Bilanz GbR 2026: Pflicht, Aufbau & Gewinnverteilung
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) ist grundsätzlich nicht bilanzierungspflichtig – es sei denn, sie überschreitet bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen oder wird ins Handelsregister eingetragen. Dieser Leitfaden erklärt, wann eine GbR eine Bilanz erstellen muss, wie die Bilanz eines Unternehmens aufgebaut ist, wie die freiwillige Bilanzierung funktioniert und welche Besonderheiten bei Gewinnverteilung und Umwandlung gelten.
Kurzantwort
Eine GbR muss grundsätzlich keine Bilanz erstellen und ermittelt ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG). Die Bilanzierungspflicht für eine GbR entsteht nur bei Überschreiten der Grenzen nach § 141 AO (Umsatz über 800.000 Euro oder Gewinn über 80.000 Euro) oder bei Eintragung ins Handelsregister. Viele GbRs bilanzieren jedoch freiwillig, um bessere Transparenz für Gesellschafter, Banken oder Investoren zu schaffen.
Inhaltsverzeichnis
- Muss eine GbR eine Bilanz erstellen?
- Unterschied zwischen GbR und GmbH bei der Bilanzierung
- Wann bilanziert eine GbR freiwillig?
- Wie ist eine Bilanz für eine GbR aufgebaut?
- Wie funktioniert die Gewinnverteilung bei der GbR in der Bilanz?
- Was passiert bei Umwandlung der GbR in eine GmbH mit der Bilanz?
- Häufige Fehler bei der freiwilligen Bilanzierung der GbR
- Welche Software-Unterstützung gibt es für die GbR-Bilanzierung?
Muss eine GbR eine Bilanz erstellen?
Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) ist grundsätzlich nicht bilanzierungspflichtig. Nach § 238 HGB gilt die Verpflichtung zur Buchführung und Bilanzierung nur für Kaufleute im Sinne des HGB. Da die GbR in §§ 705 ff. BGB geregelt ist und keine Kaufmannseigenschaft besitzt, entfällt die handelsrechtliche Pflicht zur doppelten Buchführung und zum Jahresabschluss.
Ausnahme: Wird die GbR im Handelsregister eingetragen (offene Handelsgesellschaft, oHG) oder überschreitet sie die Schwellenwerte für ein Handelsgewerbe nach § 1 Abs. 2 HGB, kann Buchführungspflicht entstehen. In der Praxis bleibt die klassische GbR jedoch meist unterhalb dieser Schwellen und arbeitet mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG.
Praxis-Hinweis
Viele GbR-Gesellschafter erstellen freiwillig eine Bilanz, um bessere Übersicht über Vermögen und Schulden zu erhalten oder weil Banken bei Kreditanfragen eine Bilanz verlangen. Eine freiwillige Bilanzierung ist jederzeit möglich, bindet aber für Folgejahre nach § 252 Abs. 1 Nr. 6 HGB (Stetigkeitsgrundsatz).
Steuerliche Gewinnermittlung bei der GbR
Steuerlich ermitteln GbR-Gesellschafter ihren Gewinn in der Regel durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG). Diese ist einfacher als die Bilanzierung, erfasst nur Zu- und Abflüsse und verzichtet auf Aktivierung und Passivierung. Die Gewinnverteilung erfolgt nach dem im Gesellschaftsvertrag vereinbarten Schlüssel oder – falls keine Regelung getroffen wurde – nach Köpfen gemäß § 722 BGB.
Unterschied zwischen GbR und GmbH bei der Bilanzierung
Während die GbR keine gesetzliche Bilanzierungspflicht hat, ist die GmbH als Kapitalgesellschaft nach § 242 HGB und § 264 HGB verpflichtet, für jedes Geschäftsjahr einen Jahresabschluss aufzustellen. Dieser besteht aus Bilanz im Jahresabschluss und Gewinn- und Verlustrechnung. Diese Pflicht gilt unabhängig von Umsatz oder Mitarbeiterzahl – Details zur Bilanz einer GmbH einschließlich Fristen und Aufbau finden sich in den entsprechenden gesetzlichen Vorgaben.
| Kriterium | GbR | GmbH |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | §§ 705 ff. BGB | § 13 GmbHG, § 264 HGB |
| Bilanzierungspflicht | Nein (außer bei HGB-Kaufmann) | Ja, zwingend |
| Gewinnermittlung | EÜR nach § 4 Abs. 3 EStG | Bilanz nach § 242, § 264 HGB |
| Offenlegung | Nicht erforderlich | Pflicht nach § 325 HGB |
| Feststellung Jahresabschluss | Entfällt | Gesellschafterbeschluss, § 42a GmbHG |
| Prüfungspflicht | Keine | Ab mittelgroß nach § 316 HGB |
Der wesentliche Unterschied liegt in der Publizitätspflicht: Die GmbH muss ihren Jahresabschluss beim Unternehmensregister offenlegen (§ 325 HGB), die GbR nicht. Zudem unterliegt die GmbH strengen Fristen: Feststellung innerhalb von 8 Monaten bei mittelgroßen und großen GmbHs (§ 42a Abs. 2 GmbHG), Offenlegung innerhalb von 12 Monaten nach Bilanzstichtag (§ 325 Abs. 1 HGB). Bei Verstößen drohen Ordnungsgelder bis 25.000 Euro nach § 335 HGB.
„In der Beratungspraxis sehen wir häufig, dass GbR-Gesellschafter den Schritt zur GmbH erwägen, sobald Haftungsrisiken steigen. Dabei ist vielen nicht bewusst, dass mit der Umwandlung automatisch die Bilanzierungspflicht und Offenlegungspflicht eintreten – inklusive jährlicher Fristen und Sanktionsrisiken.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Wann bilanziert eine GbR freiwillig?
Obwohl keine gesetzliche Pflicht besteht, entscheiden sich viele GbR-Gesellschafter für eine freiwillige Bilanzierung. Die Gründe reichen von internen Steuerungsanforderungen bis zu externen Erwartungen von Banken, Investoren oder Geschäftspartnern.
Typische Gründe für freiwillige Bilanzierung
- Kreditvergabe: Banken verlangen bei Finanzierungsanfragen häufig eine Bilanz, um Vermögenslage und Eigenkapital zu beurteilen.
- Transparenz: Eine Bilanz zeigt das Vermögen (Aktiva) und die Schulden (Passiva) zu einem Stichtag – die EÜR bildet nur Gewinn ab.
- Vorbereitung auf Rechtsformwechsel: Wer plant, zur GmbH oder UG zu wechseln, kann durch freiwillige Bilanzierung bereits Prozesse etablieren.
- Gesellschafterstreit vermeiden: Eine Bilanz schafft Klarheit über Vermögensanteile und erleichtert Auseinandersetzungen bei Austritt.
- Investoren oder Käufer: Bei Verkauf oder Beteiligungen wird regelmäßig eine Bilanz als Basis für Due Diligence gefordert.
Achtung: Stetigkeitsgrundsatz
Wer einmal freiwillig bilanziert, ist nach § 252 Abs. 1 Nr. 6 HGB an die Beibehaltung der Bilanzierungsmethode gebunden. Ein Wechsel zurück zur EÜR ist nur bei wichtigem Grund und nach Abstimmung mit dem Finanzamt möglich. Die Entscheidung sollte daher langfristig getroffen werden.
Wer den Aufwand scheut, aber dennoch qualifizierte Unterstützung bei der Buchführung und Gewinnermittlung benötigt, kann auf digitale Steuerberater-Plattformen wie OnlineBilanz zurückgreifen. Unsere Steuerberater erstellen auf Wunsch auch für GbR eine freiwillige Bilanz – digital koordiniert, mit transparenten Festpreisen und ohne lange Wartezeiten.
Wie ist eine Bilanz für eine GbR aufgebaut?
Auch wenn die GbR nicht nach HGB bilanzieren muss, orientiert sich eine freiwillige Bilanz in der Praxis meist an den Gliederungsvorschriften des § 266 HGB. Das schafft Vergleichbarkeit und erleichtert die spätere Umstellung auf eine Kapitalgesellschaft.
Aktivseite: Vermögen der GbR
Die Aktivseite zeigt, wie das Kapital der GbR verwendet wird. Typische Posten sind:
- Anlagevermögen: Maschinen, Fahrzeuge, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Software, Beteiligungen
- Umlaufvermögen: Vorräte, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Bankguthaben, Kasse
- Rechnungsabgrenzungsposten: Vorauszahlungen für Miete, Versicherungen etc.
Passivseite: Mittelherkunft und Schulden
Die Passivseite zeigt, woher das Kapital stammt:
- Eigenkapital: Kapitalkonten der Gesellschafter, Privatkonten, Rücklagen, Gewinnvortrag
- Rückstellungen: Z. B. für ungewisse Verbindlichkeiten, Steuern, Urlaubsansprüche (falls Mitarbeiter vorhanden)
- Verbindlichkeiten: Darlehen, Lieferantenverbindlichkeiten, sonstige Verbindlichkeiten
Eigenkapital bei der GbR
Im Unterschied zur GmbH gibt es bei der GbR kein festes Stammkapital. Das Eigenkapital setzt sich aus den individuellen Kapitalkonten der Gesellschafter zusammen. Einlagen, Entnahmen und Gewinnanteile werden personenbezogen erfasst. Bei Austritt eines Gesellschafters erfolgt die Abfindung auf Basis des Kapitalkontos.
Die Bilanz muss nach § 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB vorsichtig bewertet werden: Vermögensgegenstände dürfen nicht überbewertet, Schulden nicht unterbewertet werden. Für GbR gelten dieselben Bewertungsgrundsätze wie für bilanzierungspflichtige Unternehmen, sofern freiwillig bilanziert wird.
Wie funktioniert die Gewinnverteilung bei der GbR in der Bilanz?
Die Gewinnverteilung bei der GbR richtet sich nach dem Gesellschaftsvertrag. Fehlt eine ausdrückliche Regelung, gilt die gesetzliche Verteilung nach § 722 BGB: Jeder Gesellschafter erhält zunächst 4 % Zinsen auf seine Kapitaleinlage, der verbleibende Gewinn oder Verlust wird zu gleichen Teilen (nach Köpfen) verteilt.
Buchhalterische Erfassung der Gewinnverteilung
In der Bilanz wird der Gewinn des Geschäftsjahres den Kapitalkonten der Gesellschafter zugeordnet. Die Buchung erfolgt typischerweise wie folgt:
- Gewinn- und Verlustkonto wird abgeschlossen und der Jahresüberschuss ermittelt.
- Der Gewinn wird auf die Gesellschafter verteilt gemäß Gesellschaftsvertrag oder § 722 BGB.
- Buchung: Gewinn- und Verlustkonto an Kapitalkonto Gesellschafter A / B / C.
- Entnahmen der Gesellschafter während des Jahres werden gegen die Kapitalkonten gebucht.
„Bei der GbR ist die transparente Zuordnung von Gewinn und Entnahmen auf die individuellen Kapitalkonten essenziell. Fehler in der Gewinnverteilung führen regelmäßig zu Konflikten zwischen Gesellschaftern. Unsere Steuerberater achten deshalb besonders auf eine saubere Dokumentation und vertragskonforme Verteilung.”
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Steuerliche Behandlung
Die GbR selbst ist nicht steuerpflichtig. Der Gewinn wird auf Ebene der Gesellschafter besteuert (Transparenzprinzip). Jeder Gesellschafter versteuert seinen Gewinnanteil im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung – unabhängig davon, ob er den Gewinn tatsächlich entnommen hat. Dies kann zu Liquiditätsengpässen führen, wenn Gewinne thesauriert, aber dennoch versteuert werden müssen.
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Gesellschaftsvertrag prüfen: Ist die Gewinnverteilung geregelt?
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Falls nein: Gesetzliche Regelung § 722 BGB anwenden (4 % Zinsen + Kopfteil)
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Kapitalkonten für jeden Gesellschafter führen (Einlagen, Entnahmen, Gewinnanteil)
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Gewinnverteilung dokumentieren (Beschluss, Buchungsbeleg)
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Steuerliche Gewinnfeststellung: Anlage zur Einkommensteuererklärung jedes Gesellschafters
Was passiert bei Umwandlung der GbR in eine GmbH mit der Bilanz?
Die Umwandlung einer GbR in eine GmbH ist ein häufiger Schritt, wenn Haftungsrisiken steigen oder externe Investoren einsteigen. Mit der Umwandlung entsteht automatisch die Bilanzierungspflicht nach § 242, § 264 HGB. Die bisherige EÜR-Buchführung muss auf doppelte Buchführung umgestellt werden.
Ablauf der Umwandlung
- Umwandlungsbeschluss: Die Gesellschafter beschließen die Umwandlung und erstellen einen Umwandlungsplan nach § 3 UmwG.
- Schlussbilanz der GbR: Zum Umwandlungsstichtag wird eine Schlussbilanz erstellt. Sie bildet die Grundlage für die Einbringung in die neue GmbH.
- Eröffnungsbilanz der GmbH: Die Vermögenswerte und Schulden der GbR werden in die Eröffnungsbilanz der GmbH übernommen. Bewertung erfolgt zu Buchwerten (§ 20 UmwStG) oder auf Antrag zu Verkehrswerten.
- Handelsregistereintragung: Die GmbH entsteht erst mit Eintragung ins Handelsregister. Ab diesem Zeitpunkt gilt die volle Bilanzierungs- und Offenlegungspflicht.
- Laufende Buchführung: Ab Eintragung muss die GmbH laufend doppelt buchen und jährlich einen Jahresabschluss nach § 242, § 264 HGB erstellen.
Fristen beachten
Nach Umwandlung gelten für die neue GmbH ab sofort die gesetzlichen Fristen: Feststellung des Jahresabschlusses binnen 8 Monaten (mittelgroß/groß) bzw. 11 Monaten (klein) nach § 42a GmbHG, Offenlegung binnen 12 Monaten nach § 325 HGB beim Unternehmensregister. Verstöße führen zu Ordnungsgeldern nach § 335 HGB.
Steuerliche Folgen
Bei Umwandlung kann zwischen Buchwertfortführung (§ 20 UmwStG) und Aufdeckung stiller Reserven gewählt werden. Die Buchwertfortführung ist steuerneutral, erfordert aber einen Antrag. Wird dieser nicht gestellt oder werden Verkehrswerte angesetzt, entsteht ein steuerpflichtiger Übertragungsgewinn auf Ebene der bisherigen GbR-Gesellschafter.
Wer die Umwandlung plant und eine professionelle Begleitung wünscht – von der Schlussbilanz über die Eröffnungsbilanz bis zur laufenden GmbH-Buchführung – findet bei OnlineBilanz digitale Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen. Unsere Steuerberater übernehmen die gesamte Abwicklung rechtskonform und fristgerecht.
Häufige Fehler bei der freiwilligen Bilanzierung der GbR
Auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht, sollten GbR-Gesellschafter bei freiwilliger Bilanzierung die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) beachten. In der Praxis treten regelmäßig folgende Fehler auf:
1. Vermischung von Privat- und Geschäftsvermögen
Da GbR-Gesellschafter häufig persönlich und unbeschränkt haften, wird in der Praxis oft nicht sauber zwischen privatem und betrieblichem Vermögen getrennt. Das führt zu Problemen bei der Bilanzierung und kann steuerliche Konsequenzen haben. Entnahmen und Einlagen müssen klar dokumentiert und auf den Kapitalkonten gebucht werden.
2. Fehlende oder fehlerhafte Gewinnverteilung
Wird im Gesellschaftsvertrag keine Gewinnverteilung geregelt und § 722 BGB nicht korrekt angewendet (4 % Zinsen auf Kapitaleinlage + Kopfteil), entstehen Unstimmigkeiten. Diese führen nicht nur zu Konflikten, sondern auch zu steuerlichen Korrekturen durch das Finanzamt.
3. Nichtbeachtung des Stetigkeitsgrundsatzes
Wer freiwillig bilanziert, muss nach § 252 Abs. 1 Nr. 6 HGB die Bilanzierungsmethode beibehalten. Ein Wechsel zwischen EÜR und Bilanz ohne wichtigen Grund ist unzulässig und wird vom Finanzamt nicht akzeptiert. Auch Bewertungsmethoden (z. B. AfA-Methoden) müssen stetig angewendet werden.
4. Unvollständige Rückstellungsbildung
Auch bei der GbR sind Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten (z. B. ausstehende Steuerberatungskosten, Prozessrisiken, Urlaubsansprüche) nach § 249 HGB zu bilden. Werden diese vergessen, ist die Bilanz unvollständig und die Gewinnermittlung fehlerhaft.
Typische Fehlerquelle
Keine saubere Trennung von Gesellschafter-Darlehen und Eigenkapital. Darlehen müssen als Verbindlichkeiten passiviert werden, dürfen nicht im Eigenkapital erfasst werden.
Beste Praxis
Alle Gesellschafter-Transaktionen (Einlagen, Entnahmen, Darlehen) schriftlich dokumentieren und in separaten Konten führen. Verträge über Darlehen schriftlich abschließen.
„Wir beobachten regelmäßig, dass GbR-Gesellschafter die Komplexität einer ordnungsgemäßen Bilanzierung unterschätzen. Eine freiwillige Bilanz muss denselben Anforderungen genügen wie eine Pflichtbilanz – sonst verliert sie ihren Wert für Banken oder Investoren und kann sogar steuerliche Nachteile nach sich ziehen.”
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Welche Software-Unterstützung gibt es für die GbR-Bilanzierung?
Für GbR, die freiwillig bilanzieren oder auf doppelte Buchführung umsteigen möchten, stehen verschiedene Software-Lösungen zur Verfügung. Die Auswahl hängt von Unternehmensgröße, Komplexität und vorhandenen Fachkenntnissen ab.
Cloud-Buchhaltungssoftware
Moderne Cloud-Lösungen (z. B. DATEV Unternehmen online, lexoffice, sevDesk) bieten auch für GbR die Möglichkeit zur doppelten Buchführung. Die Vorteile:
- Automatische Belegerfassung per OCR und Bankanbindung
- Mehrere Benutzer (Gesellschafter, Steuerberater) können gleichzeitig arbeiten
- Laufende Auswertungen: BWA, Summen- und Saldenlisten, vorläufige Bilanz
- Schnittstellen zu Steuerberatern und Finanzamt (ELSTER)
Integration mit Steuerberater
Auch bei Nutzung von Buchhaltungssoftware bleibt die fachliche Prüfung und Erstellung des Jahresabschlusses Aufgabe des Steuerberaters. Software kann Belege erfassen und verbuchen, aber Bilanzierung, Bewertung, Rückstellungsbildung und Jahresabschlusserstellung erfordern steuerrechtliche Expertise.
OnlineBilanz verbindet moderne Software mit zugelassenen Steuerberatern: Mandanten buchen laufend in ihrem System, die Steuerberater übernehmen Prüfung, Korrektur und rechtsverbindliche Erstellung des Jahresabschlusses – digital koordiniert, ohne Medienbrüche, mit transparenten Festpreisen.
Software allein
Geeignet für einfache EÜR, nicht für komplexe Bilanzierung. Fehlerrisiko hoch, keine Haftung.
Klassischer Steuerberater vor Ort
Volle Expertise, aber oft Medienbrüche (Papier, E-Mail), keine Transparenz bei Preisen und Fristen.
OnlineBilanz
Kombination: Digitale Prozesse + zugelassene Steuerberater. Festpreise, Fristen, rechtsverbindliche Abschlüsse.
Tipp für GbR-Gesellschafter
Auch wenn keine Bilanzierungspflicht besteht, lohnt sich die Investition in eine professionelle Buchhaltung. Sie schafft Transparenz, vermeidet Gesellschafterstreit und erleichtert Bankgespräche sowie eine spätere Umwandlung in die GmbH.
Häufig gestellte Fragen
Kann eine GbR auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG bilanzieren?
Ja, die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer und hat keinen direkten Einfluss auf die Bilanzierungspflicht. Eine GbR kann gleichzeitig Kleinunternehmer sein und dennoch bilanzierungspflichtig werden, wenn sie die Grenzen nach § 141 AO überschreitet. Auch die freiwillige Bilanzierung steht Kleinunternehmern offen.
Welche steuerlichen Vor- und Nachteile hat die freiwillige Bilanzierung für eine GbR?
Vorteile: bessere Vergleichbarkeit über mehrere Jahre, aktivierungsfähige Wirtschaftsgüter und selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände können angesetzt werden, höhere Akzeptanz bei Banken. Nachteile: höherer Aufwand bei Erstellung und Buchführung, Bindung an Bilanzierungsmethode für mehrere Jahre, weniger Flexibilität bei Gewinnermittlung als bei der EÜR.
Muss eine GbR ihre Bilanz beim Unternehmensregister offenlegen?
Nein, eine reine GbR ohne Handelsregistereintrag ist nicht zur Offenlegung verpflichtet. Offenlegungspflicht nach § 325 HGB besteht nur für Kapitalgesellschaften und ins Handelsregister eingetragene Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG). Eine freiwillig bilanzierende GbR kann ihre Bilanz intern nutzen, ohne sie publizieren zu müssen.
Wie wirkt sich die Entnahme von Gesellschaftern auf die GbR-Bilanz aus?
Privatentnahmen der Gesellschafter mindern deren Kapitalkonten in der Bilanz, beeinflussen aber nicht den Gewinn der GbR. Sie werden im Eigenkapital unter den jeweiligen Gesellschafter-Kapitalkonten erfasst. Entnahmen können Bargeld, Waren oder auch Dienstleistungen umfassen und müssen laufend dokumentiert werden, um am Bilanzstichtag die korrekten Kapitalsalden darzustellen.
Gilt für eine GbR die Pflicht zur Erstellung eines Anhangs oder Lageberichts?
Nein, eine reine GbR ist weder zur Erstellung eines Anhangs nach § 284 HGB noch eines Lageberichts nach § 289 HGB verpflichtet. Diese Pflichten gelten nur für Kapitalgesellschaften und bestimmte Personenhandelsgesellschaften. Selbst bei freiwilliger Bilanzierung kann eine GbR auf diese ergänzenden Berichtsinstrumente verzichten, sofern sie nicht ins Handelsregister eingetragen ist.
Was passiert, wenn eine GbR nachträglich bilanzierungspflichtig wird?
Überschreitet eine GbR erstmals die Grenzen nach § 141 AO, muss sie zum nächsten Wirtschaftsjahr eine Eröffnungsbilanz erstellen und zur doppelten Buchführung übergehen. Die Übergangsphase sollte sorgfältig geplant werden: Alle Vermögenswerte und Schulden sind zu inventarisieren, Bewertungen vorzunehmen und die Buchführung umzustellen. Ein Steuerberater unterstützt dabei, Fehler zu vermeiden und steuerliche Gestaltungsspielräume zu nutzen.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), Einkommensteuergesetz (EStG), Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) – Gesellschaftsrecht. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
