Jahresabschluss-Checkliste 2026: Leitfaden für GmbH & UG
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die Jahresabschluss-Checkliste 2026 hilft Geschäftsführern bei der strukturierten Erstellung des Jahresabschlusses. Von der Inventur über die Bewertungsgrundsätze bei der Bilanzierung nach HGB bis zur fristgerechten Offenlegung beim Unternehmensregister – dieser Leitfaden für GmbH, UG und AG deckt alle rechtlichen Pflichten gemäß § 242 HGB, § 264 HGB und § 325 HGB ab.
Kurzantwort
Eine Jahresabschluss-Checkliste für 2026 strukturiert alle Pflichten von der Inventur über die Bilanzaufstellung nach § 242 HGB bis zur Offenlegung beim Unternehmensregister gemäß § 325 HGB. Sie umfasst Fristen, Größenklassen nach § 267 HGB und die Einhaltung handelsrechtlicher Vorschriften zur Vermeidung von Ordnungsgeldern bis 25.000 Euro.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Jahresabschluss-Checkliste?
Eine Jahresabschluss-Checkliste ist ein strukturiertes Arbeitsverzeichnis, das alle wesentlichen Schritte von der Inventur bis zur Offenlegung systematisch erfasst. Sie dient als Kontrollwerkzeug für Geschäftsführer und Buchhalter zur Einhaltung aller handelsrechtlichen Pflichten.
Die Checkliste orientiert sich an den Vorgaben des HGB und berücksichtigt die Rechtsform (GmbH, UG, AG), die Unternehmensgröße nach § 267 HGB sowie branchenspezifische Besonderheiten. Sie reduziert das Risiko von Fristverstößen, Bewertungsfehlern und Ordnungsgeldern.
12 Monate
Offenlegungsfrist § 325 HGB
11 Monate
Feststellung kleine GmbH
25.000 €
Max. Ordnungsgeld § 335 HGB
Hinweis
Seit dem DiRUG (01.08.2022) erfolgt die Offenlegung ausschließlich beim Unternehmensregister – nicht mehr beim Bundesanzeiger. Die Einreichung muss elektronisch im XBRL-Format oder als strukturiertes PDF erfolgen.
Gesetzliche Grundlagen für den Jahresabschluss 2026
Die Pflicht zur Aufstellung eines Jahresabschlusses ergibt sich für Kapitalgesellschaften aus § 242 HGB in Verbindung mit § 264 HGB. Der Jahresabschluss muss die tatsächlichen Vermögens-, Finanz- und Ertragsverhältnisse unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) darstellen.
Für Bilanzstichtag 31.12.2025 gelten die aktuellen Größenklassen nach § 267 HGB sowie die Fristen nach § 325 HGB für die Offenlegung. Die Bewertung erfolgt nach den Vorschriften der §§ 252-256 HGB, die Gliederung nach § 266 HGB (Bilanz) und § 275 HGB (GuV).
| Rechtsgrundlage | Inhalt | Anwendung |
|---|---|---|
| § 242 HGB | Pflicht zur Aufstellung Jahresabschluss | Alle Kaufleute |
| § 264 HGB | Jahresabschluss Kapitalgesellschaften | GmbH, UG, AG |
| § 267 HGB | Größenklassen | Klein, Mittel, Groß |
| § 325 HGB | Offenlegungspflicht | 12 Monate Frist |
| § 335 HGB | Ordnungsgeldverfahren | 500-25.000 Euro |
Nach § 42a GmbHG muss der Jahresabschluss innerhalb von 11 Monaten (kleine GmbH) bzw. 8 Monaten (mittelgroße/große GmbH) nach Bilanzstichtag von den Gesellschaftern festgestellt werden.
Fristen und Termine 2026 im Überblick
Für den Jahresabschluss 2025 (Bilanzstichtag 31.12.2025) gelten gestaffelte Fristen je nach Unternehmensgröße. Die Nichteinhaltung führt zu Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB durch das Bundesamt für Justiz.
| Größenklasse | Feststellung (§ 42a GmbHG) | Offenlegung (§ 325 HGB) | Frist endet |
|---|---|---|---|
| Kleine GmbH | 11 Monate | 12 Monate | 31.12.2026 |
| Mittelgroße GmbH | 8 Monate | 12 Monate | 31.12.2026 |
| Große GmbH | 8 Monate | 12 Monate | 31.12.2026 |
| Kleine UG | 11 Monate | 12 Monate | 31.12.2026 |
Achtung
Wichtig: Die Offenlegungsfrist von 12 Monaten gilt für alle Größenklassen einheitlich. Bei verspäteter Offenlegung drohen Ordnungsgelder zwischen 500 und 25.000 Euro gemäß § 335 HGB.
Die Feststellungsfrist ist eine gesellschaftsrechtliche Innenfrist, während die Offenlegungsfrist eine öffentlich-rechtliche Außenfrist darstellt. Beide müssen zwingend eingehalten werden.
Inventur und Bewertung zum Bilanzstichtag
Die Inventur bildet die Grundlage des Jahresabschlusses und ist nach § 240 HGB verpflichtend. Sie erfasst alle Vermögensgegenstände und Schulden mengenmäßig und wertmäßig zum Bilanzstichtag 31.12.2025.
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Körperliche Bestandsaufnahme aller Vorräte, Anlagen und Kasse
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Buchinventur für Forderungen, Verbindlichkeiten und Bankguthaben
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Anlageinventur mit Abgleich Anlageverzeichnis und tatsächlichem Bestand
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Inventurdifferenzen dokumentieren und buchen
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Zeitnahe Inventur (Stichtag, vor- oder nachverlegte Inventur zulässig)
Bewertung nach HGB
Die Bewertung erfolgt nach den Vorschriften der §§ 252-256 HGB. Es gelten die Grundsätze der Einzelbewertung, Vorsicht, Unternehmensfortführung und Bewertungsstetigkeit. Vermögensgegenstände werden höchstens mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten angesetzt.
Anlagevermögen
Bewertung zu Anschaffungs-/Herstellungskosten abzüglich planmäßiger Abschreibungen nach § 253 Abs. 3 HGB. Außerplanmäßige Abschreibung bei dauerhafter Wertminderung nach § 253 Abs. 3 Satz 5 HGB.
Umlaufvermögen
Bewertung zum niedrigeren Wert aus Anschaffungskosten und Stichtagswert (strenges Niederstwertprinzip § 253 Abs. 4 HGB). Vorräte: Einzelbewertung oder Verbrauchsfolgeverfahren (FIFO, LIFO).
Hinweis
Bei Forderungen sind Einzelwertberichtigungen für erkennbare Ausfallrisiken sowie Pauschalwertberichtigungen für das allgemeine Kreditrisiko zu bilden.
Bilanz und GuV erstellen
Die Bilanz gliedert sich nach § 266 HGB in Aktiva (Vermögen) und Passiva (Kapital). Sie muss klar und übersichtlich sein und die Vermögens- und Finanzlage des Unternehmens darstellen.
Bilanzgliederung nach § 266 HGB
Aktivseite
- A. Anlagevermögen (I. Immaterielle VG, II. Sachanlagen, III. Finanzanlagen)
- B. Umlaufvermögen (I. Vorräte, II. Forderungen, III. Wertpapiere, IV. Kasse/Bank)
- C. Rechnungsabgrenzungsposten
- D. Aktive latente Steuern (§ 274 HGB)
Passivseite
- A. Eigenkapital (I. Gezeichnetes Kapital, II. Kapitalrücklage, III. Gewinnrücklagen, IV. Jahresüberschuss)
- B. Rückstellungen
- C. Verbindlichkeiten
- D. Rechnungsabgrenzungsposten
- E. Passive latente Steuern (§ 274 HGB)
Gewinn- und Verlustrechnung
Die GuV nach § 275 HGB kann im Gesamtkosten- oder Umsatzkostenverfahren aufgestellt werden. Sie zeigt die Ertragslage durch Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen des Geschäftsjahres 2025.
| Position | Gesamtkostenverfahren | Umsatzkostenverfahren |
|---|---|---|
| Umsatzerlöse | ✓ | ✓ |
| Bestandsveränderungen | ✓ | – |
| Materialaufwand | ✓ | In HK/UK enthalten |
| Personalaufwand | ✓ | In HK/UK enthalten |
| Herstellungskosten | – | ✓ |
| Vertriebskosten | – | ✓ |
Kleine Kapitalgesellschaften dürfen nach § 266 Abs. 1 Satz 3 HGB bzw. § 275 Abs. 5 HGB verkürzte Gliederungsschemata verwenden. Die Wahlrechte müssen stetig angewendet werden.
Anhang und Lagebericht
Der Anhang nach § 284 HGB ist integraler Bestandteil des Jahresabschlusses. Er erläutert und ergänzt die Bilanz und GuV um Informationen, die für die Beurteilung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage notwendig sind.
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Angaben zu Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden (§ 284 Abs. 2 Nr. 1 HGB)
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Erläuterungen zu Bilanz- und GuV-Posten bei Abweichungen
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Angaben zu Forderungen und Verbindlichkeiten mit Restlaufzeiten
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Haftungsverhältnisse und sonstige finanzielle Verpflichtungen (§ 285 Nr. 3 HGB)
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Anzahl Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt (§ 285 Nr. 7 HGB)
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Organbezüge Geschäftsführung und Aufsichtsrat (§ 285 Nr. 9 HGB)
-
Gewinnverwendungsvorschlag bei Feststellung vor Verwendung
Lagebericht
Der Lagebericht nach § 289 HGB ist für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften verpflichtend. Kleine Kapitalgesellschaften sind nach § 264 Abs. 1 Satz 4 HGB befreit, sofern nicht nach anderen Vorschriften (z.B. PublG) verpflichtet.
Hinweis
Der Lagebericht muss den Geschäftsverlauf, die Lage der Gesellschaft sowie wesentliche Chancen und Risiken darstellen. Er geht über reine Vergangenheitsbetrachtung hinaus und umfasst auch Prognosen (§ 289 Abs. 1 HGB).
Für kapitalmarktorientierte Unternehmen gelten erweiterte Anforderungen (§ 289b HGB: nichtfinanzielle Erklärung, § 289f HGB: Corporate Governance).
Feststellung und Offenlegung beim Unternehmensregister
Die Feststellung des Jahresabschlusses erfolgt bei der GmbH durch Gesellschafterbeschluss gemäß § 42a GmbHG oder – bei Aufsichtsrat – durch dessen Billigung nach § 172 AktG analog. Bei der AG stellt der Vorstand den Jahresabschluss auf, der Aufsichtsrat billigt ihn (§ 172 AktG).
| Schritt | Verantwortlich | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Aufstellung | Geschäftsführung | Nach Abschluss Inventur | § 264 Abs. 1 HGB |
| Feststellung | Gesellschafterversammlung | 11/8 Monate | § 42a GmbHG |
| Prüfung (wenn pflichtig) | Abschlussprüfer | Vor Feststellung | § 316 HGB |
| Offenlegung | Geschäftsführung | 12 Monate | § 325 HGB |
Offenlegung beim Unternehmensregister
Seit dem DiRUG (01.08.2022) erfolgt die Offenlegung ausschließlich elektronisch beim Unternehmensregister (www.unternehmensregister.de). Der Bundesanzeiger dient nur noch als Bekanntmachungsorgan, nicht mehr als Einreichungsstelle.
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Elektronische Einreichung im XBRL-Format oder strukturiertes PDF
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Authentifizierung über ELSTER-Zertifikat oder DE-Mail
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Offenlegungsumfang richtet sich nach Größenklasse (§ 326-327 HGB)
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Kleine GmbH: Bilanz verkürzt, Anhang verkürzt (GuV freiwillig)
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Mittelgroße GmbH: Bilanz, GuV, Anhang vollständig
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Große GmbH: Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht, Bestätigungsvermerk
Achtung
Ordnungsgeld: Bei Nichtoffenlegung oder verspäteter Offenlegung leitet das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB ein. Das Ordnungsgeld beträgt 500 bis 25.000 Euro und kann wiederholt festgesetzt werden.
„Die häufigste Fehlerquelle ist die Verwechslung von Feststellungs- und Offenlegungsfrist. Beide Fristen laufen unabhängig voneinander und müssen zwingend eingehalten werden. Bei kleinen GmbHs bleibt nach Feststellung nur noch ein Monat bis zur Offenlegungsfrist.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Typische Fehler bei der Jahresabschlusserstellung vermeiden
In der Praxis zeigen sich wiederkehrende Fehlerquellen, die zu Korrekturaufwand, Fristverstößen oder Ordnungsgeldern führen. Eine strukturierte Checkliste hilft, diese systematisch zu vermeiden.
Bewertungsfehler
- Fehlende Wertberichtigungen auf Forderungen
- Nicht gebuchte Abschreibungen
- Falsche Abgrenzungen aktiv/passiv
- Unterlassene außerplanmäßige Abschreibungen
Formelle Mängel
- Unvollständige Anhangangaben
- Falsche Gliederung nach § 266/275 HGB
- Fehlende Unterschriften Geschäftsführung
- Nicht eindeutige Bezeichnungen
Fristversäumnisse
- Verspätete Feststellung
- Verspätete Offenlegung
- Fehlende Prüfung bei Prüfungspflicht
- Verwechslung Feststellung/Offenlegung
Größenklassen-Fehleinschätzung
Ein häufiger Fehler ist die falsche Bestimmung der Größenklasse nach § 267 HGB. Diese entscheidet über Offenlegungsumfang, Prüfungspflicht und Fristen. Die Schwellenwerte müssen an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen über- oder unterschritten werden.
| Größenklasse | Bilanzsumme | Umsatzerlöse | Mitarbeiter |
|---|---|---|---|
| Klein | ≤ 6 Mio. € | ≤ 12 Mio. € | ≤ 50 |
| Mittel | ≤ 20 Mio. € | ≤ 40 Mio. € | ≤ 250 |
| Groß | > 20 Mio. € | > 40 Mio. € | > 250 |
Zwei der drei Kriterien müssen erfüllt sein. Bei Überschreitung erfolgt der Größenklassenwechsel erst nach zwei aufeinanderfolgenden Überschreitungen (§ 267 Abs. 4 HGB).
Komplette Jahresabschluss-Checkliste für 2026
Die folgende Checkliste fasst alle wesentlichen Schritte zusammen und dient als Arbeitshilfe für die systematische Jahresabschlusserstellung 2025/2026.
1. Vorbereitungsphase (Dezember 2025)
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Vollständigkeit laufender Buchführung prüfen
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Offene Posten abstimmen (Debitoren, Kreditoren, Sachkonten)
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Bankkonten abstimmen und Kontoauszüge sammeln
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Inventurplanung: Termin, Verantwortliche, Zählbereiche festlegen
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Bewertungsgrundlagen aktualisieren (AfA-Tabellen, Pauschalwertberichtigungen)
2. Inventur zum Bilanzstichtag 31.12.2025
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Körperliche Bestandsaufnahme Warenbestand, Roh-/Hilfs-/Betriebsstoffe
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Anlageinventur: Abgleich Anlageverzeichnis mit tatsächlichem Bestand
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Kassensturz und Abstimmung aller Bankkonten
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Forderungen: Saldenbestätigungen einholen, Bonität prüfen
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Verbindlichkeiten: Saldenlisten erstellen, Abstimmung mit Kreditoren
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Inventurdifferenzen dokumentieren und Ursachen klären
3. Bewertung und Buchungen (Januar-Februar 2026)
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Anlagevermögen: Planmäßige und außerplanmäßige Abschreibungen buchen
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Vorräte: Einzelbewertung oder Verbrauchsfolgeverfahren anwenden
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Forderungen: Einzel- und Pauschalwertberichtigungen bilden
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Rückstellungen bilden (Steuern, Urlaubsansprüche, drohende Verluste, Prozesse)
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Aktive und passive Rechnungsabgrenzungen buchen
-
Latente Steuern ermitteln und buchen (soweit verpflichtend)
4. Erstellung Jahresabschluss (Februar-März 2026)
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Bilanz nach § 266 HGB gliedern und erstellen
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GuV nach § 275 HGB (GKV oder UKV) erstellen
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Anhang nach § 284/285 HGB vollständig erstellen
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Lagebericht erstellen (falls verpflichtet nach § 289 HGB)
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Anlagenspiegel, Forderungenspiegel, Verbindlichkeitenspiegel erstellen
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Vollständigkeit und Plausibilität prüfen
5. Feststellung und Prüfung
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Abschlussprüfung durchführen (falls nach § 316 HGB prüfungspflichtig)
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Prüfungsbericht und Bestätigungsvermerk einholen
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Gesellschafterversammlung einberufen (Frist nach Gesellschaftsvertrag)
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Jahresabschluss durch Gesellschafterbeschluss feststellen
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Gewinnverwendung beschließen
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Feststellungsbeschluss protokollieren
6. Offenlegung beim Unternehmensregister (bis 31.12.2026)
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Offenlegungsumfang nach Größenklasse bestimmen (§ 326/327 HGB)
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Unterlagen in XBRL-Format oder strukturiertes PDF konvertieren
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Elektronische Einreichung beim Unternehmensregister (www.unternehmensregister.de)
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Authentifizierung über ELSTER-Zertifikat oder DE-Mail
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Eingangsbestätigung und Veröffentlichungsnachweis archivieren
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Offenlegungspflicht dokumentieren (Nachweis für Betriebsprüfung)
Hinweis
OnlineBilanz.de unterstützt Sie bei der Erstellung, Feststellung und Offenlegung des Jahresabschlusses 2025. Die Software führt durch alle Schritte und generiert automatisch XBRL-Dateien für die Einreichung beim Unternehmensregister.
Häufig gestellte Fragen
Bis wann muss der Jahresabschluss 2025 offengelegt werden?
Der Jahresabschluss zum 31.12.2025 muss spätestens bis 31.12.2026 beim Unternehmensregister offengelegt werden (12-Monatsfrist nach § 325 HGB). Die Offenlegung erfolgt ausschließlich elektronisch beim Unternehmensregister, nicht mehr beim Bundesanzeiger. Bei verspäteter Offenlegung drohen Ordnungsgelder zwischen 500 und 25.000 Euro gemäß § 335 HGB.
Welche Unterlagen müssen kleine GmbHs offenlegen?
Kleine Kapitalgesellschaften nach § 267 Abs. 1 HGB müssen gemäß § 326 HGB nur die Bilanz in verkürzter Form und einen verkürzten Anhang offenlegen. Die Gewinn- und Verlustrechnung kann freiwillig offengelegt werden. Ein Lagebericht ist für kleine GmbHs nicht erforderlich, sofern keine Verpflichtung nach anderen Gesetzen (z.B. PublG) besteht.
Was passiert bei Nichtoffenlegung des Jahresabschlusses?
Bei Nichtoffenlegung oder verspäteter Offenlegung leitet das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB ein. Das Ordnungsgeld beträgt mindestens 500 Euro und kann bis zu 25.000 Euro betragen. Das Verfahren kann wiederholt werden, bis die Offenlegungspflicht erfüllt ist. Zudem können sich steuerliche und zivilrechtliche Konsequenzen ergeben.
Wie werden die Größenklassen nach § 267 HGB bestimmt?
Die Größenklasse richtet sich nach drei Kriterien: Bilanzsumme (klein ≤ 6 Mio. €, mittel ≤ 20 Mio. €), Umsatzerlöse (klein ≤ 12 Mio. €, mittel ≤ 40 Mio. €) und Mitarbeiterzahl (klein ≤ 50, mittel ≤ 250). Zwei der drei Kriterien müssen erfüllt sein. Ein Größenklassenwechsel tritt erst ein, wenn die Schwellenwerte an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen über- oder unterschritten werden (§ 267 Abs. 4 HGB).
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Grundlagen: § 242 HGB (Pflicht zur Aufstellung), § 264 HGB (Jahresabschluss Kapitalgesellschaften), § 267 HGB (Größenklassen), § 325 HGB (Offenlegung), § 335 HGB (Ordnungsgeldverfahren), Unternehmensregister. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
