Umsatzsteuer im Jahresabschluss buchen 2026
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die korrekte Buchung der Umsatzsteuer im Jahresabschluss nach SKR 03 ist eine zentrale Pflicht für buchführungspflichtige Unternehmen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen alle relevanten Buchungssätze, Konten und Praxisfälle für Jahresabschlüsse zum 31.12.2025. Verstehen Sie die Zusammenhänge zwischen laufender Buchhaltung und Bilanzausweis nach § 266 HGB – dabei spielen neben der Umsatzsteuer auch andere Jahresabschlussarbeiten wie die Buchung von Rückstellungen im Jahresabschluss eine wichtige Rolle für eine vollständige und HGB-konforme Bilanzierung. Onlinehändler sollten zusätzlich die umsatzsteuerlichen Besonderheiten im E-Commerce berücksichtigen, da hier spezielle Regelungen gelten.
Kurzantwort
Im Jahresabschluss nach SKR 03 werden Umsatzsteuer-Forderungen (Konto 1576) und Umsatzsteuer-Verbindlichkeiten (Konto 1780-1789) über ein Umsatzsteuer-Verrechnungskonto saldiert. Die Nettodifferenz erscheint in der Bilanz entweder als Forderung unter den sonstigen Vermögensgegenständen oder als Verbindlichkeit nach § 266 HGB.
Inhaltsverzeichnis
Grundlagen der Umsatzsteuerbuchung im Jahresabschluss
Die Umsatzsteuer ist für buchführungspflichtige Unternehmen ein durchlaufender Posten. Das Unternehmen erhebt die Steuer im Auftrag des Finanzamts und führt sie ab, abzüglich der selbst gezahlten Vorsteuer.
Im Jahresabschluss zum 31.12.2025 müssen alle Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonten korrekt abgeschlossen und in der Bilanz nach § 266 HGB ausgewiesen werden. Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung ergibt sich aus § 238 HGB und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB).
Hinweis
Der Standardkontenrahmen SKR 03 ist der in Deutschland am weitesten verbreitete Kontenrahmen für GmbH, UG und AG. Er gliedert Konten nach dem Prozessgliederungsprinzip.
Für den Jahresabschluss 2025 gelten folgende rechtliche Fristen: Die Feststellung muss bei kleinen GmbHs innerhalb von 11 Monaten, bei mittelgroßen und großen GmbHs innerhalb von 8 Monaten nach § 42a GmbHG erfolgen. Die Offenlegung beim Unternehmensregister muss nach § 325 HGB innerhalb von 12 Monaten abgeschlossen sein.
19 %
Regelsteuersatz 2026
7 %
Ermäßigter Steuersatz
§ 266 HGB
Bilanzgliederung
SKR 03 Kontenübersicht: Umsatzsteuer und Vorsteuer
Der SKR 03 verwendet für die Umsatzsteuer verschiedene Kontengruppen. Die wichtigsten Konten für den Jahresabschluss sind in der Kontenklasse 1 (Bilanzkonten) und Kontenklasse 8 (Ertragskonten) zu finden.
Aktive Umsatzsteuerkonten (Vorsteuer)
| Konto SKR 03 | Bezeichnung | Verwendung |
|---|---|---|
| 1400 | Abziehbare Vorsteuer 19 % | Standard-Vorsteuer aus Eingangsrechnungen |
| 1406 | Abziehbare Vorsteuer 7 % | Ermäßigte Vorsteuer |
| 1576 | Umsatzsteuer-Vorauszahlungen | Geleistete Vorauszahlungen ans Finanzamt |
| 1570 | Forderungen Finanzamt | Vorsteuerüberhang/Erstattungsansprüche |
Passive Umsatzsteuerkonten (Zahllast)
| Konto SKR 03 | Bezeichnung | Verwendung |
|---|---|---|
| 1776 | Umsatzsteuer 19 % | Ausgangsumsatzsteuer Regelsteuersatz |
| 1771 | Umsatzsteuer 7 % | Ausgangsumsatzsteuer ermäßigt |
| 1780 | Verbindlichkeiten Finanzamt | Zahllast/Umsatzsteuer-Schuld |
| 1781 | Umsatzsteuer-Vorauszahlung Saldo | Saldokonto für laufende Voranmeldungen |
Die Konten 8400 (Erlöse 19 % USt) und 8300 (Erlöse 7 % USt) sind Erfolgskonten und werden über das Konto 8020 (Umsatzerlöse) abgeschlossen. Die Umsatzsteuer selbst wird automatisch auf die Konten 1776 bzw. 1771 gebucht.
Hinweis
Im SKR 03 sind Umsatzsteuerkonten in der Regel automatische Konten, die durch die Finanzbuchhaltungssoftware beim Buchen von Erlösen oder Aufwendungen automatisch angesprochen werden – ähnlich wie bei der Aktivierung buchen SKR 03, wo ebenfalls systemseitig Gegenbuchungen generiert werden können.
Laufende Umsatzsteuer-Buchungen während des Geschäftsjahres
Während des laufenden Geschäftsjahres 2025 werden alle umsatzsteuerrelevanten Geschäftsvorfälle auf den entsprechenden Konten erfasst. Die wichtigsten Standard-Buchungssätze zeigen wir Ihnen nachfolgend.
Buchung Ausgangsrechnung mit 19 % Umsatzsteuer
Eine Ausgangsrechnung über 11.900 EUR brutto (10.000 EUR netto + 1.900 EUR USt 19 %) wird wie folgt gebucht:
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 1200 (Forderungen aus LuL) | 8400 (Erlöse 19 % USt) | 10.000 EUR |
| 1200 (Forderungen aus LuL) | 1776 (Umsatzsteuer 19 %) | 1.900 EUR |
Buchung Eingangsrechnung mit 19 % Vorsteuer
Eine Eingangsrechnung über 1.190 EUR brutto (1.000 EUR netto + 190 EUR Vorsteuer) wird gebucht:
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 4400 (Wareneingang 19 % Vorsteuer) | 1600 (Verbindlichkeiten aus LuL) | 1.000 EUR |
| 1400 (Abziehbare Vorsteuer 19 %) | 1600 (Verbindlichkeiten aus LuL) | 190 EUR |
Umsatzsteuer-Voranmeldung und Zahllast
Nach Abgabe der monatlichen oder quartalsweisen Umsatzsteuer-Voranmeldung ergibt sich eine Zahllast. Diese wird wie folgt erfasst:
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 1776 (Umsatzsteuer 19 %) | 1781 (USt-Vorauszahlung Saldo) | Umsatzsteuer-Betrag |
| 1771 (Umsatzsteuer 7 %) | 1781 (USt-Vorauszahlung Saldo) | Umsatzsteuer-Betrag |
| 1781 (USt-Vorauszahlung Saldo) | 1400 (Abziehbare Vorsteuer 19 %) | Vorsteuer-Betrag |
| 1781 (USt-Vorauszahlung Saldo) | 1406 (Abziehbare Vorsteuer 7 %) | Vorsteuer-Betrag |
Die Zahlung der Umsatzsteuer-Vorauszahlung ans Finanzamt wird dann gebucht:
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 1781 (USt-Vorauszahlung Saldo) | 1200 (Bank) | Zahllast-Betrag |
Achtung
Achten Sie darauf, dass die Umsatzsteuer-Voranmeldungen für 2025 bis spätestens 10.01.2026 (Dezember 2025) bzw. 10.02.2026 bei Dauerfristverlängerung abgegeben werden.
Umsatzsteuer im Jahresabschluss 2025: Systematik
Am Bilanzstichtag 31.12.2025 müssen alle Umsatzsteuerkonten korrekt abgeschlossen werden. Ziel ist es, die Netto-Position gegenüber dem Finanzamt in der Bilanz auszuweisen.
Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung für 2025 muss spätestens bis zum 31.07.2026 beim Finanzamt eingereicht werden (ohne Fristverlängerung). Bei steuerlicher Beratung verlängert sich die Frist in der Regel bis Februar/April 2027.
Vorbereitende Schritte zum Jahresabschluss
-
Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen für 2025 erfasst und kontiert
-
Umsatzsteuer-Voranmeldung Dezember 2025 erstellt und verbucht
-
Prüfung auf periodengerechte Abgrenzung (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB)
-
Abstimmung der Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten mit Umsatzsteuer-Voranmeldungen
-
Prüfung auf nicht abziehbare Vorsteuern (§ 15 UStG)
-
Kontrolle der Ist-Versteuerung vs. Soll-Versteuerung
„Die korrekte Abgrenzung der Umsatzsteuer zum 31.12. ist essentiell für die Richtigkeit der Bilanz. Viele Fehler entstehen durch fehlende Dezember-Rechnungen oder nicht gebuchte Vorauszahlungen.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Bei der Umsatzsteuer gilt das Sollprinzip nach § 16 UStG, wenn die Jahresumsätze über 800.000 EUR liegen. Kleinere Unternehmen können die Ist-Versteuerung beantragen, dann entsteht die Steuerschuld erst bei Zahlungseingang.
Verrechnungsbuchungen zum 31.12.2025
Zum Jahresabschluss werden alle Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonten über ein Umsatzsteuer-Verrechnungskonto saldiert. Dies erfolgt in mehreren Schritten.
Schritt 1: Abschluss der Vorsteuersalden
Alle Vorsteuerkonten werden auf das Verrechnungskonto 1780 (Verbindlichkeiten Finanzamt) oder 1570 (Forderungen Finanzamt) umgebucht:
| Soll | Haben | Betrag | Erläuterung |
|---|---|---|---|
| 1780 (Verbindlichkeiten FA) | 1400 (Vorsteuer 19 %) | Saldo 1400 | Abschluss Vorsteuer 19 % |
| 1780 (Verbindlichkeiten FA) | 1406 (Vorsteuer 7 %) | Saldo 1406 | Abschluss Vorsteuer 7 % |
Schritt 2: Abschluss der Umsatzsteuersalden
Die Umsatzsteuerkonten werden ebenfalls auf das Verrechnungskonto gebucht:
| Soll | Haben | Betrag | Erläuterung |
|---|---|---|---|
| 1776 (Umsatzsteuer 19 %) | 1780 (Verbindlichkeiten FA) | Saldo 1776 | Abschluss USt 19 % |
| 1771 (Umsatzsteuer 7 %) | 1780 (Verbindlichkeiten FA) | Saldo 1771 | Abschluss USt 7 % |
Schritt 3: Saldierung zum Nettobetrag
Nach den Umbuchungen zeigt das Konto 1780 (oder 1570) die Netto-Position gegenüber dem Finanzamt. Diese wird in der Bilanz ausgewiesen:
Soll-Saldo auf 1780
Bedeutet Forderung gegen Finanzamt (Vorsteuerüberhang). Ausweis unter Aktiva B.II.4. nach § 266 Abs. 2 HGB als sonstige Vermögensgegenstände.
Haben-Saldo auf 1780
Bedeutet Verbindlichkeit gegenüber Finanzamt (Zahllast). Ausweis unter Passiva C.5. nach § 266 Abs. 3 HGB als sonstige Verbindlichkeiten.
Falls Vorauszahlungen auf Konto 1576 (Umsatzsteuer-Vorauszahlungen) gebucht wurden, werden diese ebenfalls mit dem Verrechnungskonto saldiert.
Hinweis
In der Praxis übernimmt die Buchhaltungssoftware diese Verrechnungsbuchungen automatisch beim Jahresabschluss. Prüfen Sie dennoch die Salden manuell auf Plausibilität.
Ausweis in der Bilanz nach § 266 HGB
Der Ausweis der Umsatzsteuer-Position in der Bilanz zum 31.12.2025 richtet sich nach dem § 266 HGB. Die Gliederung unterscheidet sich je nach Netto-Position.
Aktivausweis: Forderung gegen Finanzamt
Wenn ein Vorsteuerüberhang besteht, wird dieser unter den Aktiva ausgewiesen:
| Bilanzposition | Rechtsgrundlage | Bezeichnung |
|---|---|---|
| Aktiva B.II.4. | § 266 Abs. 2 HGB | Sonstige Vermögensgegenstände |
| Davon Ertragsteueransprüche | § 268 Abs. 5 Satz 3 HGB | Anhangsangabe verpflichtend |
Die Forderung ist separat als Steuererstattungsanspruch im Anhang anzugeben, sofern sie wesentlich ist. Bei kleinen GmbHs, die von Erleichterungen nach § 288 HGB profitieren, kann diese Angabe entfallen.
Passivausweis: Verbindlichkeit gegenüber Finanzamt
Bei einer Zahllast (Umsatzsteuer übersteigt Vorsteuer) erfolgt der Ausweis auf der Passivseite:
| Bilanzposition | Rechtsgrundlage | Bezeichnung |
|---|---|---|
| Passiva C.5. | § 266 Abs. 3 HGB | Sonstige Verbindlichkeiten |
| Davon aus Steuern | § 268 Abs. 5 Satz 2 HGB | Anhangsangabe verpflichtend |
| Davon im Rahmen sozialer Sicherheit | § 268 Abs. 5 Satz 2 HGB | Getrennte Ausweisung |
Die Verbindlichkeit aus Umsatzsteuer ist nicht zinsbelastet und hat eine Restlaufzeit von unter einem Jahr. Sie muss separat ausgewiesen werden, wenn sie wesentlich ist.
Achtung
Beachten Sie die Anhangspflichten nach § 284 HGB bzw. § 285 Nr. 5 HGB: Verbindlichkeiten aus Steuern müssen gesondert angegeben werden, sofern sie nicht unter der Wesentlichkeitsgrenze liegen.
Praxis-Beispiel: Bilanzausweis zum 31.12.2025
Eine GmbH hat folgende Salden zum Jahresabschluss 2025:
| Konto | Bezeichnung | Saldo |
|---|---|---|
| 1776 | Umsatzsteuer 19 % | 45.000 EUR (Haben) |
| 1771 | Umsatzsteuer 7 % | 8.000 EUR (Haben) |
| 1400 | Vorsteuer 19 % | 38.000 EUR (Soll) |
| 1406 | Vorsteuer 7 % | 4.000 EUR (Soll) |
Nach Verrechnung der Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung ergibt sich: 53.000 EUR Umsatzsteuer – 42.000 EUR Vorsteuer = 11.000 EUR Verbindlichkeit. Diese wird in der Bilanz unter Passiva C.5. ausgewiesen. Die korrekte Anrechnung der Sondervorauszahlung ist dabei buchhalterisch genau zu dokumentieren.
Sonderfälle und Korrekturen im Jahresabschluss
In der Praxis treten häufig Sonderfälle auf, die eine besondere Behandlung der Umsatzsteuer im Jahresabschluss erfordern. Diese müssen sorgfältig geprüft und korrekt gebucht werden.
Nicht abziehbare Vorsteuer nach § 15 UStG
Bestimmte Vorsteuerbeträge sind nach § 15 Abs. 1a UStG nicht abziehbar, etwa für repräsentative Aufwendungen, private Pkw-Nutzung oder steuerfreie Umsätze. Diese müssen korrigiert werden:
| Soll | Haben | Erläuterung |
|---|---|---|
| 4920 (Nicht abziehbare Vorsteuer) | 1400 (Vorsteuer 19 %) | Korrektur nicht abziehbarer Beträge |
Innergemeinschaftlicher Erwerb (§ 1a UStG)
Beim innergemeinschaftlichen Erwerb entsteht nach § 1a UStG eine Erwerbsteuer, die gleichzeitig als Vorsteuer abgezogen werden kann (Nulleffekt bei Vorsteuerabzugsberechtigung):
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 3425 (Wareneingang ig. Erwerb) | 1600 (Verbindlichkeiten) | Nettobetrag |
| 1403 (Erwerbsteuer 19 %) | 1787 (Umsatzsteuer ig. Erwerb) | 19 % vom Nettobetrag |
Im Jahresabschluss werden die Konten 1403 und 1787 miteinander verrechnet. Der Saldo fließt in die Gesamtverrechnung der Umsatzsteuerkonten ein.
Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG
Bei Bauleistungen oder Leistungen ausländischer Unternehmer gilt das Reverse-Charge-Verfahren. Der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer:
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 4125 (Fremdleistungen § 13b) | 1600 (Verbindlichkeiten) | Nettobetrag |
| 1404 (Vorsteuer § 13b) | 1785 (USt nach § 13b) | 19 % vom Nettobetrag |
Umsatzsteuerkorrekturen aus Vorjahren
Werden Fehler aus dem Jahresabschluss 2024 oder früher im Jahr 2025 entdeckt, sind diese periodengerecht zu behandeln:
| Soll | Haben | Erläuterung |
|---|---|---|
| 1400 (Vorsteuer 19 %) | 2001 (Periodenfremde Erträge) | Nachträgliche Vorsteuererstattung |
| 2100 (Periodenfremde Aufwendungen) | 1776 (Umsatzsteuer 19 %) | Nachträgliche Umsatzsteuerlast |
Achtung
Korrekturen aus Vorjahren dürfen nicht erfolgsneutral über Eigenkapital gebucht werden. Sie müssen nach § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB grundsätzlich erfolgswirksam erfasst werden.
Vorsteuerkorrekturen nach § 15a UStG
Bei Investitionsgütern über 1.000 EUR netto kann eine Vorsteuerkorrektur nach § 15a UStG erforderlich sein, wenn sich die Verwendung ändert. Diese Korrektur muss über 5 bzw. 10 Jahre erfolgen und wird im Jahresabschluss wie folgt erfasst:
| Soll | Haben | Erläuterung |
|---|---|---|
| 1776 (Umsatzsteuer 19 %) | 1400 (Vorsteuer 19 %) | Vorsteuerkürzung bei geändert Nutzung |
| 1400 (Vorsteuer 19 %) | 1776 (Umsatzsteuer 19 %) | Vorsteuererhöhung bei geändert Nutzung |
Prüfpunkte vor Feststellung des Jahresabschlusses 2025
Vor der Feststellung des Jahresabschlusses zum 31.12.2025 sollten Sie folgende Prüfpunkte systematisch durchgehen. Dies verhindert Fehler und spätere Korrekturen.
-
Alle Eingangsrechnungen 2025 erfasst und Vorsteuer korrekt gebucht
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Alle Ausgangsrechnungen 2025 erfasst und Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen
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Umsatzsteuer-Voranmeldungen Jan-Dez 2025 vollständig und abgestimmt
-
Verrechnungsbuchungen zum 31.12.2025 durchgeführt
-
Nicht abziehbare Vorsteuern nach § 15 UStG korrigiert
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Innergemeinschaftliche Erwerbe und § 13b-Fälle erfasst
-
Bilanzausweis nach § 266 HGB korrekt (Aktiva oder Passiva)
-
Anhangangaben nach § 284/§ 285 HGB geprüft
-
Abstimmung Saldo Umsatzsteuer-Verrechnungskonto mit Finanzamt
-
Umsatzsteuer-Jahreserklärung 2025 vorbereitet
„Eine systematische Prüfliste verhindert typische Fehler im Jahresabschluss. Besonders kritisch sind fehlende Dezember-Belege und nicht korrigierte Vorsteuern aus privater Pkw-Nutzung.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Abstimmung mit Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Die Summe aller Voranmeldungen Januar bis Dezember 2025 muss mit dem Saldo der Umsatzsteuerkonten übereinstimmen. Differenzen weisen auf fehlende oder doppelte Buchungen hin.
| Prüfpunkt | Soll-Wert | Ist-Wert | Differenz |
|---|---|---|---|
| Summe USt 19 % (Voranmeldungen) | Konto 1776 Saldo | Buchhaltung | = 0 EUR |
| Summe Vorsteuer 19 % (Voranmeldungen) | Konto 1400 Saldo | Buchhaltung | = 0 EUR |
| Zahllast gesamt 2025 | Summe Zahlungen | Bankkonto | = 0 EUR |
Offenlegungspflichten beim Unternehmensregister
Nach Feststellung des Jahresabschlusses 2025 muss dieser gemäß § 325 HGB beim Unternehmensregister offengelegt werden. Die Frist beträgt 12 Monate nach dem Bilanzstichtag, also bis zum 31.12.2026.
Seit dem DiRUG (Inkrafttreten 01.08.2022) erfolgt die Offenlegung ausschließlich elektronisch über das Unternehmensregister. Der Bundesanzeiger ist keine eigenständige Offenlegungsstelle mehr.
Hinweis
Bei verspäteter Offenlegung droht ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB. Das Ordnungsgeld beträgt zwischen 2.500 EUR und 25.000 EUR je nach Unternehmensgröße und Versäumnisdauer.
Kleine GmbH
- Bilanz
- Anhang (verkürzt)
- Ggf. Lagebericht
Mittelgroße GmbH
- Bilanz
- GuV
- Anhang
- Lagebericht
Große GmbH
- Bilanz
- GuV
- Anhang
- Lagebericht
- Bestätigungsvermerk
Häufig gestellte Fragen
Wie wird die Umsatzsteuer im Jahresabschluss nach SKR 03 gebucht?
Zum 31.12. werden alle Umsatzsteuerkonten (1776, 1771) und Vorsteuerkonten (1400, 1406) über ein Verrechnungskonto (meist 1780) saldiert. Der Nettosaldo wird entweder als Forderung unter Aktiva B.II.4. oder als Verbindlichkeit unter Passiva C.5. nach § 266 HGB in der Bilanz ausgewiesen.
Welche Konten werden für die Umsatzsteuer im SKR 03 verwendet?
Die wichtigsten Konten sind: 1400 (Vorsteuer 19 %), 1406 (Vorsteuer 7 %), 1776 (Umsatzsteuer 19 %), 1771 (Umsatzsteuer 7 %), 1780 (Verbindlichkeiten Finanzamt), 1570 (Forderungen Finanzamt) und 1781 (USt-Vorauszahlung Saldo). Die Erlöskonten 8400 und 8300 werden automatisch mit Umsatzsteuer bebuch.
Wo wird die Umsatzsteuer in der Bilanz nach § 266 HGB ausgewiesen?
Bei Vorsteuerüberhang (Forderung gegen Finanzamt) erfolgt der Ausweis unter Aktiva B.II.4. als sonstige Vermögensgegenstände. Bei Zahllast (Verbindlichkeit) erfolgt der Ausweis unter Passiva C.5. als sonstige Verbindlichkeiten. Zusätzlich sind Anhangangaben nach § 268 Abs. 5 HGB erforderlich.
Bis wann muss der Jahresabschluss 2025 mit Umsatzsteuer festgestellt und offengelegt werden?
Die Feststellung muss bei kleinen GmbHs bis 30.11.2026 (11 Monate), bei mittelgroßen und großen GmbHs bis 31.08.2026 (8 Monate) nach § 42a GmbHG erfolgen. Die Offenlegung beim Unternehmensregister muss gemäß § 325 HGB bis spätestens 31.12.2026 (12 Monate nach Bilanzstichtag) abgeschlossen sein.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Grundlagen: § 266 HGB – Gliederung der Bilanz, § 325 HGB – Offenlegung, Umsatzsteuergesetz (UStG), § 335 HGB – Ordnungsgeldverfahren, Unternehmensregister. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
Weiterführend: Bestandsveränderung buchen SKR03 2026 – Leitfaden
Weiterführend: Bank Konto SKR03: Buchung & Ausweis 2026
