Durchlaufende Posten Jahresabschluss 2026: Behandlung nach HGB
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Durchlaufende Posten gehören wirtschaftlich nicht zum Unternehmen und beeinflussen weder Umsatz noch Gewinn. Dennoch führen sie häufig zu Fehlern im Jahresabschluss, die sich auf die Qualität und Kosten des Jahresabschlusses auswirken können – dies gilt insbesondere für den Jahresabschluss bei Einzelunternehmen, bei denen die Abgrenzung dieser Posten oft übersehen wird. Dieser Leitfaden erklärt die korrekte buchhalterische und bilanzielle Behandlung nach HGB.
Kurzantwort
Durchlaufende Posten sind Beträge, die ein Unternehmen nur im Auftrag Dritter vereinnahmt oder verauslagt. Sie gehören wirtschaftlich nicht zum Betriebsvermögen und dürfen nicht als Umsatz oder Aufwand erfasst werden. Die korrekte Behandlung erfolgt über Durchlaufkonten ohne Erfolgswirkung.
Inhaltsverzeichnis
Was sind durchlaufende Posten im Jahresabschluss?
Durchlaufende Posten sind Beträge, die ein Unternehmen nicht für eigene Zwecke vereinnahmt oder verauslagt, sondern ausschließlich im Namen oder für Rechnung Dritter. Das Unternehmen fungiert als bloße Durchlaufstelle ohne wirtschaftliche Beteiligung.
Das entscheidende Merkmal ist das fehlende wirtschaftliche Eigentum. Die Beträge gehören von Anfang an einem Dritten, selbst wenn sie kurzfristig über die Konten des Unternehmens fließen. Sie beeinflussen weder Umsatz noch Gewinn und dürfen nicht erfolgswirksam verbucht werden.
Hinweis
Rechtliche Grundlage: Die Behandlung durchlaufender Posten ergibt sich aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und dem handelsrechtlichen Realisationsprinzip nach § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB. Nur Erträge, die dem Unternehmen wirtschaftlich zustehen, dürfen als Umsatz erfasst werden.
Zentrale Merkmale durchlaufender Posten
-
Wirtschaftliches Eigentum liegt bei einem Dritten
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Keine Verfügungsmacht des Unternehmens über die Mittel
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Keine Erfolgswirkung auf Gewinn oder Verlust
-
Lediglich durchleitende Funktion
-
Rückgabe- oder Weiterleitungspflicht besteht
Die korrekte Identifikation durchlaufender Posten ist für die Jahresabschlusserstellung nach § 242 HGB und § 264 HGB elementar. Fehlerhafte Erfassung führt zu verzerrten Umsatzkennzahlen und kann Auswirkungen auf die Größenklassifizierung nach § 267 HGB haben.
Abgrenzung zu Umsätzen und Betriebsausgaben
Die häufigste Fehlerquelle liegt in der unscharfen Abgrenzung zwischen durchlaufenden Posten und eigenen betrieblichen Erträgen oder Aufwendungen. Entscheidend ist stets die Frage nach dem wirtschaftlichen Eigentum und der Verfügungsmacht.
| Merkmal | Durchlaufender Posten | Umsatz / Aufwand |
|---|---|---|
| Wirtschaftliches Eigentum | Liegt bei Dritten | Liegt beim Unternehmen |
| Verfügungsmacht | Keine | Voll gegeben |
| Erfolgswirkung | Keine | Ja (GuV-wirksam) |
| Bilanzausweis | Sonstige Verbindlichkeiten / Forderungen | Umsatzerlöse / Aufwendungen |
| Umsatzsteuer | Meist nicht steuerbar | Regelmäßig steuerbar |
Ein weiteres wichtiges Abgrenzungskriterium ist die Verwertungsbefugnis. Kann das Unternehmen frei über die Mittel verfügen, handelt es sich nicht um durchlaufende Posten, sondern um eigene Einnahmen – selbst wenn später eine Weiterleitung erfolgt.
„In der Praxis sehe ich häufig, dass Unternehmen Auslagen für Kunden als Umsatz verbuchen. Das führt zu künstlich erhöhten Umsatzzahlen und kann im schlimmsten Fall die Größenklasse nach § 267 HGB verfälschen – mit Folgen für Publizitäts- und Prüfungspflichten.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Typische Praxisbeispiele für durchlaufende Posten
Um die Identifikation zu erleichtern, folgen typische Konstellationen aus der Unternehmenspraxis. Diese Beispiele zeigen, wann durchlaufende Posten vorliegen und wann nicht.
Klassische Fälle durchlaufender Posten
- Auslagen für Kunden: Rechtsanwalt zahlt Gerichtsgebühren im Namen des Mandanten und stellt diese 1:1 weiter
- Treuhänderische Verwahrung: Notar verwahrt Kaufpreiszahlungen bis zum Vertragsabschluss
- Einbehaltene Lohnsteuer: Arbeitgeber führt Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitnehmer ab
- Durchlaufende Spenden: Unternehmen sammelt Spenden für gemeinnützige Organisationen und leitet sie weiter
- Verauslagte Nebenkosten: Vermieter legt Betriebskosten aus und rechnet diese mit Mietern ab
Keine durchlaufenden Posten
- Provisionen: Das Unternehmen erhält eine Vergütung für die Vermittlung – dies ist eigener Umsatz
- Einkauf zur Weiterveräußerung: Ware wird eingekauft und mit Marge verkauft – normale Handelstätigkeit
- Anzahlungen: Erhaltene Kundenanzahlungen sind Verbindlichkeiten, aber keine durchlaufenden Posten
- Kostenerstattungen mit Aufschlag: Bei Aufschlägen liegt eigene Wertschöpfung vor
Achtung
Achtung bei Mischformen: Häufig werden Auslagen mit eigenen Leistungen kombiniert (z. B. Beratungshonorar plus weiterberechnete Reisekosten). Hier ist eine saubere Trennung erforderlich: Eigenleistung als Umsatz, Auslagen als durchlaufender Posten.
Die korrekte Zuordnung erfordert im Einzelfall eine genaue Prüfung der vertraglichen Grundlagen und der wirtschaftlichen Verhältnisse. Im Zweifelsfall sollte eine steuerliche Beratung hinzugezogen werden.
Buchhalterische Behandlung durchlaufender Posten
Durchlaufende Posten werden nicht erfolgswirksam gebucht. Sie durchlaufen die Bilanz, ohne die Gewinn- und Verlustrechnung zu berühren. Die Verbuchung erfolgt über spezielle Durchlaufkonten.
Grundschema der Buchung
Bei der Vereinnahmung durchlaufender Posten wird eine Verbindlichkeit gegenüber dem Dritten erfasst. Bei der Weiterleitung wird diese Verbindlichkeit ausgeglichen. Die typische Buchungslogik:
Vereinnahmung
- Keine Erfassung als Umsatzerlös
- Passivierung als sonstige Verbindlichkeit
- Meist keine Umsatzsteuer
Weiterleitung
- Ausbuchung der Verbindlichkeit
- Keine Aufwandserfassung
- Erfolgsneutrale Abwicklung
Bei verausgabten durchlaufenden Posten (z. B. Gerichtskosten, die später vom Mandanten erstattet werden) entsteht zunächst eine Forderung gegen den Dritten. Diese wird bei Erstattung ausgeglichen.
Kontenrahmen SKR 03 / SKR 04
In den gängigen Kontenrahmen werden durchlaufende Posten auf speziellen Konten erfasst. Übliche Kontenbezeichnungen sind 1740 (SKR 03) bzw. 3720 (SKR 04) für Verbindlichkeiten aus durchlaufenden Posten oder 1540 (SKR 03) bzw. 1370 (SKR 04) für Forderungen aus durchlaufenden Posten.
Hinweis
Praxis-Tipp: Richten Sie separate Konten für verschiedene Arten durchlaufender Posten ein (z. B. Treugeld, Auslagen, Sozialversicherung). Das erleichtert die Kontrolle und die Nachvollziehbarkeit im Jahresabschluss.
Ausweis im Jahresabschluss nach HGB
Im handelsrechtlichen Jahresabschluss nach § 266 HGB werden durchlaufende Posten nicht als Umsatzerlöse ausgewiesen. Sie erscheinen ausschließlich auf der Aktivseite als Forderungen oder auf der Passivseite als Verbindlichkeiten.
Bilanzausweis nach § 266 HGB
| Position | Bilanzposten nach § 266 HGB | Hinweis |
|---|---|---|
| Forderungen aus durchlaufenden Posten | B.II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände | Untergliederung nach Fristigkeit |
| Verbindlichkeiten aus durchlaufenden Posten | C. Verbindlichkeiten (sonstige Verbindlichkeiten) | Ggf. Untergliederung im Anhang |
| Bankguthaben aus Treuhand | B.IV. Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten | Nur wenn wirtschaftlich zugeordnet |
In der Gewinn- und Verlustrechnung nach § 275 HGB tauchen durchlaufende Posten nicht auf. Weder als Umsatzerlöse unter Position 1 noch als Aufwendungen. Dies ist ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal.
Anhangangaben nach § 284 HGB
Bei wesentlichen Beträgen empfiehlt sich eine Erläuterung im Anhang. Insbesondere bei treuhänderisch verwalteten Geldern oder hohen Auslagenbeträgen sollte die wirtschaftliche Natur klargestellt werden, um Missverständnisse bei der Bilanzanalyse zu vermeiden.
Achtung
Auswirkung auf Größenklassen: Die fehlerhafte Erfassung durchlaufender Posten als Umsatz kann zur Überschreitung der Schwellenwerte nach § 267 HGB führen. Dies hätte Konsequenzen für Offenlegungspflichten nach § 325 HGB und Prüfungspflichten nach § 316 HGB.
Steuerliche Behandlung durchlaufender Posten
Auch steuerlich sind durchlaufende Posten von eigenen Betriebseinnahmen und -ausgaben zu trennen. Die korrekte Behandlung hat Auswirkungen auf Ertragsteuern und Umsatzsteuer.
Ertragsteuerliche Behandlung
Durchlaufende Posten sind weder Betriebseinnahmen noch Betriebsausgaben im Sinne des § 4 Abs. 4 EStG. Sie mindern oder erhöhen den steuerlichen Gewinn nicht. Dies gilt gleichermaßen für die Einkommensteuer, Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer.
Die Finanzverwaltung erkennt durchlaufende Posten nur an, wenn das wirtschaftliche Eigentum eindeutig beim Dritten liegt und dies nachweisbar ist. In Zweifelsfällen kann eine schriftliche Vereinbarung oder ein Treuhandvertrag hilfreich sein.
Umsatzsteuerliche Behandlung
Nach § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG gehören durchlaufende Posten nicht zum Entgelt und sind damit nicht umsatzsteuerbar. Voraussetzung ist jedoch, dass sie im Namen und für Rechnung des Leistungsempfängers verauslagt werden und gesondert abgerechnet werden.
-
Auslage erfolgt ausdrücklich im Namen des Kunden
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Gesonderte Aufstellung in der Rechnung (nicht im Gesamtbetrag versteckt)
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Keine Aufschläge oder Margen auf die Auslagen
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Nachweisbare Belege (Fremdrechnung, Quittung)
-
Weiterberechnung in tatsächlicher Höhe
Achtung
Umsatzsteuer-Falle: Werden durchlaufende Posten nicht gesondert ausgewiesen, sondern im Gesamtpreis versteckt, behandelt das Finanzamt sie als Teil des Entgelts – mit der Folge der Umsatzsteuerpflicht. Die korrekte Rechnungsstellung nach § 14 UStG ist daher entscheidend.
Bei Vorsteuerabzug aus verausgabten Beträgen ist zu beachten: Wenn die Leistung für den Dritten erbracht wurde, steht dem Unternehmen regelmäßig kein Vorsteuerabzug zu, da es nicht Leistungsempfänger ist.
Typische Fehlerquellen und deren Folgen
In der Praxis treten bei durchlaufenden Posten immer wieder dieselben Fehler auf. Diese haben teils erhebliche Konsequenzen für Jahresabschluss, Steuern und Unternehmensbewertung.
Die häufigsten Fehler im Überblick
Fehler 1: Erfassung als Umsatz
- Künstlich erhöhte Umsatzkennzahlen
- Verfälschte Profitabilität
- Falsche Größenklasse möglich
- Umsatzsteuer auf nicht steuerbaren Betrag
Fehler 2: Fehlende Trennung
- Umsatzsteuer auf gesamten Betrag
- Keine klare Nachvollziehbarkeit
- Probleme bei Betriebsprüfung
- Streit über Besteuerungsgrundlage
Fehler 3: Falsche Konten
- GuV-Verzerrung
- Fehlerhafte Kennzahlen
- Falsche Steuererklärung
- Nachträgliche Korrekturen nötig
Konkrete Folgen fehlerhafter Behandlung
| Fehlertyp | Unmittelbare Folge | Langfristige Auswirkung |
|---|---|---|
| Umsatz zu hoch | Größenklasse falsch | Unnötige Prüfungspflicht § 316 HGB |
| Gewinn verfälscht | Zu hohe Steuerlast | Liquiditätsprobleme, Nachzahlungen |
| Umsatzsteuer falsch | Zu viel USt abgeführt | Korrekturaufwand, ggf. keine Erstattung mehr |
| Keine Dokumentation | Unklare Nachweislage | Schätzungsbescheid bei Betriebsprüfung |
„Bei Betriebsprüfungen gehört die Behandlung durchlaufender Posten zu den Standardprüffeldern. Fehlen klare Nachweise und saubere Buchungen, unterstellt das Finanzamt regelmäßig eigene Betriebseinnahmen – mit entsprechenden Nachforderungen.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Besonders kritisch wird es, wenn durch falsch verbuchte durchlaufende Posten die Umsatzschwelle von 13.000.000 Euro (§ 267 Abs. 2 HGB) überschritten wird und dadurch eine mittelgroße Kapitalgesellschaft fälschlicherweise als groß gilt. Dies löst erweiterte Prüfungs- und Offenlegungspflichten aus.
Praktische Umsetzung im Unternehmen
Die korrekte Handhabung durchlaufender Posten erfordert klare interne Prozesse. Mit den richtigen Maßnahmen lassen sich Fehler von vornherein vermeiden und der Jahresabschluss sicher erstellen.
Checkliste für die Praxis
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Klare Definition: Was sind in unserem Unternehmen durchlaufende Posten?
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Separate Konten im Kontenplan für durchlaufende Posten einrichten
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Schulung der Buchhaltung: Abgrenzung zu Betriebseinnahmen/-ausgaben
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Rechnungsstellung: Auslagen immer gesondert und transparent ausweisen
-
Vertragliche Grundlagen: Schriftliche Vereinbarungen bei Treuhandverhältnissen
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Dokumentation: Belege für Auslagen vollständig sammeln und zuordnen
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Regelmäßige Kontrolle: Monatliche Abstimmung der Durchlaufkonten
-
Jahresabschluss: Prüfung auf korrekte bilanzielle Darstellung
Ablaufschema für die Verbuchung
- Identifikation: Liegt wirtschaftliches Eigentum beim Unternehmen oder bei einem Dritten?
- Buchung Eingang: Bank/Kasse an Verbindlichkeiten durchlaufende Posten (oder: Forderungen durchlaufende Posten an Bank/Kasse bei Verauslagung)
- Dokumentation: Beleg, Vertrag oder Vereinbarung zum Nachweis der wirtschaftlichen Zuordnung aufbewahren
- Rechnungsstellung: Gesonderte Position für durchlaufende Posten, keine Umsatzsteuer
- Buchung Ausgang: Verbindlichkeiten durchlaufende Posten an Bank/Kasse (oder: Bank/Kasse an Forderungen durchlaufende Posten bei Erstattung)
- Kontrolle: Saldo der Durchlaufkonten sollte idealerweise gegen null laufen oder nur offene Positionen ausweisen
Hinweis
Software-Unterstützung: Moderne Buchhaltungssoftware erlaubt die Kennzeichnung von Buchungszeilen als durchlaufende Posten. Nutzen Sie diese Funktion, um automatisch korrekte Auswertungen zu erhalten und Fehler zu vermeiden.
Jahresabschlusserstellung mit OnlineBilanz
Bei der Erstellung des Jahresabschlusses für Kapitalgesellschaften ist die korrekte Behandlung durchlaufender Posten entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften nach § 242, § 264 und § 266 HGB. OnlineBilanz unterstützt Sie dabei mit strukturierten Arbeitsschritten und automatischer Plausibilitätsprüfung.
Nach Erstellung des Jahresabschlusses ist dieser innerhalb der gesetzlichen Frist von 12 Monaten nach dem Bilanzstichtag (§ 325 HGB) beim Unternehmensregister offenzulegen. Für den Bilanzstichtag 31.12.2025 bedeutet dies eine Offenlegungsfrist bis zum 31.12.2026.
12 Monate
Offenlegungsfrist § 325 HGB
8 Monate
Feststellungsfrist mittelgroße/große GmbH
0 Euro
Gewinneffekt durchlaufender Posten
Achtung
Ordnungsgeld bei Pflichtverletzung: Die verspätete oder unterlassene Offenlegung des Jahresabschlusses wird nach § 335 HGB mit einem Ordnungsgeld zwischen 500 und 25.000 Euro geahndet. Die Offenlegung erfolgt seit dem DiRUG (01.08.2022) ausschließlich beim Unternehmensregister.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen durchlaufenden Posten und Umsatzerlösen?
Durchlaufende Posten gehören wirtschaftlich einem Dritten und beeinflussen weder Umsatz noch Gewinn. Umsatzerlöse dagegen sind Entgelte für eigene Leistungen, die dem Unternehmen wirtschaftlich zustehen und in der GuV nach § 275 HGB erfasst werden. Die Abgrenzung erfolgt anhand des wirtschaftlichen Eigentums.
Wie werden durchlaufende Posten in der Bilanz ausgewiesen?
Durchlaufende Posten erscheinen ausschließlich in der Bilanz als Forderungen (Aktivseite) oder Verbindlichkeiten (Passivseite) nach § 266 HGB. Sie werden nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst, da sie keine Erfolgswirkung haben. In der GuV tauchen sie weder als Umsatz noch als Aufwand auf.
Muss ich auf durchlaufende Posten Umsatzsteuer zahlen?
Nein, echte durchlaufende Posten sind nach § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht umsatzsteuerbar. Voraussetzung ist, dass sie ausdrücklich im Namen und für Rechnung des Dritten verauslagt werden, gesondert in der Rechnung ausgewiesen sind und in tatsächlicher Höhe weiterberechnet werden. Bei Vermischung mit eigenen Leistungen droht Umsatzsteuerpflicht.
Welche Konsequenzen hat eine falsche Verbuchung durchlaufender Posten?
Falsche Verbuchung führt zu künstlich erhöhten Umsätzen, verfälschten Gewinnen und möglicherweise falscher Größenklassifizierung nach § 267 HGB. Dies kann unnötige Prüfungspflichten nach § 316 HGB auslösen, zu Umsatzsteuernachforderungen führen und bei Betriebsprüfungen zu Schätzungen und Strafzuschlägen führen. Zudem drohen bei falscher Offenlegung Ordnungsgelder nach § 335 HGB.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Grundlagen: § 266 HGB – Gliederung der Bilanz, § 275 HGB – Gliederung der GuV, § 325 HGB – Offenlegung, § 10 UStG – Bemessungsgrundlage. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
