E-Rechnung-Pflicht ab wann 2026? Fristen & Stufenplan
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft wird seit 2025 schrittweise eingeführt. Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, die Versandpflicht greift je nach Umsatz ab 2027 oder 2028. Dieser Artikel erklärt den verbindlichen Stufenplan, technische Anforderungen und wie Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig vorbereiten.
Kurzantwort
Die E-Rechnungspflicht gilt seit 1. Januar 2025 für den Empfang elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich. Die Versandpflicht beginnt am 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, für kleinere Unternehmen ab 1. Januar 2028. Bis dahin gelten Übergangsregelungen mit Papier- und PDF-Rechnungen.
Inhaltsverzeichnis
- Der verbindliche Stufenplan für B2B-Umsätze
- Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?
- Empfangspflicht seit 1. Januar 2025
- Versandpflicht ab 2027 und 2028
- Übergangsfristen und Ausnahmen
- Technische Umsetzung und Software
- Praxistipps für GmbH-Geschäftsführer
- Sanktionen und Risiken bei Verzögerung
- Häufige Fragen aus der Praxis
E-Rechnung-Pflicht ab wann: Der verbindliche Stufenplan für B2B-Umsätze
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich erfolgt in Deutschland gestaffelt. Seit dem 1. Januar 2025 besteht bereits die Empfangspflicht für alle Unternehmen: Jeder Unternehmer muss E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Die Versandpflicht tritt hingegen erst später in Kraft – in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße und weiteren Übergangsregelungen.
Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das mit Wirkung zum 1. Januar 2025 § 14 UStG neu gefasst hat. Ziel ist die Harmonisierung der elektronischen Rechnungsstellung innerhalb der EU und die Vorbereitung eines bundesweiten Meldesystems zur Umsatzsteuer.
Die drei entscheidenden Stichtage
1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich. 1. Januar 2027: Versandpflicht für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz. 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Für GmbH-Geschäftsführer bedeutet das: Bereits jetzt müssen die technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen werden, um E-Rechnungen empfangen, prüfen und archivieren zu können. Wer ab 2027 oder 2028 zur Versandpflicht übergeht, muss zusätzlich die Ausgangsrechnungen elektronisch erstellen und übermitteln. Parallel dazu bleiben die bestehenden Pflichten zur GmbH-Bilanzveröffentlichung sowie die Verpflichtung, die E-Bilanz fristgerecht zu übermitteln, unverändert bestehen.
Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail. Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Konkret sind derzeit zwei Formate zugelassen:
- XRechnung: Der in Deutschland entwickelte Standard auf Basis von XML, der die europäische Norm EN 16931 umsetzt.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: Ein hybrides Format, das sowohl ein strukturiertes XML als auch ein visuelles PDF enthält und damit sowohl maschinenlesbar als auch menschenlesbar ist.
Beide Formate erfüllen die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der europäischen Norm EN 16931. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten strukturiert vorliegen und automatisiert weiterverarbeitet werden können – etwa für den Import in Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme.
PDF-Rechnungen sind ab 2027/2028 nicht mehr zulässig
Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Sie darf ab dem jeweiligen Stichtag (2027 oder 2028) im B2B-Bereich nicht mehr verwendet werden – auch nicht, wenn sie mit qualifizierter elektronischer Signatur versehen ist.
| Format | Struktur | Menschenlesbar | Zulässig ab 2025 |
|---|---|---|---|
| XRechnung | XML | Nein (nur mit Viewer) | Ja |
| ZUGFeRD 2.0.1+ | XML + PDF | Ja (PDF-Ebene) | Ja |
| PDF per E-Mail | Keine | Ja | Nein (ab Versandpflicht) |
| Papierrechnung | Keine | Ja | Nein (B2B ab Versandpflicht) |
Empfangspflicht seit 1. Januar 2025: Was Unternehmen jetzt können müssen
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich. Das bedeutet: Jedes Unternehmen in Deutschland muss in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Diese Pflicht trifft ausnahmslos alle Unternehmen – unabhängig von Rechtsform, Größe oder Umsatz.
Technisch müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie sowohl XRechnung- als auch ZUGFeRD-Dateien empfangen können. Das erfordert in der Regel eine Anpassung der bestehenden Buchhaltungs- oder ERP-Software oder die Einrichtung eines zentralen Empfangskanals (z. B. E-Mail-Postfach mit automatischer Verarbeitung, Peppol-Anbindung oder ein spezialisiertes E-Rechnungs-Portal).
Praktische Anforderungen an die Empfangspflicht
-
Technische Infrastruktur zur Annahme strukturierter Formate (XRechnung, ZUGFeRD) einrichten
-
Buchhaltungssoftware oder ERP-System auf E-Rechnungs-Kompatibilität prüfen und ggf. aktualisieren
-
Interne Prozesse für Prüfung, Freigabe und Verbuchung von E-Rechnungen definieren
-
Archivierung gemäß GoBD sicherstellen: E-Rechnungen müssen im Originalformat (XML) revisionssicher archiviert werden
-
Mitarbeiter in Buchhaltung und Einkauf schulen
„Viele unserer Mandanten haben die Empfangspflicht zunächst unterschätzt. Es reicht nicht, nur ein E-Mail-Postfach zu haben – die strukturierten Daten müssen tatsächlich verarbeitet und GoBD-konform archiviert werden. Wir empfehlen, die Buchhaltungssoftware frühzeitig zu prüfen und im Zweifel mit dem Softwareanbieter oder einem Steuerberater abzustimmen. Gerade in Anbetracht der Fristen für die Steuererklärung 2025 sollten Unternehmen die technischen Voraussetzungen rechtzeitig schaffen, um Verzögerungen in der Buchhaltung und bei der Steuererklärung zu vermeiden.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Die Empfangspflicht gilt ausschließlich für inländische B2B-Umsätze gemäß § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG. Rechnungen an Verbraucher (B2C), grenzüberschreitende Umsätze und Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sind zunächst ausgenommen – hier gelten Sonderregelungen.
Versandpflicht ab 2027 und 2028: Wer wann E-Rechnungen ausstellen muss
Während die Empfangspflicht bereits seit 2025 gilt, wird die Versandpflicht für E-Rechnungen gestaffelt eingeführt. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres gemäß § 19 Abs. 3 UStG:
Ab 1. Januar 2027
- Gilt für alle inländischen B2B-Umsätze
- Papier- und PDF-Rechnungen nicht mehr zulässig
- XRechnung oder ZUGFeRD verpflichtend
Ab 1. Januar 2028
- Auch Kleinunternehmer und Neugründungen betroffen
- Keine Ausnahmen mehr nach Umsatz
- Bundesweite Pflicht für alle B2B-Umsätze
Die Versandpflicht trifft den leistenden Unternehmer. Das bedeutet: Wer eine Lieferung oder sonstige Leistung an einen anderen Unternehmer im Inland erbringt, muss die Rechnung ab dem jeweiligen Stichtag zwingend als E-Rechnung ausstellen. Eine Abweichung ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Leistungsempfängers und nur in den gesetzlich geregelten Übergangsfällen möglich.
Übergangsregelungen für 2025 und 2026
In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen – sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 bzw. 2028 entfällt diese Möglichkeit für die versandpflichtigen Unternehmen vollständig.
Für die GmbH bedeutet das: Geschäftsführer müssen rechtzeitig prüfen, ob das Unternehmen bereits 2027 oder erst 2028 zur Versandpflicht übergeht. Entscheidend ist der Umsatz des Jahres 2026 (für Stichtag 2027) bzw. 2027 (für Stichtag 2028). Wer knapp unter der 800.000-Euro-Grenze liegt, sollte frühzeitig planen – denn die technische Umstellung erfordert Vorlaufzeit.
Übergangsfristen und Ausnahmen: Was in der Anfangsphase noch erlaubt ist
Der Gesetzgeber hat für die Jahre 2025 und 2026 Übergangsregelungen geschaffen, um Unternehmen Zeit für die technische und organisatorische Umstellung zu geben. In dieser Phase dürfen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers noch Papier- oder PDF-Rechnungen verwendet werden – auch wenn die Empfangspflicht bereits besteht.
Zulässige Rechnungsformate in der Übergangsphase (2025–2026)
- E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD): Jederzeit zulässig und vom Empfänger zu akzeptieren.
- Papierrechnung: Nur mit ausdrücklicher oder stillschweigender Zustimmung des Empfängers.
- PDF per E-Mail: Nur mit Zustimmung des Empfängers – gilt nicht als E-Rechnung.
- EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange): Weiterhin zulässig, sofern eine E-Rechnung erzeugbar ist.
Ab dem 1. Januar 2027 (für Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz) bzw. 1. Januar 2028 (für alle Unternehmen) entfallen diese Übergangsregelungen. Ab dann ist die E-Rechnung im B2B-Bereich zwingend – eine Zustimmung des Empfängers zur Verwendung anderer Formate ist nicht mehr möglich.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
| Sachverhalt | E-Rechnung verpflichtend? | Anmerkung |
|---|---|---|
| B2B-Umsatz im Inland | Ja (ab 2027/2028) | Kernbereich der Pflicht |
| B2C-Umsatz (Verbraucher) | Nein | Keine Pflicht zur E-Rechnung |
| Grenzüberschreitende Umsätze | Nein | Andere EU-Staaten: eigene Regelungen |
| Kleinbetragsrechnung (< 250 Euro) | Nein | Erleichterte Anforderungen nach § 33 UStDV |
| Fahrausweise, Parkscheine | Nein | Sonderregelung § 34 UStDV |
| Reverse-Charge-Umsätze (§ 13b UStG) | Ja (Gutschrift) | Wenn Gutschrift, dann E-Rechnung |
„Die Übergangsfristen sind ein zweischneidiges Schwert: Einerseits geben sie Zeit, andererseits verleiten sie zum Zögern. Unsere Empfehlung lautet: Nutzen Sie 2025 und 2026 aktiv, um Prozesse und Systeme umzustellen. Wer erst Ende 2026 anfängt, gerät in Zeitnot – besonders, wenn Softwareanbieter oder IT-Dienstleister ausgelastet sind.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Technische Umsetzung: Software, Schnittstellen und Archivierung
Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert in den meisten Unternehmen Anpassungen an Buchhaltungssoftware, ERP-Systemen und IT-Infrastruktur. Drei zentrale Bereiche sind zu beachten: Erstellung, Übermittlung und Archivierung von E-Rechnungen.
Erstellung von E-Rechnungen
Für die Erstellung strukturierter E-Rechnungen gibt es verschiedene Lösungen. Viele moderne Buchhaltungsprogramme (z. B. DATEV, Lexware, sevDesk) bieten bereits integrierte Funktionen zur Erzeugung von XRechnung oder ZUGFeRD. Alternativ können spezialisierte E-Rechnungs-Portale oder cloudbasierte Plattformen genutzt werden.
- Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Modul: Direkte Erstellung aus der gewohnten Umgebung, nahtlose Integration in Fibu.
- E-Rechnungs-Portale (z. B. Peppol-Netzwerk): Zentrale Plattformen für Versand und Empfang, oft mit automatischer Formatkonvertierung.
- Manuelle Erstellung: Über kostenfreie Online-Tools oder Mustergeneratoren – nur für Einzelfälle geeignet, nicht skalierbar.
Übermittlung und Empfang
Die Übermittlung kann per E-Mail, über ein Unternehmensportal, per FTPS, über Peppol oder andere EDI-Kanäle erfolgen. Wichtig: Der Übermittlungsweg ist gesetzlich nicht vorgeschrieben – entscheidend ist, dass der Empfänger die E-Rechnung erhält und verarbeiten kann.
E-Rechnung (XML oder ZUGFeRD) als Anhang. Einfach, weit verbreitet, aber keine automatische Verarbeitung ohne Zusatzsoftware.
Peppol-Netzwerk
Europäisches Netzwerk für strukturierte Dokumente. Automatische Zustellung, hohe Sicherheit, wachsende Verbreitung.
EDI / API
Direkte Systemanbindung zwischen Unternehmen. Hohe Automatisierung, erfordert technische Integration.
Archivierung gemäß GoBD
E-Rechnungen müssen gemäß § 14b UStG und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet:
-
Archivierung im Originalformat (XML bei XRechnung, XML + PDF bei ZUGFeRD)
-
Unveränderbarkeit sicherstellen (z. B. durch qualifizierte Zeitstempel oder dokumentierte Speicherung)
-
Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre ab Erstellung der Rechnung
-
Jederzeit maschinelle Auswertbarkeit und Lesbarkeit gewährleisten
-
Zugriffsmöglichkeit für Betriebsprüfungen (§ 147 Abs. 6 AO)
Achtung: PDF allein reicht nicht
Wer eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD erhält und nur das sichtbare PDF archiviert, verstößt gegen die GoBD. Das strukturierte XML muss zwingend mit aufbewahrt werden – sonst drohen Nachforderungen bei Betriebsprüfungen.
Praxistipps für GmbH-Geschäftsführer: So bereiten Sie Ihr Unternehmen vor
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist kein rein technisches Projekt – sie betrifft Organisation, Prozesse, Verträge und Haftung. Als GmbH-Geschäftsführer tragen Sie die Verantwortung dafür, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben fristgerecht umsetzt. Folgende Schritte haben sich in der Praxis bewährt:
1. Status-quo-Analyse durchführen
Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre aktuelle Rechnungsinfrastruktur: Welche Software nutzen Sie? Wie viele Rechnungen erstellen und empfangen Sie monatlich? Welche Geschäftspartner sind betroffen? Gibt es bereits E-Rechnungs-Schnittstellen?
2. Verantwortlichkeiten klären
Benennen Sie intern einen Projektverantwortlichen – idealerweise aus der Buchhaltung oder Finanzverwaltung. Klären Sie frühzeitig mit IT, Einkauf, Vertrieb und ggf. externen Dienstleistern (Steuerberater, Softwareanbieter), wer welche Aufgaben übernimmt.
3. Software und Dienstleister prüfen
Kontaktieren Sie Ihren Softwareanbieter und klären Sie, ob und ab wann E-Rechnungs-Funktionen verfügbar sind. Viele Anbieter liefern kostenfreie Updates, andere erheben Zusatzgebühren. Planen Sie ggf. Schulungen für Mitarbeiter ein.
4. Prozesse anpassen
Definieren Sie klare Abläufe für Eingang, Prüfung, Freigabe und Verbuchung von E-Rechnungen. Legen Sie fest, wer Rechnungen freigibt, wie Fehler behandelt werden und wie die GoBD-konforme Archivierung erfolgt. Dokumentieren Sie diese Prozesse schriftlich.
5. Geschäftspartner informieren
Informieren Sie Ihre wichtigsten Kunden und Lieferanten frühzeitig über die bevorstehende Umstellung. Klären Sie, welche E-Rechnungs-Formate sie unterstützen, über welchen Kanal sie Rechnungen bevorzugen und ob technische Schnittstellen eingerichtet werden müssen.
„Wir erleben immer wieder, dass Unternehmen die organisatorischen Herausforderungen unterschätzen. Die Software allein löst das Problem nicht – es braucht klare Prozesse, geschulte Mitarbeiter und eine saubere Abstimmung mit Steuerberater und IT. Wer das frühzeitig angeht, spart später viel Ärger.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
6. Rücksprache mit dem Steuerberater
Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob die geplante Lösung umsatzsteuerlich korrekt ist, ob die Archivierung den GoBD entspricht und ob weitere steuerliche Besonderheiten (z. B. bei grenzüberschreitenden Umsätzen, Reverse Charge, Gutschriften) zu beachten sind. Wer den Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lässt, kann diese Themen direkt in die laufende Beratung integrieren. Plattformen wie OnlineBilanz bieten dabei digitale Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen – ohne langes Suchen nach dem passenden Ansprechpartner.
Sanktionen und Risiken bei verspäteter Umstellung
Die E-Rechnungspflicht ist keine bloße Ordnungsvorschrift – ihre Nichteinhaltung kann steuerliche und zivilrechtliche Konsequenzen haben. Zwar sind zum jetzigen Zeitpunkt (Stand 2026) noch keine spezifischen Bußgelder für Verstöße gegen die E-Rechnungspflicht definiert. Dennoch ergeben sich erhebliche Risiken:
Vorsteuerabzug gefährdet
Wenn eine Rechnung nicht den formalen Anforderungen des § 14 UStG entspricht, kann der Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger versagt werden. Eine Rechnung, die ab dem jeweiligen Stichtag nicht als E-Rechnung ausgestellt wurde, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht – mit der Folge, dass der Empfänger die Vorsteuer nicht geltend machen kann. Das kann zu erheblichen Liquiditätsnachteilen und Ärger mit Geschäftspartnern führen.
Haftungsrisiko für Geschäftsführer
Als Geschäftsführer einer GmbH haften Sie gemäß § 43 GmbHG persönlich, wenn Sie Ihre Sorgfaltspflichten verletzen. Wer die E-Rechnungspflicht ignoriert und dadurch steuerliche Nachteile oder Schäden für die Gesellschaft verursacht, riskiert eine persönliche Inanspruchnahme.
Verzögerungen bei der Zahlung
Geschäftspartner, die ab 2027 oder 2028 nur noch E-Rechnungen akzeptieren, können Papier- oder PDF-Rechnungen zurückweisen. Das führt zu Verzögerungen im Zahlungsverkehr und kann die Liquidität des Unternehmens belasten.
Probleme bei Betriebsprüfungen
Die Finanzverwaltung wird bei Betriebsprüfungen ab 2027/2028 die Einhaltung der E-Rechnungspflicht kontrollieren. Fehlerhafte oder nicht GoBD-konforme Archivierung kann zu Schätzungen, Hinzuschätzungen oder der Versagung des Vorsteuerabzugs führen.
10 Jahre
Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen gemäß § 14b UStG
100 %
Alle B2B-Umsätze im Inland ab 2028 E-Rechnungspflichtig
§ 14 UStG
Gesetzliche Grundlage der E-Rechnungspflicht
Fazit: Die rechtzeitige und vollständige Umsetzung der E-Rechnungspflicht ist nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch eine unternehmerische Notwendigkeit. Geschäftsführer sollten die Umstellung aktiv steuern, dokumentieren und regelmäßig mit Steuerberater und IT abstimmen.
Häufige Fragen aus der Praxis zur E-Rechnungspflicht
Im Beratungsalltag begegnen uns immer wieder dieselben Fragen zur E-Rechnungspflicht. Die wichtigsten haben wir hier zusammengefasst – mit klaren, praxisnahen Antworten.
Muss ich als Kleinunternehmer nach § 19 UStG auch E-Rechnungen ausstellen?
Ja. Die E-Rechnungspflicht gilt unabhängig davon, ob Sie Kleinunternehmer sind oder Umsatzsteuer ausweisen. Entscheidend ist nur, dass Sie an einen anderen Unternehmer (B2B) im Inland leisten. Ab dem 1. Januar 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen. Für Umsätze an Privatpersonen (B2C) besteht keine Pflicht.
Was passiert, wenn mein Kunde keine E-Rechnungen empfangen kann?
Seit dem 1. Januar 2025 besteht für alle Unternehmen die Empfangspflicht. Ihr Kunde ist also gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Verweigert er das, handelt er rechtswidrig. Sie können ihn auf die gesetzliche Pflicht hinweisen und ihm ggf. bei der technischen Umsetzung helfen – rechtlich sind Sie jedoch gemäß dem gestaffelten Stufenplan bis 2028 zur E-Rechnung verpflichtet.
Kann ich weiterhin Papierrechnungen an Unternehmen im EU-Ausland senden?
Ja. Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze. Für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU gelten die Regelungen des jeweiligen Empfänger- oder Bestimmungslandes. Viele EU-Staaten haben eigene E-Rechnungspflichten eingeführt – informieren Sie sich im Einzelfall über die Anforderungen des Ziellandes.
Muss ich als Empfänger einer E-Rechnung diese technisch prüfen?
Sie müssen sicherstellen, dass Sie die E-Rechnung empfangen, lesen und verarbeiten können. Eine automatisierte Validierung (z. B. gegen die XRechnung-Schema-Definition) ist sinnvoll, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass Sie die Rechnung inhaltlich prüfen (Leistungsumfang, Betrag, Umsatzsteuer) und GoBD-konform archivieren.
Wie gehe ich mit fehlerhaften E-Rechnungen um?
Fehlerhafte E-Rechnungen (z. B. falsche Umsatzsteuer, fehlende Pflichtangaben) sind wie Papierrechnungen zu behandeln: Sie müssen beim Aussteller reklamiert und berichtigt werden. Eine Rechnungskorrektur muss ebenfalls als E-Rechnung erfolgen. Archivieren Sie sowohl die fehlerhafte Ursprungsrechnung als auch die Korrektur – beides gehört zur revisionssicheren Dokumentation.
„Viele Mandanten fragen uns, ob sie für die Umstellung auf E-Rechnung neue Software kaufen müssen. Oft reicht ein Update der bestehenden Buchhaltungssoftware. Unser Tipp: Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrem Softwareanbieter und lassen Sie sich die E-Rechnungs-Funktionen zeigen. Viele Lösungen sind bereits verfügbar – sie werden nur noch nicht aktiv genutzt.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Häufig gestellte Fragen
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
Ja, die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich auch für Kleinunternehmer, sofern sie B2B-Umsätze im Inland erbringen. Allerdings greift für sie die Versandpflicht erst ab 1. Januar 2028, da ihr Umsatz in der Regel unter 800.000 Euro liegt. Die Empfangspflicht besteht bereits seit 1. Januar 2025.
Muss ich als Freiberufler auch E-Rechnungen ausstellen?
Ja, auch Freiberufler unterliegen der E-Rechnungspflicht, wenn sie Leistungen an andere Unternehmen (B2B) im Inland erbringen. Die Versandpflicht gilt ab 1. Januar 2027 (Umsatz über 800.000 Euro) oder ab 1. Januar 2028 (darunter). An Privatpersonen (B2C) können weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden.
Kann ich eine E-Rechnung auch per E-Mail als XML-Anhang versenden?
Ja, eine E-Rechnung im strukturierten Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD 2.x) kann grundsätzlich per E-Mail als Anhang versendet werden, sofern der Empfänger dem zustimmt oder dies technisch verarbeiten kann. Wichtig ist, dass das Format den gesetzlichen Anforderungen entspricht und eine GoBD-konforme Archivierung erfolgt.
Was passiert, wenn mein Kunde keine E-Rechnungen empfangen kann?
Seit 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Weigert sich ein Kunde oder ist technisch nicht vorbereitet, liegt die Empfangspflicht dennoch beim Kunden. In der Praxis sollten Sie den Kunden auf seine Pflicht hinweisen. Bis Ende 2026 sind noch Übergangsregelungen mit Papier- oder PDF-Rechnungen möglich, sofern der Empfänger zustimmt.
Benötige ich für die E-Rechnung eine qualifizierte elektronische Signatur?
Nein, für E-Rechnungen nach dem Wachstumschancengesetz ist keine qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS-Verordnung erforderlich. Die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Rechnung kann auch durch andere Verfahren sichergestellt werden, z. B. durch innerbetriebliche Kontrollverfahren, EDI-Systeme oder Austausch über gesicherte Plattformen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU?
Nein, die deutsche E-Rechnungspflicht nach § 14 UStG gilt nur für inländische B2B-Umsätze. Für innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten gelten die nationalen Regelungen des jeweiligen Landes. Hier können weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen zulässig sein, sofern das Bestimmungsland keine eigene E-Rechnungspflicht vorsieht.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: Umsatzsteuergesetz (UStG), Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), Bundesministerium der Finanzen – E-Rechnung, Abgabenordnung (AO) – GoBD. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
