GmbH Bilanz erstellen 2026: Pflichten & Fristen für Geschäftsführer
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Jede GmbH ist gesetzlich verpflichtet, jährlich eine Bilanz zu erstellen. Die Pflicht ergibt sich aus § 242 HGB und dem GmbH-Gesetz. Fehler oder versäumte Fristen können zu Ordnungsgeldern bis 25.000 Euro und persönlicher Haftung der Geschäftsführung führen.
Kurzantwort
Die GmbH Bilanz ist Teil des Jahresabschlusses und zeigt die Vermögens- und Finanzlage zu einem Stichtag. Sie muss nach § 242 HGB erstellt und nach § 325 HGB binnen 12 Monaten beim Unternehmensregister offengelegt werden. Die Geschäftsführung haftet persönlich für Richtigkeit und Vollständigkeit.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die GmbH Bilanz und warum ist sie Pflicht?
Die Bilanz ist ein zentraler Bestandteil des Jahresabschlusses jeder GmbH. Sie zeigt die Vermögens- und Finanzlage des Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag – in der Regel dem 31.12. eines Geschäftsjahres.
Die Bilanz ist keine optionale Aufgabe, sondern eine gesetzliche Pflicht nach § 242 HGB. Sie dient nicht nur der steuerlichen Erfassung, sondern ist auch ein wichtiges Steuerungsinstrument für die Geschäftsführung.
§ 242 HGB
Pflicht zur Bilanzierung
§ 266 HGB
Gliederung der Bilanz
12 Monate
Offenlegungsfrist
Die Bilanz gliedert sich in zwei Seiten: Die Aktivseite zeigt, wie das Kapital eingesetzt wird (Vermögenswerte). Die Passivseite zeigt, woher das Kapital stammt (Eigenkapital und Schulden).
Hinweis
Die Bilanz ist eine Momentaufnahme der finanziellen Lage zum Bilanzstichtag. Sie muss zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und dem Anhang den Jahresabschluss bilden.
Rechtliche Grundlagen der GmbH Bilanzierung
Die Pflicht zur Erstellung einer Bilanz ergibt sich aus mehreren Gesetzen. Das Handelsgesetzbuch (HGB) bildet die zentrale Rechtsgrundlage für alle Kaufleute.
Nach § 242 Abs. 1 HGB muss jeder Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Bilanz aufstellen. Für Kapitalgesellschaften gelten verschärfte Anforderungen.
HGB (Handelsgesetzbuch)
- § 242 HGB: Pflicht zur Bilanzaufstellung
- § 243 HGB: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
- § 246 HGB: Vollständigkeitsgebot
- § 266 HGB: Gliederung der Bilanz
- § 267 HGB: Größenklassen
GmbHG
- § 41 GmbHG: Jahresabschluss
- § 42 GmbHG: Prüfung
- § 42a GmbHG: Feststellung
- § 43 GmbHG: Sorgfaltspflicht
Zusätzlich gelten für GmbHs die Vorschriften des GmbH-Gesetzes. Nach § 41 GmbHG müssen die Geschäftsführer den Jahresabschluss aufstellen und den Gesellschaftern vorlegen.
Achtung
Die Geschäftsführung haftet nach § 43 GmbHG persönlich für die ordnungsgemäße Aufstellung des Jahresabschlusses. Bei Pflichtverletzungen drohen Schadensersatzansprüche der Gesellschaft.
Struktur und Gliederung der GmbH Bilanz
Die Gliederung der Bilanz ist in § 266 HGB gesetzlich vorgeschrieben. Diese Struktur muss jede Kapitalgesellschaft einhalten, um die Vergleichbarkeit zu gewährleisten.
Die Bilanz besteht aus zwei Seiten, die sich ausgleichen müssen. Die Summe der Aktiva muss immer der Summe der Passiva entsprechen – dieses Prinzip wird als Bilanzgleichung bezeichnet.
Aktivseite (Mittelverwendung)
- A. Anlagevermögen (langfristig gebunden)
- B. Umlaufvermögen (kurzfristig)
- C. Rechnungsabgrenzungsposten
- D. Aktive latente Steuern
Passivseite (Mittelherkunft)
- A. Eigenkapital
- B. Rückstellungen
- C. Verbindlichkeiten
- D. Rechnungsabgrenzungsposten
- E. Passive latente Steuern
Die Detailtiefe der Gliederung hängt von der Größenklasse der GmbH nach § 267 HGB ab. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen eine verkürzte Bilanz aufstellen.
„Viele Geschäftsführer unterschätzen die Bedeutung der korrekten Gliederung. Fehler in der Struktur können bei Prüfungen zu Beanstandungen führen und die Offenlegung verzögern.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Aktivseite der GmbH Bilanz im Detail
Die Aktivseite zeigt alle Vermögenswerte der GmbH. Sie wird nach der Liquidierbarkeit gegliedert – von den am schwersten zu liquidierenden (Anlagevermögen) zu den am leichtesten zu liquidierenden (Kasse, Bank).
A. Anlagevermögen
Das Anlagevermögen umfasst alle Vermögensgegenstände, die dauerhaft dem Geschäftsbetrieb dienen sollen. Es gliedert sich in drei Hauptkategorien nach § 266 Abs. 2 HGB.
| Position | Beispiele | Bewertung |
|---|---|---|
| I. Immaterielle Vermögensgegenstände | Software, Lizenzen, Patente, Konzessionen, Firmenwert | Anschaffungskosten abzüglich planmäßiger Abschreibungen |
| II. Sachanlagen | Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Betriebs- und Geschäftsausstattung | Anschaffungs-/Herstellungskosten abzüglich Abschreibungen |
| III. Finanzanlagen | Beteiligungen, Wertpapiere des Anlagevermögens, Ausleihungen | Anschaffungskosten oder niedrigerer beizulegender Wert |
B. Umlaufvermögen
Das Umlaufvermögen umfasst alle Vermögensgegenstände, die nicht dauerhaft dem Geschäftsbetrieb dienen. Sie werden verbraucht, verkauft oder in Geld umgewandelt.
| Position | Beispiele | Bewertung |
|---|---|---|
| I. Vorräte | Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige Erzeugnisse, Waren | Anschaffungs-/Herstellungskosten oder niedrigerer Wert |
| II. Forderungen | Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, sonstige Vermögensgegenstände | Nennwert abzüglich Wertberichtigungen |
| III. Wertpapiere | Kurzfristige Wertpapiere, Aktien | Anschaffungskosten oder niedrigerer Börsenwert |
| IV. Kassenbestand, Guthaben | Kasse, Bank, Schecks | Nennwert |
Passivseite der GmbH Bilanz im Detail
Die Passivseite zeigt die Mittelherkunft – also woher das Kapital stammt, mit dem die Vermögenswerte auf der Aktivseite finanziert wurden. Sie gliedert sich nach der Fristigkeit der Kapitalüberlassung.
A. Eigenkapital
Das Eigenkapital ist das von den Gesellschaftern zur Verfügung gestellte Kapital. Es steht der GmbH dauerhaft zur Verfügung und muss nicht zurückgezahlt werden.
| Position | Beschreibung | Bedeutung |
|---|---|---|
| I. Gezeichnetes Kapital | Stammkapital der GmbH (mind. 25.000 Euro) | Haftungskapital nach § 5 GmbHG |
| II. Kapitalrücklage | Agio, Zuzahlungen der Gesellschafter | Gebundenes Eigenkapital nach § 272 Abs. 2 HGB |
| III. Gewinnrücklagen | Gesetzliche, satzungsmäßige und andere Rücklagen | Thesaurierte Gewinne |
| IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag | Vortrag aus Vorjahren | Nicht ausgeschüttete Gewinne bzw. Verluste |
| V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag | Ergebnis des laufenden Geschäftsjahres | Aus GuV übernommen |
B. Rückstellungen
Rückstellungen sind Verbindlichkeiten, die ihrer Höhe oder ihrem Entstehen nach ungewiss sind. Sie müssen nach § 249 HGB gebildet werden.
- Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen
- Steuerrückstellungen (z.B. für erwartete Körperschaftsteuer)
- Sonstige Rückstellungen (z.B. drohende Verluste, Gewährleistungen, Prozesskosten)
C. Verbindlichkeiten
Verbindlichkeiten sind Fremdkapital mit bestimmter Fälligkeit. Sie werden nach Gläubigergruppen gegliedert und mit Restlaufzeiten versehen.
- Anleihen und Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
- Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
- Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern
- Sonstige Verbindlichkeiten (inkl. Steuern und Sozialversicherung)
Hinweis
Die Gliederung der Passivseite nach § 266 Abs. 3 HGB ist zwingend. Abweichungen sind nur im Rahmen der Erleichterungen für kleine Kapitalgesellschaften zulässig.
GmbH Bilanz erstellen: Schritt für Schritt
Die Erstellung der GmbH Bilanz folgt einem strukturierten Prozess. Jeder Schritt muss sorgfältig durchgeführt werden, um Fehler zu vermeiden.
-
Schritt 1: Kontrollieren Sie die laufende Buchhaltung und schließen Sie alle Konten ab
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Schritt 2: Führen Sie eine Inventur durch und erfassen Sie alle Vermögenswerte und Schulden zum Stichtag
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Schritt 3: Erstellen Sie die Saldenliste aus der Buchhaltung (Summen- und Saldenliste)
-
Schritt 4: Buchen Sie alle erforderlichen Abschlussbuchungen (Abschreibungen, Rückstellungen, Abgrenzungen)
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Schritt 5: Bewerten Sie alle Bilanzpositionen nach den gesetzlichen Vorschriften (§§ 252-256 HGB)
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Schritt 6: Gliedern Sie die Bilanz nach dem Schema des § 266 HGB
-
Schritt 7: Erstellen Sie die Gewinn- und Verlustrechnung nach § 275 HGB
-
Schritt 8: Erstellen Sie den Anhang (bei mittelgroßen und großen GmbHs verpflichtend)
-
Schritt 9: Lassen Sie den Jahresabschluss bei Prüfungspflicht durch einen Wirtschaftsprüfer prüfen
-
Schritt 10: Legen Sie den Jahresabschluss der Gesellschafterversammlung zur Feststellung vor
Nach der Feststellung durch die Gesellschafterversammlung muss der Jahresabschluss beim Unternehmensregister offengelegt werden. Dies muss innerhalb von 12 Monaten nach dem Bilanzstichtag erfolgen.
„Der häufigste Fehler ist das Aufschieben der Abschlussbuchungen. Beginnen Sie frühzeitig mit der Vorbereitung, um die Fristen sicher einzuhalten und Ordnungsgelder zu vermeiden.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Bewertung der Vermögenswerte und Schulden
Die Bewertung der Bilanzpositionen folgt strengen gesetzlichen Vorgaben. Die §§ 252-256 HGB regeln die Bewertungsgrundsätze für alle Kaufleute.
Allgemeine Bewertungsgrundsätze (§ 252 HGB)
- Grundsatz der Bilanzidentität: Die Wertansätze der Schlussbilanz müssen mit denen der Eröffnungsbilanz übereinstimmen
- Going-Concern-Prinzip: Es ist von der Fortführung der Unternehmenstätigkeit auszugehen
- Einzelbewertung: Vermögensgegenstände und Schulden sind einzeln zu bewerten
- Vorsichtsprinzip: Alle vorhersehbaren Risiken und Verluste müssen berücksichtigt werden
- Realisationsprinzip: Gewinne dürfen erst ausgewiesen werden, wenn sie realisiert sind
- Imparitätsprinzip: Verluste müssen bereits bei ihrer Erkennbarkeit berücksichtigt werden
Anlagevermögen
Das Anlagevermögen wird grundsätzlich zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet, vermindert um planmäßige und gegebenenfalls außerplanmäßige Abschreibungen nach § 253 HGB.
| Bewertungsart | Anwendung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Planmäßige Abschreibung | Verteilung der Anschaffungskosten auf die Nutzungsdauer | § 253 Abs. 3 HGB |
| Außerplanmäßige Abschreibung | Bei dauerhafter Wertminderung | § 253 Abs. 3 Satz 5 HGB |
| Zuschreibung | Bei Wegfall der Gründe für außerplanmäßige Abschreibung (außer Geschäfts- oder Firmenwert) | § 253 Abs. 5 HGB |
Umlaufvermögen
Das Umlaufvermögen wird zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder dem niedrigeren beizulegenden Wert angesetzt. Hier gilt das strenge Niederstwertprinzip nach § 253 Abs. 4 HGB.
Achtung
Bei Vorräten muss zum Bilanzstichtag geprüft werden, ob der Marktwert unter den Anschaffungskosten liegt. In diesem Fall ist zwingend der niedrigere Wert anzusetzen – auch wenn die Wertminderung nur vorübergehend ist.
Verbindlichkeiten und Rückstellungen
Verbindlichkeiten sind grundsätzlich mit ihrem Erfüllungsbetrag anzusetzen. Rückstellungen müssen nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung in Höhe des notwendigen Erfüllungsbetrags gebildet werden.
Fristen und Termine für den Jahresabschluss 2026
Die Einhaltung der gesetzlichen Fristen ist entscheidend. Bei Versäumnis drohen Ordnungsgelder zwischen 500 und 25.000 Euro nach § 335 HGB.
Für GmbHs mit Bilanzstichtag 31.12.2025 gelten im Jahr 2026 folgende Fristen:
| Frist | Rechtsgrundlage | Fällig bis | Konsequenzen bei Versäumnis |
|---|---|---|---|
| Aufstellung Jahresabschluss | § 264 Abs. 1 HGB | Unverzüglich (3 Monate üblich) | Verletzung der Sorgfaltspflicht, potenzielle Haftung |
| Feststellung (kleine GmbH) | § 42a Abs. 2 GmbHG | 30.11.2026 (11 Monate) | Verletzung der Gesellschafterpflichten |
| Feststellung (mittelgroße/große GmbH) | § 42a Abs. 2 GmbHG | 31.08.2026 (8 Monate) | Verletzung der Gesellschafterpflichten |
| Offenlegung beim Unternehmensregister | § 325 HGB | 31.12.2026 (12 Monate) | Ordnungsgeld 500-25.000 Euro nach § 335 HGB |
Hinweis
Seit dem DiRUG (Digitalisierungsrichtlinie-Umsetzungsgesetz) vom 01.08.2022 erfolgt die Offenlegung ausschließlich beim Unternehmensregister. Eine separate Veröffentlichung im Bundesanzeiger ist nicht mehr erforderlich.
Die Fristen sind materiell-rechtliche Fristen. Das bedeutet: Der Jahresabschluss muss bis zum Ablauf der Frist vollständig beim Unternehmensregister eingegangen sein – eine rechtzeitige Absendung reicht nicht aus.
Achtung
Das Bundesamt für Justiz prüft systematisch die Einhaltung der Offenlegungspflicht und verhängt bei Versäumnis Ordnungsgelder. Diese können auch mehrfach festgesetzt werden, bis die Offenlegung erfolgt ist.
Prüfungspflicht nach Größenklassen
Ob der Jahresabschluss durch einen Wirtschaftsprüfer geprüft werden muss, hängt von der Größenklasse nach § 267 HGB ab:
| Größenklasse | Prüfungspflicht | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kleine GmbH | Keine Prüfungspflicht (außer Satzung ordnet Prüfung an) | § 267 Abs. 1 HGB |
| Mittelgroße GmbH | Prüfungspflicht | § 316 Abs. 1 HGB |
| Große GmbH | Prüfungspflicht | § 316 Abs. 1 HGB |
Haftung der Geschäftsführung
Die Geschäftsführung trägt die persönliche Verantwortung für die ordnungsgemäße Erstellung, Feststellung und Offenlegung des Jahresabschlusses. Diese Verantwortung kann nicht delegiert werden.
Sorgfaltspflichten nach § 43 GmbHG
Nach § 43 Abs. 1 GmbHG haben Geschäftsführer die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns anzuwenden. Dazu gehört insbesondere die rechtzeitige und ordnungsgemäße Aufstellung des Jahresabschlusses.
- Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Buchführung nach § 41 GmbHG
- Rechtzeitige Aufstellung des Jahresabschlusses nach § 264 HGB
- Vollständige und richtige Erfassung aller Geschäftsvorfälle
- Beachtung der Bewertungsvorschriften der §§ 252-256 HGB
- Fristgerechte Feststellung und Offenlegung
Haftungsrisiken
Bei Verletzung der Sorgfaltspflichten haftet die Geschäftsführung nach § 43 Abs. 2 GmbHG der Gesellschaft auf Schadensersatz. Darüber hinaus können weitere Haftungsrisiken entstehen:
Haftung gegenüber der GmbH
- Schadensersatz nach § 43 Abs. 2 GmbHG
- Ersatz von Ordnungsgeldern
- Ersatz von Steuernachforderungen
- Verzugszinsen und Säumniszuschläge
Strafrechtliche Risiken
- Steuerhinterziehung (§ 370 AO)
- Falsche Angaben (§ 82 GmbHG)
- Insolvenzstraftaten bei verzögerter Antragstellung
Persönliche Folgen
- Ordnungsgelder nach § 335 HGB
- Reputationsverlust
- Abberufung aus wichtigem Grund
- Haftung in der Insolvenz
Achtung
Auch bei Übertragung von Aufgaben an einen Steuerberater bleibt die Geschäftsführung in der Verantwortung. Sie muss die Arbeit überwachen und die Einhaltung der Fristen sicherstellen.
„In der Praxis werden Ordnungsgelder häufig persönlich bei den Geschäftsführern geltend gemacht, wenn die GmbH nicht zahlt. Eine D&O-Versicherung deckt solche Fälle in der Regel nicht ab.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Häufige Fehler bei der GmbH Bilanz vermeiden
In der Praxis werden bei der Erstellung der GmbH Bilanz immer wieder dieselben Fehler gemacht. Diese können zu Beanstandungen bei Prüfungen oder zur Ablehnung der Offenlegung führen.
Die 10 häufigsten Fehler
| Fehler | Folge | Vermeidung |
|---|---|---|
| Falsche Gliederung nach § 266 HGB | Ablehnung bei Offenlegung | Gliederungsschema exakt einhalten |
| Unvollständige Inventur | Falsche Bewertungen, steuerliche Risiken | Systematische Bestandsaufnahme zum Stichtag |
| Fehlende Rückstellungen | Gewinnausweis zu hoch, Steuernachzahlung | Alle Verpflichtungen prüfen (Urlaub, Steuern, Prozesse) |
| Keine Abgrenzung | Periodenfremde Erträge/Aufwendungen | Aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten bilden |
| Falsche Abschreibungen | Überhöhte Buchwerte | AfA-Tabellen und Nutzungsdauer prüfen |
| Privatentnahmen nicht erfasst | Steuerliche Risiken | Alle Gesellschafter-Geschäftsvorfälle dokumentieren |
| Forderungen nicht wertberichtigt | Überhöhter Gewinn | Zweifelhafte Forderungen pauschal und einzeln wertberichtigen |
| Fehlende Dokumentation | Nicht nachvollziehbare Bewertungen | Alle Bewertungsannahmen schriftlich dokumentieren |
| Versäumte Fristen | Ordnungsgelder bis 25.000 Euro | Frühzeitig mit Vorbereitung beginnen |
| Eigenkapital falsch ausgewiesen | Formfehler, Ablehnung | Gliederung nach § 266 Abs. 3 A HGB beachten |
Besondere Stolperfallen
- Gesellschafterdarlehen: Müssen als Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern gesondert ausgewiesen werden
- Unversteuerte Rücklagen nach § 6b EStG: Müssen im Anlagevermögen offen abgesetzt oder unter Passiva gesondert ausgewiesen werden
- Latente Steuern: Müssen ab mittlerer Größenklasse gebildet werden (§ 274 HGB)
- Haftungsverhältnisse: Müssen im Anhang oder unter der Bilanz angegeben werden (§ 251 HGB)
- Verbindlichkeiten aus Gesellschafter-Verrechnungskonten: Oft vergessen oder falsch ausgewiesen
Hinweis
Eine systematische Checkliste hilft, alle erforderlichen Schritte zu durchlaufen und nichts zu vergessen. Moderne Bilanzierungssoftware führt automatisch durch den Prozess und prüft auf Plausibilität.
Digitale Unterstützung nutzen
Professionelle Software wie OnlineBilanz unterstützt bei der fehlerfreien Erstellung der GmbH Bilanz. Die Software prüft automatisch die Gliederung nach § 266 HGB und weist auf fehlende Positionen hin.
-
Automatische Gliederung nach gesetzlichem Schema
-
Plausibilitätsprüfungen vor Übermittlung
-
Integrierte Fristenkontrolle
-
Direkte elektronische Übermittlung ans Unternehmensregister
-
Archivierung aller Dokumente
-
Vorjahresvergleich zur Fehlererkennung
Häufig gestellte Fragen
Wer muss die GmbH Bilanz erstellen?
Die Geschäftsführung ist nach § 41 GmbHG verpflichtet, den Jahresabschluss (Bilanz, GuV und ggf. Anhang) aufzustellen. Diese Pflicht kann nicht delegiert werden, auch wenn ein Steuerberater beauftragt wird. Die Geschäftsführung trägt die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit.
Welche Fristen gelten für die GmbH Bilanz 2026?
Für Bilanzstichtag 31.12.2025 gelten folgende Fristen: Feststellung durch Gesellschafter bis 30.11.2026 (kleine GmbH) bzw. 31.08.2026 (mittelgroße/große GmbH) nach § 42a GmbHG. Offenlegung beim Unternehmensregister bis 31.12.2026 nach § 325 HGB. Bei Versäumnis drohen Ordnungsgelder zwischen 500 und 25.000 Euro.
Was ist der Unterschied zwischen Aktivseite und Passivseite?
Die Aktivseite zeigt die Mittelverwendung (alle Vermögenswerte wie Anlagevermögen und Umlaufvermögen). Die Passivseite zeigt die Mittelherkunft (Eigenkapital, Rückstellungen und Verbindlichkeiten). Beide Seiten müssen sich ausgleichen – die Summe der Aktiva entspricht immer der Summe der Passiva.
Muss jede GmbH die Bilanz veröffentlichen?
Ja, jede GmbH muss ihren Jahresabschluss nach § 325 HGB beim Unternehmensregister offenlegen, unabhängig von der Größenklasse. Seit dem DiRUG (01.08.2022) erfolgt die Offenlegung ausschließlich elektronisch beim Unternehmensregister. Kleine GmbHs dürfen eine verkürzte Bilanz einreichen, müssen aber die Offenlegungspflicht erfüllen.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Grundlagen: § 242 HGB – Pflicht zur Aufstellung, § 266 HGB – Gliederung der Bilanz, § 267 HGB – Größenklassen, § 325 HGB – Offenlegung, § 42a GmbHG – Feststellung. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
