GuV erstellen 2026: Gewinn- und Verlustrechnung korrekt aufbauen
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist zentraler Bestandteil des Jahresabschlusses nach § 242 Abs. 3 HGB. Sie zeigt die Ertragslage der Kapitalgesellschaft und muss nach § 325 HGB beim Unternehmensregister offengelegt werden. Als wichtige Ergänzung zur korrekt erstellten Bilanz liefert die GuV wesentliche Informationen über die Erfolgsquellen des Unternehmens. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie eine rechtssichere GuV nach § 275 HGB erstellen.
Kurzantwort
Die GuV nach § 275 HGB zeigt das Jahresergebnis durch Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen. Kapitalgesellschaften wählen zwischen Gesamtkosten- oder Umsatzkostenverfahren. Die GuV muss innerhalb von 12 Monaten nach Bilanzstichtag beim Unternehmensregister offengelegt werden.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die Gewinn- und Verlustrechnung?
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist nach § 242 Abs. 3 HGB Bestandteil des Jahresabschlusses jeder Kapitalgesellschaft. Sie stellt Erträge und Aufwendungen einer Periode gegenüber und ermittelt das Jahresergebnis.
Während die Bilanz nach § 266 HGB das Vermögen und die Schulden zu einem Stichtag zeigt, dokumentiert die GuV die Ertragslage während des gesamten Geschäftsjahres. Sie beantwortet die Frage: Wurde das Unternehmen profitabel betrieben?
§ 275 HGB
Gliederungsvorschrift
2 Verfahren
Gesamt-/Umsatzkosten
12 Monate
Offenlegungsfrist
Funktion und Adressaten der GuV
Die GuV dient verschiedenen Adressaten zur wirtschaftlichen Beurteilung des Unternehmens. Gesellschafter prüfen die Ertragskraft, Banken bewerten Kreditwürdigkeit, das Finanzamt ermittelt die Besteuerungsgrundlage.
- Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit gegenüber Kreditgebern
- Grundlage für steuerliche Gewinnermittlung nach § 60 EStDV
- Transparenz für Gesellschafter nach § 42a GmbHG
- Erfüllung der Publizitätspflicht nach § 325 HGB
Rechtliche Pflichten für Kapitalgesellschaften
Alle Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) sind nach § 264 Abs. 1 HGB verpflichtet, einen Jahresabschluss bestehend aus Bilanz und GuV aufzustellen. Für kleine Kapitalgesellschaften gelten Erleichterungen nach § 266 Abs. 1 Satz 3 und § 276 HGB.
Hinweis
Seit dem DiRUG (01.08.2022) erfolgt die Offenlegung des Jahresabschlusses ausschließlich beim Unternehmensregister. Der Bundesanzeiger ist nicht mehr zuständig.
Fristen nach Bilanzstichtag 31.12.2025
| Größenklasse | Feststellung (§ 42a GmbHG) | Offenlegung (§ 325 HGB) |
|---|---|---|
| Kleine Kapitalgesellschaft | 11 Monate | 12 Monate |
| Mittelgroße Kapitalgesellschaft | 8 Monate | 12 Monate |
| Große Kapitalgesellschaft | 8 Monate | 12 Monate |
Bei Verstoß gegen die Offenlegungspflicht droht ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB mit Bußgeldern zwischen 500 und 25.000 Euro.
Achtung
Die Frist zur Offenlegung beim Unternehmensregister endet am 31.12.2026 für Geschäftsjahre mit Bilanzstichtag 31.12.2025. Verspätete Einreichungen führen automatisch zu Ordnungsgeldverfahren.
Gesamtkostenverfahren nach § 275 Abs. 2 HGB
Das Gesamtkostenverfahren ist in Deutschland das am häufigsten angewandte Verfahren. Es gliedert Aufwendungen nach Kostenarten (Material, Personal, Abschreibungen) und zeigt, welche Kosten im Geschäftsjahr insgesamt entstanden sind.
Gliederungsschema nach § 275 Abs. 2 HGB
- Umsatzerlöse
- Erhöhung oder Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen
- Andere aktivierte Eigenleistungen
- Sonstige betriebliche Erträge
- Materialaufwand (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, bezogene Waren, bezogene Leistungen)
- Personalaufwand (Löhne und Gehälter, soziale Abgaben)
- Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen
- Sonstige betriebliche Aufwendungen
- Erträge aus Beteiligungen
- Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens
- Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
- Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
- Zinsen und ähnliche Aufwendungen
- Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit
- Außerordentliche Erträge
- Außerordentliche Aufwendungen
- Außerordentliches Ergebnis
- Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
- Sonstige Steuern
- Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag
Dieses Verfahren eignet sich besonders für produzierende Unternehmen, da Bestandsveränderungen und Eigenleistungen transparent dargestellt werden.
„Das Gesamtkostenverfahren bietet bei produzierenden GmbHs den Vorteil, dass Bestandsveränderungen halbfertiger und fertiger Erzeugnisse direkt in der GuV sichtbar werden. So lässt sich die Produktionsleistung unabhängig vom Absatz darstellen.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Umsatzkostenverfahren nach § 275 Abs. 3 HGB
Das Umsatzkostenverfahren ordnet Aufwendungen nicht nach Kostenarten, sondern nach betrieblichen Funktionsbereichen. Es zeigt, welche Kosten direkt mit den erzielten Umsätzen zusammenhängen.
Gliederungsschema nach § 275 Abs. 3 HGB
- Umsatzerlöse
- Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten Leistungen
- Bruttoergebnis vom Umsatz
- Vertriebskosten
- Allgemeine Verwaltungskosten
- Sonstige betriebliche Erträge
- Sonstige betriebliche Aufwendungen
- Erträge aus Beteiligungen
- Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens
- Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
- Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
- Zinsen und ähnliche Aufwendungen
- Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit
- Außerordentliche Erträge
- Außerordentliche Aufwendungen
- Außerordentliches Ergebnis
- Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
- Sonstige Steuern
- Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag
Dieses Verfahren wird häufig im internationalen Kontext verwendet, da es mit dem anglo-amerikanischen Rechnungslegungssystem (IFRS, US-GAAP) kompatibel ist.
Vorteile
- Direkte Zuordnung der Kosten zu Umsätzen
- Bessere Margenanalyse möglich
- International verständlicher
- Klare Trennung von Herstellung, Vertrieb und Verwaltung
Nachteile
- Höherer Erfassungsaufwand durch Kostenzuordnung
- Komplexere interne Kostenrechnung erforderlich
- Weniger verbreitet in Deutschland
- Bestandsveränderungen nicht direkt sichtbar
GuV erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die Erstellung der GuV erfolgt systematisch auf Basis der Finanzbuchhaltung. Folgende Schritte sind notwendig, um eine rechtssichere GuV nach § 275 HGB zu erstellen.
-
Buchführung vollständig und korrekt abschließen (§ 238 HGB)
-
Alle Geschäftsvorfälle des Jahres erfasst und verbucht
-
Abgrenzungsposten nach § 250 HGB bilden (aktive/passive Rechnungsabgrenzung)
-
Rückstellungen nach § 249 HGB bewerten und bilden
-
Abschreibungen nach § 253 HGB berechnen und verbuchen
-
Summen- und Saldenliste aus der Buchhaltung ziehen
-
Positionen den GuV-Posten nach § 275 HGB zuordnen
-
Verfahren wählen: Gesamtkosten- oder Umsatzkostenverfahren
-
GuV-Schema gemäß gewähltem Verfahren aufbauen
-
Jahresergebnis ermitteln und mit Bilanz abstimmen
-
Formelle Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit
-
Feststellung durch Gesellschafterversammlung nach § 42a GmbHG
Wichtige Abstimmungen
Das Jahresergebnis der GuV muss zwingend mit dem Eigenkapitalposten in der Bilanz übereinstimmen. Differenzen deuten auf Buchungsfehler oder unvollständige Erfassung hin.
Hinweis
Bei kleinen Kapitalgesellschaften nach § 267 Abs. 1 HGB dürfen bestimmte Posten zusammengefasst werden. Diese Erleichterungen reduzieren den Offenlegungsumfang erheblich.
Größenabhängige Erleichterungen nach § 276 HGB
Das HGB sieht für kleine Kapitalgesellschaften im Sinne des § 267 Abs. 1 HGB Erleichterungen bei der GuV-Gliederung vor. Nach § 276 HGB dürfen bestimmte Posten zusammengefasst werden.
Größenklassen nach § 267 HGB (Stand 2026)
| Größenklasse | Bilanzsumme | Umsatzerlöse | Arbeitnehmer |
|---|---|---|---|
| Klein | ≤ 6 Mio. € | ≤ 12 Mio. € | ≤ 50 |
| Mittelgroß | ≤ 20 Mio. € | ≤ 40 Mio. € | ≤ 250 |
| Groß | > 20 Mio. € | > 40 Mio. € | > 250 |
Zwei der drei Schwellenwerte müssen an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen über- bzw. unterschritten werden, damit ein Größenklassenwechsel eintritt (§ 267 Abs. 4 HGB).
Erleichterungen für kleine Kapitalgesellschaften
Nach § 276 HGB können kleine Kapitalgesellschaften bei der Offenlegung folgende Posten zusammenfassen:
- Umsatzerlöse und sonstige betriebliche Erträge zu einer Position (Rohergebnis)
- Material- und Personalaufwand müssen nicht getrennt ausgewiesen werden
- Nur das Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit ist Pflicht
- Außerordentliche Erträge und Aufwendungen entfallen seit BilRUG 2015
Achtung
Die Erleichterungen gelten nur für die Offenlegung. Intern muss die GuV vollständig nach § 275 HGB aufgestellt werden, da dies Grundlage für Steuererklärungen und Gesellschafterbeschlüsse ist.
Häufige Fehler bei der GuV-Erstellung
In der Praxis treten bei der Erstellung der GuV immer wieder typische Fehler auf, die zu Rückfragen des Finanzamts, Ordnungsgeldverfahren oder fehlerhaften Jahresabschlüssen führen.
Typische Fehlerquellen
Periodenfehler
Aufwendungen und Erträge werden nicht dem richtigen Geschäftsjahr zugeordnet. Rechnungsabgrenzungsposten nach § 250 HGB fehlen oder sind falsch gebildet.
Falsche Zuordnung
Positionen werden dem falschen GuV-Posten zugeordnet, z.B. Zinsaufwendungen bei sonstigen betrieblichen Aufwendungen statt unter Finanzergebnis.
Fehlende Abstimmung
Das Jahresergebnis der GuV stimmt nicht mit der Eigenkapitalveränderung in der Bilanz überein. Ursache sind meist unvollständige Buchungen.
Weitere häufige Fehler
- Unvollständige Erfassung von Verbindlichkeiten zum Jahresende
- Fehlende oder falsch bewertete Rückstellungen nach § 249 HGB
- Private Kfz-Nutzung nicht als Entnahme erfasst
- Nicht abziehbare Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 EStG) nicht berücksichtigt
- Umsatzsteuervorauszahlungen fälschlicherweise in GuV erfasst
- Gewerbesteuer in sonstigen Steuern statt bei Ertragsteuern ausgewiesen
„Ein häufiger Fehler ist die mangelnde Periodenabgrenzung. Werden Versicherungsprämien oder Mieten für 2026 bereits 2025 bezahlt, müssen sie als aktive Rechnungsabgrenzung bilanziert werden. Andernfalls ist das Jahresergebnis 2025 verfälscht.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Prüfung und Offenlegung der GuV
Nach Erstellung der GuV sind mehrere formelle Schritte erforderlich, bevor der Jahresabschluss rechtswirksam wird und offengelegt werden kann.
Feststellung durch Gesellschafterversammlung
Der Jahresabschluss muss nach § 42a GmbHG durch die Gesellschafterversammlung festgestellt werden. Für kleine Kapitalgesellschaften gilt eine Frist von 11 Monaten, für mittelgroße und große von 8 Monaten nach Bilanzstichtag.
Die Feststellung erfolgt durch Gesellschafterbeschluss, der im Protokoll dokumentiert wird. Ohne Feststellung ist der Jahresabschluss nicht wirksam und kann nicht offengelegt werden.
Offenlegung beim Unternehmensregister
Nach § 325 HGB müssen Kapitalgesellschaften den festgestellten Jahresabschluss innerhalb von 12 Monaten beim Unternehmensregister elektronisch einreichen. Seit dem DiRUG (01.08.2022) ist ausschließlich das Unternehmensregister zuständig.
-
Jahresabschluss durch Gesellschafterversammlung feststellen lassen
-
Protokoll der Feststellung dokumentieren
-
Offenlegungsumfang nach Größenklasse bestimmen (§ 326, § 327 HGB)
-
Jahresabschluss elektronisch im XBRL- oder PDF-Format aufbereiten
-
Einreichung beim Unternehmensregister über zugelassenes Portal
-
Bestätigung der Veröffentlichung prüfen
-
Unterlagen archivieren (10 Jahre nach § 257 HGB)
Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB
Bei verspäteter oder unterlassener Offenlegung leitet das Bundesamt für Justiz automatisch ein Ordnungsgeldverfahren ein. Das Ordnungsgeld beträgt zwischen 500 und 25.000 Euro.
Achtung
Das Ordnungsgeld ist keine Strafe, sondern ein Zwangsmittel. Auch nach Zahlung bleibt die Offenlegungspflicht bestehen. Bei fortgesetzter Nichtoffenlegung können weitere Ordnunggelder festgesetzt werden.
OnlineBilanz unterstützt Sie bei der rechtssicheren Erstellung, Feststellung und elektronischen Offenlegung Ihres Jahresabschlusses inklusive GuV beim Unternehmensregister.
Häufig gestellte Fragen
Welches GuV-Verfahren muss eine GmbH verwenden?
Kapitalgesellschaften können nach § 275 HGB frei zwischen Gesamtkostenverfahren (Abs. 2) und Umsatzkostenverfahren (Abs. 3) wählen. Das gewählte Verfahren sollte beibehalten werden (Stetigkeitsgrundsatz § 265 Abs. 1 HGB). In Deutschland ist das Gesamtkostenverfahren deutlich verbreiteter, da es einfacher in der Anwendung ist und keine komplexe Kostenstellenrechnung erfordert.
Bis wann muss die GuV 2025 offengelegt werden?
Für Geschäftsjahre mit Bilanzstichtag 31.12.2025 endet die Offenlegungsfrist nach § 325 HGB am 31.12.2026 – also 12 Monate nach Bilanzstichtag. Die Feststellung durch die Gesellschafterversammlung muss bei kleinen Kapitalgesellschaften bis 30.11.2026 (11 Monate), bei mittelgroßen und großen bis 31.08.2026 (8 Monate) erfolgen. Die Offenlegung erfolgt ausschließlich beim Unternehmensregister.
Können kleine GmbHs die GuV verkürzt offenlegen?
Ja. Kleine Kapitalgesellschaften im Sinne des § 267 Abs. 1 HGB dürfen nach § 276 HGB eine verkürzte GuV offenlegen. Dabei können Umsatzerlöse und sonstige betriebliche Erträge zusammengefasst werden. Material- und Personalaufwand müssen nicht getrennt ausgewiesen werden. Diese Erleichterungen gelten nur für die Offenlegung – intern muss die GuV vollständig nach § 275 HGB erstellt werden.
Was passiert bei Nichtoffenlegung der GuV?
Bei verspäteter oder unterlassener Offenlegung leitet das Bundesamt für Justiz automatisch ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB ein. Das Ordnungsgeld beträgt zwischen 500 und 25.000 Euro. Die Offenlegungspflicht bleibt auch nach Zahlung bestehen. Bei fortgesetzter Nichtoffenlegung können weitere Ordnunggelder festgesetzt werden. Zudem kann die Nichtoffenlegung negative Auswirkungen auf Bonität und Kreditwürdigkeit haben.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Grundlagen: § 275 HGB – Gliederung der GuV, § 325 HGB – Offenlegungspflicht, § 267 HGB – Größenklassen, Unternehmensregister. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
