Digitale Buchhaltung Gastronomie 2026: GoBD-konform & rechtssicher
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die digitale Buchhaltung revolutioniert die Gastronomiebranche: Papierbelege, handschriftliche Kassenbücher und monatelange Wartezeiten gehören der Vergangenheit an. Immer mehr Gastronomiebetriebe setzen auf digitale Lösungen, um Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und die strengen Anforderungen der GoBD und Kassensicherungsverordnung zu erfüllen. Dabei spielen neben der revisionssicheren Belegerfassung auch die Aufbewahrungsfristen und digitale Archivierung eine zentrale Rolle. Dieser Artikel erklärt, wie Sie die digitale Buchhaltung rechtssicher umsetzen und welche gesetzlichen Pflichten Sie beachten müssen.
Kurzantwort
Digitale Buchhaltung in der Gastronomie bedeutet die elektronische Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung aller buchhalterischen Daten gemäß GoBD. Sie müssen elektronische Kassensysteme mit TSE ausstatten, digitale Belege revisionssicher archivieren und die Buchführung nach § 238 HGB vollständig und zeitnah führen. Die digitale Lösung spart Zeit, reduziert Fehler und erfüllt die verschärften Anforderungen des Finanzamts.
Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet digitale Buchhaltung in der Gastronomie?
Digitale Buchhaltung bedeutet die vollständige elektronische Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung aller buchhalterischen Vorgänge. Belege werden nicht mehr in Ordnern abgeheftet, sondern digital erfasst und in einem revisionssicheren Archiv gespeichert.
Kassendaten fließen automatisch in die Buchhaltungssoftware, Rechnungen werden per Smartphone fotografiert und mittels OCR-Technologie ausgelesen. Die Buchführung entsteht dadurch laufend und nicht erst am Jahresende auf einmal.
In der Gastronomie ist die digitale Buchhaltung besonders wertvoll. Täglich entstehen hunderte kleine Transaktionen durch Barverkäufe, EC-Zahlungen und Kreditkartenumsätze. Eine digitale Lösung verarbeitet diese Datenmengen schneller und zuverlässiger als manuelle Erfassung. Die Abrechnung in der Gastronomie erfordert dabei eine strukturierte Erfassung auf täglicher, monatlicher und jährlicher Ebene.
Hinweis
Das Finanzamt prüft Gastronomiebetriebe besonders intensiv. Eine lückenlose digitale Buchführung bietet den besten Schutz vor Nachfragen und Schätzungen bei Betriebsprüfungen.
Die digitale Buchhaltung umfasst alle Bereiche: von der Kassenbuchführung über die Kreditorenbuchhaltung bis zur Vorbereitung des Jahresabschlusses nach § 242 HGB. Für Kapitalgesellschaften wie die GmbH gelten zusätzlich die Offenlegungspflichten nach § 325 HGB.
Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für die digitale Buchhaltung?
Die digitale Buchhaltung muss dieselben gesetzlichen Anforderungen erfüllen wie eine papierbasierte Buchführung. Die Grundlage bildet § 238 HGB, der zur Führung von Büchern verpflichtet, die einen Überblick über die Vermögenslage ermöglichen.
Nach § 239 HGB muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln kann. Eintragungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
Für elektronische Aufzeichnungen gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Diese wurden zuletzt im Januar 2020 aktualisiert und konkretisieren die Anforderungen an digitale Systeme. Besonders in der Gastronomie spielt neben den GoBD auch die Einhaltung der KassenSichV und TSE-Pflicht eine zentrale Rolle für die ordnungsgemäße Kassenführung.
10 Jahre
Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nach § 257 HGB
6 Jahre
Aufbewahrungsfrist für Handelsbriefe nach § 257 HGB
500-25.000 €
Ordnungsgeld bei Pflichtverletzungen nach § 335 HGB
Die Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB gilt auch für digitale Unterlagen. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien versendeter Briefe sind sechs Jahre aufzubewahren.
GoBD-Anforderungen in der Gastronomie
Die GoBD legen fest, wie digitale Buchführungsdaten erfasst, gespeichert und aufbewahrt werden müssen. Sie gelten für alle elektronischen Systeme, die steuerrelevante Daten verarbeiten – also auch für Kassensysteme, Warenwirtschaft und Bestellsoftware.
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Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit aller Buchungen
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Vollständigkeit der erfassten Geschäftsvorfälle
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Richtigkeit der Buchungen und Belege
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Zeitgerechte Buchung aller Geschäftsvorfälle
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Ordnung und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen
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Revisionssichere Archivierung aller Belege
Besonders wichtig ist die Unveränderbarkeit: Buchungen und Belege dürfen nach ihrer Erfassung nicht mehr ohne Protokollierung geändert werden. Eine GoBD-konforme Software verhindert solche unzulässigen Änderungen automatisch.
Die Zeitnähe der Buchung ist in der Gastronomie kritisch. Kassendaten müssen täglich erfasst werden, Eingangsrechnungen zeitnah verbucht werden. Verspätete Buchungen können bei einer Betriebsprüfung zu Hinzuschätzungen führen.
Achtung
Bei GoBD-Verstößen kann das Finanzamt die gesamte Buchführung verwerfen und den Gewinn schätzen. Die Schätzung fällt erfahrungsgemäß deutlich höher aus als der tatsächliche Gewinn.
Das Finanzamt kann jederzeit einen Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO verlangen. Ihre digitale Buchhaltung muss daher in der Lage sein, alle Daten in einem maschinenlesbaren Format (meist GoBD-Export) bereitzustellen.
Kassensicherungsverordnung: Pflichten für elektronische Kassen
Seit dem 1. Januar 2020 gelten verschärfte Pflichten für elektronische Kassensysteme. Jede elektronische Kasse muss mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein.
Die TSE speichert alle Kassenvorgänge manipulationssicher und versieht sie mit einem digitalen Siegel. Sie verhindert nachträgliche Änderungen oder Löschungen von Kassiervorgängen.
Technische Pflichten
- Zertifizierte TSE in jeder elektronischen Kasse
- Einzelaufzeichnung aller Geschäftsvorfälle
- Täglicher Kassenabschluss (Z-Bon)
- Unveränderbarkeit der Kassendaten
- Export-Schnittstelle für Betriebsprüfung
Meldepflichten
- Anmeldung jedes Kassensystems beim Finanzamt
- Mitteilung der TSE-Seriennummer
- Meldung bei Außerbetriebnahme
- Dokumentation von Systemänderungen
- Verfahrensdokumentation erstellen
Die Anmeldung erfolgt beim zuständigen Finanzamt. Sie müssen für jede Kasse die TSE-Seriennummer, das Kassenmodell und den Standort mitteilen. Bei Nichtbeachtung drohen Bußgelder bis zu 25.000 Euro.
Zusätzlich müssen Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen. Diese beschreibt, wie Ihr Kassensystem funktioniert, wer Zugriff hat und wie die Daten gesichert werden. Die Dokumentation ist bei Betriebsprüfungen vorzulegen.
„In der Gastronomie führen fehlende oder fehlerhafte Kassenaufzeichnungen regelmäßig zu Hinzuschätzungen. Eine TSE-konforme Kasse mit lückenloser digitaler Buchführung ist die beste Absicherung gegen hohe Nachzahlungen.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Vorteile der digitalen Buchhaltung für Gastronomiebetriebe
Die Umstellung auf digitale Buchhaltung bringt erhebliche operative und steuerliche Vorteile. Der wichtigste Effekt ist die Zeitersparnis: Manuelle Erfassung, Ablage und Suche nach Belegen entfallen weitgehend.
Zeitersparnis
Automatische Erfassung von Kassendaten, digitale Belegarchivierung und automatisierte Buchungsvorschläge reduzieren den manuellen Aufwand um bis zu 70 Prozent.
Fehlerreduktion
OCR-Erkennung und automatische Plausibilitätsprüfungen verhindern Tippfehler und Zahlendreher. Die Software erkennt doppelte Belege und fehlende Pflichtangaben.
Liquiditätsübersicht
Aktuelle Auswertungen zeigen jederzeit die Liquidität, offene Verbindlichkeiten und fällige Zahlungen. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Finanzen.
Digitale Systeme bieten außerdem bessere Auswertungen. Sie können jederzeit eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) erstellen, Wareneinsätze analysieren und Kennzahlen wie Personalkostenquote oder Rohertrag überwachen.
Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird einfacher. Statt monatlich Belegordner vorbeizubringen, gewähren Sie digitalen Zugriff auf die Buchhaltung. Der Steuerberater kann zeitnah prüfen und korrigieren.
70%
Zeitersparnis durch Automatisierung
90%
Weniger Erfassungsfehler
24/7
Zugriff auf aktuelle Zahlen
Bei Kapitalgesellschaften erleichtert die digitale Buchhaltung auch die Erfüllung der Offenlegungspflicht nach § 325 HGB. Der Jahresabschluss muss innerhalb von 12 Monaten beim Unternehmensregister eingereicht werden. Mit digitalen Daten aus DATEV-Systemen gelingt die Vorbereitung des Jahresabschlusses effizienter – strukturierte Checklisten und digitale Exportfunktionen sorgen für einen schnellen und sicheren Workflow.
Welche Aufgaben umfasst die digitale Buchhaltung?
Die digitale Buchhaltung in der Gastronomie umfasst mehrere Teilbereiche. Jeder Bereich stellt spezifische Anforderungen an die Software und die Organisation.
| Bereich | Aufgaben | Häufigkeit |
|---|---|---|
| Kassenbuchführung | Erfassung aller Barverkäufe, täglicher Z-Bon, Kassenberichte | Täglich |
| Kreditorenbuchhaltung | Erfassung Eingangsrechnungen, Zahlungslauf, Mahnwesen | Laufend |
| Debitorenbuchhaltung | Ausgangsrechnungen (Catering), Zahlungsüberwachung | Laufend |
| Lohnbuchhaltung | Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung, Lohnsteuer | Monatlich |
| Anlagenbuchhaltung | Erfassung Anlagegüter, Abschreibungen nach § 253 HGB | Jährlich |
| Monatsabschluss | BWA, Summen- und Saldenliste, Kontenabstimmung | Monatlich |
Die Kassenbuchführung ist in der Gastronomie der zeitintensivste Bereich. Täglich müssen Einnahmen erfasst, Kassenbestände gezählt und dokumentiert werden. Eine TSE-konforme Kasse überträgt die Daten automatisch.
Bei der Kreditorenbuchhaltung geht es um Lieferantenrechnungen für Lebensmittel, Getränke, Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen. Die digitale Erfassung per Foto und OCR-Erkennung beschleunigt die Verarbeitung erheblich.
Die Lohnbuchhaltung können Sie entweder selbst digital führen oder an einen Steuerberater auslagern. Wichtig ist die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, damit Gehälter und Sozialabgaben korrekt verbucht werden.
Hinweis
Für die Inventur nach § 240 HGB müssen Sie jährlich alle Vermögensgegenstände und Schulden erfassen. Digitale Inventursysteme mit Barcode-Scanner beschleunigen besonders die Warenbestandsaufnahme.
Digitales Belegmanagement: So erfassen Sie Belege rechtssicher
Das digitale Belegmanagement ist das Herzstück der elektronischen Buchhaltung. Alle Eingangsrechnungen, Kassenbelege und sonstigen Buchungsbelege müssen revisionssicher archiviert werden.
Nach den GoBD müssen Sie elektronisch empfangene Belege (PDF-Rechnungen per E-Mail) im Originalformat aufbewahren. Ein Ausdruck ersetzt das digitale Original nicht. Umgekehrt dürfen Sie Papierbelege fotografieren und das Original vernichten – wenn Ihr System revisionssicher ist.
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Belege unmittelbar nach Erhalt digital erfassen
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OCR-Erkennung für automatisches Auslesen nutzen
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Belege mit Buchung verknüpfen (Belegverknüpfung)
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Revisionssichere Archivierung gewährleisten
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Originalformat bei elektronischen Belegen bewahren
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Verfahrensdokumentation für Belegprozesse erstellen
Eine gute Buchhaltungssoftware erkennt automatisch Rechnungsdatum, Betrag, Lieferant und Umsatzsteuer. Sie schlägt ein Buchungskonto vor und erstellt einen Buchungsvorschlag. Sie müssen nur noch prüfen und freigeben.
Die Verfahrensdokumentation muss beschreiben, wie Belege erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Halten Sie fest, wer Belege erfassen darf, wie die Freigabe erfolgt und wo die Archivierung stattfindet.
Achtung
Wenn Sie Papierbelege nach der Digitalisierung vernichten möchten, müssen Sie dies in der Verfahrensdokumentation beschreiben und sicherstellen, dass die Bildqualität und Lesbarkeit dauerhaft gewährleistet ist.
Die Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB gilt unverändert: Belege müssen zehn Jahre aufbewahrt und jederzeit lesbar gemacht werden können. Achten Sie daher auf eine zukunftssichere Archivierung.
Die richtige Software für digitale Buchhaltung auswählen
Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung. Für Gastronomiebetriebe sind spezielle Anforderungen zu beachten.
Muss-Kriterien
- GoBD-Konformität und Revisionssicherheit
- Schnittstelle zu TSE-Kassensystemen
- Belegerfassung per Smartphone-App
- Automatischer Bankdatenimport
- DATEV-Export für Steuerberater
- Mandantenfähigkeit bei mehreren Betrieben
Wünschenswerte Funktionen
- OCR-Erkennung für Rechnungen
- Automatische Kontierungsvorschläge
- Integrierte Warenwirtschaft
- BWA und Auswertungen in Echtzeit
- Mahnwesen für Cateringkunden
- Cloud-Zugriff von überall
Achten Sie unbedingt auf eine Schnittstelle zu Ihrem Kassensystem. Die täglichen Kassendaten sollten automatisch importiert werden. Manuelle Übertragung ist fehleranfällig und widerspricht dem Digitalisierungsgedanken.
Die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater sollte die Software unterstützen. Ein DATEV-Export oder direkter DATEV-Unternehmen-Online-Zugang erleichtert die Kommunikation erheblich.
Für Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG ist wichtig, dass die Software die Erstellung von Bilanz und GuV nach § 266 und § 275 HGB unterstützt. Tools wie OnlineBilanz ermöglichen zusätzlich die direkte Vorbereitung des Jahresabschlusses für die Offenlegung.
„Bei der Software-Auswahl sollten Gastronomiebetriebe nicht nur auf den Preis achten. Eine GoBD-konforme Lösung mit guter Kassenanbindung spart langfristig mehr Geld als ein günstiges System, das manuelle Nacharbeit erfordert.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Jahresabschluss digital vorbereiten und offenlegen
Für Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG endet die laufende Buchführung nicht mit der monatlichen Erfassung. Sie müssen einen Jahresabschluss erstellen und beim Unternehmensregister offenlegen. Wer hier von Anfang an auf digitale Buchhaltung setzt, profitiert von durchgängigen Prozessen und schnelleren Abschlussarbeiten.
Nach § 242 HGB muss jeder Kaufmann zum Schluss eines Geschäftsjahres eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen. Für Kapitalgesellschaften gelten zusätzlich die Vorschriften der §§ 264-289f HGB.
Die Feststellung des Jahresabschlusses muss nach § 42a GmbHG innerhalb bestimmter Fristen erfolgen: 11 Monate für kleine GmbH, 8 Monate für mittelgroße und große GmbH nach Bilanzstichtag (hier: 31.12.2025).
| Größenklasse nach § 267 HGB | Feststellungsfrist § 42a GmbHG | Offenlegungsfrist § 325 HGB |
|---|---|---|
| Kleine GmbH | 11 Monate (bis 30.11.2026) | 12 Monate (bis 31.12.2026) |
| Mittelgroße GmbH | 8 Monate (bis 31.08.2026) | 12 Monate (bis 31.12.2026) |
| Große GmbH | 8 Monate (bis 31.08.2026) | 12 Monate (bis 31.12.2026) |
Die Offenlegung erfolgt ausschließlich beim Unternehmensregister. Nach dem DiRUG (Digitalisierungsrichtlinie-Umsetzungsgesetz) vom 1. August 2022 ist der Bundesanzeiger nicht mehr Offenlegungsstelle.
Die Offenlegungsfrist beträgt nach § 325 HGB zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag. Bei Bilanzstichtag 31.12.2025 muss der Jahresabschluss bis spätestens 31.12.2026 eingereicht sein.
Achtung
Bei verspäteter oder unterlassener Offenlegung droht ein Ordnungsgeld nach § 335 HGB zwischen 500 und 25.000 Euro. Das Bundesamt für Justiz verhängt diese Ordnungsgelder regelmäßig und automatisiert.
Digitale Tools wie OnlineBilanz unterstützen Sie bei der Erstellung der Bilanz nach § 266 HGB und der GuV nach § 275 HGB. Die Daten aus Ihrer Buchhaltung werden importiert und in das gesetzliche Schema überführt.
Kleine Kapitalgesellschaften können nach § 326 HGB Erleichterungen nutzen. Sie müssen nur eine verkürzte Bilanz offenlegen und können auf die Veröffentlichung der GuV verzichten, wenn diese in den Anhang aufgenommen wird.
Typische Fehler in der digitalen Buchhaltung vermeiden
Bei der Umstellung auf digitale Buchhaltung und im laufenden Betrieb passieren häufig vermeidbare Fehler. Die häufigsten Probleme betreffen die GoBD-Konformität und die Kassensicherungsverordnung.
Fehler 1: Fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Ihr Buchführungssystem funktioniert. Viele Betriebe erstellen diese Dokumentation gar nicht oder nur lückenhaft. Bei einer Betriebsprüfung führt das zu Problemen.
Die Verfahrensdokumentation muss beschreiben: verwendete Hard- und Software, Zugriffsberechtigungen, Belegerfassung, Buchungsprozess, Datensicherung und Archivierung. Erstellen Sie diese Dokumentation sofort bei Einführung des Systems.
Fehler 2: Nicht zeitnahe Buchung
Die GoBD fordern zeitnahe Buchung aller Geschäftsvorfälle. Kassendaten müssen täglich erfasst werden, Eingangsrechnungen innerhalb weniger Tage. Wer Belege monatelang sammelt und dann auf einmal erfasst, verstößt gegen die Grundsätze.
Digitale Systeme helfen durch automatische Erinnerungen und Workflows. Richten Sie feste Routinen ein: Kassendaten täglich importieren, Belege wöchentlich fotografieren und verbuchen.
Fehler 3: TSE-Kasse nicht oder falsch angemeldet
Seit 2020 müssen alle elektronischen Kassen mit TSE ausgestattet und beim Finanzamt angemeldet sein. Viele Gastronomiebetriebe haben die TSE zwar eingebaut, aber die Meldung ans Finanzamt vergessen oder falsche Daten übermittelt.
Prüfen Sie, ob alle Ihre Kassen korrekt gemeldet sind. Die Meldung muss die TSE-Seriennummer, das Kassenmodell und den Standort enthalten. Bei Änderungen oder Außerbetriebnahme müssen Sie erneut melden.
Fehler 4: Elektronische Rechnungen als Papier archivieren
Per E-Mail empfangene Rechnungen (PDF) müssen im elektronischen Format aufbewahrt werden. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht. Viele Betriebe drucken PDF-Rechnungen aus und löschen die E-Mail – das ist nicht GoBD-konform.
Archivieren Sie elektronische Belege ausschließlich digital in einem revisionssicheren System. Die Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB gilt für das Originalformat.
-
Verfahrensdokumentation erstellen und aktuell halten
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Belege täglich oder wöchentlich erfassen, nicht sammeln
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Alle elektronischen Kassen mit TSE ausstatten und melden
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Elektronische Belege digital archivieren, nicht ausdrucken
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Zugriffsrechte dokumentieren und regelmäßig prüfen
-
Regelmäßige Datensicherung einrichten und testen
Bei Kapitalgesellschaften kommt ein weiterer Fehler hinzu: Die verspätete Offenlegung des Jahresabschlusses. Planen Sie ausreichend Zeit für Erstellung, Feststellung und Einreichung beim Unternehmensregister ein.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Software eignet sich für digitale Buchhaltung in der Gastronomie?
Eine geeignete Software muss GoBD-konform sein, eine Schnittstelle zu TSE-Kassensystemen bieten und Belegerfassung per Smartphone ermöglichen. Wichtig sind außerdem automatischer Bankdatenimport, DATEV-Export für den Steuerberater und revisionssichere Archivierung. Für Kapitalgesellschaften sollte die Software die Erstellung von Bilanz und GuV nach § 266 und § 275 HGB unterstützen.
Muss ich als Gastronom meine Kasse beim Finanzamt anmelden?
Ja, seit 2020 müssen alle elektronischen Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet und beim zuständigen Finanzamt angemeldet werden. Sie müssen die TSE-Seriennummer, das Kassenmodell und den Standort mitteilen. Bei Nichtbeachtung drohen Bußgelder bis zu 25.000 Euro.
Wie lange muss ich digitale Belege aufbewahren?
Nach § 257 HGB müssen Buchungsbelege, Rechnungen und Kassendaten zehn Jahre aufbewahrt werden. Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenz sind sechs Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für digitale Unterlagen. Elektronisch empfangene Belege müssen im Originalformat (PDF) gespeichert werden.
Wann muss eine Gastronomie-GmbH den Jahresabschluss offenlegen?
Nach § 325 HGB muss der Jahresabschluss innerhalb von zwölf Monaten nach dem Bilanzstichtag beim Unternehmensregister eingereicht werden. Bei Bilanzstichtag 31.12.2025 ist die Frist der 31.12.2026. Die Offenlegung erfolgt ausschließlich beim Unternehmensregister. Bei verspäteter Offenlegung droht ein Ordnungsgeld nach § 335 HGB zwischen 500 und 25.000 Euro.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Grundlagen: Handelsgesetzbuch (HGB), GoBD des BMF, Unternehmensregister. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
