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Datum

Lesedauer

12–18 Minuten


OnlineBilanzBlogAufbewahrung Jahresabschluss

Aufbewahrung Jahresabschluss 2026: Fristen, Pflichten & Praxis

Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten

Der Jahresabschluss ist erstellt – doch damit beginnt die Aufbewahrungspflicht. Unternehmen müssen Bilanz, GuV und alle Unterlagen 10 Jahre lang archivieren. Eine ordnungsgemäße Aufbewahrung und Dokumentation des Jahresabschlusses setzt voraus, dass die gesetzlichen Fristen nach § 257 HGB und § 147 AO eingehalten werden. Dieser Leitfaden erklärt, welche Dokumente dazugehören und wie Sie Ordnungsmängel vermeiden.

SG
Servet Gündogan

Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart

Als Büroleiter ist Servet erster Ansprechpartner für unsere Mandanten. Er führt das Erstgespräch und koordiniert die Zusammenarbeit zwischen Mandanten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern – damit der Jahresabschluss reibungslos und fristgerecht abgeschlossen wird.

Hinweis: Alle steuerlichen und rechtlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer.

Kurzantwort

Nach § 257 HGB und § 147 AO müssen Jahresabschlüsse samt Bilanz, GuV, Anhang und allen Arbeitspapieren 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte. Unternehmen müssen die Unterlagen jederzeit vollständig und prüffähig vorlegen können.

Gesetzliche Grundlagen der Aufbewahrungspflicht

Die Pflicht zur Aufbewahrung des Jahresabschlusses ergibt sich aus zwei zentralen Rechtsnormen: dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Beide Gesetze regeln, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind.

Nach § 257 HGB sind Kaufleute verpflichtet, Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen aufzubewahren.

Parallel dazu verpflichtet § 147 AO alle Steuerpflichtigen zur Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen sowie allen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Hinweis

Die handelsrechtliche und steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht gelten parallel. In der Praxis ist die strengere Regelung maßgeblich – meist resultiert daraus eine einheitliche 10-Jahres-Frist für alle Jahresabschlussunterlagen.

Die Aufbewahrungspflicht gilt für alle Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) unabhängig von der Größenklasse nach § 267 HGB. Auch Personengesellschaften und Einzelunternehmen unterliegen der Pflicht, sofern sie buchführungspflichtig sind.

Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre für den Jahresabschluss

Die zentrale Frage für jedes Unternehmen lautet: Wie lange muss der Jahresabschluss aufbewahrt werden? Die Antwort ist eindeutig.

§ 257 HGB

Handelsrechtliche Grundlage

§ 147 AO

Steuerrechtliche Grundlage

Nach § 257 Abs. 4 HGB beträgt die Aufbewahrungsfrist für Jahresabschlüsse 10 Jahre. Dies gilt auch nach § 147 Abs. 3 AO. Die Frist ist zwingend und kann nicht verkürzt werden.

Für andere Geschäftsunterlagen gelten teilweise kürzere Fristen. Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Kopien abgesandter Briefe müssen nach § 257 Abs. 4 Nr. 2 HGB nur 6 Jahre aufbewahrt werden.

Unterlagenart Aufbewahrungsfrist Rechtsgrundlage
Jahresabschluss (Bilanz, GuV, Anhang) 10 Jahre § 257 Abs. 4 Nr. 1 HGB
Lagebericht 10 Jahre § 257 Abs. 4 Nr. 1 HGB
Inventare 10 Jahre § 257 Abs. 4 Nr. 1 HGB
Buchungsbelege 10 Jahre § 257 Abs. 4 Nr. 4 HGB
Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre § 257 Abs. 4 Nr. 2 HGB
Sonstige für Besteuerung relevante Unterlagen 10 Jahre § 147 Abs. 3 AO

Achtung

Eine vorzeitige Vernichtung von Jahresabschlussunterlagen vor Ablauf der 10-Jahres-Frist stellt einen Verstoß gegen § 257 HGB und § 147 AO dar. Dies kann steuerrechtliche Konsequenzen bis hin zu Schätzungen und Bußgeldern nach sich ziehen.

Welche Unterlagen zum Jahresabschluss gehören

Die Aufbewahrungspflicht umfasst nicht nur die fertigen Abschlussdokumente. Alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Nachvollziehbarkeit des Jahresabschlusses erforderlich sind, müssen archiviert werden.

Pflichtbestandteile des Jahresabschlusses

Nach § 242 HGB und § 264 HGB besteht der Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Je nach Größenklasse kommen weitere Bestandteile hinzu.

  • Bilanz nach § 266 HGB mit Aktivseite (Anlagevermögen, Umlaufvermögen) und Passivseite (Eigenkapital, Schulden)
  • Gewinn- und Verlustrechnung nach § 275 HGB (Gesamtkosten- oder Umsatzkostenverfahren)
  • Anhang nach § 264 Abs. 1 HGB (ab kleiner Kapitalgesellschaft, soweit nicht befreit)
  • Lagebericht nach § 264 Abs. 1 HGB (ab mittelgroßer Kapitalgesellschaft)
  • Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers (bei prüfungspflichtigen Gesellschaften)
  • Ergebnisverwendungsbeschluss der Gesellschafterversammlung

Arbeitspapiere und Nachweise

Über die eigentlichen Abschlussdokumente hinaus sind alle Unterlagen aufbewahrungspflichtig, die bei der Erstellung des Jahresabschlusses angefallen sind. Diese ermöglichen die spätere Nachvollziehbarkeit.

  • Inventurlisten und Bestandsaufnahmen
  • Abschreibungstabellen und Anlagenspiegel
  • Bewertungsunterlagen für Vermögensgegenstände
  • Rückstellungsberechnungen
  • Kontenabstimmungen und Saldenbestätigungen
  • Buchungsbelege und Kontierungsanweisungen
  • E-Mails und Schriftwechsel mit steuerlicher oder bilanzieller Relevanz
  • Gesellschafterbeschlüsse mit Bezug zum Jahresabschluss

„Viele Unternehmen bewahren nur die fertigen Abschlussdokumente auf. Doch bei Betriebsprüfungen interessiert sich das Finanzamt besonders für die Arbeitspapiere – etwa wie eine Rückstellung berechnet wurde oder warum ein Vermögensgegenstand aktiviert wurde. Ohne diese Nachweise wird es schwierig.”

— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart

Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt nicht mit der Erstellung des Jahresabschlusses, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht wurde.

Nach § 257 Abs. 5 HGB läuft die Aufbewahrungsfrist für Jahresabschlüsse mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte. Gleiches gilt nach § 147 Abs. 4 AO.

Hinweis

Beispiel: Ein Jahresabschluss zum 31.12.2025 wird im September 2026 fertiggestellt und festgestellt. Die letzte buchhalterische Eintragung für das Geschäftsjahr 2025 erfolgt ebenfalls 2026. Die 10-Jahres-Frist beginnt am 01.01.2027 und endet am 31.12.2036.

In der Praxis bedeutet dies: Ein Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2025 muss mindestens bis Ende 2036 aufbewahrt werden. Die tatsächliche Archivierungsdauer beträgt damit häufig 11 bis 12 Jahre.

Wichtig ist die korrekte Dokumentation des Fristbeginns. Bei digitaler Archivierung sollte das Datum der letzten Buchung im System dokumentiert sein.

Form der Aufbewahrung: Papier oder digital

Das Gesetz schreibt nicht zwingend vor, ob Jahresabschlussunterlagen in Papierform oder digital aufzubewahren sind. Entscheidend ist die Ordnungsmäßigkeit und jederzeitige Verfügbarkeit.

Nach § 257 Abs. 3 HGB können die Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht.

Papierarchivierung

Die klassische Papierarchivierung ist weiterhin zulässig. Unternehmen müssen dabei sicherstellen, dass die Dokumente vor Verlust, Beschädigung und unbefugtem Zugriff geschützt sind.

  • Sichere Lagerung in trockenen, feuergeschützten Räumen
  • Systematische Ordnung nach Geschäftsjahren
  • Schutz vor Verblassen (z.B. bei Thermopapier)
  • Zugriffskontrolle und Dokumentation der Entnahmen

Digitale Aufbewahrung

Die digitale Archivierung ist heute Standard und bietet erhebliche Vorteile. Sie muss jedoch den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) entsprechen.

Vorteile digitale Archivierung

  • Platzsparend und kostengünstig
  • Schneller Zugriff und Suche
  • Schutz vor physischer Beschädigung
  • Einfache Sicherungskopien
  • Revisionssichere Systeme verfügbar

Anforderungen nach GoBD

  • Unveränderbarkeit der Daten
  • Vollständigkeit der Archivierung
  • Nachvollziehbarkeit von Änderungen
  • Datensicherung und Wiederherstellbarkeit
  • Lesbarkeit über gesamte Aufbewahrungsfrist

Bei ursprünglich digitalen Dokumenten (z.B. elektronische Rechnungen) ist eine digitale Aufbewahrung zwingend erforderlich. Ein Ausdruck auf Papier genügt nicht.

Digitale Archivierung: GoBD-konforme Systeme

Wer Jahresabschlussunterlagen digital archiviert, muss die Anforderungen der GoBD erfüllen. Diese wurden vom Bundesministerium der Finanzen erlassen und konkretisieren die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung für elektronische Systeme.

Zentrale Anforderungen der GoBD

Die GoBD verlangen von digitalen Archivsystemen mehrere Kernfunktionen, die zusammen die Ordnungsmäßigkeit sicherstellen.

  • Unveränderbarkeit: Dokumente müssen so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder protokolliert werden
  • Vollständigkeit: Alle steuerlich relevanten Daten müssen lückenlos archiviert sein
  • Richtigkeit: Die archivierten Daten müssen inhaltlich korrekt sein
  • Zeitgerechte Buchungen: Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden
  • Ordnung: Systematische und nachvollziehbare Ablagestruktur
  • Nachvollziehbarkeit: Jederzeit muss erkennbar sein, wer wann welche Daten erfasst hat

Geeignete Dateiformate

Nicht jedes Dateiformat eignet sich für die langfristige Archivierung. Das Format muss über mindestens 10 Jahre lesbar bleiben.

Dateityp Eignung Hinweis
PDF/A Sehr gut Standardformat für Langzeitarchivierung, ISO-normiert
PDF Gut Weit verbreitet, aber nicht speziell für Archivierung entwickelt
TIFF Gut Für gescannte Dokumente geeignet
Word/Excel Bedingt Abhängig von Software-Versionen, Konvertierung in PDF/A empfohlen
Proprietäre Formate Kritisch Lesbarkeit in 10 Jahren nicht garantiert

Das Format PDF/A (ISO 19005) ist speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt und wird von Finanzverwaltungen akzeptiert.

Backup und Datensicherung

Ein zentraler Aspekt der digitalen Aufbewahrung ist die Datensicherung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass archivierte Daten auch nach Jahren noch verfügbar sind.

Hinweis

Empfohlen wird die 3-2-1-Regel: Drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Medientypen, mit einer Kopie an einem externen Standort. Dies schützt vor Datenverlust durch Hardwaredefekte, Brand oder andere Katastrophen.

Regelmäßige Tests der Wiederherstellbarkeit sind essentiell. Eine Datensicherung ist wertlos, wenn sich die Daten im Ernstfall nicht wiederherstellen lassen.

Ordnungsmäßigkeit und Prüfbarkeit

Die Aufbewahrung allein genügt nicht. Die Unterlagen müssen so geordnet und abrufbar sein, dass sie jederzeit innerhalb angemessener Frist vollständig vorgelegt werden können.

Nach § 257 Abs. 1 Satz 4 HGB müssen die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Was bedeutet ‘angemessene Frist’?

Die GoBD konkretisieren, dass Daten bei einer Außenprüfung unverzüglich, maschinell auswertbar und vollständig zur Verfügung gestellt werden müssen. In der Praxis bedeutet dies: maximal wenige Tage.

Achtung

Ein chaotisches Archiv, in dem Unterlagen erst nach tagelanger Suche gefunden werden, erfüllt die Anforderungen nicht. Bei Betriebsprüfungen kann dies zu Zuschätzungen führen.

Systematische Ordnung

Eine ordnungsmäßige Archivierung erfordert ein durchdachtes Ordnungssystem. Folgende Struktur hat sich in der Praxis bewährt:

  1. Jahresweise Trennung: Separate Ordner oder Verzeichnisse für jedes Geschäftsjahr
  2. Dokumententypen: Untergliederung nach Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht, Arbeitspapiere, Belege
  3. Chronologische Sortierung: Innerhalb der Kategorien nach Datum oder Belegnummer
  4. Eindeutige Bezeichnungen: Sprechende Datei- oder Ordnernamen (z.B. ‘JA_2025_Bilanz.pdf’)
  5. Indexierung: Bei umfangreichen Archiven: Verzeichnis mit Verweis auf Ablageorte

„Die Ordnung im Archiv spiegelt die Professionalität der Buchhaltung wider. Wer seine Unterlagen systematisch ablegt, spart bei Betriebsprüfungen enorm viel Zeit und Nerven. Außerdem erleichtert es die eigene Arbeit, wenn man schnell auf Vorjahreszahlen zugreifen kann.”

— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart

Bei digitaler Archivierung sollte zusätzlich eine Volltextsuche möglich sein. Moderne DMS (Dokumentenmanagementsysteme) bieten diese Funktion standardmäßig.

Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht und Sanktionen

Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht haben ernsthafte Konsequenzen. Die Bandbreite reicht von steuerlichen Schätzungen bis zu strafrechtlichen Folgen.

Steuerrechtliche Konsequenzen

Wenn bei einer Betriebsprüfung Unterlagen fehlen oder nicht vorgelegt werden können, ist das Finanzamt berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen (§ 162 AO).

  • Schätzungsbefugnis: Das Finanzamt kann Umsätze und Gewinne nach oben korrigieren
  • Verspätungszuschlag: Bei nicht rechtzeitiger Vorlage nach § 152 AO
  • Verzugszinsen: 0,5% pro Monat auf Nachzahlungen nach § 233a AO
  • Steuerhinterziehung: Vorsätzliches Vernichten von Unterlagen kann nach § 370 AO strafbar sein

Bußgelder nach Ordnungswidrigkeitenrecht

Nach § 283b StGB kann das vorsätzliche Verletzen der Buchführungspflicht als Insolvenzstraftat gewertet werden, wenn es zu einer Verschleierung der Vermögenslage führt.

Leichtfertige Verstöße gegen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten können nach § 379 AO mit Bußgeldern bis zu 5.000 Euro geahndet werden.

Zivilrechtliche Risiken

Auch im Zivilrecht kann das Fehlen von Unterlagen problematisch werden:

  • Beweislast in Rechtsstreitigkeiten mit Geschäftspartnern oder Gesellschaftern
  • Haftung des Geschäftsführers bei Pflichtverletzungen nach § 43 GmbHG
  • Erschwerung von Finanzierungsgesprächen mit Banken
  • Probleme bei Due-Diligence-Prüfungen vor Unternehmensverkäufen

Achtung

Besonders kritisch: Wer Unterlagen vorsätzlich vernichtet, um steuerliche Sachverhalte zu verschleiern, begeht Steuerhinterziehung nach § 370 AO. Dies ist eine Straftat, die mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe geahndet werden kann.

Praktische Umsetzung: So organisieren Sie Ihr Archiv

Die theoretischen Vorgaben sind klar – doch wie setzt man sie praktisch um? Hier ein strukturierter Ansatz für kleine und mittelgroße Unternehmen.

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Prüfen Sie zunächst den aktuellen Zustand Ihrer Archivierung. Sind alle Jahresabschlüsse der letzten 10 Jahre vollständig vorhanden? Gibt es systematische Lücken?

  • Inventur aller vorhandenen Jahresabschlüsse seit 2016
  • Prüfung auf Vollständigkeit (Bilanz, GuV, Anhang, Arbeitspapiere)
  • Zustand der Papierunterlagen (Lesbarkeit, Schäden)
  • Prüfung digitaler Daten auf Lesbarkeit und Integrität
  • Dokumentation fehlender Unterlagen

Schritt 2: Entscheidung für ein System

Legen Sie fest, ob Sie künftig primär digital oder in Papierform archivieren. Für die meisten Unternehmen ist eine digitale Lösung empfehlenswert.

Kleine Unternehmen

Ordnerstruktur auf lokalem Server oder Cloud-Speicher (z.B. OnlineBilanz-Archiv), systematische Benennung, regelmäßige Backups

Mittlere Unternehmen

Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit GoBD-Zertifizierung, integriert mit Buchhaltungssoftware, Versionierung und Zugriffsrechte

Große Unternehmen

Enterprise Content Management (ECM), Workflow-Integration, revisionssichere Archivierung, mehrstufiges Berechtigungskonzept

Schritt 3: Digitalisierung bestehender Unterlagen

Wenn Sie von Papier auf digital umstellen, müssen Sie die vorhandenen Papierunterlagen scannen. Achten Sie dabei auf folgende Qualitätsmerkmale:

  • Auflösung mindestens 200 dpi, besser 300 dpi für Textdokumente
  • Speicherung im Format PDF/A für Langzeitarchivierung
  • OCR-Texterkennung für Durchsuchbarkeit
  • Plausibilitätsprüfung: Sind alle Seiten lesbar?
  • Sicherung der Originale bis zur vollständigen Prüfung

Beachten Sie: Bei steuerlichen Außenprüfungen kann die Finanzverwaltung in Einzelfällen Einsicht in die Originale verlangen. Eine vorschnelle Vernichtung der Papierunterlagen direkt nach dem Scannen ist daher riskant.

Schritt 4: Prozesse etablieren

Definieren Sie klare Prozesse, wer wann welche Unterlagen archiviert. Dies verhindert, dass Dokumente verloren gehen.

Hinweis

Empfohlener Workflow: Nach Feststellung des Jahresabschlusses durch die Gesellschafterversammlung sammelt die Buchhaltung alle relevanten Unterlagen, prüft sie auf Vollständigkeit und übergibt sie ans Archiv. Ein Verantwortlicher bestätigt die vollständige Archivierung schriftlich.

Schritt 5: Jährliche Kontrolle

Mindestens einmal jährlich sollten Sie die Funktionsfähigkeit Ihres Archivsystems prüfen:

  • Sind alle Backups aktuell und wiederherstellbar?
  • Sind alle Dateien noch lesbar (keine Korruption)?
  • Sind die Speichermedien noch funktionsfähig?
  • Ist die Ordnerstruktur aktuell und logisch?
  • Können Testdokumente schnell wiedergefunden werden?
  • Sind Zugriffsrechte aktuell und angemessen?

„Viele Unternehmen archivieren ihre Unterlagen zunächst ordentlich – vernachlässigen dann aber die regelmäßige Kontrolle. Nach einigen Jahren stellt sich dann heraus, dass Backups nicht funktionieren oder Dateien auf veralteten Systemen nicht mehr lesbar sind. Eine jährliche Prüfung dauert nicht lang, verhindert aber böse Überraschungen.”

— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart

OnlineBilanz.de: Jahresabschluss digital erstellen und archivieren

OnlineBilanz.de bietet Ihnen die Möglichkeit, den Jahresabschluss selbst zu erstellen und gleichzeitig automatisch GoBD-konform zu archivieren. Alle Dokumente werden sicher gespeichert und sind jederzeit abrufbar.

Nach der Erstellung prüfen unsere Experten Ihren Jahresabschluss auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Die fertigen Unterlagen können Sie direkt aus dem System herunterladen und beim Unternehmensregister zur Offenlegung einreichen.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange muss ein Jahresabschluss aufbewahrt werden?

Der Jahresabschluss samt Bilanz, GuV, Anhang und allen zugehörigen Arbeitspapieren muss nach § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO für 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Buchung erfolgte.

Können Jahresabschlussunterlagen digital archiviert werden?

Ja, die digitale Archivierung ist nach § 257 Abs. 3 HGB ausdrücklich zulässig. Das System muss jedoch den GoBD entsprechen und Unveränderbarkeit, Vollständigkeit sowie jederzeitige Verfügbarkeit gewährleisten. Empfohlen wird das Format PDF/A für die Langzeitarchivierung.

Was passiert, wenn Unterlagen vor Ablauf der Frist vernichtet werden?

Die vorzeitige Vernichtung stellt einen Verstoß gegen § 257 HGB dar. Bei Betriebsprüfungen kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO), was meist zu Nachzahlungen führt. Bei vorsätzlicher Vernichtung zur Verschleierung droht Steuerhinterziehung nach § 370 AO mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren.

Welche Unterlagen gehören zur Aufbewahrungspflicht beim Jahresabschluss?

Neben Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht müssen alle Arbeitspapiere archiviert werden: Inventurlisten, Abschreibungstabellen, Bewertungsunterlagen, Rückstellungsberechnungen, Buchungsbelege, Kontenabstimmungen und alle Dokumente, die zum Verständnis des Jahresabschlusses erforderlich sind.

Ab wann beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach § 257 Abs. 5 HGB mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Handelsbuch gemacht wurde. Ein Jahresabschluss 2025, der 2026 fertiggestellt wird, muss daher bis mindestens 31.12.2036 aufbewahrt werden.

Muss ich Papierunterlagen auch nach dem Scannen aufbewahren?

Grundsätzlich nein, wenn die digitale Archivierung den GoBD entspricht. Bei Betriebsprüfungen kann die Finanzverwaltung jedoch in Einzelfällen die Vorlage der Originale verlangen. Eine vorschnelle Vernichtung direkt nach dem Scannen ist daher riskant. Bewahren Sie die Originale mindestens bis zur erfolgreichen Prüfung der digitalen Kopien auf.

Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Grundlagen: § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, § 147 AO – Ordnungsvorschriften, GoBD – Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, § 267 HGB – Größenklassen. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.

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Ihre Bilanz und Steuererklärungen werden von einem erfahrenen Steuerberater erstellt und geprüft – nicht von Software allein. Sie schauen rein, stellen Fragen per Chat, bekommen Antworten vom StB selbst – und geben mit einem Klick digital frei. Kein Postweg, keine Unterschriften in dreifacher Ausführung.

von StB unterzeichnet
Bilanz_2025_Entwurf.pdf bereit zur Freigabe
Jahresbilanz zum 31.12.2025
Anlagevermögen142.380 €
Umlaufvermögen298.412 €
Eigenkapital186.920 €
Bilanzsumme440.792 €
GEPRÜFT
F. Klement
StB/WP
Fragen Freigeben
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Schritt 06 · Einreichung & Abschluss

Einreichung beim Finanzamt
& Offenlegung

Wir übernehmen für Sie die Einreichung beim Finanzamt über ELSTER sowie die Offenlegung beim Bundesanzeiger. Sie müssen nichts mehr tun. Alle Unterlagen werden rechtskonform archiviert und sind jederzeit in Ihrem Portal abrufbar.

fristgerecht & rechtskonform
Abschluss 2025 · Erledigt
Bilanz eingereicht, offengelegt & archiviert.
E-Bilanz · ELSTER Offenlegung · BAnz Steuererklärungen
FK
Einreichung erfolgtF. Klement · Steuerberater
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Schritt 07 · Dauermandat · das ganze Jahr

Ihr fester Steuerberater –
365 Tage an Ihrer Seite

Nach dem Abschluss hört unsere Arbeit nicht auf. Auf Wunsch übernehmen wir Ihr Dauermandat – Ihr Steuerberater kennt Sie bereits und bleibt einfach Ihr fester Ansprechpartner. Nächstes Jahr ohne Onboarding weiter.

Persönliche Betreuung per Chat oder Telefon, laufende Beratung bei steuerlichen Fragen und Finanzamtsbetreuung – wir kommunizieren für Sie mit dem Finanzamt, bei Prüfungen, Rückfragen und Bescheiden.

12 Monate Beratung inklusive · jederzeit kündbar
? portal.onlinebilanz.de/dauermandat
Übersicht
Jahresabschluss
Dokumente
Fristen
Dauermandat
Chat2
Dauermandat · aktiv

Ihr fester Steuerberater

FK
F. Klement• online
Chat & TelefonNachricht · Durchwahl 0711
antwortet heute
FinanzamtsbetreuungLetzter Bescheid geprüft
alles in Ordnung
Laufende BeratungUSt · Gestaltung · Planung
inklusive
Nächste FristUSt-Voranmeldung · 10. Juli
wir erinnern Sie
Dauermandat aktiv seit 14.03.2025 · jederzeit kündbar

Preisvergleich

Weniger zahlen. Rechnen Sie selbst.

Leistung
Standardpreis
OnlineBilanz
Bilanz mit Gewinn‑ und Verlustrechnung
254,00 €
127,00 €
Körperschaftsteuererklärung
181,50 €
90,75 €
Gewerbesteuererklärung
181,50 €
90,75 €
Umsatzsteuererklärung
181,50 €
90,75 €
Offenlegung beim Bundesanzeiger
100,00 €
15,34 €
Gesamtpreisinkl. 19 % MwSt.
1.069,21 €
499,95 €

Warum so günstig? Wir arbeiten hochgradig effizient: Routinearbeit übernimmt bei uns eine geprüfte KI, kontrolliert und freigegeben durch unsere Steuerberater. Die gesparte Zeit investieren wir in das, was wirklich zählt — persönliche Beratung, kostenlose Rückfragen und einen dauerhaften Preisvorteil, den wir direkt an Sie weitergeben.

Geld‑zurück‑Garantie. Wir sind von unserer Arbeit überzeugt — deshalb bieten wir ein unbegrenztes Widerrufsrecht. Solange wir die Bilanz noch nicht eingereicht haben, können Sie jederzeit widerrufen — ohne Angabe von Gründen und mit 100 % Rückerstattung. Keine Bindung, keine Kündigungsfrist.

Und Ihre Software?

Was Sie kennen, bleibt.
Was Sie brauchen, bekommen Sie.

Tag 0Heute
Tag 1 – 3Kontaktaufnahme
Tag 5 – 10Datenübernahme
Tag 11Sie starten
01

Entbindungs­vollmacht digital

Zwei‑Klick‑Unterschrift per SignRequest. Erlaubt uns, mit Ihrem alten Steuerberater zu sprechen.

2 MinutenRechtssicher nach § 203 StGB
02

Wir kontaktieren Ihren alten Steuerberater

Persönlich, professionell, kollegial. Sie müssen kein Wort mehr mit ihm wechseln.

5 – 10 WerktageVertraulich & kollegial
03

Datenübernahme per DATEV‑Datenträger

Alle Buchungen, Salden & Jahresabschlüsse der letzten 10 Jahre — 1 : 1 in unser System.

Automatisch§ 146 AO archivierungspflichtig
04

Ihr Steuerberater meldet sich mit einem Plan

Onboarding‑Call, Fristencheck, offene Beratungspunkte. Ab Tag 1 produktiv.

Binnen 1 WerktagErstberatung im Festpreis
Wählen Sie Ihre aktuelle Software
lexoffice
sevDesk
Addison
BMD
B'Butler
+ andere Software

So funktioniert die Migration DATEV → OnlineBilanz

Alle gängigen Buchhaltungsprogramme können einen DATEV‑kompatiblen Export erzeugen (Buchungssätze, Salden, Stammdaten im DATEV‑Format). Sie erstellen die Datei in Ihrer Software, laden sie in unser Portal hoch — wir importieren den Rest.

    Ihr Aufwand: ca. 5 Minuten. Export erzeugen, Datei in unser Portal ziehen — fertig.

    Unser Mandantenportal Im Festpreis bereits enthalten.

    Kein separater Vertrag, keine Lizenzgebühren, keine Einrichtungskosten. Belege hochladen, Bank verbinden — der Rest läuft im Hintergrund.

    0 €Zusatzkosten
    Server DE DSGVO GoBD‑konform
    Belege per Foto oder E‑MailEinfach abfotografieren oder weiterleiten — wir erfassen automatisch.
    Bank‑Auto‑Import (PSD2)Alle Umsätze werden täglich automatisch eingelesen.
    Direkter Chat mit Ihrem SteuerberaterKeine Wartezeiten am Telefon, keine E‑Mail‑Ping‑Pong.
    Fristen‑DashboardUSt‑VA, Jahresabschluss, Lohnsteuer — alles auf einen Blick.
    Verhaltensökonomie · Warum Unternehmer bleiben

    Drei Denkfehler,
    die Sie jedes Jahr Tausende Euro kosten.

    Sie wissen längst, dass Ihr Steuerberater zu teuer, zu langsam oder zu wenig erreichbar ist. Trotzdem bleiben Sie. Die Verhaltens­forschung kennt die Gründe — und sie sind kein Zufall.

    01 · Der Gewohnheits­reflex
    68 %Bleiben beim Altentrotz Unzufriedenheit

    Status‑quo‑Bias

    „Er kennt unsere Zahlen seit Jahren.“ — Genau dieses Argument sorgt dafür, dass 68 % der Unternehmer bei ihrem Steuerberater bleiben, obwohl sie unzufrieden sind. Der Status quo fühlt sich sicher an — er ist es aber nicht. Er kostet Sie nur nicht auffallend Geld.

    Samuelson & ZeckhauserJournal of Risk and Uncertainty, 1988
    02 · Die Wechsel­angst
    2,25×Verlust wiegt schwererals gleich hoher Gewinn

    Verlustaversion

    Der Gedanke „Was, wenn etwas schiefgeht?“ wiegt in Ihrem Kopf 2,25‑mal so schwer wie die reale Ersparnis durch einen günstigeren, besseren Steuerberater. Deshalb übernehmen wir das Risiko: Entbindung, Datenübernahme, Kollegen­gespräch — alles im Festpreis.

    Kahneman & TverskyProspect Theory · Nobelpreis, 1979
    03 · Die Loyalitäts­falle
    12 J.Durchschnittliche Bindungan den alten Steuerberater

    Sunk‑Cost‑Fallacy

    „So lange dabei — jetzt lohnt sich der Wechsel nicht mehr.“ Falsch. Die 12 Jahre, die Sie bereits zu viel gezahlt haben, kommen nicht zurück. Aber jedes weitere Jahr kostet Sie erneut. Vergangene Investitionen sind kein rationaler Grund weiterzuzahlen.

    Arkes & BlumerOrganizational Behavior & Human Decision Processes, 1985
    Die rationale Entscheidung

    Wir haben alle drei Hürden für Sie abgebaut.

    0 € Wechselgebühr — kein Verlust.   2 Minuten digitale Entbindungs­vollmacht — kein Aufwand.   Transparenter Festpreis — keine Unsicherheit. Alles, was Sie noch entscheiden müssen: jetzt statt nächstes Jahr.

    Trustpilot
    4,8 / 5,0 · 87+ Bewertungen
    Jetzt wechseln
    Kontakt & häufige Fragen

    Ihre Fragen.
    Unsere Antworten.

    Wie melde ich mich an?

    Alles online — in vier Schritten:

    • Kostenrechner ausfüllen (ca. 60 Sek.)
    • Angebot bestätigen
    • Nutzerkonto anlegen + Stammdaten hinterlegen
    • Sofort mit dem Upload starten

    Sie müssen uns nicht persönlich treffen — der gesamte Ablauf ist digital.

    Wie schnell kann ich loslegen?

    Nach Bestätigung des Angebots ist Ihr Mandantenportal sofort aktiv. Sie können noch am selben Tag mit dem Upload beginnen.

    Ich habe schon eine Kanzlei — wie funktioniert der Wechsel?

    Ganz einfach: Mit unserer Wechselassistenz übernehmen wir die komplette Übergabe. Sie müssen kein einziges Gespräch mit Ihrer alten Kanzlei führen.

    Wir fordern Unterlagen direkt an, übernehmen DATEV‑Bestände und halten Sie über jeden Schritt auf dem Laufenden.

    Welche Daten muss ich bereitstellen?

    In der Regel: Buchhaltungsdaten, Bankumsätze, Stammdaten und relevante Verträge. Unsere KI‑Assistenz führt Sie Schritt für Schritt — Sie müssen keine Checkliste abarbeiten.

    Was konkret gebraucht wird, hängt von Rechtsform und Umfang ab.

    Ich habe kein Buchhaltungsprogramm — geht das trotzdem?

    Ja, problemlos. Laden Sie einfach Kontoauszüge, Ein- und Ausgangsrechnungen als Foto oder PDF hoch. Unsere KI erstellt daraus Ihre Buchhaltung.

    Auch reine Papierbelege sind kein Problem — abfotografieren reicht.

    Welche Buchhaltungsprogramme unterstützt ihr?

    Alle gängigen Systeme mit DATEV‑Export — u. a. Sevdesk, Lexware, Sage, WISO MeinBüro, FastBill, Kontolino, BuchhaltungsButler, Accountable, Papierkram.

    Ihr System ist nicht dabei? Fragen Sie uns — in den meisten Fällen finden wir einen Weg.

    Wie lange dauert der Jahresabschluss?

    Nach vollständigem Eingang der Unterlagen:

    • Standard — ca. 4 Wochen
    • Schnell — ca. 2 Wochen
    • Blitz — ca. 1 Woche

    Sie wählen den Zeitplan beim Upload selbst.

    Wer prüft den Abschluss fachlich?

    Ausschließlich qualifizierte, in Deutschland zugelassene Steuerberater. Sie geben den Abschluss fachlich frei und haften dafür.

    Keine KI, kein Praktikant — die finale Freigabe erfolgt immer durch einen Steuerberater mit Berufshaftpflicht.

    Was kostet der Jahresabschluss?

    Wir arbeiten mit transparenten Festpreisen — kein Stundensatz, keine Nachberechnung. Der Preis hängt ab von Rechtsform, Umsatzgröße und gewünschter Geschwindigkeit.

    Unser Kostenrechner zeigt Ihnen in 60 Sekunden Ihren verbindlichen Preis — ohne Anmeldung.

    Sind die Preise verbindlich?

    Ja. Was Sie im Angebot sehen, ist der Endpreis — keine versteckten Gebühren, keine Stundenabrechnung.

    Gibt es Rabatte für mehrere Jahre?

    Ja — wer mehrere Geschäftsjahre auf einmal beauftragt, profitiert von einem Paketpreis. Unser Kostenrechner zeigt Ihnen den kombinierten Preis direkt an.

    Übernehmt ihr E‑Bilanz und Offenlegung?

    Ja. E‑Bilanz elektronisch ans Finanzamt, Offenlegung im Bundesanzeiger — vollständig digital und fristgerecht.

    Gibt es ein Dauermandat?

    Ja. Ab ca. 49 € / Monat kombinieren wir KI‑Assistenz mit persönlicher Steuerberater‑Betreuung. Der Jahresabschluss am Ende ist inklusive.

    Umfang nach Wahl: laufende Buchhaltung, Lohnabrechnung, Umsatzsteuervoranmeldung, Jahresabschluss.

    Erstellt ihr auch Steuererklärungen?

    Ja — Körperschaft‑, Gewerbe‑, Umsatz‑ und Einkommensteuer. Wir erstellen und übermitteln elektronisch ans Finanzamt.

    Auf Wunsch auch die private Einkommensteuererklärung der Gesellschafter.

    Macht ihr auch Lohn‑ und Gehaltsabrechnungen?

    Ja — von der monatlichen Lohnabrechnung über Sozialversicherungsmeldungen bis zur Lohnsteueranmeldung. Digital, fristgerecht und mit direkter DATEV‑Anbindung.

    Übernehmt ihr die Umsatzsteuervoranmeldung?

    Ja. Monatlich oder quartalsweise — vollautomatisiert aus Ihrer laufenden Buchhaltung erstellt und fristgerecht ans Finanzamt übermittelt.

    Habe ich einen festen Ansprechpartner?

    Ja. Kein Callcenter, keine wechselnden Sachbearbeiter. Sie haben einen festen Ansprechpartner in unserer Kanzlei — persönlich per Telefon, E‑Mail oder Chat im Mandantenportal erreichbar.

    Kann ich den Vertrag kündigen, wenn es nicht passt?

    Ja. Das Dauermandat ist monatlich kündbar — ohne versteckte Bindungen oder Wechselgebühren.

    Wie sicher sind meine Daten?

    Server ausschließlich in Frankfurt, DSGVO‑konform und verschlüsselt. Ihre Daten verlassen Deutschland nie.

    Zugriff ausschließlich über 2‑Faktor‑Authentifizierung. Alle Dokumente werden revisionssicher gemäß GoBD archiviert.

    Nutzt ihr Cloud‑Dienste außerhalb der EU?

    Nein. Alle produktiven Systeme werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren betrieben. Auch die KI‑Verarbeitung läuft auf Servern innerhalb der EU.

    Arbeitet ihr mit KI — und was bedeutet das für meine Daten?

    Ja, wir nutzen KI für Belegerkennung, Kontierung und Datenabgleich. Alle Modelle laufen auf eigenen Servern in Deutschland. Ihre Daten werden nicht zum Training externer Modelle verwendet.

    Wie ist der Zugang zum Mandantenportal geschützt?

    Durch Zwei‑Faktor‑Authentifizierung (SMS oder Authenticator‑App). Jede Anmeldung wird protokolliert, verdächtige Zugriffe werden automatisch erkannt und blockiert.

    Wie lange werden meine Daten gespeichert?

    Gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) — revisionssicher archiviert auf Servern in Deutschland. Sie haben jederzeit vollen Zugriff.

    GoBD‑konform Prüfungsfeste Dokumentation
    DSGVO‑konform Sichere Datenverarbeitung
    Server in Deutschland Datenhosting in Frankfurt
    Made in Germany Entwickelt & geführt in DE
    Ben
    Ben
    KI-Steuerberater