Abrechnung Gastronomie 2026: Buchhaltung täglich, monatlich, jährlich
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die Abrechnung in der Gastronomie erfordert täglich präzise Kassenführung, monatliche Lohn- und Steuerabrechnung sowie einen ordnungsgemäßen Jahresabschluss. Das Finanzamt prüft Gastronomiebetriebe besonders intensiv, da täglich hohe Bareinnahmen anfallen. Eine digitale Buchhaltung für die Gastronomie hilft dabei, alle Vorgaben GoBD-konform zu erfüllen. Für 2026 gelten zudem neue Anforderungen an digitale Buchhaltung durch E-Rechnungspflicht und erweiterte GoBD-Vorgaben. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Abrechnungspflichten für Restaurants, Cafés und Hotels gelten und wie Sie diese rechtssicher erfüllen.
Kurzantwort
In der Gastronomie fallen täglich Kassenabrechnung und Belegerfassung an, monatlich Lohnabrechnung und Umsatzsteuervoranmeldung sowie jährlich der Jahresabschluss. Fehlerhafte Abrechnungen führen zu Betriebsprüfungen. Eine strukturierte Buchhaltung für die Gastronomie ist gesetzlich vorgeschrieben und schützt vor Ordnungsgeldern nach § 335 HGB.
Inhaltsverzeichnis
Was umfasst die Abrechnung in der Gastronomie?
Die Abrechnung in der Gastronomie umfasst alle Abrechnungsprozesse, die regelmäßig im Betrieb durchgeführt werden müssen. Dabei wird zwischen täglichen, monatlichen und jährlichen Aufgaben unterschieden.
Diese drei Ebenen bilden ein zusammenhängendes System: Wer die tägliche Abrechnung sorgfältig erledigt, reduziert den Aufwand am Monatsende. Eine konsequente monatliche Abrechnung schafft wiederum die Grundlage für einen reibungslosen Jahresabschluss.
Täglich
Kassenabrechnung, Belegerfassung, Bargeldabgleich, TSE-Protokollierung
Monatlich
Lohnabrechnung, Umsatzsteuervoranmeldung, Buchführung, Kontenabstimmung
Jährlich
Jahresabschluss, Steuererklärung, Inventur, Offenlegung beim Unternehmensregister
Hinweis
Das Finanzamt prüft Gastronomiebetriebe besonders intensiv, da täglich hohe Bareinnahmen anfallen. Lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation ist deshalb unverzichtbar.
Tägliche Abrechnung in der Gastronomie
Die tägliche Abrechnung bildet die Basis aller weiteren Buchhaltungsaufgaben. Sie muss vollständig, korrekt und nachvollziehbar sein, um den Anforderungen der Finanzverwaltung zu genügen.
Kassenabrechnung am Ende des Geschäftstags
Am Ende jedes Geschäftstags müssen alle Bareinnahmen vollständig erfasst werden. Anschließend gleichen Sie das Kassensoll – den rechnerischen Bargeldbestand im Kassenbuch – mit dem tatsächlich vorhandenen Kassenbestand ab.
Beide Werte müssen übereinstimmen. Weichen sie voneinander ab, ist die Ursache sofort zu ermitteln und zu dokumentieren. Nicht erklärte Kassendifferenzen fallen bei Betriebsprüfungen sofort auf und führen zu Hinzuschätzungen.
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Kassenbestand zählen und dokumentieren
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Z-Bon aus Registrierkasse drucken
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Kassensoll mit Kassenist vergleichen
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Differenzen protokollieren und begründen
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Tageslosung im Kassenbuch eintragen
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Bargeld sicher verwahren oder zur Bank bringen
Belegerfassung und digitale Archivierung
Alle Belege des Tages – Lieferantenrechnungen, Quittungen, Kassenbelege – müssen sofort gesammelt und geordnet werden. Moderne digitale Lösungen ermöglichen es, Belege direkt per Smartphone zu fotografieren und digital zu speichern.
Seit 2020 gilt nach § 146a AO die Belegausgabepflicht. Für jeden Verkauf muss ein Kassenbon ausgegeben werden, unabhängig davon, ob der Kunde diesen verlangt oder nicht.
Achtung
Verstöße gegen die Belegausgabepflicht können mit Bußgeldern bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Die Pflicht gilt für alle elektronischen Kassensysteme.
Monatliche Abrechnung in der Gastronomie
Am Ende jedes Monats fallen weitere Abrechnungsaufgaben an, die auf der täglichen Abrechnung aufbauen. Diese monatlichen Pflichten sind gesetzlich vorgeschrieben und dürfen nicht aufgeschoben werden.
Umsatzsteuervoranmeldung
Die Umsatzsteuervoranmeldung muss nach § 18 UStG monatlich oder vierteljährlich elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. In der Gastronomie gilt für Speisen der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent, für Getränke der Regelsteuersatz von 19 Prozent.
Die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung endet am 10. des Folgemonats. Bei Zahllast muss die Umsatzsteuer bis zu diesem Termin an das Finanzamt überwiesen werden.
Laufende Buchführung und Kontenabstimmung
Alle Geschäftsvorfälle des Monats müssen zeitnah verbucht werden. Dazu gehören Einnahmen, Ausgaben, Lohnkosten, Bankbewegungen und Kreditkartenumsätze. Mindestens einmal monatlich sollten alle Konten abgestimmt werden.
Eine regelmäßige Abstimmung der Bank- und Kassenkonten verhindert, dass sich Fehler summieren und erst am Jahresende auffallen. Die laufende Buchhaltung ist außerdem Voraussetzung für ein aussagekräftiges Controlling.
Bankkonten abstimmen
Kontoauszüge vollständig verbuchen, offene Posten klären, Soll-Ist-Vergleich durchführen
Kasse abstimmen
Tageslosungen summieren, Privatentnahmen buchen, Kassendifferenzen dokumentieren
Jährliche Abrechnung: Jahresabschluss und Steuererklärungen
Die jährliche Abrechnung umfasst die Erstellung des Jahresabschlusses sowie die Übermittlung der Steuererklärungen. Für Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) gelten besondere Pflichten nach HGB.
Jahresabschluss nach § 242 HGB
Kapitalgesellschaften in der Gastronomie müssen nach § 242 HGB einen Jahresabschluss bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Für kleine Kapitalgesellschaften gelten Erleichterungen nach § 266 Abs. 1 Satz 3 HGB.
Der Jahresabschluss muss innerhalb bestimmter Fristen festgestellt und beim Unternehmensregister offengelegt werden. Verstöße führen zu Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB mit Bußgeldern zwischen 500 und 25.000 Euro.
11 Monate
Feststellungsfrist kleine GmbH
12 Monate
Offenlegungsfrist § 325 HGB
31.12.2025
Bilanzstichtag 2026
Inventur und Wareneinsatzermittlung
Zum Bilanzstichtag muss eine vollständige Inventur durchgeführt werden. In der Gastronomie betrifft dies vor allem Lebensmittel, Getränke, Verbrauchsmaterialien und Anlagevermögen.
Die Inventur dient der Ermittlung des Wareneinsatzes und der Bewertung des Vorratsvermögens. Die Wareneinsatzquote ist eine wichtige Kennzahl für die Rentabilität eines Gastronomiebetriebs.
Hinweis
Die Wareneinsatzquote sollte in der Gastronomie zwischen 25 und 35 Prozent liegen. Liegt sie deutlich höher, deutet dies auf Schwund, Diebstahl oder kalkulatorische Probleme hin.
Besonderheiten der Kassenführung in der Gastronomie
Die Kassenführung in der Gastronomie unterliegt strengen gesetzlichen Anforderungen. Seit 2020 gilt für elektronische Kassensysteme die Pflicht zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).
Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Nach § 146a AO müssen elektronische Kassensysteme seit dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Die TSE protokolliert alle Kassenvorgänge manipulationssicher.
Jeder Kassenvorgang erhält eine eindeutige Transaktionsnummer und wird mit einem Zeitstempel versehen. Diese Daten müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden und bei Betriebsprüfungen digital zur Verfügung gestellt werden.
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Zertifizierte TSE installieren und aktivieren
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Kassenjournal täglich sichern
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DSFinV-K-Export für Betriebsprüfungen bereithalten
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Ordnungsgemäße Belegausgabe sicherstellen
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Kassennachschau-Bereitschaft gewährleisten
Kassennachschau nach § 146b AO
Seit 2018 kann das Finanzamt unangemeldet eine Kassennachschau durchführen. Dabei prüfen Betriebsprüfer vor Ort die Kassensysteme und verlangen Zugriff auf alle digitalen Aufzeichnungen.
Gastronomiebetriebe müssen auf eine Kassennachschau vorbereitet sein. Dazu gehört die vollständige und ordnungsgemäße Dokumentation aller Kassenvorgänge sowie die jederzeitige Verfügbarkeit aller digitalen Daten.
Achtung
Bei einer Kassennachschau muss der Betrieb sofort Zugriff auf alle Kassendaten gewähren. Fehlen Belege oder sind Aufzeichnungen unvollständig, kann das Finanzamt Umsätze hinzuschätzen.
Lohnabrechnung in der Gastronomie
Die Lohnabrechnung in der Gastronomie ist besonders komplex, da häufig Minijobber, Teilzeitkräfte, Aushilfen und Saisonkräfte beschäftigt werden. Hinzu kommen Besonderheiten wie Trinkgeldregelungen und Sonn- und Feiertagszuschläge.
Beschäftigungsformen und Sozialversicherung
In der Gastronomie sind verschiedene Beschäftigungsformen üblich: geringfügige Beschäftigung bis 538 Euro monatlich (Stand 2026), Teilzeitbeschäftigung und Vollzeitbeschäftigung. Für jede Form gelten unterschiedliche sozialversicherungsrechtliche Regelungen.
Minijobber müssen bei der Minijob-Zentrale gemeldet werden. Die Abgaben betragen pauschal etwa 30 Prozent des Lohns. Für sozialversicherungspflichtige Beschäftigte fallen zusätzlich Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung an.
| Beschäftigungsform | Monatslohn | Sozialversicherung | Meldepflicht |
|---|---|---|---|
| Minijob | bis 538 Euro | Pauschal ca. 30% | Minijob-Zentrale |
| Midijob | 538,01 – 2.000 Euro | Reduzierte SV-Beiträge | Krankenkasse |
| Vollzeit | ab 2.000 Euro | Volle SV-Beiträge | Krankenkasse |
Trinkgeldregelung
Trinkgelder, die Gäste direkt an das Personal zahlen, sind nach § 3 Nr. 51 EStG steuer- und sozialversicherungsfrei. Sie müssen nicht auf der Lohnabrechnung erscheinen.
Anders verhält es sich, wenn der Arbeitgeber das Trinkgeld einsammelt und später verteilt. In diesem Fall kann es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn handeln. Die Abgrenzung ist in der Praxis oft schwierig.
„Bei der Trinkgeldversteuerung kommt es auf die tatsächliche Handhabung an. Wird das Trinkgeld direkt vom Gast ans Personal gegeben, bleibt es steuerfrei. Sammelt der Arbeitgeber es ein, wird es kompliziert.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Umsatzsteuer in der Gastronomie
In der Gastronomie gelten besondere umsatzsteuerliche Regelungen. Die korrekte Anwendung der Steuersätze ist essentiell, um Fehler bei der Umsatzsteuervoranmeldung zu vermeiden.
Steuersätze für Speisen und Getränke
Nach § 12 Abs. 2 Nr. 1 UStG gilt für die Abgabe von Speisen zum Verzehr vor Ort der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent. Für Getränke gilt grundsätzlich der Regelsteuersatz von 19 Prozent.
Ausnahmen bilden Getränke, die als Lebensmittel im Sinne des Lebensmittelrechts gelten, etwa Milch oder bestimmte Fruchtsäfte. Auch hier kann der ermäßigte Steuersatz greifen.
7% Umsatzsteuer
Speisen zum Verzehr vor Ort, Lieferungen außer Haus, Milch, Wasser ohne Kohlensäure
19% Umsatzsteuer
Alkoholische Getränke, Softdrinks, Mineralwasser, Kaffee, Tee, Säfte mit Zusätzen
Außer-Haus-Verkauf und Lieferung
Beim Außer-Haus-Verkauf gilt für Speisen ebenfalls der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent. Für Getränke bleibt es bei 19 Prozent. Diese Regelung gilt auch für Lieferdienste.
Moderne Kassensysteme sollten automatisch zwischen Verzehr vor Ort und Außer-Haus-Verkauf unterscheiden können. In der Praxis ist die korrekte Zuordnung oft schwierig und fehleranfällig.
Hinweis
Bei gemischten Bestellungen (z.B. Burger mit Getränk) müssen die unterschiedlichen Steuersätze korrekt ausgewiesen werden. Das Kassensystem muss diese Aufteilung automatisch vornehmen können.
Wareneinsatz und Kalkulation
Der Wareneinsatz ist eine der wichtigsten Kennzahlen in der Gastronomie. Er zeigt, wie viel Prozent des Umsatzes für Lebensmittel und Getränke aufgewendet werden.
Berechnung des Wareneinsatzes
Der Wareneinsatz wird nach folgender Formel berechnet: Anfangsbestand + Wareneinkäufe – Endbestand = Wareneinsatz. Die Wareneinsatzquote ergibt sich aus: (Wareneinsatz / Umsatz) × 100.
Eine hohe Wareneinsatzquote deutet auf Probleme hin: zu teure Einkaufspreise, zu niedrige Verkaufspreise, hoher Schwund oder Diebstahl. Branchenüblich sind Werte zwischen 25 und 35 Prozent.
25-35%
Optimale Wareneinsatzquote
> 40%
Kritische Wareneinsatzquote
Monatlich
Empfohlene Kontrolle
Kalkulation und Preisgestaltung
Eine professionelle Kalkulation ist in der Gastronomie unverzichtbar. Sie berücksichtigt Wareneinsatz, Personalkosten, Gemeinkosten und Gewinnmarge.
Als Faustregel gilt: Der Verkaufspreis sollte mindestens das Dreifache der Wareneinsatzkosten betragen. Bei Getränken sind höhere Aufschläge üblich, bei frischen Lebensmitteln können die Margen geringer ausfallen.
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Rezepturen exakt dokumentieren und kalkulieren
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Einkaufspreise regelmäßig prüfen und vergleichen
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Portionsgrößen standardisieren
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Wareneinsatzquote monatlich kontrollieren
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Schwund und Verderb minimieren
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Preise bei Kostensteigerungen anpassen
Jahresabschluss für Gastronomie-Kapitalgesellschaften
Gastronomiebetriebe in der Rechtsform einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) sind nach § 242 HGB verpflichtet, einen Jahresabschluss zu erstellen. Dieser besteht mindestens aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
Größenklassen nach § 267 HGB
Die Größenklasse bestimmt den Umfang der Offenlegungspflichten. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen nach § 266 Abs. 1 Satz 3 HGB eine verkürzte Bilanz erstellen und müssen nach § 326 Abs. 1 HGB keine Gewinn- und Verlustrechnung offenlegen.
| Größenklasse | Bilanzsumme | Umsatzerlöse | Mitarbeiter |
|---|---|---|---|
| Klein | ≤ 7,5 Mio. € | ≤ 15 Mio. € | ≤ 50 |
| Mittelgroß | ≤ 24 Mio. € | ≤ 50 Mio. € | ≤ 250 |
| Groß | > 24 Mio. € | > 50 Mio. € | > 250 |
Die meisten Gastronomiebetriebe fallen in die Kategorie der kleinen Kapitalgesellschaften. Sie müssen zwei der drei Schwellenwerte an zwei aufeinanderfolgenden Bilanzstichtagen überschreiten, um in die nächsthöhere Größenklasse zu wechseln.
Fristen für Feststellung und Offenlegung
Nach § 42a GmbHG muss der Jahresabschluss kleiner GmbHs innerhalb von 11 Monaten nach Bilanzstichtag festgestellt werden. Für den Bilanzstichtag 31.12.2025 endet die Frist somit am 30.11.2026.
Die Offenlegung beim Unternehmensregister muss nach § 325 HGB innerhalb von 12 Monaten nach Bilanzstichtag erfolgen – spätestens also bis zum 31.12.2026. Seit dem DiRUG (01.08.2022) erfolgt die Offenlegung ausschließlich beim Unternehmensregister.
Achtung
Wird die Offenlegungsfrist versäumt, leitet das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB ein. Das Ordnungsgeld beträgt mindestens 500 Euro, maximal 25.000 Euro.
„Viele Gastronomiebetriebe versäumen die Offenlegungsfristen, weil sie die Abläufe nicht kennen. Dabei lässt sich die Offenlegung digital in wenigen Minuten erledigen – und spart hohe Ordnungsgelder.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Häufige Fehler in der Gastronomie-Buchhaltung
In der Praxis treten bei Gastronomiebetrieben immer wieder typische Fehler auf, die bei Betriebsprüfungen zu Nachzahlungen und Bußgeldern führen.
Fehlerhafte Kassenführung
Der häufigste Fehler ist eine unvollständige oder fehlerhafte Kassenführung. Nicht dokumentierte Kassendifferenzen, fehlende Tagesabschlüsse oder nachträgliche Korrekturen ohne Begründung führen regelmäßig zu Hinzuschätzungen.
Auch die fehlende oder fehlerhafte Implementierung der TSE ist ein häufiges Problem. Betriebe, die noch immer ohne zertifizierte Sicherheitseinrichtung arbeiten, riskieren hohe Bußgelder.
Falsche Umsatzsteuer-Zuordnung
Die Anwendung falscher Steuersätze ist ein weiterer häufiger Fehler. Werden Getränke fälschlicherweise mit 7 Prozent statt 19 Prozent versteuert, führt dies zu Umsatzsteuernachzahlungen plus Zinsen.
Auch bei gemischten Umsätzen (z.B. Catering, Events) ist die Zuordnung oft unklar. Hier sollte im Zweifel ein Steuerberater hinzugezogen werden.
Versäumte Offenlegungsfristen
Viele Gastronomiebetriebe in der Rechtsform der GmbH oder UG versäumen die Offenlegung des Jahresabschlusses beim Unternehmensregister. Dies führt automatisch zu einem Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB.
Die Offenlegung ist keine freiwillige Maßnahme, sondern eine zwingende gesetzliche Pflicht. Sie muss spätestens 12 Monate nach Bilanzstichtag erfolgen.
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Tägliche Kassenabrechnung konsequent durchführen
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TSE ordnungsgemäß installieren und warten
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Umsatzsteuersätze korrekt im Kassensystem hinterlegen
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Lohnabrechnungen fristgerecht erstellen und melden
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Jahresabschluss rechtzeitig festellen lassen
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Offenlegungsfrist beim Unternehmensregister einhalten
Häufig gestellte Fragen
Welche Kassenaufzeichnungen sind in der Gastronomie Pflicht?
In der Gastronomie müssen alle Bareinnahmen täglich vollständig erfasst und im Kassenbuch dokumentiert werden. Seit 2020 gilt für elektronische Kassensysteme die Pflicht zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a AO. Jeder Verkauf muss einen Kassenbon auslösen (Belegausgabepflicht). Am Ende des Tages ist ein Z-Bon zu drucken und das Kassensoll mit dem Kassenist abzugleichen. Kassendifferenzen müssen sofort dokumentiert und begründet werden.
Welche Umsatzsteuersätze gelten in der Gastronomie 2026?
Für Speisen zum Verzehr vor Ort sowie für Außer-Haus-Verkauf gilt nach § 12 Abs. 2 Nr. 1 UStG der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent. Für Getränke gilt grundsätzlich der Regelsteuersatz von 19 Prozent, mit Ausnahme von Milch und bestimmten Grundnahrungsmitteln. Moderne Kassensysteme müssen diese unterschiedlichen Steuersätze automatisch korrekt ausweisen können.
Wann muss ein Gastronomiebetrieb den Jahresabschluss offenlegen?
GmbHs und UGs in der Gastronomie müssen nach § 325 HGB den Jahresabschluss innerhalb von 12 Monaten nach Bilanzstichtag beim Unternehmensregister offenlegen. Für den Bilanzstichtag 31.12.2025 endet die Frist am 31.12.2026. Kleine Kapitalgesellschaften müssen den Jahresabschluss nach § 42a GmbHG innerhalb von 11 Monaten feststellen. Verstöße führen zu Ordnungsgeldern nach § 335 HGB zwischen 500 und 25.000 Euro.
Wie wird der Wareneinsatz in der Gastronomie berechnet?
Der Wareneinsatz errechnet sich aus: Anfangsbestand + Wareneinkäufe – Endbestand = Wareneinsatz. Die Wareneinsatzquote ergibt sich aus (Wareneinsatz / Umsatz) × 100. In der Gastronomie sollte die Wareneinsatzquote zwischen 25 und 35 Prozent liegen. Höhere Werte deuten auf zu teure Einkaufspreise, zu niedrige Verkaufspreise, Schwund oder Diebstahl hin. Eine monatliche Kontrolle dieser Kennzahl ist empfehlenswert.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Grundlagen: Jahresabschluss erstellen, OnlineBilanz Startseite. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
