH selbst erstellen: Was Geschäftsführer dürfen, was nicht — und was die smarte Alternative ist
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 14 Minuten
Viele GmbH-Geschäftsführer fragen sich: Kann ich die Bilanz für meine GmbH selbst erstellen — oder brauche ich zwingend einen Steuerberater? Die Antwort ist klar: Die interne Aufstellung ist erlaubt, die steuerrechtliche Einreichung nicht. Dieser Artikel erklärt, was die GmbH-Bilanz von anderen Rechtsformen unterscheidet, was Sie als Geschäftsführer selbst erledigen können und warum OnlineBilanz die ideale Lösung für jede GmbH ist.
Inhaltsverzeichnis
- Was die GmbH-Bilanz besonders macht
- GmbH: Immer bilanzierungspflichtig — keine Ausnahme
- Aufbau der GmbH-Bilanz nach § 266 HGB
- GmbH-spezifische Bilanzpositionen
- Was der GmbH-Geschäftsführer selbst erledigen darf
- Wo der Steuerberater für die GmbH gesetzlich Pflicht ist
- GmbH-Größenklassen und ihre Auswirkungen auf die Bilanz
- Schritt-für-Schritt: Bilanz für GmbH selbst erstellen
- OnlineBilanz: Bilanz für GmbH zum Festpreis
- Häufige Fragen
- Fazit
100 %
Bilanzierungspflicht — jede GmbH muss immer bilanzieren, unabhängig von Umsatz und Gewinn
25.000 €
Max. Bußgeld bei fehlender Bundesanzeiger-Offenlegung — eine GmbH-spezifische Pflicht
499,95 €
Festpreis inkl. MwSt. bei OnlineBilanz — vollständige GmbH-Bilanz mit StB-Haftung
1. Was die GmbH-Bilanz besonders macht
Die Bilanz einer GmbH unterscheidet sich in mehreren wesentlichen Punkten von der Bilanz anderer Rechtsformen. Wer die Bilanz für seine GmbH selbst erstellen möchte, muss diese Besonderheiten kennen — denn sie wirken sich direkt auf Inhalt, Umfang und Pflichten aus.
Immer Bilanzpflicht
Eine GmbH kann nie auf die EÜR ausweichen — sie ist unabhängig von Umsatz und Gewinn immer bilanzierungspflichtig. Das unterscheidet sie fundamental von Einzelunternehmen.
Stammkapital als Eigenkapital
Das Stammkapital (mindestens 25.000 €) erscheint als feste Position in der Bilanz. Anders als beim Einzelunternehmen gibt es kein persönliches Privatkonto — GmbH und Gesellschafter sind strikt getrennt.
Bundesanzeiger-Pflicht
Jede GmbH muss ihren Jahresabschluss beim Bundesanzeiger offenlegen — Einzelunternehmen und Personengesellschaften nicht. Diese Pflicht gilt ohne Ausnahme.
2. GmbH: Immer bilanzierungspflichtig — keine Ausnahme
Das ist der wichtigste Unterschied zur Frage „Bilanz für GmbH selbst erstellen” gegenüber anderen Rechtsformen: Eine GmbH kann nie auf die vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ausweichen. Die Bilanzierungspflicht ergibt sich direkt aus § 264 HGB — unabhängig davon, ob die GmbH 10.000 € oder 10 Millionen € Umsatz macht.
GmbH — immer Bilanz
Jede GmbH · Jede UG · Jede GmbH & Co. KG · Unabhängig von Umsatz, Gewinn und Mitarbeiterzahl · Keine Ausnahme, keine Übergangsfrist
Einzelunternehmen — EÜR möglich
Bis 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn · EÜR statt Bilanz zulässig nach § 241a HGB · Freiberufler grundsätzlich immer EÜR-berechtigt
Gesetzliche Grundlagen
3. Aufbau der GmbH-Bilanz nach § 266 HGB
Die Gliederung der GmbH-Bilanz ist in § 266 HGB verbindlich vorgeschrieben. Für kleine GmbHs ist eine vereinfachte Fassung zulässig — die Grundstruktur bleibt jedoch immer gleich.
Aktiva — Vermögen der GmbH
Passiva — Kapital & Schulden der GmbH
Blau markierte Positionen sind GmbH-spezifisch und unterscheiden sich von der Bilanz eines Einzelunternehmens.
4. GmbH-spezifische Bilanzpositionen
Wer die Bilanz für eine GmbH selbst erstellen möchte, muss folgende GmbH-spezifische Besonderheiten verstehen:
Stammkapital
Das Stammkapital erscheint auf der Passivseite unter „Gezeichnetes Kapital”. Es ist der Betrag, den die Gesellschafter bei Gründung eingezahlt haben — mindestens 25.000 € (GmbH) bzw. 1 € (UG). Es bleibt grundsätzlich konstant und ändert sich nur bei einer Kapitalerhöhung oder -herabsetzung.
Gesellschafterdarlehen
Wenn Gesellschafter ihrer eigenen GmbH Geld leihen, erscheint das als Verbindlichkeit gegenüber Gesellschaftern in der Bilanz. Diese Position erfordert im Anhang gesonderte Angaben zu Zinssatz und Bedingungen — und hat besondere steuerrechtliche Implikationen (Stichwort: verdeckte Gewinnausschüttung).
Keine Privatentnahmen — nur Gewinnausschüttung
Anders als beim Einzelunternehmen gibt es bei der GmbH keine Privatentnahmen. Jede Zahlung an den Gesellschafter muss klar als Gehalt (Geschäftsführergehalt), als Gewinnausschüttung nach Feststellung des Jahresabschlusses oder als Darlehensrückzahlung ausgewiesen sein. Vermischungen sind ein häufiger Fehler mit steuerlichen Konsequenzen.
Rücklagenpolitik
Bei der GmbH können Gewinne in gesetzliche oder freiwillige Gewinnrücklagen eingestellt werden — statt vollständig ausgeschüttet zu werden. Dieser Beschluss wird im Rahmen der Gesellschafterversammlung zur Feststellung des Jahresabschlusses gefasst und wirkt sich direkt auf die Bilanz aus.
Häufiger Fehler: Gesellschafter-Privatentnahmen als GmbH-Ausgabe verbuchen
Wenn ein GmbH-Gesellschafter private Ausgaben über das GmbH-Konto bezahlt und das nicht korrekt als Darlehen oder verdeckte Gewinnausschüttung verbucht wird, entsteht ein steuerliches Risiko, das bei Betriebsprüfungen regelmäßig beanstandet wird. Dieser Fehler passiert besonders bei Einpersonen-GmbHs häufig.
5. Was der GmbH-Geschäftsführer bei der Bilanzerstellung selbst erledigen darf
Als GmbH-Geschäftsführer dürfen Sie folgende Arbeiten intern übernehmen — ohne gesetzliche Einschränkung:
- Laufende doppelte Buchführung — alle Geschäftsvorfälle kontieren, Belege erfassen, Bankabgleich monatlich. Tools: Lexoffice, sevdesk, DATEV, FastBill
- Jahresinventur — Bestandsaufnahme aller Vorräte, Anlagegüter und des Kassenbestands zum 31.12.
- Abschreibungen berechnen — AfA für alle Anlagegüter nach BMF-Tabellen berechnen und verbuchen
- Rückstellungen bilden — Steuer-, Urlaubs- und sonstige Rückstellungen schätzen und buchen
- Rohbilanz aufstellen — alle Konten saldieren, Bilanz- und GuV-Entwurf erstellen
- Umsatzsteuervoranmeldungen — monatlich oder quartalsweise selbst einreichen
- DATEV-Export oder CSV aufbereiten — für die Übergabe an OnlineBilanz
6. Wo der Steuerberater für die GmbH gesetzlich Pflicht ist
| Aufgabe | GmbH selbst möglich? | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Buchführung führen | ✅ Ja | Keine Einschränkung |
| Bilanz intern aufstellen | ✅ Ja | § 242 HGB |
| E-Bilanz via ELSTER einreichen | ❌ Nur mit StB-Signatur | § 5b EStG |
| Körperschaftsteuererklärung | ❌ StB erforderlich | § 2 StBerG |
| Gewerbesteuererklärung | ❌ StB erforderlich | § 2 StBerG |
| Bundesanzeiger-Offenlegung | ⚠️ Technisch ja, StB empfohlen | § 325 HGB |
7. GmbH-Größenklassen und ihre Auswirkungen auf die Bilanz
Die Größenklasse nach § 267 HGB bestimmt, welche Erleichterungen eine GmbH bei der Bilanzerstellung nutzen kann:
| Kriterium | Kleine GmbH | Mittelgroße GmbH | Große GmbH |
|---|---|---|---|
| Bilanzsumme | ≤ 7,5 Mio. € | ≤ 25 Mio. € | > 25 Mio. € |
| Umsatz | ≤ 15 Mio. € | ≤ 50 Mio. € | > 50 Mio. € |
| Mitarbeiter | ≤ 50 | ≤ 250 | > 250 |
| Bilanzgliederung | Verkürzt möglich | Vollständig | Vollständig |
| GuV-Offenlegung | Nicht erforderlich | Pflicht | Pflicht |
| Abschlussprüfung | Nicht erforderlich | Pflicht | Pflicht |
„Für die allermeisten GmbHs, die zu uns kommen — mit Umsätzen unter 5 Millionen € und weniger als 20 Mitarbeitern — gilt: kleine GmbH, vereinfachte Bilanz, keine GuV-Offenlegungspflicht. Das macht die Bilanzerstellung deutlich handhabbarer. Und mit OnlineBilanz ist sie es noch mehr.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz
8. Schritt-für-Schritt: Bilanz für GmbH selbst erstellen mit OnlineBilanz
-
Das ganze Jahr
Buchführung laufend pflegen
Alle GmbH-Buchungen zeitnah erfassen, Gesellschafterkonten sauber führen, Geschäftsführergehalt korrekt verbuchen, Privatentnahmen klar abgrenzen. Digitale Buchhaltungstools nutzen.
-
Dezember
GmbH-Inventur durchführen
Alle Vorräte, Anlagegüter und den Kassenbestand der GmbH zum 31.12. inventarisieren. Gesellschafterdarlehen auf Richtigkeit prüfen.
-
Januar
Jahresabschlussbuchungen vornehmen
Abschreibungen, Rückstellungen (Steuer-, Urlaubsrückstellungen), Rechnungsabgrenzungen, Forderungsbewertungen — alle Jahresabschlussbuchungen für die GmbH abschließen.
-
Beauftragung
OnlineBilanz beauftragen & Daten hochladen
DATEV-Export, CSV oder PDF über onlinebilanz.de/beauftragen hochladen — kein Kanzleitermin. GmbH-Daten werden direkt verarbeitet.
-
KI + StB
Automatische Verarbeitung und StB-Prüfung
KI erstellt GmbH-Bilanz, GuV und E-Bilanz. Lizenzierter Steuerberater prüft GmbH-spezifische Positionen (Gesellschafterdarlehen, Stammkapital, Rücklagen) und reicht alle Erklärungen ein.
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Gesellschafter
Jahresabschluss feststellen lassen
Gesellschafterbeschluss zur Feststellung des Jahresabschlusses und Beschluss über Gewinnverwendung. OnlineBilanz liefert den feststellungsreifen Abschluss.
-
Abschluss
Bundesanzeiger-Offenlegung
OnlineBilanz reicht den festgestellten GmbH-Jahresabschluss automatisch beim Bundesanzeiger ein — im Festpreis inklusive.
9. OnlineBilanz: Bilanz für GmbH zum Festpreis — vollständig, rechtssicher
OnlineBilanz ist spezialisiert auf GmbHs — mit tiefem Verständnis für alle GmbH-spezifischen Bilanzpositionen, Bewertungsfragen und steuerlichen Besonderheiten. Das Steuerberater-Team besteht aus Fabian Klement (WP & StB), Jakob Röß (StB) und Dr. Jeannine Dinnebier (RA Steuerrecht) — alle mit GmbH-Bilanzierungs-Schwerpunkt.
Was 499,95 € inkl. MwSt. für Ihre GmbH beinhalten
Bilanz (inkl. GmbH-spezifischer Positionen) · GuV · Anlagespiegel · E-Bilanz · Körperschaftsteuererklärung · Gewerbesteuererklärung · Umsatzsteuerjahreserklärung · Bundesanzeiger-Offenlegung · StB-Signatur mit Berufshaftpflicht · 12 Monate Finanzamtsvertretung · 1 Jahr kostenlose Steuerberatung · Eröffnungsbilanz inklusive
10. Häufige Fragen: Bilanz für GmbH selbst erstellen
Kann ich als GmbH-Geschäftsführer die Bilanz selbst erstellen?
Ja — die interne Aufstellung der GmbH-Bilanz ist erlaubt. § 242 HGB schreibt die Erstellung vor, ohne einen externen Steuerberater zu verlangen. Für E-Bilanz, Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer ist ein StB nach § 2 StBerG gesetzlich Pflicht.
Was unterscheidet die GmbH-Bilanz von anderen Rechtsformen?
Drei Hauptunterschiede: 1. Eine GmbH ist immer bilanzierungspflichtig — keine EÜR-Option. 2. GmbH-spezifische Bilanzpositionen: Stammkapital, Gesellschafterdarlehen, Gewinnrücklagen. 3. Bundesanzeiger-Offenlegungspflicht — Einzelunternehmen sind davon befreit.
Muss jede GmbH einen Steuerberater für die Bilanz beauftragen?
Für die Aufstellung nicht — für die steuerrechtliche Einreichung ja. E-Bilanz, Körperschaftsteuererklärung und Gewerbesteuererklärung können nur von einem zugelassenen Steuerberater eingereicht werden. OnlineBilanz bietet diesen Service zum Festpreis von 499,95 € inkl. MwSt.
Was ist mit Gesellschafterdarlehen in der GmbH-Bilanz?
Gesellschafterdarlehen erscheinen als Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern auf der Passivseite. Im Anhang sind Zinssatz und wesentliche Bedingungen anzugeben. Steuerrechtlich ist die korrekte Behandlung von Gesellschafterdarlehen wichtig — falsche Verbuchung kann als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet werden.
Was kostet es, die Bilanz für eine GmbH bei OnlineBilanz erstellen zu lassen?
499,95 € inkl. MwSt. — Festpreis, alle Leistungen inklusive. Den genauen Preis für Ihre GmbH berechnen Sie mit dem Kostenrechner.
11. Fazit: Bilanz für GmbH selbst erstellen — was möglich ist und was nicht
Die Bilanz für eine GmbH selbst erstellen — der interne Teil ist möglich, der steuerrechtliche Teil nicht. Wer diese Grenze kennt und clever nutzt, spart erheblich: intern buchen, strukturiert exportieren, OnlineBilanz den Rest erledigen lassen. Für 499,95 € inkl. MwSt. — deutlich günstiger als jede klassische Kanzlei und deutlich sicherer als jeder Alleingang.
- GmbH ist immer bilanzierungspflichtig — keine EÜR-Option
- Interne Aufstellung der GmbH-Bilanz: erlaubt
- E-Bilanz, KSt, GewSt: nur mit Steuerberater-Signatur
- GmbH-Besonderheiten: Stammkapital, Gesellschafterdarlehen, Offenlegung
- OnlineBilanz: vollständige GmbH-Bilanz — Festpreis 499,95 € inkl. MwSt.
Bilanz für Ihre GmbH — intern vorbereitet, professionell eingereicht.
GmbH-Bilanzerstellung mit OnlineBilanz — 499,95 € inkl. MwSt. Alle GmbH-Pflichten aus einer Hand.Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken. Gesetzliche Grundlagen: § 264 HGB, § 266 HGB, § 2 StBerG, § 5b EStG. Für individuelle Beratung: Kontakt zu OnlineBilanz.
