Checkliste Jahresabschluss HGB 2026: Alle Schritte rechtssicher
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die Erstellung eines Jahresabschlusses nach HGB erfordert zahlreiche Einzelschritte – von der Inventur über Bilanzierung bis zur Offenlegung beim Unternehmensregister. Diese Checkliste führt Sie Schritt für Schritt durch alle wesentlichen Phasen und zeigt, worauf Geschäftsführer achten müssen, um Ordnungsgelder und Haftungsrisiken zu vermeiden.
Kurzantwort
Ein Jahresabschluss nach HGB durchläuft mehrere Phasen: Buchhaltung abschließen, Inventur durchführen, Bilanz und GuV erstellen, ggf. Anhang und Lagebericht verfassen, feststellten lassen (innerhalb von 11 bzw. 8 Monaten) und beim Unternehmensregister offenlegen (innerhalb 12 Monaten). Kapitalgesellschaften müssen die gesetzlichen Fristen nach § 325 HGB und § 42a GmbHG einhalten.
Inhaltsverzeichnis
Grundlagen des HGB-Jahresabschlusses
Das Handelsgesetzbuch (HGB) bildet die zentrale gesetzliche Grundlage für die Jahresabschlusserstellung in Deutschland. Es definiert verbindlich, welche Bestandteile ein Jahresabschluss umfassen muss, nach welchen Grundsätzen bilanziert wird und welche Publizitätspflichten bestehen.
Für Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) besteht eine uneingeschränkte Bilanzierungspflicht nach § 264 HGB – unabhängig von der Unternehmensgröße. Personengesellschaften und Einzelkaufleute sind nur unter bestimmten Schwellenwerten bilanzierungspflichtig.
Hinweis
True and Fair View: Der Jahresabschluss muss gemäß § 264 Abs. 2 HGB ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage vermitteln. Dieses Prinzip steht im Zentrum der handelsrechtlichen Rechnungslegung.
Die Komplexität des Jahresabschlusses hängt maßgeblich von der Größenklasse ab. Nach § 267 HGB werden Kapitalgesellschaften in kleine, mittelgroße und große Unternehmen eingeteilt – mit unterschiedlichen Anforderungen an Umfang und Prüfungspflicht.
Bilanz + GuV, vereinfachte Gliederung möglich, keine Prüfungspflicht (außer bei Inanspruchnahme von Erleichterungen)
Mittelgroße Kapitalgesellschaften
Bilanz + GuV + Anhang, Prüfungspflicht nach § 316 HGB
Große Kapitalgesellschaften
Bilanz + GuV + Anhang + Lagebericht, erweiterte Prüfungs- und Offenlegungspflichten
Vorbereitung: Buchhaltung und Inventur
Bevor die eigentliche Jahresabschlusserstellung beginnt, müssen zwei grundlegende Vorarbeiten abgeschlossen sein: die vollständige Abschließung der Buchhaltung und die ordnungsgemäße Durchführung der Inventur.
Buchhaltung vollständig abschließen
Die laufende Buchhaltung muss für das abgelaufene Geschäftsjahr komplett und fehlerfrei sein. Alle Belege müssen erfasst und verbucht sein, alle Konten müssen mit den entsprechenden Kontoauszügen, Kassenbüchern und Nebenbuchhaltungen abgestimmt werden.
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Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen vollständig erfasst
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Bankkonten mit Kontoauszügen abgestimmt
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Offene Posten (Forderungen und Verbindlichkeiten) geprüft
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Kassenbuch abgeschlossen und mit physischem Bestand abgeglichen
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Intercompany-Abstimmungen bei verbundenen Unternehmen durchgeführt
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Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten mit Umsatzsteuervoranmeldungen abgestimmt
Inventur durchführen
Nach § 240 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, zu Beginn seines Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Inventur durchzuführen. Die körperliche Bestandsaufnahme erfasst alle Vermögensgegenstände und Schulden.
Die Inventur kann als Stichtagsinventur am Bilanzstichtag (31.12.) oder als zeitverschobene bzw. permanente Inventur innerhalb gesetzlich zulässiger Zeitfenster erfolgen. Wichtig ist die lückenlose Dokumentation aller Bestandsaufnahmen.
Achtung
Inventurpflicht ernst nehmen: Eine fehlende oder fehlerhafte Inventur kann zur Nichtanerkennung des Jahresabschlusses führen. Die Inventurunterlagen müssen nach § 257 HGB mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
Bilanzierung und Bewertung
Nach Abschluss der Vorbereitungsarbeiten beginnt die eigentliche Jahresabschlusserstellung. Im Zentrum stehen dabei die Bilanzierung dem Grunde nach (Was wird bilanziert?) und die Bewertung der Höhe nach (Zu welchem Wert wird bilanziert?).
Abschlussbuchungen vornehmen
Vor der Bilanzerstellung müssen verschiedene Abschlussbuchungen vorgenommen werden, die den periodengerechten Ausweis sicherstellen. Dazu gehören aktive und passive Rechnungsabgrenzungen, Rückstellungen, Abschreibungen und weitere erfolgswirksame Buchungen.
Rechnungsabgrenzungsposten
- Aktive RAP für im Voraus gezahlte Aufwendungen (z.B. Versicherungen, Mieten)
- Passive RAP für im Voraus erhaltene Erträge
- Periodengerechte Zuordnung nach § 250 HGB
Rückstellungen
- Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten nach § 249 HGB
- Pensionsrückstellungen
- Steuerrückstellungen
- Urlaubsrückstellungen
Bewertungsgrundsätze anwenden
Die Bewertung der Bilanzposten folgt strengen gesetzlichen Vorgaben. Grundsätzlich gilt nach § 252 HGB das Anschaffungskostenprinzip, das Vorsichtsprinzip und das Realisationsprinzip. Vermögensgegenstände sind höchstens mit ihren Anschaffungs- oder Herstellungskosten anzusetzen.
Nach § 253 HGB sind planmäßige Abschreibungen auf Anlagevermögen und außerplanmäßige Abschreibungen bei voraussichtlich dauernder Wertminderung vorzunehmen. Im Umlaufvermögen gilt das strenge Niederstwertprinzip.
„Die korrekte Bewertung ist der häufigste Fehlerbereich in Jahresabschlüssen. Besonders kritisch sind Bewertungen von Forderungen, die Bildung von Rückstellungen und die Abgrenzung unfertiger Leistungen. Hier lohnt sich eine sorgfältige Dokumentation der Bewertungsannahmen.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Bestandteile des Jahresabschlusses
Der Umfang des Jahresabschlusses hängt von der Rechtsform und Größenklasse ab. Für Kapitalgesellschaften gelten nach § 264 HGB besondere Anforderungen, die über den handelsrechtlichen Mindestumfang hinausgehen.
Bilanz nach § 266 HGB
Die Bilanz stellt Vermögen und Schulden zum Bilanzstichtag gegenüber. Kapitalgesellschaften müssen die Bilanz nach dem Gliederungsschema des § 266 HGB aufstellen. Die Aktivseite zeigt die Mittelverwendung (Anlage- und Umlaufvermögen), die Passivseite die Mittelherkunft (Eigenkapital und Verbindlichkeiten).
Kleine Kapitalgesellschaften dürfen nach § 266 Abs. 1 Satz 3 HGB eine verkürzte Bilanz aufstellen. Die vollständige Gliederung umfasst jedoch Dutzende einzelner Positionen mit fester Reihenfolge.
Gewinn- und Verlustrechnung nach § 275 HGB
Die GuV weist die Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres aus. Nach § 275 HGB können Kapitalgesellschaften zwischen dem Gesamtkostenverfahren und dem Umsatzkostenverfahren wählen. Die einmal gewählte Darstellungsform sollte beibehalten werden (Stetigkeitsgrundsatz).
Anhang nach § 284 ff. HGB
Der Anhang ergänzt und erläutert die Bilanz und GuV. Er enthält Pflichtangaben zu Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, Aufgliederungen einzelner Bilanzposten, Angaben zu Haftungsverhältnissen und weitere Informationen nach § 284 HGB.
Kleine Kapitalgesellschaften können nach § 288 HGB erhebliche Erleichterungen in Anspruch nehmen. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften müssen einen deutlich umfangreicheren Anhang erstellen.
Lagebericht nach § 289 HGB
Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften müssen zusätzlich einen Lagebericht erstellen. Er beschreibt den Geschäftsverlauf einschließlich des Geschäftsergebnisses, die Lage der Gesellschaft, Risiken und Chancen sowie wesentliche Ereignisse nach dem Bilanzstichtag.
Hinweis
Erleichterungen für kleine Kapitalgesellschaften: Nach § 264 Abs. 1 Satz 4 HGB müssen kleine Kapitalgesellschaften keinen Anhang erstellen, wenn bestimmte Angaben unter der Bilanz gemacht werden. Auch der Lagebericht entfällt nach § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB.
Feststellung und Beschlussfassung
Nach der Erstellung muss der Jahresabschluss förmlich festgestellt werden. Die Feststellung erfolgt bei einer GmbH durch Beschluss der Gesellschafterversammlung, bei einer AG durch den Aufsichtsrat oder die Hauptversammlung.
Für die Feststellung gelten gesetzliche Fristen nach § 42a GmbHG. Der Jahresabschluss und der Lagebericht sind in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres für das vergangene Geschäftsjahr aufzustellen (für mittelgroße und große Gesellschaften). Kleine Kapitalgesellschaften haben elf Monate Zeit.
11 Monate
Feststellungsfrist kleine GmbH
8 Monate
Feststellungsfrist mittelgroße/große GmbH
12 Monate
Offenlegungsfrist beim Unternehmensregister
Bei Bilanzstichtag 31.12.2025 bedeutet dies: Kleine GmbHs müssen bis spätestens 30.11.2026 festgestellt haben, mittelgroße und große GmbHs bis 31.08.2026. Die Feststellung muss protokolliert werden.
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Jahresabschluss durch Geschäftsführung aufgestellt
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Gegebenenfalls Abschlussprüfung durchgeführt
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Gesellschafterversammlung einberufen
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Feststellungsbeschluss gefasst und protokolliert
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Ergebnisverwendungsbeschluss gefasst
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Protokoll ordnungsgemäß unterzeichnet und archiviert
Prüfungspflicht
Ob ein Jahresabschluss durch einen Abschlussprüfer geprüft werden muss, hängt von der Größenklasse ab. Die gesetzliche Prüfungspflicht ist in § 316 HGB geregelt.
Kleine Kapitalgesellschaften sind grundsätzlich nicht prüfungspflichtig. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften müssen ihren Jahresabschluss und Lagebericht durch einen Abschlussprüfer prüfen lassen.
| Größenklasse | Prüfungspflicht | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kleine Kapitalgesellschaft | Nein (mit Ausnahmen) | § 316 Abs. 1 HGB |
| Mittelgroße Kapitalgesellschaft | Ja | § 316 Abs. 1 HGB |
| Große Kapitalgesellschaft | Ja | § 316 Abs. 1 HGB |
| Börsennotierte AG | Ja (erweiterte Prüfung) | § 316 Abs. 2 HGB |
Die Prüfung muss durch einen Wirtschaftsprüfer oder eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erfolgen. Der Prüfer wird bei der GmbH durch die Gesellschafterversammlung bestellt, bei der AG durch die Hauptversammlung.
Das Ergebnis der Prüfung wird in einem Bestätigungsvermerk (§ 322 HGB) festgehalten. Bei Beanstandungen kann ein eingeschränkter Bestätigungsvermerk oder eine Versagung erfolgen.
Achtung
Freiwillige Prüfung: Auch kleine Kapitalgesellschaften können sich freiwillig prüfen lassen – etwa auf Wunsch von Banken oder Gesellschaftern. Die Kosten liegen je nach Unternehmensgröße zwischen 3.000 und 15.000 Euro.
Offenlegung beim Unternehmensregister
Kapitalgesellschaften sind nach § 325 HGB verpflichtet, ihren Jahresabschluss offenzulegen. Seit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) am 01.08.2022 erfolgt die Offenlegung ausschließlich beim Unternehmensregister (www.unternehmensregister.de).
Die Offenlegung muss innerhalb von zwölf Monaten nach dem Bilanzstichtag erfolgen. Bei einem Bilanzstichtag 31.12.2025 läuft die Frist also bis zum 31.12.2026.
Umfang der Offenlegung nach Größenklasse
Der Umfang der zu veröffentlichenden Unterlagen richtet sich nach § 325 HGB und hängt von der Größenklasse ab. Kleine Kapitalgesellschaften können von Offenlegungserleichterungen Gebrauch machen.
Kleine Kapitalgesellschaften (§ 326 HGB)
- Bilanz (ggf. verkürzt)
- Anhang oder Angaben unter der Bilanz
- Keine GuV-Offenlegung erforderlich
Mittelgroße/große Gesellschaften (§ 325 HGB)
- Vollständige Bilanz
- Gewinn- und Verlustrechnung
- Anhang
- Lagebericht
- Bestätigungsvermerk
Technische Durchführung der Offenlegung
Die Einreichung erfolgt elektronisch über das Portal des Unternehmensregisters. Die Dokumente müssen in strukturierter Form (XBRL) oder als PDF hochgeladen werden. Eine Authentifizierung ist über ELSTER-Zertifikat oder andere Verfahren möglich.
„Die Umstellung auf das Unternehmensregister hat die Offenlegung deutlich vereinfacht. Wichtig ist, die Einreichung rechtzeitig vorzubereiten – insbesondere bei XBRL-Dateien kann die technische Umsetzung Zeit in Anspruch nehmen.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Fristen und Sanktionen
Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Fristen für Feststellung und Offenlegung kann erhebliche Konsequenzen haben. Das Bundesamt für Justiz überwacht die Offenlegungspflicht und kann bei Versäumnissen Sanktionen verhängen.
Fristen im Überblick (Bilanzstichtag 31.12.2025)
| Vorgang | Frist | Rechtsgrundlage | Stichtag 2026 |
|---|---|---|---|
| Aufstellung Jahresabschluss (klein) | 11 Monate | § 42a GmbHG | 30.11.2026 |
| Aufstellung Jahresabschluss (mittel/groß) | 8 Monate | § 42a GmbHG | 31.08.2026 |
| Feststellung durch Gesellschafter | 11 bzw. 8 Monate | § 42a GmbHG | s.o. |
| Offenlegung | 12 Monate | § 325 HGB | 31.12.2026 |
Ordnungsgeld nach § 335 HGB
Bei nicht fristgerechter Offenlegung kann das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren einleiten. Das Ordnungsgeld beträgt mindestens 500 Euro und kann bis zu 25.000 Euro betragen. Es richtet sich gegen die Gesellschaft und persönlich gegen die Geschäftsführer.
Das Ordnungsgeld ist kein Bußgeld, sondern ein Zwangsmittel. Auch nach Zahlung bleibt die Offenlegungspflicht bestehen. Bei weiterer Nichterfüllung können erneute Ordnungsgelder festgesetzt werden.
Achtung
Haftungsrisiko für Geschäftsführer: Neben dem Ordnungsgeld können Geschäftsführer bei schuldhafter Pflichtverletzung gegenüber der Gesellschaft schadensersatzpflichtig werden. Bei Insolvenz kann die verspätete Offenlegung als Indiz für Insolvenzverschleppung gewertet werden.
500 €
Mindestordnungsgeld
25.000 €
Maximales Ordnungsgeld
§ 335 HGB
Rechtsgrundlage Ordnungsgeld
Komplette Checkliste im Überblick
Die folgende Checkliste fasst alle wesentlichen Schritte zur Erstellung eines rechtssicheren Jahresabschlusses nach HGB zusammen. Sie ist nach zeitlichem Ablauf gegliedert und berücksichtigt alle relevanten Pflichtschritte.
Phase 1: Vorbereitung (Dezember bis Januar)
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Alle Belege des Geschäftsjahres vollständig erfasst
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Bankkonten mit Kontoauszügen abgestimmt
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Offene Posten bereinigt und geprüft
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Inventur durchgeführt und dokumentiert
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Anlagenbuchhaltung aktualisiert
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Abstimmung mit Steuerberater terminiert
Phase 2: Abschlussbuchungen (Januar bis Februar)
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Abschreibungen auf Anlagevermögen gebucht
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Rückstellungen gebildet (Urlaub, Steuern, Gewährleistungen)
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Rechnungsabgrenzungen vorgenommen
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Forderungen auf Werthaltigkeit geprüft
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Vorräte bewertet (Inventurdifferenzen gebucht)
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Steuerrückstellungen gebildet
Phase 3: Jahresabschlusserstellung (Februar bis April)
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Bilanz nach § 266 HGB aufgestellt
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GuV nach § 275 HGB erstellt
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Anhang verfasst (soweit erforderlich)
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Lagebericht erstellt (mittelgroße/große GmbH)
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Vollständigkeit aller Pflichtangaben geprüft
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Vorjahresvergleich durchgeführt
Phase 4: Prüfung und Feststellung (März bis August/November)
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Abschlussprüfung beauftragt (bei Prüfungspflicht)
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Prüfung durchgeführt und Bestätigungsvermerk erhalten
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Gesellschafterversammlung einberufen
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Ergebnisverwendung beschlossen
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Protokoll erstellt und unterzeichnet
Phase 5: Offenlegung (bis Dezember)
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Offenlegungsumfang nach Größenklasse geprüft
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Unterlagen in erforderlichem Format erstellt (XBRL/PDF)
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Einreichung beim Unternehmensregister durchgeführt
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Eingangsbestätigung archiviert
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Veröffentlichung im Register kontrolliert
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Dokumentation der Offenlegung abgelegt
Hinweis
Tipp: Erstellen Sie einen individuellen Zeitplan mit konkreten Terminen und Verantwortlichkeiten. Die Jahresabschlusserstellung erfordert oft die Zusammenarbeit mehrerer Personen – Geschäftsführung, Buchhaltung, Steuerberater und ggf. Wirtschaftsprüfer.
Mit dieser strukturierten Vorgehensweise vermeiden Sie Fristversäumnisse, Ordnungsgelder und Haftungsrisiken. Ein professionelles Jahresabschluss-Tool wie OnlineBilanz unterstützt Sie bei allen Schritten – von der automatisierten Bilanzgliederung bis zur XBRL-Einreichung beim Unternehmensregister.
Häufig gestellte Fragen
Welche Fristen gelten 2026 für die Feststellung des Jahresabschlusses?
Bei einem Bilanzstichtag 31.12.2025 müssen kleine Kapitalgesellschaften den Jahresabschluss bis zum 30.11.2026 feststellen (11 Monate nach § 42a GmbHG). Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften haben nur 8 Monate Zeit, die Frist endet also am 31.08.2026. Die Feststellung erfolgt durch Beschluss der Gesellschafterversammlung.
Wo muss der Jahresabschluss 2026 offengelegt werden?
Seit dem DiRUG (01.08.2022) erfolgt die Offenlegung ausschließlich beim Unternehmensregister unter www.unternehmensregister.de. Die Einreichung muss elektronisch erfolgen, wahlweise als XBRL-Datei oder PDF. Die Offenlegungsfrist beträgt 12 Monate nach dem Bilanzstichtag, bei Stichtag 31.12.2025 also bis 31.12.2026.
Welche Bestandteile muss der Jahresabschluss einer kleinen GmbH enthalten?
Eine kleine Kapitalgesellschaft muss nach § 264 HGB mindestens eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Ein Anhang ist nur erforderlich, wenn die Gesellschaft nicht die Erleichterungen nach § 264 Abs. 1 Satz 4 HGB nutzt (dann können bestimmte Angaben unter der Bilanz gemacht werden). Ein Lagebericht ist nicht erforderlich. Bei der Offenlegung kann auf die Veröffentlichung der GuV verzichtet werden.
Welche Sanktionen drohen bei verspäteter Offenlegung?
Das Bundesamt für Justiz kann nach § 335 HGB ein Ordnungsgeld zwischen 500 und 25.000 Euro festsetzen. Das Ordnungsgeld richtet sich gegen die Gesellschaft und persönlich gegen die Geschäftsführer. Auch nach Zahlung bleibt die Offenlegungspflicht bestehen. Bei weiterer Nichterfüllung können erneute Ordnungsgelder verhängt werden. Geschäftsführer können zudem der Gesellschaft gegenüber schadensersatzpflichtig werden.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Grundlagen: § 264 HGB (Pflicht zur Aufstellung), § 325 HGB (Offenlegung), § 335 HGB (Ordnungsgeldverfahren), Unternehmensregister. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
