Inventur im Jahresabschluss 2026: Pflichten, Ablauf & Fristen
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die Inventur bildet die Grundlage für jeden rechtssicheren Jahresabschluss nach HGB gemäß § 240 HGB. Sie erfasst alle Vermögensgegenstände und Schulden zu einem bestimmten Stichtag und ist zwingende Voraussetzung für die Bilanz. Fehler in der Inventur wirken sich direkt auf das Eigenkapital, den Gewinn und die steuerliche Bemessungsgrundlage aus – und können somit auch die Jahresabschlusserstellung verzögern, wenn Nachbesserungen erforderlich werden und die Fristen für die Einreichung des Jahresabschlusses gefährdet sind.
Kurzantwort
Die Inventur ist nach § 240 HGB die vollständige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zum Bilanzstichtag. Sie bildet die Grundlage für das Inventar und damit für die Bilanz. Ohne ordnungsgemäße Inventur ist kein rechtssicherer Jahresabschluss nach § 242 HGB möglich.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die Inventur im Jahresabschluss?
Die Inventur ist die vollständige und systematische Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Nach § 240 Abs. 1 HGB muss jeder Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und am Ende jedes Geschäftsjahres ein Verzeichnis sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden aufstellen.
Der Stichtag der Inventur ist in der Regel der Bilanzstichtag, meist der 31. Dezember des Geschäftsjahres. Die Inventur bildet die Grundlage für das Inventar nach § 240 HGB und damit für die Bilanz nach § 242 HGB. Ohne korrekt erfasste Bestände ist kein rechtssicherer Jahresabschluss möglich.
§ 240 HGB
Inventurpflicht
§ 242 HGB
Bilanzpflicht
§ 241a HGB
Befreiungen
Die Inventur beantwortet drei zentrale Fragen: Welche Vermögenswerte besitzt das Unternehmen? Welche Schulden bestehen? Wie hoch ist der Wert der einzelnen Bestandteile zum Stichtag?
Hinweis
Die Inventur ist keine freiwillige organisatorische Aufgabe, sondern eine gesetzliche Pflicht nach § 240 HGB. Versäumnisse oder fehlerhafte Durchführung können zu rechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen führen, einschließlich der Nichtigkeit des Jahresabschlusses.
Rechtliche Grundlagen der Inventur
Die Inventurpflicht ergibt sich aus § 240 HGB. Alle Kaufleute müssen zu Beginn ihres Handelsgewerbes und am Ende jedes Geschäftsjahres ein Verzeichnis ihrer Vermögensgegenstände und Schulden aufstellen. Für Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) gelten zusätzliche Anforderungen nach § 264 HGB.
Nach § 240 Abs. 2 HGB muss die Inventur Art, Menge und Wert aller Vermögensgegenstände einzeln erfassen. Bei Vorräten und Waren erfolgt dies durch körperliche Bestandsaufnahme (Zählen, Messen, Wiegen). Forderungen und Schulden werden durch Buchinventur erfasst.
| Paragraph | Regelungsinhalt | Adressaten |
|---|---|---|
| § 240 HGB | Inventurpflicht und Inventar | Alle Kaufleute |
| § 241 HGB | Inventurvereinfachungen | Kaufleute mit bestimmten Voraussetzungen |
| § 241a HGB | Befreiung für Einzelkaufleute | Kleine Einzelunternehmer |
| § 242 HGB | Bilanz auf Basis Inventar | Alle buchführungspflichtige Kaufleute |
| § 264 HGB | Pflicht zum Jahresabschluss | Kapitalgesellschaften |
Nach § 241 HGB sind Inventurvereinfachungen zulässig: Waren und Rohstoffe, die regelmäßig ersetzt werden und deren Bestand nur geringen Schwankungen unterliegt, können mit gleichbleibenden Werten angesetzt werden (Festwertverfahren). Voraussetzung ist eine regelmäßige Überprüfung.
Achtung
Kleine Einzelkaufleute können nach § 241a HGB von der Inventurpflicht befreit sein, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen. Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) sind niemals befreit.
Inventurarten im Überblick
Das HGB lässt verschiedene Inventurverfahren zu, die sich nach Zeitpunkt und Art der Durchführung unterscheiden. Die Wahl der Inventurart hängt von Unternehmensgröße, Branche und organisatorischen Möglichkeiten ab.
Stichtagsinventur
Die Stichtagsinventur erfolgt unmittelbar am Bilanzstichtag (meist 31.12.). Alle Vermögensgegenstände und Schulden werden zu diesem Zeitpunkt erfasst. Dies ist die klassische Form der Inventur und liefert das genaueste Ergebnis, verursacht aber hohen organisatorischen Aufwand.
Zeitlich verlegte Inventur
Nach § 241 Abs. 3 HGB kann die Inventur innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Die Bestände müssen auf den Stichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet werden. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Lagerbuchführung.
Permanente Inventur
Bei der permanenten Inventur nach § 241 Abs. 2 HGB werden die Bestände kontinuierlich über das Geschäftsjahr verteilt erfasst. Jeder Artikel muss mindestens einmal im Jahr körperlich aufgenommen werden. Auch hier ist eine lückenlose Lagerbuchführung Voraussetzung.
Stichtagsinventur
- Am Stichtag
- Betriebsruhe oft nötig
- Keine Fortschreibung
Verlegte Inventur
- Flexibler Zeitraum
- Lagerbuchführung nötig
- Auf-/Abrechnung zum Stichtag
Permanente Inventur
- Über das Jahr verteilt
- Jeder Artikel 1x/Jahr
- Permanente Buchführung
Ablauf und Durchführung der Inventur
Eine ordnungsgemäße Inventur erfordert systematische Planung und Dokumentation. Der Ablauf gliedert sich in mehrere Phasen, die jeweils sorgfältig durchgeführt werden müssen.
Phase 1: Vorbereitung
Vor der eigentlichen Inventur müssen alle Bestände geordnet und gekennzeichnet werden. Lagerplätze sollten übersichtlich strukturiert sein. Inventurlisten oder digitale Erfassungssysteme müssen vorbereitet werden. Inventurteams sollten geschult und Verantwortlichkeiten klar definiert werden.
-
Inventurtermin festlegen (Stichtag beachten)
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Inventurteams einteilen und schulen
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Lagerbestände ordnen und kennzeichnen
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Inventurlisten oder Scanner-Systeme vorbereiten
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Anweisungen zur Zählung, Messung, Wiegung erstellen
-
Verantwortlichkeiten dokumentieren
Phase 2: Bestandsaufnahme
Die körperliche Bestandsaufnahme erfolgt durch Zählen, Messen oder Wiegen aller Vermögensgegenstände. Bei Vorräten, Waren und Rohstoffen ist die physische Erfassung zwingend. Die Ergebnisse werden in Inventurlisten dokumentiert und mit einem Vier-Augen-Prinzip kontrolliert.
Forderungen, Bankguthaben und Verbindlichkeiten werden durch Buchinventur erfasst. Dabei werden die Salden aus der Buchführung übernommen und durch Belege (Kontoauszüge, Forderungslisten, Kreditorenkonten) nachgewiesen.
Phase 3: Bewertung und Inventar
Nach der Mengenerfassung erfolgt die Bewertung der Vermögensgegenstände. Dabei sind die Bewertungsvorschriften der §§ 252-256 HGB zu beachten. Das Ergebnis wird im Inventar nach § 240 HGB dokumentiert, das Grundlage für die Bilanz ist.
„Die Inventur ist das Fundament des Jahresabschlusses. Eine sorgfältige Planung und lückenlose Dokumentation sind entscheidend – nicht nur für die Rechtssicherheit, sondern auch für die betriebswirtschaftliche Aussagekraft der Bilanz.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Bewertung und Inventar erstellen
Nach der Mengenerfassung müssen alle Vermögensgegenstände bewertet werden. Die Bewertung erfolgt nach den Grundsätzen der §§ 252-256 HGB. Das Ergebnis ist das Inventar nach § 240 HGB, ein vollständiges Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden mit Mengen- und Wertangaben.
Bewertungsgrundsätze nach HGB
Vermögensgegenstände werden grundsätzlich mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten nach § 253 Abs. 1 HGB angesetzt. Abnutzbare Vermögensgegenstände des Anlagevermögens sind nach § 253 Abs. 3 HGB planmäßig abzuschreiben. Beim Umlaufvermögen gilt das Niederstwertprinzip nach § 253 Abs. 4 HGB.
Anlagevermögen
- Anschaffungskosten
- Planmäßige AfA
- Gemildertes Niederstwertprinzip
Umlaufvermögen
- Anschaffungskosten
- Niedrigerer Marktpreis
- Strenges Niederstwertprinzip
Aufbau des Inventars
Das Inventar nach § 240 HGB gliedert sich in drei Hauptbereiche: Vermögen (Aktiva), Schulden (Passiva) und Reinvermögen (Differenz aus Vermögen und Schulden). Jeder Vermögensgegenstand muss mit Art, Menge und Wert einzeln aufgeführt werden.
Hinweis
Das Inventar ist die Vorstufe zur Bilanz. Während das Inventar nach § 240 HGB alle Vermögensgegenstände und Schulden einzeln und ausführlich auflistet, fasst die Bilanz nach § 242 HGB diese Positionen gruppiert und verdichtet zusammen.
Fehler und Risiken bei der Inventur
Fehler in der Inventur wirken sich direkt auf den Jahresabschluss aus. Eine unvollständige oder fehlerhafte Inventur führt zu falschen Bilanzansätzen, verfälscht das Eigenkapital und die Gewinn- und Verlustrechnung und kann die steuerliche Bemessungsgrundlage beeinflussen.
Häufige Fehlerquellen
Typische Fehler sind: Unvollständige Erfassung von Beständen, fehlerhafte Mengenangaben durch ungenaues Zählen, falsche Bewertung durch nicht beachtete Wertminderungen, fehlende Dokumentation der Inventurvorgänge und mangelnde Kontrollen (Vier-Augen-Prinzip).
Achtung
Eine fehlerhafte Inventur kann zur Nichtigkeit des Jahresabschlusses führen. Nach § 256 AktG können Jahresabschlüsse von Aktiengesellschaften für nichtig erklärt werden, wenn sie nicht den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Bei GmbH drohen gesellschaftsrechtliche Konsequenzen.
Auswirkungen auf den Jahresabschluss
Zu hoch bewertete Bestände führen zu einem überhöhten Gewinn und damit zu überhöhten Steuern und möglicherweise unzulässigen Gewinnausschüttungen. Zu niedrig bewertete Bestände vermindern den Gewinn künstlich und verstoßen gegen das Vollständigkeitsgebot nach § 246 Abs. 1 HGB.
| Fehlerart | Auswirkung Bilanz | Auswirkung GuV |
|---|---|---|
| Bestand zu hoch erfasst | Umlaufvermögen zu hoch | Gewinn zu hoch (Bestandserhöhung) |
| Bestand zu niedrig erfasst | Umlaufvermögen zu niedrig | Gewinn zu niedrig (Bestandsminderung) |
| Fehlende Abschreibung | Anlagevermögen zu hoch | Gewinn zu hoch (zu geringe AfA) |
| Schulden nicht erfasst | Passiva zu niedrig | Gewinn zu hoch |
Rechtliche Konsequenzen
Schwerwiegende Inventurfehler können zu Haftungsansprüchen gegen die Geschäftsführung nach § 43 GmbHG bzw. § 93 AktG führen. Bei vorsätzlicher Falschbilanzierung drohen strafrechtliche Konsequenzen. Die Finanzverwaltung kann bei fehlerhafter Inventur Schätzungen nach § 162 AO vornehmen.
Digitale Inventur-Tools und Software
Moderne digitale Inventursysteme erleichtern die Bestandsaufnahme erheblich. Barcode- und RFID-Scanner, mobile Apps und cloudbasierte Inventursoftware ermöglichen eine schnellere, genauere und besser dokumentierte Inventur als manuelle Verfahren.
Vorteile digitaler Systeme
Digitale Inventursysteme reduzieren Erfassungsfehler, beschleunigen den Inventurprozess und ermöglichen eine Echtzeitauswertung. Die automatische Übertragung in die Buchführung vermeidet Medienbrüche. Prüfpfade und Versionierungen verbessern die Dokumentation und Revisionssicherheit.
Barcode-/RFID-Scanner
- Schnelle Erfassung
- Weniger Fehler
- Direktübertragung
Mobile Inventur-Apps
- Flexibel im Lager
- Offline-Fähigkeit
- Cloud-Synchronisation
ERP-Integration
- Keine Medienbrüche
- Automatische Bewertung
- Prüfpfade
Bei der Auswahl digitaler Inventursysteme sind GoBD-Konformität und die Anforderungen nach § 239 HGB zu beachten. Die Systeme müssen revisionssicher sein, Änderungen protokollieren und eine lückenlose Dokumentation gewährleisten.
Hinweis
Digitale Inventursysteme müssen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) entsprechen. Achten Sie auf Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und vollständige Archivierung.
Praxistipps für eine rechtssichere Inventur
Eine gut geplante und dokumentierte Inventur spart Zeit, reduziert Fehler und sichert die Rechtssicherheit des Jahresabschlusses. Die folgenden Praxistipps helfen bei der effizienten Durchführung.
Frühzeitige Planung
Beginnen Sie die Inventurplanung mindestens vier Wochen vor dem Stichtag. Legen Sie Verantwortlichkeiten fest, schulen Sie die Inventurteams und bereiten Sie alle Hilfsmittel (Listen, Scanner, Software) vor. Bei verlegter Inventur nach § 241 Abs. 3 HGB beachten Sie die Fristen.
Vier-Augen-Prinzip
Lassen Sie alle Zählungen von mindestens zwei Personen durchführen oder kontrollieren. Dies reduziert Fehler und erhöht die Glaubwürdigkeit der Inventur gegenüber Wirtschaftsprüfern und Finanzbehörden.
-
Inventurtermin rechtzeitig festlegen (Stichtag beachten)
-
Teams schulen und klare Anweisungen erteilen
-
Vier-Augen-Prinzip bei Zählungen einhalten
-
Alle Bestände vollständig und strukturiert erfassen
-
Differenzen sofort klären und dokumentieren
-
Inventurlisten unterzeichnen lassen
-
Bewertung zeitnah nach Erfassung durchführen
-
Inventar und Dokumentation revisionssicher archivieren
Umgang mit Differenzen
Weichen Soll- und Ist-Bestände voneinander ab, müssen die Differenzen untersucht und dokumentiert werden. Schwund, Diebstahl oder Verderb sind betriebswirtschaftlich zu bewerten. Erhebliche ungeklärte Differenzen können auf Mängel in der Lagerbuchführung oder im Kontrollsystem hinweisen.
„Gerade bei der Bewertung von Altbeständen und beschädigten Waren gibt es oft Unsicherheiten. Hier ist eine vorsichtige, aber sachgerechte Bewertung nach § 253 HGB entscheidend – im Zweifel sollte steuerlicher oder buchhalterischer Rat eingeholt werden.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Dokumentation und Aufbewahrung
Alle Inventurunterlagen (Listen, Zählprotokolle, Bewertungsgrundlagen) sind nach § 257 HGB zehn Jahre aufzubewahren. Die Dokumentation muss nachvollziehbar sein und im Rahmen von Betriebsprüfungen vorgelegt werden können. Digitale Unterlagen müssen GoBD-konform archiviert werden.
Hinweis
Die Aufbewahrungspflicht für Inventurunterlagen beträgt zehn Jahre nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Inventar vorgenommen wurde. Elektronische Unterlagen müssen jederzeit lesbar und auswertbar sein.
Häufig gestellte Fragen
Wann muss die Inventur für den Jahresabschluss 2025 durchgeführt werden?
Die Inventur muss grundsätzlich am Bilanzstichtag (meist 31.12.2025) durchgeführt werden. Nach § 241 Abs. 3 HGB ist eine zeitlich verlegte Inventur innerhalb der letzten drei Monate vor (ab 01.10.2025) oder der ersten zwei Monate nach dem Stichtag (bis 28.02.2026) zulässig, sofern die Bestände auf den 31.12.2025 fortgeschrieben oder zurückgerechnet werden. Bei permanenter Inventur nach § 241 Abs. 2 HGB muss jeder Artikel mindestens einmal im Geschäftsjahr 2025 erfasst werden.
Welche Vermögensgegenstände müssen in der Inventur erfasst werden?
Nach § 240 Abs. 1 HGB müssen alle Vermögensgegenstände und Schulden erfasst werden. Dazu gehören: Anlagevermögen (Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Betriebs- und Geschäftsausstattung), Umlaufvermögen (Vorräte, Waren, Rohstoffe, Forderungen, Kassenbestände, Bankguthaben) sowie sämtliche Verbindlichkeiten und Schulden. Jeder Vermögensgegenstand muss nach Art, Menge und Wert erfasst werden.
Was passiert, wenn die Inventur fehlerhaft oder unvollständig ist?
Fehlerhafte oder unvollständige Inventuren führen zu falschen Bilanzansätzen und verfälschen das Eigenkapital sowie die Gewinn- und Verlustrechnung. Dies kann rechtliche Konsequenzen haben: Die Finanzverwaltung kann Schätzungen nach § 162 AO vornehmen, der Jahresabschluss kann für nichtig erklärt werden (§ 256 AktG), und die Geschäftsführung haftet nach § 43 GmbHG bzw. § 93 AktG für Pflichtverletzungen. Bei vorsätzlicher Falschbilanzierung drohen strafrechtliche Konsequenzen.
Sind Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) von der Inventurpflicht befreit?
Nein. Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) sind niemals von der Inventurpflicht nach § 240 HGB befreit. Die Befreiung nach § 241a HGB gilt ausschließlich für kleine Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen. Für Kapitalgesellschaften besteht unabhängig von ihrer Größe stets die vollumfängliche Inventurpflicht.
Können digitale Inventursysteme die händische Inventur ersetzen?
Ja, digitale Inventursysteme mit Barcode-Scannern, RFID-Technologie oder mobilen Apps können die manuelle Erfassung ersetzen, sofern sie den Anforderungen des § 239 HGB und den GoBD entsprechen. Die Systeme müssen revisionssicher sein, alle Änderungen protokollieren und eine lückenlose Dokumentation gewährleisten. Die Verwendung digitaler Systeme reduziert Erfassungsfehler und beschleunigt den Inventurprozess erheblich, ersetzt aber nicht die sorgfältige Planung und Kontrolle.
Wie lange müssen Inventurunterlagen aufbewahrt werden?
Inventurunterlagen (Inventurlisten, Zählprotokolle, Bewertungsgrundlagen, das Inventar selbst) müssen nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Inventar vorgenommen wurde. Für die Inventur 2025 läuft die Frist bis Ende 2035. Elektronische Unterlagen müssen GoBD-konform archiviert und jederzeit lesbar sein.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Grundlagen: § 240 HGB – Inventurpflicht, § 241 HGB – Inventurvereinfachungen, § 242 HGB – Pflicht zur Aufstellung der Bilanz, § 253 HGB – Bewertungsmaßstäbe. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
