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Summen- und Saldenliste: Was sie ist, wie man sie liest und wofür man sie braucht
Zuletzt aktualisiert: April 2025 · Lesezeit: ca. 9 Minuten
Die Summen- und Saldenliste ist das wichtigste Auswertungsdokument zwischen laufender Buchführung und fertigem Jahresabschluss. Sie zeigt auf einen Blick, was auf jedem Konto gebucht wurde, welche Salden daraus entstanden sind — und ob die Buchführung insgesamt stimmt. Für Steuerberater ist sie Arbeitsgrundlage. Für Unternehmer ist sie ein Frühwarnsystem. Wer sie lesen und verstehen kann, hat ein mächtiges Steuerungsinstrument in der Hand.
Inhaltsverzeichnis
SuSa
Abkürzung für Summen- und Saldenliste — Standardabfrage aus jeder Buchführungssoftware
6
Kernspalten in einer typischen SuSa: Anfangssaldo, Soll, Haben, Gesamtsummen, Schlusssaldo
§ 147
AO — Datenzugriff des Finanzamts auf Buchführungsdaten, aus denen die SuSa generiert wird
1. Was ist die Summen- und Saldenliste?
Die Summen- und Saldenliste — in der Praxis fast immer als SuSa abgekürzt — ist eine tabellarische Gesamtauswertung der Buchführung. Sie listet für jedes Konto des Kontenrahmens auf, wie viel im Soll und wie viel im Haben gebucht wurde, was der Anfangssaldo war und welcher Schlusssaldo sich daraus ergibt.
Die SuSa ist kein Jahresabschluss und kein Bericht, der nach außen geht. Sie ist ein internes Arbeitsinstrument — das tägliche Brot des Steuerberaters und das wichtigste Kontrollmittel für jeden, der die finanzielle Lage seines Unternehmens verstehen will, ohne auf den fertigen Jahresabschluss warten zu müssen.
Woher kommt die SuSa?
Die SuSa wird nicht manuell erstellt — sie ist eine automatische Auswertung der Buchführungssoftware. Jede Buchung, die in DATEV, Lexware, sevDesk oder einem anderen System erfasst wird, schlägt sich sofort in der SuSa nieder. Sie ist damit immer so aktuell wie die letzte Buchung — und so vollständig (oder unvollständig) wie die Buchführung selbst.
2. Aufbau und Spalten der SuSa
Eine typische Summen- und Saldenliste ist zeilenweise nach Kontonummern geordnet und enthält in der Regel folgende Spalten:
Jede Zeile steht für ein Konto des verwendeten Kontenrahmens (z. B. SKR 03 oder SKR 04).
Der Saldo des Kontos zu Beginn des Auswertungszeitraums — bei Jahresbeginn: der Vortrag aus dem Vorjahr.
Summe aller Sollbuchungen auf diesem Konto im Auswertungszeitraum.
Summe aller Habenbuchungen auf diesem Konto im Auswertungszeitraum.
Verbleibender Saldo im Soll — entsteht wenn die Sollsumme überwiegt. Typisch für Aktivkonten.
Verbleibender Saldo im Haben — entsteht wenn die Habensumme überwiegt. Typisch für Passiv- und Ertragskonten.
In modernen Buchführungssystemen gibt es zusätzliche Spalten wie kumulierte Jahreswerte, Vorjahresvergleiche oder prozentualer Anteil am Gesamtumsatz. Die Grundstruktur ist aber in allen Systemen dieselbe.
3. Beispiel: So sieht eine SuSa aus
Das folgende Beispiel zeigt einen vereinfachten Ausschnitt einer Summen- und Saldenliste für eine kleine GmbH per 31. März:
| Kto. | Bezeichnung | Anfangssaldo S/H | Soll-Summe | Haben-Summe | Saldo Soll | Saldo Haben |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1200 | Bankkonto | 45.200 S | 128.400 | 97.600 | 76.000 | — |
| 1400 | Forderungen L&L | 22.000 S | 85.000 | 61.000 | 46.000 | — |
| 1600 | Verbindlichkeiten L&L | 18.500 H | 34.000 | 51.200 | — | 35.700 |
| 1750 | Umsatzsteuer 19 % | 0 | 0 | 13.110 | — | 13.110 |
| 4000 | Umsatzerlöse | 0 | 0 | 69.000 | — | 69.000 |
| 4200 | Wareneinsatz | 0 | 28.400 | 0 | 28.400 | — |
| 4800 | Personalkosten | 0 | 14.700 | 0 | 14.700 | — |
| Summe / Kontrollsumme | 290.500 | 290.500 | 165.100 | 117.810 | ||
Vereinfachter Ausschnitt zur Illustration. S = Sollsaldo, H = Habensaldo. Auswertungszeitraum: 1. Januar bis 31. März.
Die wichtigste Kontrolle auf der letzten Zeile: Die Soll-Gesamtsumme muss exakt gleich der Haben-Gesamtsumme sein. Stimmt das nicht, gibt es einen Buchungsfehler — irgendwo wurde eine einseitige Buchung gemacht oder ein Betrag falsch erfasst. Das ist die fundamentalste Konsistenzprüfung der doppelten Buchführung.
4. Wie man die SuSa liest und interpretiert
Der erste Schritt beim Lesen einer SuSa ist das Verständnis, was Soll- und Habenüberschüsse auf verschiedenen Kontoarten bedeuten:
| Kontoart | Sollüberschuss (Saldo Soll) | Habenüberschuss (Saldo Haben) |
|---|---|---|
| Aktivkonto (z. B. Bank, Forderungen) | Normal — zeigt Vermögen | Ungewöhnlich — negativer Kontostand (z. B. Kontokorrentkredit) |
| Passivkonto (z. B. Verbindlichkeiten, Darlehen) | Ungewöhnlich — z. B. überzahlte Schulden | Normal — zeigt Schulden |
| Aufwandskonto (z. B. Wareneinsatz, Personal) | Normal — zeigt Aufwand der Periode | Ungewöhnlich — Gutschrift übersteigt Buchung |
| Ertragskonto (z. B. Umsatzerlöse) | Ungewöhnlich — Stornierung übersteigt Erlös | Normal — zeigt Ertrag der Periode |
Ungewöhnliche Salden — ein Aktivkonto mit Habenüberschuss oder ein Aufwandskonto mit Habensaldo — sind keine Katastrophe, aber sie sind ein Signal. Sie können auf Buchungsfehler, auf besondere Geschäftsvorfälle oder auf eine fehlende Gegenbuchung hinweisen und sollten immer erklärt werden können.
Schnell-Check: Was der Steuerberater in der SuSa als erstes prüft
Erfahrene Steuerberater schauen in der SuSa zuerst auf: (1) Stimmt die Kontrollsumme? (2) Gibt es unplausible Salden — z. B. negative Forderungen oder positive Verbindlichkeiten? (3) Stimmt das Umsatzsteuer-Konto mit den eingereichten Voranmeldungen überein? (4) Sind Privatkonten und Gesellschafterkonten plausibel? Diese vier Fragen decken die häufigsten Buchführungsmängel ab.
5. SuSa vs. Bilanz: was der Unterschied ist
Die SuSa und die Bilanz zeigen denselben Unternehmenszustand — aber auf völlig verschiedenen Abstraktionsebenen und zu verschiedenen Zwecken.
Summen- und Saldenliste
Detailtiefe: Alle Einzelkonten mit Bewegungen
Zeitpunkt: Jederzeit abrufbar — tagesaktuell
Abschlussbuchungen: Nicht enthalten (keine AfA, keine Rückstellungen)
Zweck: Interne Kontrolle, Steuerberater-Arbeitsgrundlage
Adressat: Buchhalter, Steuerberater, Geschäftsführer
Bilanz (Jahresabschluss)
Detailtiefe: Aggregierte Positionen nach HGB-Gliederung
Zeitpunkt: Jahresende — nach allen Abschlussbuchungen
Abschlussbuchungen: Enthalten (AfA, Rückstellungen, Abgrenzungen)
Zweck: Rechtliche Grundlage für Ausschüttung, Offenlegung, Steuererklärung
Adressat: Finanzamt, Gesellschafter, Gläubiger, Bundesanzeiger
Der Weg von der SuSa zur Bilanz führt über die Abschlussbuchungen: Abschreibungen werden gebucht, Rückstellungen gebildet, Rechnungsabgrenzungsposten gesetzt. Erst nach diesen Buchungen stimmen die SuSa-Salden mit den Bilanzpositionen überein. Davor ist die SuSa eine Annäherung — kein fertiger Jahresabschluss.
Die SuSa ist das Rohmaterial, aus dem der Jahresabschluss destilliert wird. Wer das Rohmaterial versteht, versteht auch, warum der Jahresabschluss so aussieht wie er aussieht.
6. SuSa als unterjähriges Steuerungsinstrument
Die SuSa hat einen entscheidenden Vorteil gegenüber dem Jahresabschluss: Sie ist jederzeit verfügbar. Wer monatlich eine SuSa auswertet, hat eine aktuelle Übersicht über:
- Umsatzentwicklung: Wie entwickeln sich die Erlöskonten im Vergleich zum Vorjahresmonat oder zum Plan?
- Kostenentwicklung: Welche Kostenblöcke steigen überproportional? Wo gibt es Einsparpotenzial?
- Liquidität: Wie sind Bankkonten und Forderungen entwickelt? Droht ein Liquiditätsengpass?
- Verbindlichkeiten: Welche Verbindlichkeiten sind offen — und wie lange schon?
- Umsatzsteuer-Saldo: Stimmt der Saldo des USt-Kontos mit der letzten Voranmeldung überein?
„Die SuSa ist das einzige Dokument, mit dem ein Geschäftsführer monatlich sein Unternehmen wirklich verstehen kann — ohne auf den fertigen Jahresabschluss warten zu müssen. Wer nur einmal im Jahr schaut, sieht im Februar, was im Januar-Dezember passiert ist. Wer monatlich schaut, kann noch im laufenden Jahr reagieren.”
— Servet Gündogan, Büroleiter & Leiter Kundensupport bei OnlineBilanz · Stuttgart
Unterjährige SuSa ist nur so gut wie die Buchführung
Eine SuSa, die auf veralteten oder unvollständigen Buchungen basiert, zeigt ein verzerrtes Bild. Wer Eingangsrechnungen erst quartalsweise bucht oder Zahlungseingänge verzögert verarbeitet, hat in der monatlichen SuSa unzuverlässige Umsatz- und Liquiditätssalden. Zeitnahe, vollständige Buchführung nach GoBD ist die Voraussetzung dafür, dass die SuSa als Steuerungsinstrument funktioniert.
7. SuSa und Betriebsprüfung
Bei einer Betriebsprüfung sind die Buchführungsdaten, aus denen die SuSa generiert wird, eines der ersten Prüfungsobjekte. Das Finanzamt kann nach § 147 Abs. 6 AO direkten Lesezugriff auf die elektronischen Buchführungsdaten verlangen — und moderne Betriebsprüfungssoftware (IDEA) wertet diese systematisch aus.
Was Prüfer in der SuSa-Auswertung typischerweise untersuchen:
| Prüfungsansatz | Was gesucht wird |
|---|---|
| Plausibilitätsprüfung Salden | Ungewöhnliche Salden — z. B. negative Banksalden ohne Kreditlinie, negative Forderungen |
| USt-Abgleich | Stimmt der USt-Konto-Saldo mit den eingereichten Voranmeldungen überein? |
| Zeitreihenanalyse | Sprünge in Umsatz- oder Aufwandskonten ohne erkennbare Ursache |
| Verhältniszahlen | Entsprechen Wareneinsatz / Umsatz der Branchenstruktur? Auffällige Abweichungen? |
| Privatkonten / Gesellschafterkonten | Unklare Zahlungsflüsse zwischen GmbH und Gesellschafter — Hinweis auf vGA |
Eine konsistente, vollständige SuSa, bei der alle ungewöhnlichen Salden erklärt werden können, ist der beste Schutz vor einer ausufernden Betriebsprüfung. Fehlende Erklärungen für Auffälligkeiten öffnen Türen, die man lieber geschlossen hält.
Gesetzliche Grundlagen und Hintergründe
8. Häufige Fragen zur Summen- und Saldenliste
Was ist eine Summen- und Saldenliste?
Eine tabellarische Auswertung der Buchführung, die für jedes Konto Anfangssaldo, alle Soll- und Habenbuchungen und den aktuellen Schlusssaldo zeigt. Sie ist das wichtigste interne Analyseinstrument zwischen laufender Buchführung und fertigem Jahresabschluss.
Was ist der Unterschied zwischen SuSa und Bilanz?
Die SuSa zeigt alle Einzelkonten mit ihren Bewegungen — ohne Abschlussbuchungen. Die Bilanz ist der fertige Jahresabschluss mit aggregierten HGB-Positionen nach allen Abschlussbuchungen (AfA, Rückstellungen, Abgrenzungen). Die SuSa ist das Rohmaterial, aus dem die Bilanz destilliert wird.
Was bedeutet Sollüberschuss und Habenüberschuss?
Sollüberschuss bei Aktivkonten: normal (zeigt Vermögen). Habenüberschuss bei Passivkonten: normal (zeigt Schulden). Habenüberschuss bei Aufwandskonten oder Sollüberschuss bei Ertragskonten sind ungewöhnlich und bedürfen einer Erklärung.
Wie oft sollte man die SuSa auswerten?
Mindestens monatlich — idealerweise zeitgleich mit der USt-Voranmeldung. So lassen sich Umsatz-, Kosten- und Liquiditätsentwicklungen unterjährig erkennen und steuern, bevor es zu spät ist.
Welche Rolle spielt die SuSa bei der Betriebsprüfung?
Das Finanzamt kann auf die Buchführungsdaten zugreifen (§ 147 Abs. 6 AO) und wertet diese mit Prüfungssoftware aus. Prüfer suchen nach unplausiblen Salden, USt-Abweichungen, ungewöhnlichen Verhältniszahlen und auffälligen Gesellschafterkonten.
Kann ich die SuSa selbst erstellen?
Die SuSa wird automatisch von jeder Buchführungssoftware generiert — sie entsteht als Auswertung der gebuchten Vorgänge. Voraussetzung ist eine vollständige und zeitgerechte Buchführung nach GoBD. Eine manuelle Erstellung ist nicht nötig und nicht sinnvoll.
9. Fazit: Die SuSa ist kein Steuerberater-Dokument — sie gehört dem Unternehmer
Die Summen- und Saldenliste gilt vielen als technisches Buchführungsdokument für den Steuerberater. Das ist eine zu enge Sichtweise. Die SuSa ist das aktuellste und detaillierteste Bild, das ein Unternehmen von sich selbst erzeugen kann — monatlich, ohne auf den Jahresabschluss warten zu müssen.
Wer sie lesen und interpretieren kann, erkennt Liquiditätsengpässe bevor sie kritisch werden, Kostenentwicklungen bevor sie das Jahresergebnis drücken und Buchführungsfehler bevor sie in den Jahresabschluss einfließen. Das ist kein buchhalterisches Fachwissen — das ist unternehmerische Selbstkenntnis.
Vollständige, GoBD-konforme Buchführung als Grundlage — Jahresabschluss als Ergebnis.
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