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Lexware Jahresabschluss-Export: Daten rechtssicher an Steuerberater übergeben
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Kurzantwort
Zur Übergabe der Lexware-Daten an Ihren Steuerberater oder an OnlineBilanz für den Jahresabschluss nutzen Sie den DATEV-Export aus Lexware. Dieses standardisierte Format („DATEV-Format 7.0 ASCII“ oder „DATEV pro Rechnungswesen“) enthält alle Buchungssätze, Sachkonten und Stammdaten für das gewählte Wirtschaftsjahr. Alternativ: CSV-Export der Buchungsjournale. Benötigt werden: Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04), alle Buchungen des Geschäftsjahres, Eröffnungsbilanz, OPOS-Listen (Offene Posten). Der Export dauert typisch 5–15 Minuten. OnlineBilanz übernimmt die Lexware-Daten und erstellt daraus Bilanz, GuV, E-Bilanz und Offenlegung zum Festpreis 499,95 € inkl. MwSt.
Wer als GmbH- oder UG-Geschäftsführer die laufende Buchhaltung in Lexware selbst macht, steht am Jahresende vor der gleichen Frage: Wie kommen die Daten aus Lexware zum Steuerberater, der den Jahresabschluss erstellt? Dieser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt den DATEV-Export aus Lexware, welche Dateien benötigt werden, und worauf Sie achten müssen, damit Ihr Steuerberater oder OnlineBilanz ohne Rückfragen arbeiten kann.
Inhaltsverzeichnis
- Warum überhaupt ein Export?
- Welche Export-Formate bietet Lexware?
- Lexware-Versionen im Vergleich
- Schritt für Schritt: DATEV-Export aus Lexware
- Alternative: CSV-Export
- Vor dem Export: Checkliste
- Welche Daten braucht der Steuerberater?
- Kontenrahmen: SKR03 oder SKR04?
- Übergabe an OnlineBilanz
- Typische Fehler beim Lexware-Export
- Häufige Fragen
- Fazit
5–15 Min
Dauer des DATEV-Exports
3 Dateien
Typischer Mindestumfang
SKR03 / 04
Standard-Kontenrahmen
1. Warum überhaupt ein Export?
Die Arbeitsteilung zwischen GmbH-Geschäftsführung und Steuerberater ist in der Regel klar: Sie erfassen laufend die Buchhaltung in Lexware (Rechnungen, Bankbuchungen, Barbelege). Der Steuerberater erstellt aus den Buchungsdaten am Jahresende den rechtssicheren Jahresabschluss — mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang, E-Bilanz und Offenlegung nach § 325 HGB.
Damit der Steuerberater arbeiten kann, müssen die Daten aus Lexware in sein System übertragen werden. Der DATEV-Export ist dabei der Quasi-Standard: Fast alle deutschen Steuerberater-Kanzleien arbeiten mit DATEV oder kompatiblen Systemen, und das DATEV-Format wird von praktisch jeder Buchhaltungssoftware unterstützt — auch von Lexware.
Das OnlineBilanz-Modell
OnlineBilanz arbeitet genau nach diesem Prinzip: Sie machen die laufende Buchhaltung selbst (in Lexware, DATEV Unternehmen Online, sevdesk oder Buchhaltungsbutler), und OnlineBilanz erstellt den kompletten Jahresabschluss zum Festpreis von 499,95 € inkl. MwSt. — inkl. aller Steuererklärungen (KSt, GewSt, USt), E-Bilanz an ELSTER und Offenlegung. Als DATEV-Digitalpartner kann OnlineBilanz Lexware-DATEV-Exporte direkt importieren.
2. Welche Export-Formate bietet Lexware?
Lexware bietet mehrere Export-Formate, die für unterschiedliche Zwecke gedacht sind:
| Format | Verwendung | Für StB-Übergabe geeignet? |
|---|---|---|
| DATEV-Format (ASCII) | Standard-StB-Export, Buchungsstapel + Stammdaten | Ja — empfohlen |
| DATEV pro Rechnungswesen | Neuere DATEV-Integration | Ja — falls StB DATEV pro nutzt |
| CSV-Export | Buchungsjournale, Kontensalden | Bedingt — als Ergänzung |
| PDF-Export | Summen- und Saldenliste, Auswertungen | Nur als Beleg, nicht zum Import |
| XBRL (E-Bilanz) | Übermittlung an ELSTER | Nein — macht der StB |
Empfehlung: DATEV-Format nutzen
Für die Übergabe an den Steuerberater ist das DATEV-Format (ASCII) der Goldstandard. Es enthält alle Buchungssätze mit Konten, Beträgen, Belegnummern, Buchungstexten und Umsatzsteuer-Codes in einer strukturierten Form, die praktisch jede StB-Software direkt einlesen kann.
3. Lexware-Versionen im Vergleich
„Lexware“ ist nicht eine Software, sondern eine Produktfamilie. Je nach Version sind die Export-Wege unterschiedlich:
Lexware Buchhalter
Klassische Desktop-Software. Vollständiger DATEV-Export über Menü Datei → Export → DATEV. Die bewährte Variante für GmbHs.
Lexware Financial Office
Integrierte Komplettlösung mit Buchhaltung, Warenwirtschaft, Lohn. DATEV-Export analog zum Buchhalter, zusätzliche Exporte aus WaWi und Lohn möglich.
Lexware Business
Cloud-basiertes Pendant. DATEV-Export verfügbar, aber Menüstruktur unterscheidet sich. Anbindung an DATEV Unternehmen Online teilweise direkt.
lexoffice
Cloud-Software (separater Brand). DATEV-Export über „Einstellungen → Schnittstellen → DATEV“. Oft per DATEV-Unternehmen-Online-Schnittstelle direkt an StB.
Wichtig: lexoffice ≠ Lexware Buchhalter
lexoffice (Cloud-SaaS von Haufe) und Lexware Buchhalter (Desktop-Software) sind zwei unterschiedliche Produkte mit unterschiedlichen Export-Wegen. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung bezieht sich auf Lexware Buchhalter / Financial Office. Für lexoffice gibt es einen ähnlichen, aber abweichenden Weg im Einstellungs-Menü.
4. Schritt für Schritt: DATEV-Export aus Lexware
Die konkrete Anleitung für Lexware Buchhalter / Financial Office (Desktop-Version):
Wirtschaftsjahr abschließen (vorbereitend)
Stellen Sie sicher, dass alle Buchungen des Geschäftsjahres erfasst sind: Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Bankbewegungen, Kassenbuchungen, Abschreibungen. Die letzte Buchung des Jahres sollte getaetigt sein (typisch Saldenvorträge, Abgrenzungen).
Firma und Wirtschaftsjahr auswählen
In Lexware: Datei → Mandant öffnen — richtigen Mandanten auswählen. Dann: Datei → Wirtschaftsjahr wechseln — auf das zu exportierende Jahr stellen (z.B. 2025 für den Jahresabschluss 2025).
Export starten
Im Menü: Datei → Export → Buchungsdaten. Alternativ über Extras → DATEV-Export (je nach Lexware-Version).
DATEV-Format auswählen
Im Exportdialog: DATEV-Format ASCII wählen (Standard). Falls Ihr StB explizit „DATEV pro Rechnungswesen“ wünscht: diese Option wählen.
Zeitraum einstellen
Von-bis-Datum auf das komplette Wirtschaftsjahr setzen (z.B. 01.01.2025 bis 31.12.2025). Bei abweichendem Wirtschaftsjahr entsprechend anpassen.
Inhalte auswählen
Alle Checkboxen setzen: Buchungsstapel, Stammdaten (Kontenbeschriftungen), OPOS-Daten (Offene Posten Debitoren und Kreditoren). Bei Lohnbuchhaltung zusätzlich: Lohn-Daten.
Speicherpfad wählen
Zielordner festlegen — am besten einen leeren Ordner nur für diesen Export (z.B. Jahresabschluss-2025). Lexware erstellt mehrere Dateien, die gemeinsam gehören.
Export ausführen
Export starten klicken. Lexware erstellt die Dateien (typisch 3–5 Dateien wie EXTF_Buchungsstapel_..., EXTF_Kontenbeschriftungen_..., EXTF_Debitoren_...). Export-Protokoll prüfen — Fehlermeldungen müssen null sein.
Dateien packen und übergeben
Alle exportierten Dateien in ein ZIP-Archiv packen. Name z.B. Firma-Jahresabschluss-2025.zip. Per E-Mail, Cloud-Upload oder über das Portal des Steuerberaters übermitteln.
Praxis-Tipp: Export-Protokoll speichern
Nach dem Export erstellt Lexware ein Protokoll (oft als PDF oder Log-Datei). Dieses sollten Sie zusätzlich mit übergeben — es dokumentiert, was genau exportiert wurde, welchen Zeitraum, und ob Fehler auftraten. Das erleichtert dem StB die Kontrolle der Vollständigkeit.
5. Alternative: CSV-Export
Falls der DATEV-Export aus technischen Gründen nicht funktioniert oder Ihr StB eine andere Software nutzt, ist der CSV-Export die Alternative:
- Buchungsjournal: Menü
Berichte → Buchungsjournal→ als CSV exportieren - Summen- und Saldenliste (SuSa):
Berichte → Summen und Salden→ CSV oder PDF - Offene Posten Debitoren/Kreditoren:
Berichte → OPOS-Liste→ CSV - Kontenstammdaten:
Stammdaten → Konten → Liste exportieren
CSV ist kein 1:1-Ersatz für DATEV
CSV-Exporte sind unstrukturierter als DATEV. Der Steuerberater muss sie manuell einlesen oder konvertieren. Das kann zusätzliche Zeit und Kosten verursachen. Falls möglich, DATEV-Export bevorzugen.
6. Vor dem Export: Checkliste
Bevor Sie den Export starten, prüfen Sie diese Punkte:
- Alle Belege gebucht: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Barbelege, Bankkontoauszüge vollständig erfasst
- Banksaldo stimmt: Kontoauszug-Saldo zum 31.12. = Banksaldo in Lexware
- Kassenbestand stimmt: Bei Barkasse physischen Kassenbestand mit Lexware-Saldo abgleichen
- OPOS-Liste plausibel: Offene Forderungen/Verbindlichkeiten durchgehen, mit Ihren tatsächlichen offenen Rechnungen abgleichen
- USt-Voranmeldungen abgestimmt: USt-Kontensalden mit den übermittelten Voranmeldungen abgleichen
- Eröffnungsbilanz konsistent: Saldenvorträge zum 01.01. entsprechen Schlussbilanz des Vorjahres
- Backup der Lexware-Datenbank: Vor dem Export Sicherheitskopie erstellen — falls später Rückfragen auftreten
7. Welche Daten braucht der Steuerberater?
Für einen vollständigen Jahresabschluss braucht der Steuerberater drei Datengruppen:
Buchhaltungsdaten
Alle Buchungen des Wirtschaftsjahres, Kontenrahmen, Salden zum 31.12., OPOS-Listen, USt-Schlüssel, Eröffnungsbilanz
Belege
Rechnungen, Verträge, Anlagenverzeichnis, Darlehensverträge, Bankkontoauszüge (digital), Lohnunterlagen
Stammdaten
Gesellschafterliste aktuell, Handelsregisterauszug, USt-ID-Nummer, Steuernummer, Bankverbindungen, Vertragspartner-Liste
Minimum-Paket für den Jahresabschluss
Im Minimum braucht der Steuerberater: (1) DATEV-Export aus Lexware (alle Buchungen + Stammdaten), (2) OPOS-Liste Debitoren/Kreditoren zum 31.12., (3) Bankkontoauszüge Jahresabschluss, (4) Anlagenverzeichnis (falls Lexware-Anlagenverwaltung nicht genutzt wird), (5) Verträge für Darlehen, Leasing, Rückstellungen-relevante Vorgänge.
8. Kontenrahmen: SKR03 oder SKR04?
Lexware unterstützt beide deutschen Standard-Kontenrahmen:
| Kontenrahmen | Struktur | Typisch für |
|---|---|---|
| SKR03 | Gliederung nach Geschäftsvorfällen | Handwerk, Handel, kleine Dienstleister (traditionell) |
| SKR04 | Gliederung nach Bilanzposten (Bilanz → GuV) | Moderne Dienstleister, DATEV-Empfehlung für Neu-Mandanten |
Für den Export spielt der Kontenrahmen keine Rolle
Beide Kontenrahmen werden beim DATEV-Export mitübergeben (im Stammdaten-Teil). Der Steuerberater oder OnlineBilanz erkennt den Kontenrahmen automatisch und arbeitet entsprechend. Wichtig: Nicht mitten im Jahr den Kontenrahmen wechseln — das führt zu Inkonsistenzen.
9. Übergabe an OnlineBilanz
Wenn Sie mit OnlineBilanz als Festpreis-Partner arbeiten, sieht der Übergabe-Prozess so aus:
Lexware-DATEV-Export erstellen
Wie in Abschnitt 4 beschrieben. Alle Dateien in ein ZIP packen.
Zusätzliche Unterlagen bereitstellen
Bankkontoauszüge (alle Konten, Jahresabschlussauszug zum 31.12.), Anlagenverzeichnis (falls separat geführt), Darlehensverträge, Gesellschafterbeschlüsse des Jahres.
Über Portal hochladen
OnlineBilanz stellt ein Upload-Portal bereit. Dort laden Sie ZIP + Zusatzunterlagen hoch. Alternativ per verschlüsselter E-Mail an den zugeteilten Berater.
Rückfragen beantworten
OnlineBilanz prüft die Daten und stellt ggf. Rückfragen (typisch 1–5 Fragen zu Sonderfällen wie Rückstellungen, Abgrenzungen, Anschaffungen). Antwort innerhalb weniger Tage.
Jahresabschluss erhältlich
Nach 2–6 Wochen (je nach Auslastung und Komplexität) liegt der Jahresabschluss vor: Bilanz, GuV, Anhang, E-Bilanz an ELSTER übermittelt, Offenlegung beim Unternehmensregister nach § 325 HGB erledigt. Alle Steuererklärungen (KSt, GewSt, USt) eingereicht.
„80 % unserer Lexware-Mandanten liefern uns einen sauberen DATEV-Export, mit dem wir innerhalb von 2–4 Wochen den kompletten Jahresabschluss erstellen können. Die restlichen 20 % haben meist nur ein paar Detail-Probleme — fehlende Belege, unklare Buchungen, Inkonsistenzen bei der Eröffnungsbilanz. Mit einer kurzen Vorbereitung lässt sich das fast immer auf Anhieb lösen.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz
10. Typische Fehler beim Lexware-Export
- Falsches Wirtschaftsjahr gewählt: Zeitraum nicht komplett oder falsches Jahr exportiert. Lösung: Vor Export Zeitraum explizit auf 01.01. bis 31.12. prüfen.
- OPOS-Daten fehlen: Ohne Offene-Posten-Listen kann der StB keine Forderungen/Verbindlichkeiten bilanzieren. Lösung: Im Export-Dialog OPOS-Checkbox aktivieren.
- Stammdaten nicht mit exportiert: Ohne Kontenbeschriftungen ist der Import schwieriger. Lösung: Checkbox „Stammdaten“ immer anhaken.
- Eröffnungsbilanz inkonsistent: Saldenvorträge zum 01.01. stimmen nicht mit Schlussbilanz des Vorjahres überein. Lösung: Vorjahres-Saldenabstimmung vor Export prüfen.
- Unklare Buchungstexte: Buchungen mit Texten wie „Sonstiges“ oder „Diverses“ sind für den StB unverständlich. Lösung: Vor Export Buchungstexte konkretisieren oder Erläuterungen mitgeben.
- USt-Codes falsch: Buchung mit falschem USt-Code führt zu USt-Abweichungen. Lösung: Summen- und Saldenliste USt-Konten vor Export prüfen.
- Anlagenverzeichnis lückenhaft: Wenn Lexware-Anlagenverwaltung nicht genutzt wird, fehlen Abschreibungsdaten. Lösung: Separate Excel-Liste mit Anlagegütern mitgeben.
Weiterführende Artikel
- Buchhaltung einer GmbH: Grundlagen — was alles in die GmbH-Buchhaltung gehört.
- Buchhaltung UG: Für UG-Geschäftsführer, die in Lexware arbeiten.
- Verfahrensdokumentation Muster: GoBD-konforme Dokumentation — sollte die Lexware-Nutzung beschreiben.
- § 325 HGB Offenlegung: Die Grundnorm, die den Jahresabschluss-Prozess begründet.
- GmbH Kosten pro Jahr: Spar-Potenzial durch DIY-Lexware + Festpreis-Jahresabschluss.
- Jahresabschluss günstig machen lassen: 5 Strategien zur Kostensenkung.
Weiterführende Ressourcen
11. Häufige Fragen
Welche Lexware-Version brauche ich für den DATEV-Export?
Der DATEV-Export ist in fast allen Lexware-Versionen ab Lexware Buchhalter oder höher enthalten. Bei Lexware Faktura + Auftrag oder anderen reinen Rechnungs-Tools ohne Buchhaltungsmodul ist der DATEV-Export nicht möglich — in diesem Fall müssten Sie zusätzlich Buchhaltung erfassen oder ein Buchhaltungs-Tool nachrüsten.
Muss ich in Lexware das Jahr abschließen, bevor ich exportiere?
Nein. Der Export funktioniert auch ohne formellen Jahresabschluss in Lexware — es reicht, dass alle Buchungen erfasst sind. Der Steuerberater macht den formalen Abschluss später. Sie können sogar während des laufenden Jahres Zwischenstände exportieren (z.B. für Quartalsauswertungen oder BWA).
Wie groß sind die Export-Dateien typisch?
Bei einer typischen Solo-GmbH mit 500–2.000 Buchungen pro Jahr: DATEV-Exportdateien zwischen 500 KB und 5 MB. Bei größeren Unternehmen mit 10.000+ Buchungen auch 20–50 MB. Das ist per E-Mail meist noch machbar, aber sicherer per Cloud-Upload.
Was ist der Unterschied zwischen „Buchungsstapel“ und „Buchungssatz“?
Ein Buchungssatz ist eine einzelne Buchung (z.B. „Bank an Umsatzerlöse 1.190 €“). Ein Buchungsstapel ist eine Sammlung von Buchungssätzen, die gemeinsam exportiert werden — typisch alle Buchungen eines Zeitraums. Im DATEV-Export ist der Buchungsstapel die Hauptdatei.
Kann ich die Lexware-Daten auch anders als per DATEV übergeben?
Ja, aber DATEV ist der Standard. Alternativen: (1) Vollständige Lexware-Datenbank-Sicherung (wenn Ihr StB selbst Lexware nutzt). (2) PDF-Berichte plus manuelle Belegsammlung (mühsam). (3) DATEV Unternehmen Online (DUO) als gemeinsame Cloud-Plattform (falls verfügbar). OnlineBilanz nimmt in erster Linie DATEV-Exporte entgegen.
Was kostet die Übergabe der Lexware-Daten?
Die Erstellung des Exports aus Lexware ist kostenlos — die Funktion ist in der Software enthalten. Der Aufwand liegt bei ca. 15–30 Minuten. Die Kosten entstehen beim Steuerberater für die Weiterverarbeitung. Bei OnlineBilanz ist die Entgegennahme und Verarbeitung von Lexware-Exporten im Festpreis von 499,95 € inkl. MwSt. enthalten — keine Extra-Kosten.
Verarbeitet OnlineBilanz auch lexoffice-Daten?
Ja. OnlineBilanz verarbeitet Exporte aus praktisch allen gängigen deutschen Buchhaltungstools: Lexware Buchhalter, lexoffice, DATEV Unternehmen Online, sevdesk, Buchhaltungsbutler, CANDIS. Für lexoffice funktioniert der DATEV-Export aus den Einstellungen ähnlich wie in Lexware Buchhalter. Bei Fragen zur spezifischen Software: Direktkontakt zum OnlineBilanz-Support.
Wie lange sollte ich den Lexware-Export aufbewahren?
Nach § 147 AO gilt die 10-Jahres-Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsunterlagen. Das betrifft auch die digitalen Daten in Lexware. Empfehlung: Jeden Jahres-Export zusätzlich auf externem Medium archivieren (USB-Stick, externe Festplatte, Cloud-Backup). Im Rahmen Ihrer Verfahrensdokumentation sollten Sie diesen Prozess beschreiben.
12. Fazit: DATEV-Export ist der Goldstandard
Der DATEV-Export aus Lexware ist der direkte und bewährte Weg, um Ihre Buchhaltungsdaten an einen Steuerberater oder an OnlineBilanz zu übergeben. Der Prozess dauert bei sauber geführter Buchhaltung nur 15–30 Minuten und liefert ein standardisiertes, maschinenlesbares Datenpaket, das praktisch jede StB-Software direkt einlesen kann.
Die häufigsten Stolperfallen lassen sich durch die Pre-Export-Checkliste in Abschnitt 6 weitgehend vermeiden: Banksalden abstimmen, OPOS-Listen prüfen, Eröffnungsbilanz kontrollieren, klare Buchungstexte sicherstellen. Damit können Sie als GmbH- oder UG-Geschäftsführer selbst die laufende Buchhaltung in Lexware machen — und den Jahresabschluss professionell an OnlineBilanz zum Festpreis übergeben.
Lexware-Buchhaltung + Jahresabschluss zum Festpreis — das schlanke Modell für Ihre GmbH oder UG.
OnlineBilanz — 499,95 € inkl. MwSt. komplett: DATEV-Import aus Lexware, Bilanz, GuV, Anhang, alle Steuererklärungen (KSt, GewSt, USt), E-Bilanz an ELSTER, Offenlegung nach § 325 HGB, StB-Signatur mit Berufshaftpflicht und 12 Monate Finanzamtsvertretung.Hinweis: Die konkreten Menü-Pfade können je nach Lexware-Version (Buchhalter 2024 / 2025 / 2026, Financial Office, Business) leicht abweichen. Die beschriebenen Prinzipien (DATEV-Format, Stammdaten, OPOS, Buchungsstapel) bleiben aber konstant. Bei konkreten Versionsfragen: Lexware-Support oder der OnlineBilanz-Kundendienst helfen weiter. Haufe, Lexware und DATEV sind eingetragene Marken ihrer jeweiligen Inhaber — OnlineBilanz steht in keinem vertraglichen Verhältnis zu diesen Unternehmen und nutzt die Namen ausschließlich zur Beschreibung der Kompatibilität.
