Inventur im Jahresabschluss 2026: Pflicht, Verfahren & Bewertung
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die Inventur bildet nach § 240 HGB die Grundlage jedes Jahresabschlusses. Alle buchführungspflichtigen Unternehmen müssen zum Bilanzstichtag ein Bestandsverzeichnis erstellen. Erfahren Sie, welche Inventurverfahren zulässig sind und welche Fristen gelten. Die im Rahmen der Inventur erfassten Vermögensgegenstände und Schulden müssen anschließend nach den handelsrechtlichen Vorschriften bewertet werden – Details hierzu finden Sie unter Bewertung im Jahresabschluss. Bei Beständen in ausländischer Währung ist dabei die Bewertung von Fremdwährungspositionen nach speziellen Regeln vorzunehmen. Ob zusätzlich ein Erstellungsbericht zum Jahresabschluss erforderlich ist, hängt von weiteren gesetzlichen Vorgaben ab.
Kurzantwort
Nach § 240 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, zum Bilanzstichtag (meist 31.12.) eine Inventur durchzuführen. Dabei werden alle Vermögensgegenstände und Schulden mengen- und wertmäßig erfasst. Die Inventur kann als Stichtagsinventur, zeitverschobene oder permanente Inventur durchgeführt werden und bildet die Grundlage für Bilanz und Jahresabschluss.
Inhaltsverzeichnis
Grundlagen der Inventurpflicht nach § 240 HGB
Nach § 240 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, zu Beginn seines Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Verzeichnis sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden aufzustellen. Dieses Verzeichnis wird als Inventar bezeichnet, der Vorgang der Bestandsaufnahme als Inventur.
Die Inventurpflicht betrifft alle buchführungspflichtigen Unternehmen, insbesondere GmbH, UG (haftungsbeschränkt) und AG. Die Inventur bildet die Grundlage für die Bilanz gemäß § 266 HGB und ist unverzichtbarer Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung nach § 238 HGB.
Hinweis
Rechtsgrundlage: § 240 HGB regelt die Inventurpflicht, § 241 HGB enthält Erleichterungen für bestimmte Vermögensgegenstände. Die Inventur ist Voraussetzung für einen rechtskonformen Jahresabschluss nach § 242 HGB.
31.12.2025
Typischer Bilanzstichtag
§ 240 HGB
Gesetzliche Grundlage
100 %
Vollständige Erfassung
Wer ist inventurpflichtig?
Die Inventurpflicht trifft alle Kaufleute im Sinne des HGB. Dazu gehören sowohl Einzelkaufleute als auch alle Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) sowie Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG).
- GmbH und UG (haftungsbeschränkt) – vollständige Inventurpflicht
- Aktiengesellschaften (AG) – umfassende Dokumentationspflicht
- Personengesellschaften (OHG, KG) – bei Überschreitung der Schwellenwerte
- Einzelkaufleute – bei Überschreitung der Umsatz- und Gewinngrenzen nach § 241a HGB
- Freiberufler – nur bei freiwilliger Buchführung oder wenn sie als Kaufleute einzustufen sind
Kleinstkapitalgesellschaften nach § 267a HGB sind zwar von einigen Erleichterungen bei der Offenlegung betroffen, die Inventurpflicht bleibt jedoch uneingeschränkt bestehen.
Inventurverfahren im Überblick
Das HGB sieht verschiedene Inventurverfahren vor, die je nach Unternehmensstruktur und organisatorischen Möglichkeiten gewählt werden können. Die Wahl des Verfahrens muss sich an den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) orientieren.
| Inventurverfahren | Rechtsgrundlage | Zeitpunkt | Anwendungsbereich |
|---|---|---|---|
| Stichtagsinventur | § 240 Abs. 2 HGB | Am Bilanzstichtag (31.12.) | Standard, alle Unternehmen |
| Vor- oder nachverlegte Inventur | § 241 Abs. 3 HGB | ±3 Monate zum Stichtag | Bei fortlaufender Mengenbuchführung |
| Permanente Inventur | § 241 Abs. 2 HGB | Laufend im Geschäftsjahr | Bei lückenloser Lagerbuchführung |
| Stichprobeninventur | § 241 Abs. 1 HGB | Nach statistischen Verfahren | Bei großen, gleichartigen Beständen |
Die Auswahl des Verfahrens muss im Einzelfall unter Berücksichtigung der betrieblichen Gegebenheiten erfolgen. Wesentlich ist, dass das gewählte Verfahren eine vollständige und nachprüfbare Bestandsaufnahme gewährleistet.
„Viele Unternehmen unterschätzen die organisatorischen Anforderungen der Inventur. Eine klare Verfahrensdokumentation und rechtzeitige Planung sind entscheidend, um Fehler und Verzögerungen beim Jahresabschluss zu vermeiden.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Stichtagsinventur nach § 240 HGB
Die Stichtagsinventur ist das klassische und am weitesten verbreitete Inventurverfahren. Sie erfolgt am Bilanzstichtag selbst, in der Regel am 31. Dezember des Geschäftsjahres.
Nach § 240 Abs. 2 HGB sind alle Vermögensgegenstände und Schulden einzeln aufzunehmen und zu bewerten. Das bedeutet: körperliche Zählungen, Messungen oder Wiegungen für Vorräte, Anlagen und sonstige Sachmittel.
Ablauf der Stichtagsinventur
- Vorbereitung: Festlegung der Inventurteams, Bereitstellung von Zähllisten, technischen Hilfsmitteln (Scanner, Apps)
- Körperliche Bestandsaufnahme: Zählen, Wiegen, Messen aller Vermögensgegenstände am Stichtag
- Dokumentation: Erfassung der Mengen in Inventurlisten mit Unterschrift der Verantwortlichen
- Bewertung: Ermittlung der Wertansätze gemäß § 253 HGB (Anschaffungskosten, Teilwerte, Niederstwertprinzip)
- Inventar erstellen: Zusammenstellung aller erfassten Positionen zu einem Bestandsverzeichnis
- Abgleich mit Buchführung: Vergleich Soll-Bestand (Buchhaltung) mit Ist-Bestand (Inventur), Klärung von Differenzen
Achtung
Achtung: Die Stichtagsinventur am 31.12. bedeutet oft Betriebsunterbrechung oder Inventur außerhalb der Geschäftszeiten. Viele Unternehmen weichen deshalb auf zeitversetzte oder permanente Verfahren aus.
Was muss inventiert werden?
Vermögensgegenstände
- Anlagevermögen (Grundstücke, Maschinen, Betriebs- und Geschäftsausstattung)
- Umlaufvermögen (Vorräte, Forderungen, Kasse, Bank)
- Immaterielle Vermögensgegenstände (soweit aktivierungsfähig)
Schulden & Verbindlichkeiten
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
- Bankverbindlichkeiten, Darlehen
- Rückstellungen (z. B. für Steuern, Urlaubsansprüche)
- Sonstige Schulden
Zeitversetzte Inventur nach § 241 Abs. 3 HGB
Die vor- oder nachverlegte Inventur erlaubt es, die körperliche Bestandsaufnahme in einem Zeitraum von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag durchzuführen.
Voraussetzung nach § 241 Abs. 3 HGB ist eine ordnungsgemäße Fortschreibung der Bestände zwischen Inventurstichtag und Bilanzstichtag. Das Unternehmen muss durch lückenlose Lagerbuchführung sicherstellen, dass die Bestände zum 31.12. rechnerisch ermittelt werden können.
Hinweis
Praxistipp: Die zeitversetzte Inventur wird häufig genutzt, um die Inventur außerhalb der Hochsaison durchzuführen (z. B. im Einzelhandel vor Weihnachten) oder Betriebsunterbrechungen zu vermeiden.
Anforderungen an die Fortschreibung
- Lückenlose Lagerbuchführung mit allen Zu- und Abgängen
- Rechnerische Fortschreibung oder Rückrechnung zum Bilanzstichtag
- Dokumentation aller Bestandsveränderungen
- Nachvollziehbare Belegführung (Lieferscheine, Entnahmescheine)
Der Zeitraum für die vorverlegte Inventur beginnt am 1. Oktober (drei Monate vor dem 31.12.), der Zeitraum für die nachverlegte Inventur endet am 28. Februar (zwei Monate nach dem 31.12.).
-
Lagerbuchführung ist lückenlos und aktuell
-
Alle Zu- und Abgänge werden zeitnah erfasst
-
Fortschreibung zum Bilanzstichtag ist dokumentiert
-
Inventurverfahren ist in einer Verfahrensanweisung festgelegt
Permanente Inventur nach § 241 Abs. 2 HGB
Bei der permanenten Inventur (auch: zeitnahe Inventur) werden die Bestände nicht zu einem Stichtag, sondern fortlaufend während des Geschäftsjahres aufgenommen. Jede Artikelgruppe wird mindestens einmal jährlich körperlich erfasst.
Rechtsgrundlage ist § 241 Abs. 2 HGB. Voraussetzung ist ein funktionierendes Lagerverwaltungssystem, das zu jedem Zeitpunkt einen aktuellen Überblick über die Bestände ermöglicht.
Vorteile der permanenten Inventur
- Keine Betriebsunterbrechung zum Jahresende erforderlich
- Gleichmäßige Auslastung der Inventurteams über das Jahr
- Frühzeitige Erkennung von Differenzen und Schwund
- Bessere Bestandsführung und Lagerkontrolle
- Geeignet für Unternehmen mit hoher Artikelvielfalt
Die permanente Inventur eignet sich besonders für Handelsunternehmen mit großen Warenlagern und modernen ERP- oder Warenwirtschaftssystemen. Die Bestände müssen dabei mindestens einmal im Jahr körperlich gezählt und mit dem Buchbestand abgeglichen werden.
Achtung
Wichtig: Die permanente Inventur erfordert eine hohe Disziplin bei der Buchführung. Jede Bestandsveränderung muss sofort und korrekt erfasst werden. Systemausfälle oder fehlerhafte Buchungen können zu erheblichen Abweichungen führen.
Technische Voraussetzungen
Software
- Warenwirtschaftssystem
- ERP-System mit Lagerverwaltung
- Schnittstellen zur Buchhaltung
Hardware
- Barcode- oder RFID-Scanner
- Mobile Datenerfassungsgeräte
- Inventur-Apps
Organisation
- Inventurplan mit Zyklus
- Geschultes Personal
- Verfahrensdokumentation
Bewertung des Inventars nach HGB
Nach der mengenmäßigen Erfassung erfolgt die wertmäßige Bewertung der Vermögensgegenstände und Schulden. Die Bewertungsvorschriften sind in § 252 bis § 256 HGB geregelt.
Grundsätzlich gilt das Anschaffungskostenprinzip nach § 253 Abs. 1 HGB: Vermögensgegenstände sind mit ihren Anschaffungs- oder Herstellungskosten anzusetzen, vermindert um planmäßige Abschreibungen.
Bewertungsgrundsätze im Überblick
| Grundsatz | Rechtsgrundlage | Bedeutung |
|---|---|---|
| Anschaffungskostenprinzip | § 253 Abs. 1 HGB | Zugangsbewertung zu historischen Kosten |
| Niederstwertprinzip | § 253 Abs. 3-4 HGB | Wertminderungen sind zwingend zu berücksichtigen |
| Einzelbewertung | § 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB | Jeder Vermögensgegenstand ist separat zu bewerten |
| Vorsichtsprinzip | § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB | Alle vorhersehbaren Risiken und Verluste berücksichtigen |
| Stetigkeit | § 252 Abs. 1 Nr. 6 HGB | Beibehaltung der Bewertungsmethoden |
Bewertung von Vorräten
Für die Bewertung von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen sowie Waren gelten nach § 256 HGB besondere Vereinfachungsverfahren:
- FIFO-Verfahren (First in, first out): Die zuerst angeschafften Güter werden als zuerst verbraucht angenommen
- LIFO-Verfahren (Last in, first out): Die zuletzt angeschafften Güter gelten als zuerst verbraucht (steuerlich nicht mehr zulässig)
- Durchschnittsmethode: Bewertung zu gewogenen Durchschnittspreisen
- Festwertverfahren: Bei gleichbleibendem Bestand und untergeordneter Bedeutung (§ 240 Abs. 3 HGB)
Hinweis
Niederstwertprinzip beachten: Ist der Zeitwert am Bilanzstichtag niedriger als die Anschaffungskosten (z. B. bei verdorbenen Waren, Marktpreisverfall), muss auf den niedrigeren Wert abgeschrieben werden (§ 253 Abs. 4 HGB).
„Gerade bei der Vorratsbewertung entstehen häufig Fehler. Die korrekte Anwendung der Vereinfachungsverfahren und die konsequente Berücksichtigung von Wertminderungen sind zentral für einen rechtskonformen Jahresabschluss.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Inventurdifferenzen & Schwund
In der Praxis kommt es regelmäßig zu Inventurdifferenzen – Abweichungen zwischen dem Buchbestand (Soll) und dem tatsächlich gezählten Bestand (Ist). Diese Differenzen müssen aufgeklärt und buchhalterisch korrekt erfasst werden.
Ursachen für Inventurdifferenzen
Organisatorische Ursachen
- Fehlerhafte Buchungen (Zahlendreher, falsche Mengen)
- Nicht erfasste Wareneingänge oder -ausgänge
- Falsche Lagerzuordnung
- Zählfehler bei der Inventur
Tatsächliche Verluste
- Natürlicher Schwund (Verdunstung, Verderb)
- Diebstahl (intern oder extern)
- Beschädigung, Bruch
- Nicht dokumentierte Entnahmen
Nach § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB (Vorsichtsprinzip) sind Verluste aus Inventurdifferenzen im Jahresabschluss zu berücksichtigen. Sie werden in der Regel als Aufwand gebucht und mindern das Betriebsergebnis.
Buchhalterische Behandlung
| Differenzart | Buchung | Konto |
|---|---|---|
| Minderbestand (Ist < Soll) | Soll: Aufwand / Haben: Bestand | Inventurdifferenzen, Schwund |
| Mehrbestand (Ist > Soll) | Soll: Bestand / Haben: Ertrag | Bestandserhöhungen |
| Wertberichtigung bei Verderb | Soll: Aufwand / Haben: Bestand | Abschreibungen auf Vorräte |
| Diebstahl mit Nachweis | Soll: Sonstige Aufwendungen / Haben: Bestand | Außergewöhnliche Aufwendungen |
Achtung
Achtung: Erhebliche oder regelmäßige Inventurdifferenzen können auf Mängel in der Lagerverwaltung oder im internen Kontrollsystem hinweisen. Bei Betriebsprüfungen werden solche Auffälligkeiten kritisch hinterfragt.
Eine Schwundquote von 1-2 % gilt in vielen Branchen als üblich. Höhere Abweichungen sollten detailliert analysiert und dokumentiert werden, um bei Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer oder Finanzamt Nachweise vorlegen zu können.
Digitale Inventur & technische Hilfsmittel
Die Digitalisierung hat die Inventur erheblich vereinfacht. Moderne Inventur-Software, mobile Apps und Scansysteme reduzieren den manuellen Aufwand und minimieren Fehlerquellen.
Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind digitale Inventurverfahren zulässig, wenn sie nachvollziehbar, prüfbar und unveränderbar sind.
Digitale Hilfsmittel im Einsatz
Mobile Apps
- Erfassung direkt am Lagerort
- Online/Offline-Synchronisation
- Foto-Dokumentation
- Sofortige Datenübertragung
Scanner-Systeme
- Barcode-Scanner
- RFID-Technologie
- QR-Code-Erfassung
- Automatische Mengenerfassung
ERP-Integration
- Direkte Buchhaltungsanbindung
- Automatischer Soll-Ist-Vergleich
- Differenzen-Reports
- Revisionssichere Archivierung
Vorteile digitaler Inventur
- Zeitersparnis: Schnellere Erfassung durch Scannen statt manuellem Zählen und Aufschreiben
- Fehlerreduktion: Automatische Plausibilitätsprüfungen, keine Übertragungsfehler
- Echtzeit-Übersicht: Aktueller Stand der Inventur jederzeit abrufbar
- Dokumentation: Automatische Protokollierung, Zeitstempel, Verantwortlichkeiten
- Auswertung: Sofortige Differenzanalyse und Reporting
Hinweis
GoBD-Konformität beachten: Digitale Inventursysteme müssen die Anforderungen der GoBD erfüllen: Unveränderbarkeit der Daten, Nachvollziehbarkeit, Revisionssicherheit und ordnungsgemäße Archivierung über 10 Jahre.
Viele moderne Warenwirtschaftssysteme bieten integrierte Inventurfunktionen. Die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung ermöglicht einen nahtlosen Datenfluss vom Lager bis zur Bilanz.
Fristen, Dokumentation & Aufbewahrung
Die Inventur muss nicht nur durchgeführt, sondern auch vollständig dokumentiert werden. Das Inventar als Ergebnis unterliegt den gleichen Aufbewahrungspflichten wie andere Buchführungsunterlagen.
Fristen für Jahresabschluss und Offenlegung 2026
Für Geschäftsjahre, die am 31. Dezember 2025 enden, gelten folgende Fristen für GmbH und UG:
| Pflicht | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Aufstellung Jahresabschluss (klein) | 30.11.2026 (11 Monate) | § 42a Abs. 2 GmbHG |
| Aufstellung Jahresabschluss (mittel/groß) | 31.08.2026 (8 Monate) | § 42a Abs. 1 GmbHG |
| Feststellung Jahresabschluss | Gesellschafterbeschluss erforderlich | § 42a GmbHG |
| Offenlegung im Unternehmensregister | 31.12.2026 (12 Monate) | § 325 HGB |
Achtung
Wichtig: Seit dem DiRUG (01.08.2022) erfolgt die Offenlegung ausschließlich beim Unternehmensregister, nicht mehr beim Bundesanzeiger. Bei Verstoß gegen die Offenlegungspflicht droht ein Ordnungsgeld von 500 bis 25.000 Euro nach § 335 HGB.
Dokumentationspflichten
- Inventarlisten: Vollständige Aufstellung aller erfassten Positionen mit Mengen und Werten
- Bewertungsunterlagen: Nachweise zu Anschaffungskosten, Bewertungsmethoden, Abschreibungen
- Inventurrichtlinien: Verfahrensdokumentation, Anweisungen, Verantwortlichkeiten
- Unterschriften: Bestätigung der Inventurverantwortlichen auf den Zähllisten
- Differenzanalyse: Dokumentation und Begründung von Abweichungen
Nach § 257 HGB beträgt die Aufbewahrungsfrist für Inventare 10 Jahre. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte. Für das Inventar zum 31.12.2025 endet die Frist am 31.12.2035.
-
Inventur rechtzeitig planen (Personal, Technik, Zeitraum)
-
Inventurrichtlinie erstellen oder aktualisieren
-
Inventur durchführen und alle Positionen erfassen
-
Bewertung vornehmen und Inventar erstellen
-
Differenzen analysieren und buchen
-
Inventar archivieren (10 Jahre aufbewahren)
-
Jahresabschluss fristgerecht aufstellen und feststellen
-
Offenlegung beim Unternehmensregister bis 31.12.2026
„Eine sorgfältige Inventur ist die Basis für einen belastbaren Jahresabschluss. Unternehmen sollten die Verfahren frühzeitig festlegen, dokumentieren und konsequent einhalten – das spart Zeit und verhindert spätere Korrekturen bei Prüfungen.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Häufig gestellte Fragen
Wann muss die Inventur für das Geschäftsjahr 2025 durchgeführt werden?
Für den Bilanzstichtag 31.12.2025 kann die Stichtagsinventur direkt am 31.12.2025 erfolgen. Alternativ ist eine vorverlegte Inventur ab 01.10.2025 oder eine nachverlegte Inventur bis 28.02.2026 zulässig, sofern eine lückenlose Fortschreibung der Bestände gewährleistet ist (§ 241 Abs. 3 HGB).
Welche Inventurverfahren sind nach HGB zulässig?
Nach HGB sind folgende Verfahren zulässig: Stichtagsinventur am Bilanzstichtag (§ 240 HGB), zeitversetzte Inventur innerhalb von 3 Monaten vor oder 2 Monaten nach dem Stichtag (§ 241 Abs. 3 HGB), permanente Inventur mit fortlaufender Bestandsaufnahme während des Jahres (§ 241 Abs. 2 HGB) sowie Stichprobeninventur bei großen gleichartigen Beständen (§ 241 Abs. 1 HGB).
Wie werden Inventurdifferenzen buchhalterisch behandelt?
Inventurdifferenzen (Abweichungen zwischen Buchbestand und Ist-Bestand) müssen nach dem Vorsichtsprinzip (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB) erfasst werden. Minderbestände werden als Aufwand gebucht (z. B. auf Konto Inventurdifferenzen oder Schwund), Mehrbestände als Ertrag. Erhebliche Differenzen sollten analysiert und dokumentiert werden, da sie auf Mängel im Kontrollsystem hinweisen können.
Wie lange müssen Inventurunterlagen aufbewahrt werden?
Inventurunterlagen (Inventarlisten, Zähllisten, Bewertungsunterlagen) müssen nach § 257 HGB für 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Inventur durchgeführt wurde. Für das Inventar zum 31.12.2025 endet die Aufbewahrungsfrist am 31.12.2035.
Wo muss der Jahresabschluss 2025 offengelegt werden?
Seit dem DiRUG (01.08.2022) erfolgt die Offenlegung des Jahresabschlusses ausschließlich beim Unternehmensregister (www.unternehmensregister.de), nicht mehr beim Bundesanzeiger. Die Offenlegungsfrist für Geschäftsjahre, die am 31.12.2025 enden, läuft bis zum 31.12.2026 (12 Monate nach § 325 HGB). Bei Verstoß droht ein Ordnungsgeld von 500 bis 25.000 Euro nach § 335 HGB.
Welche Bewertungsmethoden sind für Vorräte zulässig?
Für die Bewertung von Vorräten sind nach § 256 HGB verschiedene Vereinfachungsverfahren zulässig: FIFO (First in, first out), Durchschnittsmethode (gewogener Durchschnitt) oder Festwertverfahren bei gleichbleibendem Bestand (§ 240 Abs. 3 HGB). Grundsätzlich gilt das Anschaffungskostenprinzip (§ 253 Abs. 1 HGB), bei Wertminderungen ist das Niederstwertprinzip zu beachten (§ 253 Abs. 4 HGB).
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Grundlagen: § 240 HGB – Inventar, § 241 HGB – Inventurvereinfachungen, § 252 HGB – Bewertungsgrundsätze, § 253 HGB – Zugangs- und Folgebewertung, Unternehmensregister – Offenlegung. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
